In 2018 gaf de beslissing van het Hooggerechtshof van de VS in South Dakota v. Wayfair staten de bevoegdheid om belastingheffing te eisen op basis van alleen economische activiteit. Hoewel fysieke aanwezigheid voorheen de belastingverplichtingen van ondernemingen bepaalde, hebben de meeste staten nu ook vereisten voor een economische nexus. Compliance van omzetbelasting voor e-commerce betekent het beheren van de belastingverplichtingen in elke staat waar je een fysieke aanwezigheid of klanten hebt.

Hieronder leggen we uit hoe een nexus werkt, waar de compliance van omzetbelasting in meerdere staten ingewikkeld wordt en hoe je een complianceprocedure opzet die met de onderneming meegroeit.

Hoogtepunten

• De uitspraak inzake Wayfair betekent dat verkopen in een staat van de VS, zelfs zonder fysieke aanwezigheid daar, een verplichting tot omzetbelasting kan inleiden.

• Fysieke goederen, digitale producten en diensten worden in verschillende staten allemaal anders belast. Je kunt er niet van uitgaan dat wat in de ene staat geldt, ook in de andere van toepassing is.

• Staten starten de klok voor de verjaringstermijn doorgaans pas nadat je aangifte hebt gedaan. Dat betekent dat niet-erkende risico's door gemiste nexusdrempels zich kunnen uitstrekken tot de datum waarop je ze voor het eerst overschreed.

Wat is compliance van omzetbelasting voor e-commerce?

Compliance van omzetbelasting voor e-commerce is de procedure waarbij je leert waar je omzetbelasting verschuldigd bent, het juiste bedrag aan klanten berekent, aangifte doet en die belasting op tijd aan de juiste autoriteiten afdraagt.

Als je een onderneming runt die in de hele VS verkoopt, kan dit al snel lastig te beheren worden. De VS heeft meer dan 13.000 belastingjurisdicties, inclusief staten, county's, steden en speciale districten, elk met hun eigen belastingtarieven, productregels en schema's voor aangifte.

Naarmate het e-commercebedrijf groeit om in nieuwe staten actief te zijn, breiden de belastingverplichtingen zich ook uit. Om compliant te blijven, moet je bijhouden wanneer die verplichtingen beginnen, begrijpen welke producten belastbaar zijn en nauwkeurige gegevens bijhouden voor rapportage en audits.

Wanneer is omzetbelasting van toepassing?

Omzetbelasting is van toepassing als aan twee voorwaarden is voldaan: je hebt een nexus in een staat en de verkoop zelf is belastbaar volgens de regels van die staat.

Zo werkt een nexus.

Economische nexus

Elke staat met een omzetbelasting heeft drempels voor een economische nexus aangenomen. De meeste staten gebruiken een maatstaf van $ 100.000 aan jaarlijkse verkopen of 200 transacties in een staat binnen een kalenderjaar. Drempels variëren echter per staat. Californië, New York en Texas hanteren een drempel van $ 500.000 aan inkomsten. De drempel van Alabama is $ 250.000.

De volgende staten baseren zich alleen op drempels voor inkomsten en nemen geen aantallen van transacties op:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• Californië
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• New Mexico
  
• New York, North Carolina
  
• North Dakota
  
• Oklahoma
  
• Pennsylvania
  
• South Carolina
  
• South Dakota
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Fysieke nexus

Een fysieke nexus ontstaat door een fysieke aanwezigheid in een staat, ongeacht het verkoopvolume.

Dit kan ontstaan door:

• Een externe medewerker die woonachtig is in de staat

• Een voorraad opgeslagen in een magazijn voor afhandeling van een externe partij

• Tijdelijke aanwezigheid, zoals vakbeurzen of pop-upevenementen

Als je een e-commercebedrijf runt dat gebruikmaakt van gedistribueerde afhandelingsnetwerken, kan voorraad alleen al verplichtingen in meerdere staten creëren.

Verplichtingen voor registratie en aangifte

Zodra je een nexusdrempel overschrijdt, moet je je registreren en beginnen met het berekenen van omzetbelasting over toekomstige verkopen in die staat.

Na registratie wijst de staat een frequentie voor de aangifte toe (meestal maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, op basis van de verwachte belastingplicht). Naarmate de verkopen groeien, kunnen staten je naar een frequentere aangifteplanning verplaatsen, soms zonder veel waarschuwing vooraf.

Welke verkopen zijn onderworpen aan belastingheffing?

Zelfs als je een nexus hebt in een staat, is niet elke verkoop automatisch belastbaar. Staten definiëren belastbare producten op verschillende manieren, en die definities kunnen variëren.

Fysieke goederen

De meeste fysieke goederen zijn belastbaar, maar algemene vrijstellingen verschillen per staat. Boodschappen zijn bijvoorbeeld in veel staten vrijgesteld, maar in andere staten volledig belastbaar. Alledaagse kleding, inclusief schoeisel, is vrijgesteld in Pennsylvania en New Jersey, maar niet in andere staten. Deze verschillen zijn belangrijk als je in meerdere rechtsgebieden verkoopt.

Digitale producten

De belastingheffing op digitale producten is variabel, waardoor het een ingewikkelde categorie is voor e-commercebedrijven. Staten nemen verschillende standpunten in over gedownloade software, Software-as-a-Service (SaaS)-abonnementen, e-books en streamingdiensten. Texas belast SaaS, terwijl Californië dat over het algemeen niet doet. Sommige staten maken onderscheid tussen producten die 'elektronisch worden overgedragen' en producten die 'op afstand toegankelijk' zijn.

Gebundelde producten

Wanneer belastbare en niet belastbare artikelen samen voor één prijs worden verkocht, kunnen staten verschillende regels toepassen om de fiscale behandeling te bepalen. Een veelvoorkomend voorbeeld is een softwareabonnement gebundeld met zakelijke dienstverlening. Afhankelijk van de staat is mogelijk de hele bundel belastbaar of alleen het softwaregedeelte.

Diensten

Diensten worden minder vaak belast dan goederen, maar sommige staten belasten specifieke categorieën, zoals informatiediensten, gegevensverwerking en telecommunicatie. Als je product een servicecomponent bevat, controleer dan de regels van de betreffende staat, in plaats van ervan uit te gaan dat diensten zijn vrijgesteld.

Vrijgestelde kopers

Sommige klanten, waaronder wederverkopers, non-profitorganisaties en bepaalde fabrikanten, zijn mogelijk vrijgesteld van de omzetbelasting. Maar de Vrijstelling is alleen geldig als je een geldig vrijstellingscertificaat van de koper bewaart. Zonder documentatie kunnen staten je tijdens een audit aansprakelijk stellen voor de belasting.

Wat zijn de compliance-uitdagingen van omzetbelasting in meerdere staten voor e-commerce?

Zodra je geregistreerd bent in meerdere staten, is compliance een doorlopende verplichting. Elke staat introduceert eigen vereisten en mogelijke risico's.

Houd het volgende in gedachten:

• Nauwkeurige tarieven op adresniveau: Tarieven voor omzetbelasting variëren vaak binnen een staat vanwege lokale belastingen en districtsbelastingen. Om omzetbelasting nauwkeurig te berekenen, moet je het tarief toepassen op basis van het bezorgadres van de klant.

• Obstakels bij belastingaangiften: Veel staten, waaronder Californië, Colorado, New York en Texas, vereisen dat je de verkopen per county of stad rapporteert bij de aangifte in plaats van één totaal voor de hele staat. Dit betekent dat je aangiften adresgegevens op transactieniveau moeten bevatten.

• Wijzigingen in de frequentie van aangiften: In sommige gevallen kunnen staten ondernemingen naar een staffel met een hogere frequentie verplaatsen naarmate hun belastingplicht toeneemt. Als je de wijziging mist en te laat aangifte doet, kunnen er boetes gelden, zelfs als de belasting zelf correct is betaald.

• Beheer van vrijstellingscertificaten: Ondernemingen die aan andere ondernemingen verkopen, moeten voor elke onderneming geldige vrijstellingscertificaten verzamelen en opslaan. Certificaten hebben statusspecifieke formaten en kunnen periodiek verlopen. Ontbrekende of ongeldige certificaten kunnen leiden tot belastingplicht tijdens een audit.

• Risico's van externe medewerkers: Het aannemen van een enkele externe medewerker in een nieuwe staat kan een fysieke nexus creëren, wat verplichtingen voor registratie en compliance in gang zet voordat je daar aanzienlijke verkopen hebt gedaan.

• Distributie van voorraad: Het gebruik van afhandelingsnetwerken die voorraad in meerdere magazijnen opslaan, kan een nexus creëren in elke staat waar voorraad zich bevindt, zelfs als je je nooit actief op klanten in die staten hebt gericht.

Wat zijn de risico's van een verkeerde fiscale compliance van omzetbelasting voor e-commerce?

Fouten met de omzetbelasting komen meestal pas later aan het licht, vaak tijdens een audit. Dit kan leiden tot aansprakelijkheid voor achterstallige belastingen, boetes en rente, die allemaal kunnen worden voorkomen als je met de juiste informatie begint.

Dit zijn de risico's van een onjuiste fiscale compliance met betrekking tot de omzetbelasting voor e-commerce.

Te weinig berekenen

Als je minder belasting int dan vereist, valt de aansprakelijkheid bij een audit meestal op de verkoper en niet op de klant. Je kunt niet-geïnde belasting plus rente en vaak boetes verschuldigd zijn, ook al heb je dat geld nooit van de koper ontvangen. Dit gebeurt vaak wanneer de tarieven verkeerd worden berekend, producten verkeerd worden geclassificeerd of meldingen van een nexus over het hoofd worden gezien.

Niet-registratie

Als je de nexusdrempels overschrijdt maar je nooit registreert, is het risico groter. Staten laten de verjaringstermijn meestal pas ingaan als er een aangifte is ingediend, wat betekent dat de aansprakelijkheid zich jarenlang kan opstapelen.

• Vrijwillige openbaarmakingsprogramma's: Alle staten van de VS en Washington D.C. bieden Voluntary Disclosure Agreements (VDA's) aan, waarmee bedrijven zichzelf kunnen melden vóór een audit. Voor deze programma's moet je je meestal registreren en achterstallige belastingen betalen, maar ze kunnen boetes verminderen of kwijtschelden. Als een bedrijf ontdekt dat er verplichtingen niet zijn gemeld, kunnen VDA's historische blootstelling beperken.

• Te veel berekenen: Belasting berekenen wanneer dat niet zou moeten of te veel berekenen, levert een ander probleem op. De overtollige belasting behoort toe aan een belastingdienst, dus je moet deze afdragen of terugbetalen aan de klant.

• Audit-aanjagers: Veelvoorkomende katalysatoren voor een audit zijn onder andere een hoog verkoopvolume in een staat waar je niet bent geregistreerd, inconsistente of te late aangiften, ontbrekende vrijstellingscertificaten of een slechte administratie.

Hoe beheer je compliance van omzetbelasting voor e-commerce naarmate je gaat groeien?

Naarmate de onderneming uitbreidt naar meer staten of complexere producten verkoopt, wordt handmatig bijhouden moeilijker. Je hebt systemen nodig die het tempo bijhouden en compliance makkelijker maken.

Overweeg het volgende:

• Nexustoezicht: Houd verkopen per staat continu bij, zodat je kunt identificeren wanneer je drempels nadert voordat je ze overschrijdt. Vroegtijdig inzicht maakt registratie veel makkelijker.

• Belastingberekening op adresniveau: De systemen voor afrekenen en facturatie moeten belasting toepassen op basis van het bezorgadres, in plaats van een vast staatstarief. Tools die tarieven uit regelmatig bijgewerkte databases halen, handelen dit automatisch af om structurele misrekeningen te helpen voorkomen.

• Workflow voor registratie: Creëer een gestandaardiseerde procedure om snel in nieuwe staten te registreren. Het gereed hebben van essentiële informatie, zoals bedrijfsstructuur, belasting-ID's en ondersteunende documentatie, versnelt compliance wanneer drempels worden bereikt.

• Verzamelen van vrijstellingscertificaten: Als je B2B verkoopt, verzamel je de vrijstellingscertificaten tijdens onboarding of het afrekenen, in plaats van er later achteraan te gaan. Certificaten moeten statusspecifiek en actueel zijn en op een manier worden opgeslagen dat ze opvraagbaar zijn voor auditdoeleinden.

• Werk met een specialist in omzetbelasting: Regels voor omzetbelasting veranderen vaak en de belastbaarheid van producten kan genuanceerd zijn. Een specialist in omzetbelasting kan helpen bij het valideren van de configuratie, mogelijke blootstelling identificeren en adviseren over stappen zoals vrijwillige openbaarmaking als eerdere verplichtingen zijn gemist.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.