B2B payments explained: Best practices and how Stripe can help

Payments
Payments

Ontvang over de hele wereld online en fysieke betalingen met een betaaloplossing die past bij elke onderneming, van veelbelovende start-ups tot multinationals.

Meer informatie 
  1. Inleiding
  2. Wat zijn B2B-betalingen?
  3. Soorten B2B-betalingen
    1. Bankoverschrijvingen
    2. ACH-overschrijvingen
    3. SEPA-overschrijvingen
    4. Papieren cheques
    5. Creditcards
    6. Peer-to-peer-platforms
  4. Hoe B2B-betalingsverwerking werkt
  5. Best practices voor het verwerken van B2B-betalingen
  6. Hoe helpt Stripe bij het verwerken van B2B-betalingen?

Bij B2B-betalingen gaat het om meer dan alleen een uitwisseling van geld tussen ondernemingen. De vele aspecten die hierbij komen kijken, zoals compliance, beveiliging, valutaomzetting en facturatie, kunnen zorgen voor een geoliede machine of juist tot veel inefficiënties leiden. En nu ondernemingen steeds meer wereldwijd actief zijn, worden transacties complexer en staat er steeds meer op het spel. Voor veel ondernemingen zijn handmatige processen niet voldoende. In plaats daarvan moeten ondernemingen vertrouwen op automatisering, precisie en een scherp oog voor detail. Voor moderne B2B-bedrijven spelen aanbieders zoals Stripe een belangrijke rol bij het omzetten van een reeks ingewikkelde stappen in eenvoudige en grotendeels geautomatiseerde processen.

In de B2B-sector, die in 2023 een marktwaarde van bijna 1,59 biljoen dollar zou bereiken, is de effectiviteit van je betaalproces van groot belang. De tijd die je besteedt aan het oplossen van betalingsproblemen, is tijd die je zou kunnen besteden aan het aansturen van je kernactiviteiten. Een geoptimaliseerd betalingssysteem zorgt voor een beter bedrijfsresultaat door fouten te verminderen, de snelheid te verhogen en de klantervaring te verbeteren. Hieronder bespreken we de belangrijkste aspecten van B2B-betalingen en zien we hoe de maatwerkoplossingen van Stripe kunnen helpen.

Wat staat er in dit artikel?

  • Wat zijn B2B-betalingen?
  • Soorten B2B-betalingen
  • Hoe B2B-betalingsverwerking werkt
  • Best practices voor het verwerken van B2B-betalingen
  • Hoe helpt Stripe bij het verwerken van B2B-betalingen?

Wat zijn B2B-betalingen?

B2B-betalingen zijn transacties tussen ondernemingen, meestal voor goederen, diensten of informatie. In tegenstelling tot consumententransacties, die meestal kleiner en frequenter zijn, gaat het bij B2B-betalingen vaak om grotere bedragen en langere betaaltermijnen. Bij deze transacties zijn meestal complexe contracten en meerdere belanghebbenden betrokken, waardoor goedkeuringslagen worden toegevoegd die het betalingsproces kunnen vertragen. Compliance en beveiliging zijn ingewikkelder bij B2B-betalingen, wat leidt tot meer de operationele complexiteit voor de betaler en begunstigde.

Soorten B2B-betalingen

Bankoverschrijvingen

Bankoverschrijvingen zijn directe transacties tussen bankrekeningen. Deze directe betalingen zijn vaak de beste keuze voor grote, tijdgevoelige transacties. Hoewel ze snel en betrouwbaar zijn, kosten ze meer dan veel andere B2B-betalingstypen: de kosten kunnen variëren van 15 tot 45 USD per transactie en beide partijen moeten gevoelige financiële informatie delen om de overschrijving te starten.

ACH-overschrijvingen

ACH-betalingen (Automated Clearing House) zijn elektronische overschrijvingen die een enorme vlucht hebben genomen, vooral voor kleine tot middelgrote transacties. Deze betalingen lopen via een veilig, gecentraliseerd systeem en zijn bijzonder geschikt voor terugkerende betalingen. In 2020 is het aantal B2B-betalingen via ACH met meer dan 8% gestegen ten opzichte van het jaar ervoor, aldus Nacha, dat het ACH Network beheert. ACH-overschrijvingen brengen lagere kosten met zich mee dan bankoverschrijvingen, maar de verwerkingstijd is langer, meestal 2-3 werkdagen.

SEPA-overschrijvingen

Betalingen in de Single Euro Payments Area (SEPA) zijn populair in Europa, omdat ze snelle internationale betalingen tussen de 36 landen van de SEPA-zone mogelijk maken. Het gestandaardiseerde systeem van SEPA maakt automatische incasso's mogelijk van bankrekeningen binnen de euroregio. SEPA-overschrijvingen worden doorgaans binnen 1 werkdag vereffend en SEPA Instant Credit Transfers worden in minder dan 10 seconden vereffend.

Papieren cheques

Cheques lijken misschien achterhaald in ons digitale tijdperk, maar toch blijven ze een veelgebruikte betaalmethode bij B2B-transacties. In de enquête over elektronische betalingen van de Association for Financial Professionals (AFP) van 2020 gaf 68% van de ondernemingen die reageerden aan dat ze het merendeel van hun B2B-betalingen per cheque hadden gedaan. Hoewel cheques een papieren spoor opleveren, brengen ze inherente risico's met zich mee: een cheque kan bijvoorbeeld ongedekt zijn. En operationele overhead, inclusief handmatige verwerking, kan vertragingen veroorzaken.

Creditcards

Creditcards bieden het gemak van directe transacties, maar zijn over het algemeen gereserveerd voor kleine tot middelgrote betalingen. Het gemak brengt kosten met zich mee, vaak in de vorm van vergoedingen die door de onderneming worden betaald. Doorgaans worden creditcards niet gebruikt voor grote transacties vanwege kredietlimieten die worden opgelegd door de uitgevende bedrijven en omdat de kosten die ondernemingen moeten betalen voor het accepteren van creditcardbetalingen vaak een percentage zijn van het totale transactiebedrag.

Peer-to-peer-platforms

Platforms zoals PayPal en Venmo for Business fungeren als tussenpersoon en faciliteren binnenlandse en internationale betalingen. Deze platforms bieden klanten en ondernemingen snelle transacties zonder dat bankgegevens met de andere partij hoeven te worden gedeeld. De kosten kunnen variëren, afhankelijk van verschillende factoren, zoals de valuta en het land van herkomst. Vaak bieden deze platforms ook functies zoals voorraadbeheer en facturatiemogelijkheden die kleine en middelgrote ondernemingen aanspreken.

Hoe B2B-betalingsverwerking werkt

  • De facturatiefase: Na het leveren van een product of dienst geeft de verkoper een factuur uit met daarin de kosten, de hoeveelheid en de betalingvoorwaarden. Hoewel een papieren factuurproces nog steeds gebruikelijk is, stappen veel ondernemingen over op elektronische facturatiesystemen. Deze systemen integreren met de boekhoudsoftware van de klant en maken het eenvoudiger om betalingen te volgen en te versnellen.

  • Goedkeuringsprocessen: Betalingsautorisatie in een B2B-context omvat vaak meerdere goedkeuringslagen, meestal verspreid over meerdere afdelingen, zoals financiën en inkoop. Deze workflow kan worden versneld met geautomatiseerde betalingsplatforms, die ook helpen bij het waarborgen van de compliance met de interne regels van de organisatie.

  • Een betaalmethode kiezen: Er zijn verschillende opties beschikbaar om de betaling uit te voeren. Deze variëren van traditionele methoden zoals cheques en bankoverschrijvingen tot nieuwere platforms zoals digitale wallets. Het komt vaak voor dat bedrijven ACH- of bankoverschrijvingen gebruiken voor grotere bedragen vanwege de lagere kosten en betere beveiligingsmaatregelen. Internationale overschrijvingsmethoden zoals SWIFT zijn de beste optie voor transacties met verschillende valuta's.

  • Gegevensbescherming: Het beschermen van financiële en transactiegegevens tijdens het betaalproces is belangrijk. Standaard veiligheidsmaatregelen, waaronder encryptie en tweefactorauthenticatie, beperken het risico op gegevenslekken en frauduleuze activiteiten.

  • Reconciliatie: Nadat de betaling is goedgekeurd, moeten beide partijen de transactie bevestigen in hun respectievelijke financiële administratie. Geautomatiseerde systemen helpen door transacties te koppelen aan facturen en de boekhouding vrijwel onmiddellijk bij te werken.

  • Compliance met wet- en regelgeving. Over het voldoen aan wet- en regelgeving voor de branche valt niet te onderhandelen. Van antiwitwasregelgeving (AML) tot KYC-protocollen (ken-je-klant): elke onderneming moet op de hoogte zijn van de regels en deze volgen om juridische gevolgen te voorkomen.

Het B2B-betaalproces bestaat uit verschillende fasen en elke fase heeft zijn eigen complexiteiten en overwegingen. Automatisering en technologie spelen een steeds grotere rol bij het eenvoudiger maken van deze processen.

Best practices voor het verwerken van B2B-betalingen

Het ideale B2B-betaalproces doet meer voor een onderneming dan alleen geld overmaken. Het is een complexe omgeving van werkwijzen, platforms en partnerschappen die, als ze goed worden uitgevoerd, aanzienlijk kunnen bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Hier volgt een overzicht van best practices waarmee B2B-bedrijven rekening moeten houden bij het ontwikkelen van hun betalingsstrategie:

  • Ga digitaal met facturen: De overstap naar digitale facturen heeft verschillende voordelen. De meeste moderne boekhoudsystemen kunnen bijvoorbeeld facturen genereren door alle noodzakelijke gegevensvelden op te halen bij andere onderdelen van je ondernemingen. Dit minimaliseert handmatige fouten, versnelt het facturatieproces en garandeert dat je facturen nauwkeurig en up-to-date zijn. Digitaal gaan maakt het ook gemakkelijker om facturatie te integreren in een grotere, geautomatiseerde workflow die jou op de hoogte kan stellen van achterstallige betalingen, follow-ups kan initiëren en kan integreren met je voorraadbeheersysteem om ervoor te zorgen dat je een klant niet factureert voor een product dat je niet kunt leveren.

  • Maak goedkeuringsworkflows transparant: Complexe B2B-transacties vereisen vaak meerdere niveaus van goedkeuring, zowel binnen een organisatie als aan de kant van de klant. Je kunt op rollen gebaseerde automatiseringsplatforms gebruiken om specifieke goedkeuringsverantwoordelijkheden toe te wijzen aan individuele werknemers. Wanneer iedereen zijn rol in het goedkeuringsproces kent, verlopen transacties vlotter. Dit niveau van transparantie stelt ondernemingen in staat om knelpunten sneller te identificeren, waardoor het gemakkelijker wordt om vast te stellen waar een transactie wordt opgehouden. Met deze gegevens wordt het gemakkelijker om het proces te verfijnen, waardoor elke transactie een les voor verbeteringen wordt.

  • Wees flexibel in betalingsopties: Als je diverse betaalmethoden aanbiedt, kan je onderneming een betere klantenservice ontwikkelen en tegelijkertijd je financiële activiteiten verbeteren. Elke betalingsoptie heeft verschillende voor- en mogelijke nadelen. Bankoverschrijvingen worden bijvoorbeeld vaak gebruikt voor grote transacties vanwege hun betrouwbaarheid, maar ze brengen kosten met zich mee en kunnen langzamer zijn dan andere opties. Creditcards hebben verwerkingskosten (en de kans op fraude), maar die transacties worden onmiddellijk verwerkt. Digitale wallets bieden snelle transacties en hebben relatief lage kosten, maar zijn niet zo wijdverbreid als creditcardtransacties. Door je klanten een breed scala aan opties aan te bieden, voldoe je altijd aan hun wensen.

  • Vergeet de compliance niet: Met voortdurende veranderingen in de regelgeving, vooral met betrekking tot digitale transacties en gegevensbescherming, kan het lastig zijn om up-to-date te blijven wat betreft compliance. Soms lijkt compliance een ongemak, maar het is belangrijk om juridische problemen te voorkomen en het voegt geloofwaardigheid toe aan je onderneming. Veel moderne betaalplatforms bieden echter ingebouwde compliancefuncties die automatisch worden bijgewerkt als de wetgeving verandert, waardoor je onderneming met minimale inspanning zijn legitimiteit kan behouden.

  • Geavanceerde fraudebescherming toepassen: Frauderisico's zijn altijd aanwezig bij digitale transacties en basisauthenticatiemaatregelen zijn niet voldoende om de veiligheid van je transacties te waarborgen. Multifactorauthenticatie, waarbij iets kan worden gebruikt dat de klant weet (zoals een wachtwoord), iets dat de klant heeft (zoals een telefoon) of iets dat de klant identificeert (zoals een vingerafdruk), kan het voor potentiële oplichters veel moeilijker maken om toegang te krijgen tot informatie. Geavanceerde AI-algoritmen kunnen transacties ook in real time volgen, ongebruikelijke patronen of verdachte activiteiten identificeren en deze markeren voor beoordeling voordat de transactie wordt goedgekeurd.

Hoe helpt Stripe bij het verwerken van B2B-betalingen?

Stripe maakt B2B-betalingen een stuk eenvoudiger. Van standaard facturen tot terugkerende facturatie, met Stripe kunnen ondernemingen vele stappen in het betaalproces automatiseren. Automatisering vermindert handmatig werk en verkleint het risico op fouten. Hierdoor kan je onderneming zich meer richten op de kerntaken in plaats van verstrikt te raken in de fijne kneepjes van B2B-transacties.

  • Flexibiliteit van de API (Application Programming Interface): De API van Stripe is ontworpen om flexibel te zijn en stelt ondernemingen in staat om betaaloplossingen op maat te creëren. Dit aanpassingsvermogen maakt het gemakkelijker om aan specifieke betalingsvereisten te voldoen wanneer deze zich voordoen.

  • Meerdere betaalmethoden: Ondernemingen hebben de mogelijkheid om diverse betaalmethoden via Stripe te accepteren. Dit omvat creditcards, digitale wallets zoals Apple Pay en Google Pay, en bankoverschrijvingen. Deze variëteit maakt Stripe aanpasbaar aan verschillende B2B-betalingsvoorkeuren.

  • Ondersteuning voor meerdere valuta's: Stripe kan transacties in meerdere valuta's verwerken, waardoor het proces van internationaal zakendoen wordt vereenvoudigd. Ondernemingen hoeven valutaomwisseling dus niet meer afzonderlijk te beheren.

  • Automatische facturatie: Stripe automatiseert het facturatieproces. Het kan terugkerende facturen automatisch afhandelen, wat tijd en administratieve rompslomp bespaart, vooral voor ondernemingen met langlopende contracten.

  • Beveiligingsprotocollen: Stripe maakt gebruik van encryptie en andere technologieën om gegevens tijdens transacties te beschermen. Dit minimaliseert het risico dat gepaard gaat met online betalingen.

  • Facturatie op basis van abonnementen: Voor ondernemingen die betrokken zijn bij terugkerende transacties, biedt Stripe een dienst voor facturatie op basis van abonnementen die de facturatiecyclus automatiseert, wat helpt bij het beheer van B2B-relaties.

  • Payment Links: Stripe genereert betaallinks die snelle en eenvoudige transacties mogelijk maken. Ondernemingen kunnen deze links naar hun partners sturen, die vervolgens met één klik kunnen betalen.

  • Radar voor fraudebestrijding: Radar van Stripe gebruikt machinelearning om potentieel frauduleuze activiteiten te identificeren. Hierdoor kunnen ondernemingen zich concentreren op hun activiteiten in plaats van op beveiligingsproblemen.

  • Boekhoudkundige integratie: Ondernemingen kunnen Stripe integreren met boekhoudsoftware zoals QuickBooks, waardoor het proces van het reconciliëren van betalingen en het bijwerken van financiële gegevens gemakkelijker wordt.

  • Rapportage en analyse: Stripe biedt gedetailleerde transactierapporten, die ondernemingen kunnen helpen bij het nemen van beslissingen op basis van gegevens.

  • Financiële diensten: Stripe Capital is een financieringsoptie voor ondernemingen die extra kapitaal nodig hebben voor grote projecten of andere uitgaven.

Wil je meer weten over hoe Stripe op maat gemaakte, flexibele en eenvoudig te implementeren oplossingen voor B2B-betaalsystemen maakt? Lees dan deze pagina.

De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak een account en begin direct met het ontvangen van betalingen. Contracten of bankgegevens zijn niet vereist. Je kunt ook contact met ons opnemen om een pakket op maat voor je onderneming samen te stellen.
Payments

Payments

Ontvang over de hele wereld online en fysieke betalingen met een betaaloplossing die past bij elke onderneming.

Documentatie voor Payments

Vind een whitepaper over de integratie van de betaal-API's van Stripe.