B2B-Zahlungen kurz erklärt: Best Practices und wie Stripe Sie dabei unterstützen kann

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  1. Einführung
  2. Was sind B2B-Zahlungen?
  3. Arten von B2B-Zahlungen
    1. Überweisungen
    2. ACH-Überweisungen
    3. Schecks
    4. Kreditkarten
    5. Peer-to-Peer-Plattformen
  4. So funktioniert die B2B-Zahlungsabwicklung
  5. Best Practices für die B2B-Zahlungsabwicklung
  6. Wie unterstützt Stripe die B2B-Zahlungsabwicklung?

B2B-Zahlungen sind weit mehr als nur ein Geldaustausch zwischen Unternehmen. Die vielen damit verbundenen Elemente – einschließlich Compliance, Sicherheit, Währungsumrechnung und Rechnungsstellung – bieten die Möglichkeit, ein funktionierendes System oder ein verwickeltes Netz von Ineffizienzen zu schaffen. Da Unternehmen außerdem zunehmend global agieren, werden Transaktionen immer komplexer und die Risiken steigen. Für viele Unternehmen reichen manuelle Prozesse nicht mehr aus. Stattdessen benötigen Unternehmen Automatisierung, Präzision und einen wachen Blick für Details. Für die B2B-Unternehmen von heute spielen Anbieter wie Stripe eine wichtige Rolle bei der Umkehrung vieler komplizierter Schritte in einfache und weitgehend automatisierte Prozesse.

Im B2B-Sektor, der Prognosen zufolge im Jahr 2023 einen Marktwert von fast 1,59 Billionen USD erreicht hat, ist die Effektivität Ihres Zahlungsprozesses entscheidend. Die Zeit, die Sie damit verbringen, sich mit Zahlungsproblemen auseinanderzusetzen, ist Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft nutzen könnten. Ein optimiertes Zahlungssystem wirkt sich auf das Endergebnis eines Unternehmens aus, da es Fehler reduziert, die Abwicklung beschleunigt und die Kundenerfahrung verbessert. Nachfolgend gehen wir auf wichtige Aspekte des B2B-Zahlungsverkehrs ein und zeigen, wie die maßgeschneiderten Lösungen von Stripe Sie dabei unterstützen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was sind B2B-Zahlungen?
  • Arten von B2B-Zahlungen
  • So funktioniert die B2B-Zahlungsabwicklung
  • Best Practices für die B2B-Zahlungsabwicklung
  • Wie unterstützt Stripe die B2B-Zahlungsabwicklung?

Was sind B2B-Zahlungen?

B2B-Zahlungen sind Transaktionen zwischen Unternehmen, in der Regel für Waren, Dienstleistungen oder Informationen. Im Gegensatz zu Kundentransaktionen, die eher kleinere Beträge betreffen und häufiger auftreten, geht es bei B2B-Zahlungen oft um größere Beträge und längere Zahlungsfristen. Bei diesen Transaktionen sind meist komplexe Verträge und mehrere Beteiligte involviert, was zu zusätzlichen Genehmigungsstufen führt, die den Zahlungsprozess verlangsamen können. Die Einhaltung der Compliance und die Sicherheit sind bei B2B-Zahlungen komplexer. Dies trägt dazu bei, dass die/der Zahlende und die/der Zahlungsempfänger/in komplexe Abläufe bewältigen müssen.

Arten von B2B-Zahlungen

Überweisungen

Überweisungen sind sofortige, direkte Transaktionen zwischen Bankkonten. Für große, zeitkritische Transaktionen sind diese Sofortzahlungen oft die erste Wahl. Auch wenn sie Schnelligkeit und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit bieten, sind sie teurer als viele andere B2B-Zahlungsarten: Es fallen Gebühren zwischen 15 und 45 USD pro Transaktion an und beide Parteien müssen sensible Finanzdaten weitergeben, um die Überweisung zu veranlassen.

ACH-Überweisungen

Automated-Clearing-House(ACH)-Zahlungen sind elektronische Geldtransfers, die vor allem bei kleinen bis mittleren Transaktionen stark an Bedeutung gewonnen haben. Diese Zahlungen laufen über ein sicheres, zentrales System und eignen sich besonders gut für die Abwicklung wiederkehrender Zahlungen. Im Jahr 2020 stieg die Zahl der B2B-Zahlungen, die über ACH abgewickelt wurden, um mehr als 8 % im Vergleich zum Vorjahr, wie Nacha, die das ACH-Netzwerk verwaltet, mitteilte. ACH-Überweisungen sind zwar mit niedrigeren Gebühren verbunden als Banküberweisungen, allerdings ist die Bearbeitungszeit länger, meist 2–3 Werktage.

Schecks

Schecks mögen in unserem digitalen Zeitalter veraltet erscheinen, dennoch sind sie nach wie vor eine gängige Zahlungsmethode bei B2B-Transaktionen. In der Umfrage der Association for Financial Professionals (AFP) zum elektronischen Zahlungsverkehr im Jahr 2020 gaben 68 % der befragten Unternehmen an, dass sie den Großteil ihrer B2B-Zahlungen per Scheck tätigten. Schecks bieten zwar einen Nachweis auf Papier, bergen aber auch Risiken: Ein Scheck könnte zum Beispiel platzen. Außerdem kann der Betriebsaufwand, einschließlich der manuellen Verarbeitung, zu Verzögerungen führen.

Kreditkarten

Kreditkarten ermöglichen bequeme Soforttransaktionen, sind aber im Allgemeinen kleinen bis mittleren Beträgen vorbehalten. Allerdings hat dieser Vorteil seinen Preis, oft in Form von Gebühren, die vom Unternehmen zu zahlen sind. Normalerweise werden Kreditkarten nicht für große Transaktionen verwendet, da die ausstellenden Unternehmen Kreditlimits festlegen und die Gebühren, die Unternehmen für die Annahme von Kreditkartenzahlungen entrichten müssen, oft einen Prozentsatz des gesamten Transaktionsbetrags ausmachen.

Peer-to-Peer-Plattformen

PayPal und ähnliche Plattformen fungieren als Vermittler und erleichtern inländische und internationale Zahlungen. Diese Plattformen bieten Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen den Vorteil schneller Transaktionen, ohne dass sie ihre Bankdaten mit der anderen Partei teilen müssen. Die Transaktionsgebühren können je nach Währung und Herkunftsland variieren. PayPal, dessen Gesamtzahlungsvolumen 2022 die Marke von 1,3 Billionen USD überschritten hat, bietet auch Schutz vor Betrug und Maßnahmen zur Einhaltung der Compliance. Dies kann besonders für Unternehmen interessant sein, die grenzüberschreitend tätig sind.

Andere digitale Zahlungsplattformen wie Square und Venmo for Business wetteifern ebenfalls um ein Stück vom B2B-Zahlungsgeschäft. Diese Plattformen sind PayPal in vielerlei Hinsicht ähnlich: Alle drei bieten schnelle Transaktionen und unterschiedliche Gebührenstrukturen. Häufig verfügen diese Plattformen über Funktionen wie Bestandsverfolgung und Rechnungsstellung, die für kleine und mittlere Unternehmen interessant sind.

So funktioniert die B2B-Zahlungsabwicklung

  • Die Rechnungsstellungsphase: Nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung stellt die Verkäuferin oder der Verkäufer eine Rechnung aus, in der die Kosten, die Menge und die Zahlungsbedingungen angegeben sind. Auch wenn die Rechnungsstellung in Papierform immer noch üblich ist, stellen viele Unternehmen auf elektronische Rechnungssysteme um. Diese Systeme lassen sich in die Buchhaltungssoftware der Kundin oder des Kunden integrieren und erleichtern die Verfolgung und Beschleunigung von Zahlungen.

  • Genehmigungsprozesse: Die Zahlungsgenehmigung in einem B2B-Kontext umfasst oft mehrere Genehmigungsebenen, in der Regel über mehrere Abteilungen hinweg, z. B. Finanzen und Beschaffung. Dieser Arbeitsablauf kann durch automatisierte Zahlungsplattformen beschleunigt werden, die auch dazu beitragen, die Einhaltung der internen Vorschriften des Unternehmens zu gewährleisten.

  • Die Wahl einer Zahlungsmethode: Für die Zahlung stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Diese reichen von traditionellen Methoden wie Schecks und Banküberweisungen bis hin zu neueren Plattformen wie Digital Wallets. Es ist üblich, dass Unternehmen für größere Beträge ACH- oder Banküberweisungen verwenden, da hier weniger Gebühren anfallen und mehr Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Internationale Überweisungsmethoden wie SWIFT sind die beste Option für Transaktionen, bei denen verschiedene Währungen beteiligt sind.

  • Datenschutz: Der Schutz von Finanz- und Transaktionsdaten während des Zahlungsvorgangs ist wichtig. Standard-Sicherheitsmaßnahmen – einschließlich Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung – vermindern das Risiko von Datenverstößen und betrügerischen Aktivitäten.

  • Abgleich: Nachdem die Zahlung verrechnet wurde, sollten beide Parteien die Transaktion in ihren jeweiligen Finanzunterlagen bestätigen. Durch automatisierte Systeme werden Transaktionen mit Rechnungen abgeglichen und die Buchhaltungsunterlagen fast sofort aktualisiert.

  • Aufsichtsrechtliche Compliance: Die Einhaltung von Gesetzen und Branchenvorschriften ist nicht verhandelbar. Von Anti-Geldwäsche-Vorschriften (Anti-Money Laundering, AML) bis hin zu KYC-Protokollen (Know Your Customer), jedes Unternehmen muss diese Regeln kennen und befolgen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Der B2B-Zahlungsprozess besteht aus mehreren Phasen und jede Phase birgt ihre eigenen Komplexitäten und Überlegungen. Automatisierung und Technologie spielen eine immer größere Rolle bei der Vereinfachung dieser Prozesse.

Best Practices für die B2B-Zahlungsabwicklung

Der ideale B2B-Zahlungsprozess leistet mehr für ein Unternehmen als nur den Transfer von Geldern. Es handelt sich um ein komplexes Umfeld von Praktiken, Plattformen und Partnerschaften, die bei richtiger Anwendung erheblich zum Gewinn Ihres Unternehmens beitragen können. Im Folgenden erfahren Sie, welche Best Practices B2B-Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Zahlungsstrategie berücksichtigen sollten:

  • Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen: Die Umstellung auf digitale Rechnungen bietet mehrere Vorteile. Die meisten modernen Buchhaltungssysteme können zum Beispiel Rechnungen erstellen, indem sie alle erforderlichen Datenfelder aus anderen Bereichen Ihres Unternehmens übernehmen. Dies minimiert manuelle Fehler, beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess und garantiert, dass Ihre Rechnungen korrekt und aktuell sind. Die Digitalisierung macht es auch einfacher, die Rechnungsstellung in einen größeren, automatisierten Arbeitsablauf einzubinden, der Sie über verspätete Zahlungen benachrichtigen, Follow-ups einleiten und in Ihr Bestandsverwaltungssystem integriert werden kann, um sicherzustellen, dass Sie einer Kundin oder einem Kunden oder einer/einem Auftraggeber/in kein Produkt in Rechnung stellen, das Sie nicht liefern können.

  • Transparenz in den Genehmigungsabläufen: Komplexe B2B-Transaktionen erfordern oft mehrere Genehmigungsstufen, sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch auf Kundenseite. Sie können rollenbasierte Automatisierungsplattformen verwenden, um einzelnen Mitarbeitenden spezifische Genehmigungsbefugnisse zuzuweisen. Wenn jeder seine Rolle im Genehmigungsprozess kennt, verlaufen die Transaktionen reibungsloser. Dank dieser Transparenz können Unternehmen Engpässe schneller erkennen und so leichter feststellen, wo eine Transaktion verzögert wird. Mit diesen Daten wird es einfacher, den Prozess zu optimieren und jede Transaktion zu nutzen, um Verbesserungen zu erzielen.

  • Flexibilität bei den Zahlungsoptionen: Das Angebot verschiedener Zahlungsmethoden hilft Ihrem Unternehmen, einen besseren Kundenservice zu pflegen und gleichzeitig Ihre finanziellen Abläufe zu verbessern. Jede Zahlungsoption bietet unterschiedliche Vorteile und mögliche Nachteile. Überweisungen zum Beispiel werden wegen ihrer Zuverlässigkeit oft für große Transaktionen verwendet, sind aber mit Gebühren verbunden und können langsamer sein als andere Optionen. Bei Kreditkarten fallen zwar Bearbeitungsgebühren an (und es besteht die Gefahr von Betrug), doch diese Transaktionen werden sofort abgewickelt. Digital Wallets bieten zwar schnelle Transaktionen und relativ niedrige Gebühren, sind aber nicht so weit verbreitet wie Kreditkartentransaktionen. Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden eine Reihe von Optionen an, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

  • Übersehen Sie die Einhaltung der Compliance nicht: Angesichts der ständigen Änderungen von Vorschriften, insbesondere in Bezug auf digitale Transaktionen und Datenschutz, kann es schwierig sein, bei der Einhaltung von Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben. Manchmal kann die Einhaltung von Vorschriften wie eine Unannehmlichkeit erscheinen, aber sie ist wichtig, um rechtliche Probleme zu vermeiden, und sie verleiht Ihrem Unternehmen Glaubwürdigkeit. Viele moderne Zahlungsplattformen bieten jedoch integrierte Compliance-Funktionen, die sich bei Gesetzesänderungen automatisch aktualisieren, damit Ihr Unternehmen die Legitimität mit minimalem Aufwand wahren kann.

  • Einführung einer erweiterten Betrugsvorbeugung: Betrugsrisiken sind bei digitalen Transaktionen immer gegeben und einfache Authentifizierungsmaßnahmen reichen nicht aus, um die Sicherheit Ihrer Transaktionen zu gewährleisten. Die Multi-Faktor-Authentifizierung, bei der eine Information verwendet wird, die die Kundin oder der Kunde kennt (z. B. ein Passwort), die sie oder er besitzt (z. B. eine Telefonnummer) oder die sie oder ihn identifiziert (z. B. ein Fingerabdruck), kann den Zugang zu Informationen für potenzielle Betrüger/innen erheblich erschweren. Fortgeschrittene KI-Algorithmen können auch Transaktionen in Echtzeit überwachen, ungewöhnliche Muster oder verdächtige Aktivitäten erkennen und diese zur Überprüfung markieren, bevor die Transaktion genehmigt wird.

Wie unterstützt Stripe die B2B-Zahlungsabwicklung?

Stripe vereinfacht die Komplexität von B2B-Zahlungen. Von der Rechnungsstellung bis zur wiederkehrenden Abrechnung können Unternehmen mit Stripe viele Schritte im Zahlungsprozess automatisieren. Die Automatisierung reduziert die manuelle Arbeit und senkt das Fehlerrisiko. So kann sich Ihr Unternehmen besser auf seine Kernaufgaben konzentrieren, anstatt sich in den komplexen B2B-Transaktionen zu verheddern.

  • Flexibilität der Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API): Die API von Stripe ist so flexibel gestaltet, dass Unternehmen maßgeschneiderte Zahlungslösungen erstellen können. So können Sie leichter auf spezifische Zahlungsanforderungen reagieren, sobald diese entstehen.

  • Mehrere Zahlungsmethoden: Unternehmen haben die Möglichkeit, über Stripe viele verschiedene Zahlungsarten zu akzeptieren. Dazu gehören Kreditkarten, Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay sowie Banküberweisungen. Aufgrund dieser Vielfalt ist Stripe an unterschiedliche B2B-Zahlungspräferenzen anpassbar.

  • Unterstützung mehrerer Währungen: Stripe kann Transaktionen in mehreren Währungen verarbeiten und vereinfacht so die Abwicklung internationaler Geschäfte. Damit entfällt für Unternehmen die Notwendigkeit, die Währungsumrechnung separat zu verwalten.

  • Automatisierte Rechnungsstellung: Stripe automatisiert den Prozess der Rechnungsstellung. Es kann wiederkehrende Rechnungen automatisch abwickeln, wodurch Sie Zeit und Verwaltungsaufwand sparen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit langfristigen Verträgen.

  • Sicherheitsprotokolle: Stripe verwendet Verschlüsselung und andere Technologien, um Daten während der Transaktionen zu schützen. Dadurch wird das mit Online-Zahlungen verbundene Risiko minimiert.

  • Abonnementabrechnung: Für Unternehmen, die wiederkehrende Transaktionen durchführen, bietet Stripe einen Abonnementabrechnungsdienst an, der den Abrechnungszyklus automatisiert und die Verwaltung von B2B-Beziehungen erleichtert.

  • Zahlungslinks: Stripe generiert Zahlungslinks, die schnelle und unkomplizierte Transaktionen ermöglichen. Unternehmen können diese Links an ihre Partner senden und diese können mit einem Klick bezahlen.

  • Radar für das Betrugsmanagement: Radar von Stripe verwendet maschinelles Lernen, um potenziell betrügerische Aktivitäten zu erkennen. Unternehmen können sich so auf ihr Geschäft konzentrieren und müssen sich nicht um Sicherheitsfragen kümmern.

  • Integration in die Buchhaltung: Unternehmen können Stripe in eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren, wodurch der Abgleich von Zahlungen und die Aktualisierung der Finanzdaten erleichtert werden.

  • Berichte und Analysen: Stripe bietet detaillierte Transaktionsberichte, mit denen Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen treffen können.

  • Finanzdienstleistungen: Stripe Capital ist eine Finanzierungsmöglichkeit für Unternehmen, die zusätzliches Kapital für große Projekte oder andere Ausgaben benötigen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Stripe individuelle, flexible und einfach zu implementierende Lösungen für B2B-Zahlungssysteme entwickelt, klicken Sie hier.

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