I pagamenti B2B sono più di uno scambio di fondi tra attività. I numerosi elementi coinvolti, tra cui la conformità, la sicurezza, la conversione di valuta e la fatturazione, hanno il potenziale per creare una macchina ben oliata o un'intricata rete di inefficienze. Ora che le attività operano sempre più a livello globale, le transazioni diventano più complesse e la posta in gioco si alza. Per molte attività, i processi manuali non bastano e diventa invece necessario affidarsi all'automazione, alla precisione e a una grande attenzione ai dettagli. Per le attività B2B di oggi, fornitori come Stripe sono fondamentali per convertire una serie di passaggi complicati in procedure semplici e ampiamente automatizzate.
Nel settore B2B, che si prevede raggiungerà un valore di mercato di quasi 1,59 mila miliardi di dollari nel 2023, l'efficacia del processo di pagamento è importante. Il tempo trascorso a occuparti dei problemi di pagamento è tempo sottratto alle attività essenziali per il tuo business. Un sistema di pagamento ottimizzato influisce sui profitti dell'attività riducendo gli errori, aumentando la velocità e migliorando l'esperienza del cliente. Di seguito illustreremo alcuni aspetti importanti dei pagamenti B2B e vedremo i vantaggi delle soluzioni personalizzate di Stripe.
Contenuto dell'articolo
- Che cosa sono i pagamenti B2B?
- Tipi di pagamenti B2B
- Come funziona l'elaborazione dei pagamenti B2B
- Best practice per l'elaborazione dei pagamenti B2B
- Quali sono i vantaggi di Stripe per l'elaborazione dei pagamenti B2B?
Che cosa sono i pagamenti B2B?
I pagamenti B2B sono transazioni tra attività in genere per lo scambio di beni, servizi o informazioni. A differenza delle transazioni con i clienti, tendenzialmente di minore entità e più frequenti, i pagamenti B2B comportano spesso somme maggiori e termini di pagamento più lunghi. Queste transazioni implicano in genere contratti complessi e il coinvolgimento di più parti, aggiungendo livelli di approvazione che possono rallentare il processo di pagamento. La conformità e la sicurezza sono più complicate nei pagamenti B2B, il che contribuisce alla complessità operativa che il pagatore e il beneficiario devono gestire.
Tipi di pagamenti B2B
Bonifici bancari
I bonifici bancari sono transazioni istantanee e dirette tra conti bancari. Questi pagamenti istantanei sono spesso la scelta ideale per le transazioni di grande entità per le quali il fattore tempo è cruciale. Sebbene offrano velocità e un alto grado di affidabilità, costano più di molti altri tipi di pagamento B2B: le commissioni possono variare da 15 a 45 dollari per ogni transazione ed entrambe le parti devono condividere informazioni finanziarie sensibili per avviare il trasferimento.
Trasferimenti ACH
I pagamenti ACH (Automated Clearing House) sono trasferimenti di fondi elettronici che hanno ottenuto una notevole diffusione, soprattutto per le transazioni medio-piccole. Questi pagamenti vengono eseguiti attraverso un sistema sicuro e centralizzato e sono particolarmente adatti per i pagamenti ricorrenti. Secondo Nacha, che gestisce la rete ACH, nel 2020 il numero di pagamenti B2B effettuati tramite ACH è cresciuto di oltre l'8% rispetto all'anno precedente. I trasferimenti ACH hanno commissioni più basse rispetto ai bonifici bancari, ma i tempi di elaborazione sono più lunghi, in genere 2-3 giorni lavorativi.
Assegni cartacei
Gli assegni possono sembrare obsoleti nell'era digitale, eppure restano una modalità di pagamento comune nelle transazioni B2B. Nell'indagine del 2020 condotta dall'Association for Financial Professionals (AFP) sui pagamenti elettronici, il 68% delle attività intervistate ha dichiarato di effettuare la maggior parte dei pagamenti B2B con assegni. Sebbene gli assegni forniscano una traccia cartacea, comportano dei rischi intrinseci, ad esempio, la possibilità che un assegno risulti scoperto, senza contare che le attività di gestione, compresa l'elaborazione manuale, possono introdurre ritardi.
Carte di credito
Le carte di credito offrono la comodità di transazioni istantanee, ma sono generalmente riservate a pagamenti medio-piccoli. La loro comodità ha un costo, spesso sotto forma di commissioni pagate dall'attività. In genere, le carte di credito non vengono utilizzate per transazioni di grandi entità a causa dei limiti di credito imposti dalle società emittenti e perché le commissioni che le attività devono pagare per accettare i pagamenti con carta di credito sono spesso una percentuale dell'importo totale della transazione.
Piattaforme peer-to-peer
PayPal e piattaforme simili fungono da intermediari, facilitando i pagamenti nazionali e internazionali. Queste piattaforme offrono a clienti e attività il vantaggio di transazioni rapide senza la necessità di condividere i dati bancari con la controparte. Le commissioni possono variare in base a diversi fattori, come la valuta e il paese di origine. PayPal, il cui volume totale di pagamenti ha superato 1,3 mila miliardi di dollari nel 2022, offre anche misure di protezione contro le frodi e di conformità, che possono essere interessanti per le attività che operano oltre confine.
Anche altre piattaforme di pagamento digitale, come Square e Venmo for Business, sono in lizza per conquistare una fetta della torta dei pagamenti B2B. Queste piattaforme sono simili a PayPal per molti aspetti: tutte e tre offrono transazioni rapide e strutture tariffarie diverse. Spesso queste piattaforme supportano funzionalità come il monitoraggio dell'inventario e la fatturazione, interessanti per le piccole e medie imprese.
Come funziona l'elaborazione dei pagamenti B2B
La fase di fatturazione: dopo aver consegnato un prodotto o un servizio, il venditore emette una fattura che specifica il costo, la quantità e le condizioni di pagamento. Sebbene il processo di fatturazione cartaceo sia ancora comune, molte attività stanno passando ai sistemi di fatturazione elettronica che si integrano con il software di contabilità del cliente e agevolano la tracciabilità e la velocizzazione dei pagamenti.
Processi di approvazione: l'autorizzazione del pagamento in un contesto B2B spesso comporta diversi livelli di approvazione, di solito tra più dipartimenti, come quello finanziario e quello degli acquisti. Questo flusso di lavoro può essere accelerato con piattaforme di pagamento automatizzate, utili anche per mantenere la conformità con le regole interne dell'organizzazione.
Scelta di una modalità di pagamento: sono disponibili diverse opzioni per effettuare il pagamento, che vanno da strumenti tradizionali come assegni e bonifici bancari alle piattaforme più recenti come i wallet. Le attività sono solite utilizzare i bonifici ACH o bancari per importi più elevati, grazie alle minori commissioni e alle maggiori misure di sicurezza. I metodi di trasferimento internazionali come SWIFT sono l'opzione migliore per le transazioni che coinvolgono valute diverse.
Protezione dei dati: è importante salvaguardare i dati finanziari e delle transazioni durante il processo di pagamento. Le misure di sicurezza standard, tra cui la crittografia e l'autenticazione a due fattori, riducono il rischio di violazione dei dati e di attività fraudolente.
Riconciliazione: dopo il saldo del pagamento, entrambe le parti devono confermare la transazione nei rispettivi registri finanziari. I sistemi automatizzati sono utili per abbinare le transazioni alle fatture e aggiornare i registri contabili quasi immediatamente.
Conformità normativa: il rispetto delle leggi e delle normative di settore non è negoziabile. Dalle normative antiriciclaggio (AML) ai protocolli di adeguata verifica della clientela (KYC, Know Your Customer), ogni attività deve conoscere e seguire queste regole per evitare ripercussioni legali.
Il processo di pagamento B2B prevede diverse fasi, ognuna delle quali con specifiche complessità e considerazioni. L'automazione e la tecnologia svolgono un ruolo sempre più importante per semplificare questi processi.
Best practice per l'elaborazione dei pagamenti B2B
Il processo di pagamento B2B ideale non si limita al semplice trasferimento di fondi, ma è un ambiente complesso di procedure, piattaforme e partnership che, se ben gestito, può contribuire in modo significativo ai buoni risultati dell'attività. Ecco una carrellata di best practice che le attività B2B dovrebbero prendere in considerazione in fase di elaborazione della strategia di pagamento:
Passa al digitale con le fatture: il passaggio alle fatture digitali offre diversi vantaggi. Ad esempio, la maggior parte dei moderni sistemi di contabilità può generare fatture recuperando tutti i dati per i campi necessari da altre parti dell'attività. Questo riduce al minimo gli errori manuali, accelera il processo di fatturazione e garantisce che le fatture siano accurate e aggiornate. Il passaggio al digitale facilita anche l'integrazione della fatturazione in un flusso di lavoro più ampio e automatizzato, in grado di notificare i ritardi nei pagamenti, avviare follow-up e interagire con il sistema di gestione dell'inventario per evitare di addebitare ai clienti un prodotto che non sei in grado di consegnare.
Rendi trasparenti i flussi di lavoro di approvazione: le transazioni B2B complesse spesso richiedono più livelli di approvazione, all'interno di un'organizzazione e dal lato del cliente. Puoi usare piattaforme di automazione basate sui ruoli per assegnare responsabilità specifiche di approvazione ai singoli dipendenti. Quando tutti conoscono il proprio ruolo nel processo di approvazione, le transazioni procedono più agevolmente. Questo livello di trasparenza consente alle attività di identificare più rapidamente i colli di bottiglia, rendendo più facile individuare i punti in cui una transazione viene bloccata. Con questi dati diventa più facile perfezionare il processo, trasformando ogni transazione in una lezione per migliorare.
Offri opzioni di pagamento flessibili: offrire un'ampia gamma di modalità di pagamento aiuta la tua attività a migliorare il servizio ai clienti ottimizzando nel frattempo le operazioni finanziarie. Ogni opzione di pagamento presenta diversi vantaggi e potenziali svantaggi. I bonifici, ad esempio, sono spesso utilizzati per le transazioni di grandi importi per la loro affidabilità, ma prevedono commissioni e possono essere più lenti di altre opzioni. Le carte di credito comportano spese di elaborazione (e potenziali frodi), ma le transazioni vengono eseguite immediatamente. I wallet offrono transazioni veloci e hanno commissioni relativamente basse, ma non sono così diffusi come le transazioni con carta di credito. Offrendo ai clienti una gamma di opzioni, potrai soddisfare le loro esigenze.
Non trascurare la conformità: con i continui cambiamenti delle normative, soprattutto per quanto riguarda le transazioni digitali e la protezione dei dati, rimanere aggiornati sulla conformità può essere complicato. A volte la conformità può sembrare un inconveniente, ma è importante per evitare problemi legali e aggiunge credibilità alla tua attività. Tuttavia, molte piattaforme di pagamento moderne offrono funzionalità di conformità integrate che si aggiornano automaticamente al variare delle leggi, consentendo alla tua attività di mantenere la legittimità con il minimo impegno.
Adotta una soluzione avanzata di protezione contro le frodi: i rischi di frode sono sempre presenti nelle transazioni digitali e le misure di autenticazione di base non sono sufficienti a garantire la sicurezza delle tue transazioni. L'autenticazione a più fattori, che può utilizzare qualcosa che il cliente conosce (come una password), qualcosa che il cliente possiede (come un telefono) o qualcosa che lo identifica (come un'impronta digitale), può rendere molto più difficile l'accesso alle informazioni da parte di potenziali truffatori. Gli algoritmi avanzati di intelligenza artificiale possono anche monitorare le transazioni in tempo reale, identificando schemi insoliti o attività sospette e segnalandole per una verifica prima che la transazione venga approvata.
Quali sono i vantaggi di Stripe per l'elaborazione dei pagamenti B2B?
Stripe semplifica la complessità dei pagamenti B2B. Dalla fatturazione all'addebito ricorrente, Stripe consente alle attività di automatizzare molte fasi del processo di pagamento. L'automazione riduce il lavoro manuale e il rischio di errori, consentendo alla tua attività di concentrarsi maggiormente sulle funzioni principali anziché rimanere invischiata nelle complicazioni delle transazioni B2B.
Flessibilità dell'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API): l'API di Stripe è progettata per essere flessibile, per consentire alle attività di creare soluzioni di pagamento personalizzate. Questa adattabilità rende più facile soddisfare esigenze di pagamento specifiche man mano che si presentano.
Più modalità di pagamento: le attività hanno la possibilità di accettare diverse forme di pagamento attraverso Stripe, tra le quali bonifici bancari, carte di credito e wallet come Apple Pay e Google Pay. Grazie a questa varietà, Stripe è adattabile alle diverse preferenze di pagamento B2B.
Supporto di più valute: Stripe è in grado di gestire transazioni in più valute, semplificando gli scambi commerciali internazionali oltre a evitare di dover gestire separatamente la conversione di valuta.
Fatturazione automatizzata: Stripe automatizza il processo di fatturazione. Consente di gestire automaticamente le fatture ricorrenti, risparmiando tempo e impegno amministrativo, soprattutto per le attività con contratti a lungo termine.
Protocolli di sicurezza: Stripe utilizza la crittografia e altre tecnologie per proteggere i dati durante le transazioni riducendo così al minimo il rischio associato ai pagamenti online.
Addebito su abbonamento: per le attività che gestiscono transazioni ricorrenti, Stripe offre un servizio di addebito su abbonamento che automatizza il ciclo di addebito, facilitando la gestione delle relazioni B2B.
Payment Links: Stripe genera link di pagamento che consentono transazioni rapide e semplici. Le attività possono inviare questi link ai loro partner, che possono pagare con un clic.
Radar per la gestione delle frodi: Radar di Stripe utilizza il machine learning per identificare le operazioni potenzialmente fraudolente. In questo modo le attività possono concentrarsi sulla gestione operativa, piuttosto che perdere tempo con i problemi di sicurezza.
Integrazione della contabilità: le attività possono integrare Stripe con software di contabilità come QuickBooks, che facilita il processo di riconciliazione dei pagamenti e l'aggiornamento dei dati finanziari.
Reportistica e analisi: Stripe offre report dettagliati sulle transazioni, che possono aiutare le attività a prendere decisioni basate sui dati.
Servizi finanziari: Stripe Capital è un'opzione di finanziamento per le attività che necessitano di capitale extra per grandi progetti o altre spese.
Per scoprire di più su come Stripe crea soluzioni su misura, flessibili e facili da implementare per i sistemi di pagamento B2B, vedi qui.