Los pagos B2B son más que un intercambio de fondos entre empresas. Este tipo de pagos combinan una serie de factores complejos, como el cumplimiento de la normativa, la seguridad, la conversión de divisas y la facturación, que pueden dar lugar a unos procesos muy útiles y eficaces o a una red de pasos inconexos llenos de problemas potenciales. En un momento en que las empresas operan cada vez más frecuentemente a escala internacional, las transacciones se vuelven más complejas y aumenta lo que está en juego. Para muchas empresas, trabajar con procesos manuales ha dejado de ser suficiente. En su lugar, deben confiar en las automatizaciones, la precisión y un buen ojo para los detalles. Para las empresas B2B de hoy en día, trabajar con un proveedor como Stripe es fundamental para convertir conjuntos de pasos complicados en procesos sencillos y, en gran medida, automatizados.
En el sector B2B, que se prevé que alcance un valor de mercado de casi 1,59 billones de dólares en 2023, la eficacia de los procesos de pago es especialmente importante. El tiempo que pasas lidiando con problemas en los pagos es tiempo que podrías dedicar a hacer crecer tu negocio. Un sistema de pagos optimizado afecta a los resultados de una empresa al reducir los errores, aumentar la velocidad y mejorar la experiencia del cliente. En esta guía, repasaremos los aspectos más importantes de los pagos B2B y veremos cómo las soluciones personalizadas de Stripe pueden ayudarte a optimizarlos.
Esto es lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué son los pagos B2B?
- Tipos de pagos B2B
- Cómo funciona el procesamiento de pagos B2B
- Mejores prácticas del procesamiento de pagos B2B
- Cómo Stripe ayuda a procesar pagos B2B
¿Qué son los pagos B2B?
Los pagos B2B son transacciones entre empresas, normalmente por bienes, servicios o información. A diferencia de las transacciones con clientes, que suelen ser más pequeñas y frecuentes, los pagos B2B suelen implicar importes más elevados y plazos de pago más largos. Por lo general, estas transacciones implican contratos complejos y múltiples partes interesadas, lo que añade varios niveles al proceso de aprobación que pueden ralentizar el proceso de pago. El cumplimiento de la normativa y la seguridad en los pagos B2B también son más complicados, lo que añade complejidades a las operaciones que deberán gestionar tanto el ordenante como el beneficiario.
Tipos de pagos B2B
Transferencias electrónicas
Las transferencias electrónicas (también conocidas como «wire transfers») son transacciones directas e instantáneas entre cuentas bancarias muy utilizados en EE. UU. Estos pagos instantáneos son, a menudo, la opción preferida para las transacciones urgentes de importe elevado. Aunque ofrecen velocidad y un alto grado de fiabilidad, los costes asociados suon mucho más altos que en los otros tipos de pago B2B: las comisiones pueden oscilar entre 15 y 45 $ por transacción, además de que ambas partes deben compartir información financiera confidencial para iniciar la transferencia.
Transferencias bancarias
Las transferencias SEPA en Europa, Bacs en Reino Unido y los pagos de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) en EE. UU. han ganado son el tipo de transferencias más utilizadas para transacciones pequeñas y medianas. Estos pagos se ejecutan a través de un sistema seguro y centralizado y son particularmente adecuados para pagos recurrentes. En 2020, el número de pagos B2B realizados mediante ACH creció más de un 8 % en comparación con el año anterior, según Nacha, que gestiona la red ACH. Las transferencias ACH tienen comisiones más bajas que las transferencias electrónicas, pero el tiempo de procesamiento es más largo, normalmente de 2 a 3 días hábiles.
Cheques impresos
Los cheques pueden parecer anticuados en nuestra era digital, pero siguen siendo un método de pago habitual en las transacciones B2B. En la encuesta sobre pagos electrónicos de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP, por sus siglas en inglés) de 2020, el 68 % de las empresas que participaron afirmaron que la mayoría de sus pagos B2B seguían haciéndose mediante cheques. Aunque los cheques tienen el beneficio de generar un registro en papel fácil de rastrear, conllevan riesgos inherentes como, por ejemplo, que el banco devuelva el cheque. Además, los gastos operativos (entre los que hay que tener en cuenta el procesamiento manual necesario para emitirlos) pueden introducir retrasos.
Tarjetas de crédito
Las tarjetas de crédito ofrecen la comodidad de las transacciones instantáneas, pero suelen reservarse para pagos pequeños y medianos. Su comodidad tiene un coste, a menudo en forma de comisiones que deberá pagar la empresa. Normalmente, las tarjetas de crédito no se utilizan para grandes transacciones debido a los límites que imponen los emisores de tarjetas y a que las comisiones que deben pagar las empresas por aceptar pagos con tarjeta de crédito suelen ser un porcentaje del importe total de la transacción.
Plataformas entre pares (P2P)
PayPal y otras plataformas similares actúan como intermediarios para facilitar los pagos nacionales e internacionales. Estas plataformas ofrecen a clientes y empresas la ventaja de realizar transacciones rápidas sin necesidad de compartir datos bancarios con las otras partes involucradas. Las comisiones pueden variar en función de varios factores, como la divisa y el país de origen. PayPal, cuyo volumen total de pagos superó los 1,3 billones de dólares en 2022, también ofrece protección antifraude y medidas para garantizar el cumplimiento de la normativa, lo que puede resultar atractivo para las empresas que trabajan frecuentemente con clientes internacionales.
Otras plataformas de pago digital, como Square y Venmo for Business, también están compitiendo por su cuota de mercado en los pagos B2B. Estas plataformas son similares a PayPal en muchos aspectos: las tres ofrecen transacciones rápidas y estructuras de comisiones variables. A menudo, estas plataformas ofrecen funciones como seguimiento de inventario y facturación que atraen a las pequeñas y medianas empresas.
Cómo funciona el procesamiento de pagos B2B
Fase de facturación: tras entregar un producto o servicio, el vendedor emite una factura que especifica el coste, la cantidad y las condiciones de pago. Aunque el proceso de facturación en papel sigue siendo habitual, muchas empresas están cambiando a sistemas de facturación electrónica. Estos sistemas se integran con el software de contabilidad del cliente y facilitan el seguimiento y la agilización de los pagos.
Procesos de aprobación: la autorización de pagos en un contexto B2B suele pasar por varios nieveles, normalmente a través de varios departamentos, como el de finanzas y el de compras. Este flujo de trabajo puede acelerarse con plataformas de pago automatizadas, que también ayudan a mantener el cumplimiento de las normas internas de la organización.
Elección del método de pago: existen varias opciones para realizar el pago, que van desde los métodos más tradicionales (como los cheques y transferencias bancarias) hasta plataformas más nuevas (como los monederos digitales). Es habitual que las empresas elijan las transferencias para importes más elevados, ya que tienen menos comisiones y mayores medidas de seguridad. Los métodos de transferencia internacional, como SWIFT son la mejor opción para transacciones en las que intervienen distintas divisas.
Protección de datos: es importante proteger los datos financieros y de la propia transacción durante el proceso de pago. Las medidas de seguridad estándar —como el cifrado y la autenticación en dos pasos— mitigan el riesgo de filtración de datos y actividades fraudulentas.
Conciliación: una vez compensado el pago, ambas partes deben confirmar la transacción en sus respectivos registros financieros. Los sistemas automatizados ayudan cotejando las transacciones con las facturas y actualizando los registros contables casi de inmediato.
Cumplimiento de la normativa: cumplir las leyes y las normativas del sector es un aspecto indispensable de los pagos. Desde las normativas contra el blanqueo de capitales (AML, por sus siglas en inglés) hasta los protocolos de conocimiento del cliente (KYC), cada empresa debe conocer y seguir estas normas para evitar repercusiones legales.
El proceso de pago B2B implica varias etapas, y cada una de ellas conlleva sus propias complejidades y aspectos a tener en cuenta. La automatización y la tecnología desempeñan un papel cada vez más importante en la simplificación de estos procesos.
Mejores prácticas del procesamiento de pagos B2B
Un proceso de pago B2B optimizado va mucho más allá de, simplemente, transferir fondos de una empresa a otra. Se trata de un entorno realmente complejo que combina prácticas, plataformas y asociaciones con muchas posibilidades de ayudarte a mejorar significativamente los resultados de tu empresa. Para que puedas analizar todas las áreas de mejoras de los pagos B2B en tu negocio, te hemos preparado una lista con las prácticas recomendadas:
Digitalizar las facturas: pasarse a las facturas digitales tiene varias ventajas. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas contables modernos pueden generar facturas extrayendo todos los campos de datos necesarios de otras áreas de la empresa. Esto minimiza los errores manuales, acelera el proceso de facturación y garantiza que las facturas sean precisas y estén actualizadas. La digitalización también facilita la integración de la facturación en un flujo de trabajo más amplio y automatizado que puede notificarte los retrasos en los pagos, iniciar seguimientos e integrarse con tu sistema de gestión de inventario para garantizar que no facturas a un cliente un producto que no puedes entregar.
Hacer que los flujos de trabajo de aprobación sean transparentes: las transacciones B2B complejas suelen requerir varios niveles de aprobación, tanto desde la propia empresa como por parte del cliente. Puedes utilizar plataformas de automatización basadas en funciones para asignar responsabilidades de aprobación específicas a cada equipo. Cuando todo el mundo conoce su función en el proceso de aprobación, las transacciones se realizan sin problemas. Este nivel de transparencia permite a las empresas identificar más rápidamente los puntos que están causando retrasos en los pagos. Al tener acceso a todos estos datos, cada transacción se convierte en una oportunidad de mejora y resulta más fácil perfeccionar el proceso.
Ser flexible con las opciones de pago: ofrecer una variedad de métodos de pago ayuda a tu negocio a mejorar la experiencia de los clientes, así como tus operaciones financieras. Cada opción de pago tiene sus propias ventajas, aunque también conllevan posibles inconvenientes. Las transferencias bancarias, por ejemplo, suelen utilizarse para grandes transacciones por su fiabilidad, pero tienen comisiones y pueden ser más lentas que otras opciones. Las tarjetas de crédito tienen gastos de procesamiento (y más posibilidades de fraude), pero esas transacciones se procesan de inmediato. Los monederos digitales ofrecen transacciones rápidas y tienen comisiones relativamente bajas, pero no están tan extendidos como las transacciones con tarjeta de crédito. Si ofreces a tus clientes diversas opciones, podrás satisfacer sus necesidades.
No pasar por alto el cumplimiento de la normativa: con los constantes cambios en la normativa, especialmente en lo que respecta a las transacciones digitales y la protección de datos, garantizar el cumplimiento puede ser complicado. A veces, puede parecer que tener que cumplir con todas las normativas y estar al día de cualquier cambio sea solo un inconveniente, pero es un elemento muy importante que te permitirá evitar problemas legales y añadir credibilidad a tu negocio. No obstante, muchas plataformas de pago modernas ofrecen funciones de cumplimiento integradas que se actualizan automáticamente a medida que cambian las leyes, lo que permite a tu empresa mantener la legitimidad con el mínimo esfuerzo.
Adoptar una protección antifraude avanzada: los riesgos de fraude están siempre presentes en las transacciones digitales, por lo que las medidas básicas de autenticación no bastan para garantizar la seguridad de tus transacciones. La autenticación en varios pasos —que puede utilizar algo que el cliente conoce (como una contraseña), algo que el cliente tiene (como un teléfono) o algo que identifica al cliente (como una huella dactilar)— puede hacer que sea mucho más difícil para los posibles estafadores acceder a la información. Los algoritmos avanzados de IA también pueden supervisar las transacciones en tiempo real, identificando patrones inusuales o actividades sospechosas y marcándolas para su revisión antes de que se apruebe la transacción.
Cómo Stripe ayuda a procesar pagos B2B
Stripe simplifica la complejidad que rodea a los pagos B2B. Desde la facturación hasta los pagos recurrentes, Stripe permite a las empresas automatizar muchos pasos del proceso de pago. La automatización reduce el trabajo manual y disminuye el riesgo de errores, lo que puede ayudar a tu empresa a dedicar sus recursos a la actividad principal del negocio en lugar de a resolver las complejidades de las transacciones B2B.
Flexibilidad de la API: en Stripe, siempre hemos diseñado y mejorado nuestra API de Stripe para que sea lo más flexible posible, lo que permite a las empresas crear soluciones de pago personalizadas. Esta adaptabilidad permite que tus procesos de pagos estén siempre listos para responder a tus necesidades a medida que estas vayan cambiando.
Múltiples métodos de pago: las empresas tienen la opción de aceptar muchas formas de pago distintas a través de Stripe. Esto incluye tarjetas de crédito, monederos digitales —como Apple Pay y Google Pay— y transferencias bancarias. Esta variedad hace que Stripe se adapte a las diferentes preferencias de pago B2B.
Soporte multidivisa: Stripe puede gestionar transacciones en múltiples divisas, lo que simplifica el proceso de los negocios internacionales. Esto elimina la necesidad de que las empresas gestionen la conversión de divisas por separado.
Facturación automatizada: Stripe automatiza el proceso de facturación. Puede gestionar recibos recurrentes de forma automática, lo que ahorra tiempo y esfuerzo administrativo, sobre todo para empresas con contratos a largo plazo.
Protocolos de seguridad: Stripe utiliza cifrado y otras tecnologías para proteger los datos durante las transacciones. Esto minimiza el riesgo asociado a los pagos por Internet.
Facturación de suscripciones: para las empresas que realizan transacciones recurrentes, Stripe ofrece un servicio para facturar y cobrar suscripciones que automatiza el ciclo de facturación y ayuda a gestionar las relaciones B2B.
Enlaces de pago: Stripe genera enlaces de pago que permiten realizar transacciones rápidas y sencillas. Las empresas pueden enviar estos enlaces a sus socios, que pueden pagar con un clic.
Radar para la gestión de fraude: Radar de Stripe utiliza el machine learning para identificar actividades potencialmente fraudulentas. Esto permite a las empresas concentrarse en sus operaciones en lugar de preocuparse por la seguridad.
Integración contable: las empresas pueden integrar Stripe con software de contabilidad como QuickBooks, lo que facilita el proceso de conciliación de pagos y actualización de registros financieros.
Informes y análisis: Stripe proporciona informes detallados de las transacciones, lo que puede ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.
Servicios financieros: Stripe Capital es una opción de financiación para empresas que necesitan capital adicional para grandes proyectos u otros gastos.
Para obtener más información sobre cómo Stripe crea soluciones a medida, flexibles y fáciles de implementar para sistemas de pago B2B, accede aquí.