Los pagos de empres a empres (B2B) son más que un intercambio de fondos entre empresas. Este tipo de pagos combinan una serie de factores, como el cumplimiento de la normativa, la seguridad, la conversión de monedas y la facturación, que pueden dar lugar a unos procesos muy útiles y eficaces, o a una red de pasos inconexos llenos de problemas potenciales. En un momento en que las empresas operan cada vez más frecuentemente a escala internacional, las transacciones se vuelven más complejas y aumenta lo que está en juego. Para muchas empresas, trabajar con procesos manuales ha dejado de ser suficiente. En su lugar, deben confiar en las automatizaciones, la precisión y tener un buen ojo para los detalles. Para las empresas B2B de hoy en día, trabajar con un proveedor como Stripe es fundamental para convertir conjuntos de pasos complicados en procesos sencillos y, en gran medida, automatizados.

En el sector B2B, que se prevé que alcanzará un valor de mercado de casi 1.59 billones de dólares en 2023, la eficacia de los procesos de pago es especialmente importante. El tiempo que pasas lidiando con problemas en los pagos es tiempo que podrías dedicar a hacer crecer tu negocio. Un sistema de pagos optimizado afecta a los resultados de una empresa al reducir los errores, aumentar la velocidad y mejorar la experiencia del cliente. En esta guía, repasaremos los aspectos más importantes de los pagos B2B y veremos cómo las soluciones personalizadas de Stripe pueden ayudarte a optimizarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los pagos B2B?
  
• Tipos de pagos B2B
  
• Cómo funciona el procesamiento de pagos B2B
  
• Prácticas recomendadas para el procesamiento de pagos B2B
  
• ¿Cómo Stripe ayuda a procesar pagos B2B?
  

¿Qué son los pagos B2B?

Los pagos (B2B) son transacciones entre empresas, normalmente por bienes, servicios o información. A diferencia de las transacciones con clientes, que suelen ser más pequeñas y frecuentes, los pagos B2B suelen implicar importes más elevados y plazos de pago más largos. Por lo general, estas transacciones implican contratos complejos y múltiples partes interesadas, lo que añade varios niveles al proceso de aprobación que pueden ralentizar el proceso de pago. El cumplimiento de la normativa y la seguridad en relación con los pagos B2B también son más complicados, lo que añade complejidades operativas que deberán gestionar tanto el ordenante como el beneficiario.

Tipos de pagos B2B

Transferencias electrónicas

Las transferencias electrónicas son transacciones directas e instantáneas entre cuentas bancarias. Estos pagos instantáneos suelen ser la opción preferida para realizar transacciones urgentes de gran envergadura. Aunque ofrecen rapidez y un alto grado de fiabilidad, cuestan más que muchos otros tipos de pago B2B: las comisiones pueden oscilar entre USD 15 y USD 45 por transacción, y ambas partes deben compartir información financiera confidencial para iniciar el envío de fondos.

Transferencias ACH

Los pagos de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) son transferencias electrónicas que han ganado una gran cantidad de adeptos, especialmente para transacciones pequeñas y medianas. Estos pagos se realizan a través de un sistema seguro y centralizado, y son especialmente adecuados para los pagos recurrentes. En 2020, el número de pagos B2B realizados con ACH creció más del 8 % en comparación con el año anterior, según Nacha, que gestiona la red ACH. Las transferencias ACH tienen comisiones más bajas que las transferencias electrónicas, pero el tiempo de procesamiento es más largo; generalmente, tardan de 2 a 3 días hábiles.

Transferencias SEPA

Los pagos en la zona única de pagos en euros (SEPA) son populares en Europa, ya que permiten realizar pagos transfronterizos rápidos entre los 36 países de la zona SEPA. El sistema estandarizado de SEPA permite que se realicen débitos directos de cuentas bancarias dentro de la región que tiene euros. Por lo general, las transferencias SEPA se liquidan en el transcurso de 1 día hábil, y las transferencias de crédito instantáneas SEPA se liquidan en menos de 10 segundos.

Cheques en papel

Los cheques pueden parecer anticuados en nuestra era digital, pero siguen siendo un modo de pago común en las transacciones B2B. En la Encuesta de Pagos Electrónicos de 2020 de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP), el 68 % de las empresas que respondieron informaron que realizaban la mayoría de sus pagos B2B con cheques. Aunque los cheques proporcionan un registro en papel, conllevan riesgos inherentes: un cheque se podría rechazar por falta de fondos, por ejemplo. Además, los gastos operativos, incluido el procesamiento manual, pueden provocar retrasos.

Tarjetas de crédito

Las tarjetas de crédito ofrecen la comodidad de las transacciones instantáneas, pero se suelen reservar para pagos pequeños y medianos. Su conveniencia tiene un costo, a menudo en forma de comisiones que debe pagar la empresa. En general, las tarjetas de crédito no se utilizan para grandes transacciones debido a los límites de crédito que imponen las empresas emisoras y porque las comisiones que las empresas deben pagar por aceptar pagos con tarjeta de crédito suelen ser un porcentaje del importe total de la transacción.

Plataformas entre particulares

Las plataformas como PayPal y Venmo for Business actúan como intermediarios, y facilitan los pagos nacionales e internacionales. Estas plataformas les permiten a los clientes y a las empresas realizar transacciones rápidas sin necesidad de compartir los datos bancarios con la otra parte. Las comisiones pueden variar dependiendo de varios factores, como la moneda y el país de origen. A menudo, estas plataformas también ofrecen funciones como seguimiento de inventario y funcionalidades de facturación que atraen a las pequeñas y medianas empresas.

Cómo funciona el procesamiento de pagos B2B

• Fase de facturación: Tras entregar un producto o servicio, el vendedor emite una factura en la que se especifica el costo, la cantidad y las condiciones de pago. Aunque el proceso de facturación en papel sigue siendo habitual, muchas empresas están cambiando a sistemas de facturación electrónica. Estos sistemas se integran con el software de contabilidad del cliente y facilitan el seguimiento y la agilización de los pagos.

• Procesos de aprobación: La autorización de pagos B2B suele pasar por varios niveles, normalmente a través de varios departamentos, como el de finanzas y el de compras. Este flujo de trabajo puede acelerarse con plataformas de pago automatizadas, que también ayudan a mantener el cumplimiento de las normas internas de la organización.

• Elección del método de pago: Existen varias opciones para realizar el pago. Estas van desde los métodos más tradicionales, como los cheques y las transferencias bancarias, hasta plataformas más nuevas, como las carteras digitales. Es habitual que las empresas elijan los pagos ACH o las transferencias electrónicas para importes más elevados, ya que tienen menos comisiones y mayores medidas de seguridad. Los métodos de transferencia internacional, como SWIFT son la mejor opción para transacciones en las que intervienen distintas monedas.

• Protección de datos: Es importante proteger los datos financieros y de la propia transacción durante el proceso de pago. Las medidas de seguridad estándar, como el cifrado y la autenticación en dos pasos, mitigan el riesgo de filtración de datos y actividades fraudulentas.

• Conciliación: Una vez compensado el pago, ambas partes deben confirmar la transacción en sus respectivos registros financieros. Los sistemas automatizados ayudan al cotejar las transacciones con las facturas y actualizar los registros contables casi de inmediato.

• Cumplimiento de la normativa: Cumplir las leyes y las normativas del sector es un aspecto indispensable. Desde las normativas contra el lavado de dinero (AML) hasta los protocolos de Conozca a su cliente (KYC), cada empresa debe conocer y seguir estas normas para evitar repercusiones legales.

El proceso de pago B2B implica varias etapas, y cada una de ellas conlleva sus propias complejidades y aspectos que se deben tener en cuenta. La automatización y la tecnología desempeñan un papel cada vez más importante en la simplificación de estos procesos.

Prácticas recomendadas para el procesamiento de pagos B2B

Un proceso de pago B2B optimizado va mucho más allá de transferir fondos de una empresa a otra. Se trata de un entorno realmente complejo que combina prácticas, plataformas y asociaciones, el cual puede ayudarte a mejorar significativamente los resultados de tu empresa si se ejecuta de forma adecuada. A continuación, te presentamos un resumen de las prácticas recomendadas que las empresas B2B deben tener en cuenta para desarrollar su estrategia de pagos:

• Digitalizar las facturas: Pasarse a las facturas digitales tiene varias ventajas. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas contables modernos pueden generar facturas extrayendo todos los campos de datos necesarios de otras áreas de la empresa. Esto minimiza los errores manuales, acelera el proceso de facturación y garantiza que las facturas sean precisas y estén actualizadas. La digitalización también facilita la integración de la facturación en un flujo de trabajo más amplio y automatizado que puede notificarte los retrasos en los pagos, iniciar seguimientos e integrarse con tu sistema de gestión de inventario para garantizar que no facturas a un cliente un producto que no puedes entregar.

• Hacer que los flujos de trabajo de aprobación sean transparentes: Las transacciones B2B complejas suelen requerir varios niveles de aprobación, tanto desde la propia empresa como por parte del cliente. Puedes utilizar plataformas de automatización basadas en funciones para asignar responsabilidades de aprobación específicas a cada empleado. Cuando todo el mundo conoce su función en el proceso de aprobación, las transacciones se realizan sin problemas. Este nivel de transparencia permite que las empresas identifiquen más rápidamente los puntos que están causando retrasos en los pagos. Al tener acceso a todos estos datos, cada transacción se convierte en una oportunidad de mejora y resulta más fácil perfeccionar el proceso.

• Ser flexible con las opciones de pago: Ofrecer una variedad de métodos de pago ayuda a tu empresa a mejorar la experiencia de los clientes, así como tus operaciones financieras. Cada opción de pago tiene sus propias ventajas, aunque también conllevan posibles inconvenientes. Las transferencias electrónicas, por ejemplo, suelen utilizarse para grandes transacciones por su fiabilidad, pero tienen comisiones y pueden ser más lentas que otras opciones. Las tarjetas de crédito tienen comisiones por procesamiento (y más posibilidades de fraude), pero esas transacciones se procesan de inmediato. Las carteras digitales permiten que se realicen transacciones con rapidez y tienen comisiones relativamente bajas, pero no están tan extendidas como las transacciones con tarjeta de crédito. Si ofreces a tus clientes diversas opciones, podrás satisfacer sus necesidades.

• No pasar por alto el cumplimiento de la normativa: Con los constantes cambios en la normativa, especialmente en lo que respecta a las transacciones digitales y la protección de datos, garantizar el cumplimiento puede ser complicado. A veces, tener que cumplir con las normativas puede parecer un inconveniente, pero es importante para evitar problemas legales y añadir credibilidad a tu empresa. No obstante, muchas plataformas de pago modernas ofrecen funciones de cumplimiento integradas que se actualizan automáticamente a medida que cambian las leyes, lo que le permite a tu empresa mantener la legitimidad con el mínimo esfuerzo.

• Adoptar una protección antifraude avanzada: Los riesgos de fraude están siempre presentes en las transacciones digitales, por lo que las medidas básicas de autenticación no bastan para garantizar la seguridad de tus transacciones. La autenticación multifactor, que puede utilizar algo que el cliente conoce (como una contraseña), algo que el cliente tiene (como un teléfono) o algo que identifica al cliente (como una huella dactilar), puede hacer que sea mucho más difícil para los posibles estafadores acceder a la información. Los algoritmos avanzados de inteligencia artificial (IA) también pueden supervisar las transacciones en tiempo real, al identificar patrones inusuales o actividades sospechosas, y marcarlas para su revisión antes de que se apruebe la transacción.

¿Cómo Stripe ayuda a procesar pagos B2B?

Stripe simplifica la complejidad que rodea a los pagos B2B. Desde la facturación hasta los pagos recurrentes, Stripe permite que las empresas automaticen muchos pasos del proceso de pago. La automatización reduce el trabajo manual y disminuye el riesgo de errores, lo que puede ayudar a tu empresa a centrarse más en sus actividades principales, en lugar de a resolver las complejidades de las transacciones B2B.

• Flexibilidad de la API: La interfaz de programación de aplicaciones (API) de Stripe está diseñada para que sea flexible, lo que les permite a las empresas crear soluciones de pago personalizadas. Esta adaptabilidad permite que cumplas requisitos de pago específicos a medida que surjan.

• Múltiples métodos de pago: Las empresas tienen la opción de aceptar muchas formas de pago distintas a través de Stripe. Esto incluye tarjetas de crédito, carteras digitales, como Apple Pay y Google Pay, y transferencias bancarias. Esta variedad hace que Stripe se adapte a las diferentes preferencias de pago B2B.

• Admisión de varias monedas: Stripe puede gestionar transacciones en múltiples monedas, lo que simplifica el proceso de las actividades comerciales internacionales. Esto elimina la necesidad de que las empresas gestionen la conversión de monedas por separado.

• Facturación automatizada: Stripe automatiza el proceso de facturación. Puede gestionar facturas recurrentes de forma automática, lo que ahorra tiempo y esfuerzo administrativo, sobre todo para empresas con contratos a largo plazo.

• Protocolos de seguridad: Stripe utiliza cifrado y otras tecnologías para proteger los datos durante las transacciones. Esto minimiza el riesgo asociado a los pagos por Internet.

• Facturación de suscripciones: Para las empresas que realizan transacciones recurrentes, Stripe ofrece un servicio para facturar y cobrar suscripciones que automatiza el ciclo de facturación y ayuda a gestionar las relaciones B2B.

• Enlaces de pago: Stripe genera enlaces de pago que permiten realizar transacciones rápidas y sencillas. Las empresas pueden enviar estos enlaces a sus socios, que pueden pagar con un clic.

• Radar para la gestión del fraude: Radar de Stripe utiliza el machine learning para identificar actividades potencialmente fraudulentas. Esto les permite a las empresas concentrarse en sus operaciones en lugar de preocuparse por la seguridad.

• Integración contable: Las empresas pueden integrar Stripe con software de contabilidad como QuickBooks, lo que facilita el proceso de conciliación de pagos y la actualización de registros financieros.

• Elaboración de informes y análisis: Stripe proporciona informes detallados de las transacciones, lo que puede ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.

• Servicios financieros: Stripe Capital es una opción de financiación para empresas que necesitan capital adicional para grandes proyectos u otros gastos.

Para obtener más información sobre cómo Stripe crea soluciones a medida, flexibles y fáciles de implementar para sistemas de pago B2B, accede aquí.