Vrijstellingen van omzetbelasting zijn situaties waarin specifieke goederen of diensten geen omzet- of gebruiksbelasting hoeven te omvatten. Deze vrijstellingen, gedicteerd door staats- en lokale belastingwetgeving, komen tegemoet aan verschillende economische en sociale beleidsmaatregelen door de belastingdruk op essentiële items te verlagen, zakelijke activiteiten te bevorderen of non-profitorganisaties te ondersteunen. Producten zoals levensmiddelen, medicijnen en educatief materiaal zijn bijvoorbeeld vaak vrijgesteld om de kosten van levensonderhoud te verlagen, terwijl vrijstellingen voor industriële apparatuur investeringen in productiecapaciteit aanmoedigen.

De omvang en toepassing van deze vrijstellingen verschilt per rechtsgebied. Specifieke klantcategorieën zoals overheidsinstanties, non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen kunnen ook profiteren van brede vrijstellingen vanwege hun rol in de samenleving. Deze vrijstellingen beïnvloeden het gedrag van klanten en de ondernemingsstrategieën en weerspiegelen een delicaat evenwicht tussen het genereren van inkomsten voor openbare diensten en het stimuleren van de economie.

Hieronder leggen we uit wie vrijstelling van omzet- en gebruiksbelasting kan krijgen, hoe je je registreert voor omzetbelasting en hoe je deze berekent, en hoe je omzetbelasting aangeeft en indient.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie kan vrijstellingen van omzet- en gebruiksbelasting krijgen?
  
• Vrijstellingscertificaten verkrijgen en behouden
  
• Registreren voor omzetbelasting
  
• Verkoopbelasting correct berekenen
  
• Aangifte en indiening van omzetbelasting
  
• Omzetbelasting integreren met andere ondernemingssystemen
  

Wie kan vrijstelling van omzet- en gebruiksbelasting krijgen?

Hier volgt een overzicht van veelvoorkomende categorieën en entiteiten die in aanmerking kunnen komen voor vrijstelling van omzet- en gebruiksbelasting:

• Non-profitorganisaties: Veel staten hebben vrijstellingen van omzetbelasting voor geregistreerde non-profitorganisaties, waaronder liefdadigheidsinstellingen, religieuze organisaties en onderwijsinstellingen. Deze organisaties moeten doorgaans de vrijstellingsstatus aanvragen en aantonen dat ze een non-profitorganisatie zijn.

• Overheidsinstanties: federale, staats- en lokale overheidsinstanties zijn doorgaans vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting op aankopen voor officieel gebruik.

• Wederverkopers en groothandelaren: Ondernemingen die goederen kopen om door te verkopen, kunnen een wederverkopersvergunning aanvragen, waarmee ze items kunnen kopen zonder omzetbelasting te betalen. De belasting wordt geïnd wanneer de items aan de eindklant worden verkocht.

• Fabrikanten: dommige staten hebben vrijstellingen voor materialen, machines en apparatuur die zijn gekocht voor gebruik in productie- en fabricageprocessen.

• Buitenlandse diplomaten: buitenlandse diplomaten en bepaalde leden van internationale organisaties kunnen vrijstellingen van omzetbelasting krijgen als onderdeel van hun diplomatieke voordelen.

• Onderwijsinstellingen: scholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen kunnen worden vrijgesteld van omzetbelasting op aankopen die verband houden met hun onderwijsmissie.

• Zorgverleners: ziekenhuizen en andere medische instellingen zijn doorgaans vrijgesteld van omzetbelasting op de aankoop van medische benodigdheden en apparatuur.

• Bepaalde vormen van gebruik in de landbouw: landbouwers en landbouwproducenten komen vaak in aanmerking voor vrijstellingen op de aankoop van landbouwmachines en -benodigdheden die rechtstreeks in de landbouwproductie worden gebruikt.

Vrijstellingscertificaten verkrijgen en behouden

Het aanvragen van een certificaat voor vrijstelling van omzet- en gebruiksbelasting omvat doorgaans het indienen van specifieke documentatie en formulieren bij de relevante belastingautoriteit. Ga als volgt te werk om deze certificaten te verkrijgen:

• Bepaal of je in aanmerking komt: Voordat je een vrijstellingscertificaat aanvraagt, moet je controleren of je organisatie of onderneming in aanmerking komt op basis van de criteria van je staat. Dit kan betekenen dat je een bepaald type organisatie bent (bijvoorbeeld non-profitorganisatie, onderwijsinstelling) of dat je de gekochte goederen gebruikt op een manier die in aanmerking komt voor vrijstelling (bijvoorbeeld voor wederverkoop of productie).

• Dien een aanvraag in bij de belastingautoriteit van de staat: De meeste staten vereisen dat je een vrijstellingscertificaat aanvraagt via hun belastingautoriteit. Dit houdt meestal in dat je een aanvraagformulier invult en documentatie verstrekt om te bewijzen dat je in aanmerking komt.

• Verstrek de nodige documentatie: Ondersteunende documenten kunnen een bewijs van non-profitorganisatiestatus zijn, zoals een 501(c)(3)-bepalingsbrief van de IRS, een bedrijfsvergunning of een wederverkoopcertificaat. De vereisten verschillen per staat en per type vrijstelling.

• Wacht op goedkeuring: Zodra je aanvraag is ingediend, zal de staat deze beoordelen en een vrijstellingscertificaat uitgeven als je aan alle vereisten voldoet. Het tijdsbestek voor verwerking kan sterk variëren.

Nadat je certificaten zijn toegekend, volg je deze stappen om ze actief te houden:

• Organiseer certificaten en bewaar ze: Bewaar een digitale en fysieke kopie van alle vrijstellingscertificaten. Organiseer ze per staat of type vrijstelling om het beheerproces te vereenvoudigen.

• Houd vervaldatums bij: Sommige vrijstellingscertificaten hebben een vervaldatum. Houd deze datums bij en begin ruim van tevoren met het verlengingsproces om te voorkomen dat de vrijstellingsstatus vervalt.

• Verleng indien nodig: Controleer of je staat verlenging van de vrijstellingscertificaten vereist en leg het verlengingsproces vast, wat kan inhouden dat je actuele documentatie en een verlengingsaanvraag indient.

• Werk certificaten bij voor wijzigingen: Als er grote wijzigingen zijn in je organisatie, zoals een wijziging in adres, structuur of vrijgestelde activiteiten, moet je mogelijk je vrijstellingscertificaat bijwerken. Dit houdt vaak in dat de belastingautoriteit van de staat op de hoogte moet worden gesteld en dat nieuwe documentatie moet worden ingediend.

Registreren voor omzetbelasting

Voor het innen van omzetbelasting heb je een Certificate of Authority nodig van de belastingautoriteit van je staat. Met dit certificaat kun je omzetbelasting van klanten innen en afdragen aan de staat. Ondernemingen hoeven zich niet afzonderlijk te registreren voor verbruiksbelasting, maar moeten wel maandelijks of driemaandelijks een formulier invullen waarin ze eventuele gebruiksbelasting aangeven in hun thuisstaat.

Het registratieproces voor omzetbelasting kan enigszins verschillen, afhankelijk van je staat. Hier is een algemeen overzicht:

• Bepaal of je in aanmerking komt: Controleer de wetgeving van je staat om te zien of je voor je zakelijke activiteiten verplicht bent om omzetbelasting te innen. Dit geldt meestal voor ondernemingen die belastbare goederen of diensten verkopen binnen de staat. Sommige staten hebben drempelwaarden voor het verkoopvolume of het aantal transacties die de vereiste om omzetbelasting te innen in werking stellen.

• Maak een account: De meeste staten bieden online registratie aan via de website van de belastingautoriteit. Sommige staten staan registratie per post of persoonlijk toe. Als je je online wilt registreren, moet je meestal een account maken en de volgende ondernemingensgegevens opgeven:

  • Juridische ondernemingsnaam en -structuur (bijvoorbeeld eenmanszaak, LLC, corporatie)
    
  • Federaal Employer Identification Number (EIN)
    
  • Ondernemingsadres en contactgegevens
    
  • Aard van de activiteiten van de onderneming
    
  • Verwacht verkoopvolume
    
  • Begindatum van de activiteiten van de onderneming
    

• Voltooi de aanvraag: Vul de registratieaanvraag nauwkeurig en volledig in. Beantwoord vragen over de activiteiten van je onderneming, verkooplocaties en typen verkochte producten of diensten. Mogelijk wordt je gevraagd om een schatting te maken van je verwachte verkoopvolume en de frequentie waarmee je aangifte moet doen (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks). In sommige gevallen moet je mogelijk aanvullende documentatie verstrekken, zoals je ondernemingsvergunning of statuten.

• Controleren en indienen: Controleer zorgvuldig alle informatie die je hebt verstrekt. Dien je aanvraag online, per post of persoonlijk in, afhankelijk van je staat.

• Ontvang je Certificate of Authority: Als je aanvraag wordt goedgekeurd, ontvang je een Certificate of Authority van de staat. Dit document bevat doorgaans je btw-identificatienummer en de ingangsdatum van je registratie. Deze verklaring moet worden getoond op je ondernemingslocatie en kan nodig zijn voor het indienen van je omzetbelastingaangifte.

Verkoopbelasting correct berekenen

Volg deze stappen om de verkoopbelasting nauwkeurig te berekenen:

Vaststellen welk btw-tarief van toepassing is

Bepaal eerst het totale btw-tarief dat van toepassing is op elke verkoop. Dit tarief kan het volgende omvatten:

• Staatsomzetbelasting: de meeste staten in de Verenigde Staten heffen een staatsomzetbelasting, met uitzondering van Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon.

• Lokale omzetbelasting: county's, steden en andere lokale rechtsgebieden kunnen extra belastingen toevoegen bovenop de staatsbelasting.

• Speciale districtsbelastingen: Bepaalde gebieden kunnen aanvullende belastingen hebben voor specifieke districten, zoals ziekenhuisdistricten of energiedistricten.

De omzetbelastingtarieven kunnen sterk verschillen per staat en binnen afzonderlijke county's of steden. Tools zoals websites van het State Department of Revenue, belastingcalculators of geautomatiseerde oplossingen via boekhoudsoftware kunnen je helpen nauwkeurige tarieven te vinden op basis van je locatie.

Bepalen of het product of de dienst belastbaar is

Niet alle goederen en diensten zijn belastbaar. In sommige staten zijn bijvoorbeeld boodschappen, voorgeschreven medicijnen en onderwijsdiensten vrijgesteld van omzetbelasting. Je moet weten wat de belastbaarheid van je aanbod is om de verkoopbelasting correct te berekenen. Hier is een richtlijn:

• Fysieke producten zijn meestal belastbaar, hoewel er uitzonderingen zijn.

• De belastbaarheid van diensten varieert sterk. Sommige staten belasten veel diensten, terwijl andere er weinig belasten.

• Digitale goederen zijn steeds vaker belastbaar, maar dit verschilt per staat.

Verzend- en administratiekosten toevoegen, indien van toepassing

In sommige staten zijn verzend- en administratiekosten belastbaar als ze deel uitmaken van de verkoop van belastbare goederen. Of je deze kosten opneemt in je belastbare bedrag, hangt af van de manier waarop ze aan de klant worden gefactureerd (bijvoorbeeld afzonderlijk vermeld, inbegrepen in het tarief van het product).

De belasting berekenen

Zodra je het juiste tarief en de belastbare grondslag hebt, is het berekenen van de belasting eenvoudig:

Belastbaar bedrag x btw-tarief = omzetbelasting

Als je bijvoorbeeld een belastbaar item verkoopt voor $ 100 op een locatie met een totaal btw-tarief van 8,25%, bedraagt de omzetbelasting:

$ 100 × 0,0825 = $ 8,25

In dit geval is het totale bedrag dat de klant betaalt $ 108,25.

Als het gaat om items of klanten die zijn vrijgesteld van belasting (zoals wederverkopers of non-profitorganisaties) of als je kortingen aanbiedt, pas dan het belastbare bedrag aan voordat je het belastingtarief toepast. Pas voor kortingen eerst de korting toe en bereken vervolgens de belasting over het verlaagde verkooptarief.

Zorgen voor compliance en goede documentatie

Belastingwegeving en -tarieven kunnen veranderen, dus blijf op de hoogte om er zeker van te zijn dat in compliance bent. Het gebruik van geautomatiseerde tools voor fiscale compliance kan helpen om deze wijzigingen te beheren. Zorg ervoor dat je voor elke transactie documenteert hoe je de belasting hebt berekend, wat het belastingtarief was en wat de belastbare en vrijgestelde bedragen waren. Deze documentatie is belangrijk voor belastingaangiften en mogelijke audits.

Aangifte en indiening van omzetbelasting

Volg deze stappen om omzetbelasting aan te geven en in te dienen:

• Verzamel verkoopgegevens: Verzamel alle verkoopgegevens met details over belastbare en niet-belastbare transacties, vrijstellingen en eventuele toegepaste kortingen. Dit omvat verkoop in de staat en daarbuiten als je een nexus (een opmerkelijke zakelijke aanwezigheid) hebt in meerdere staten.

• Organiseer transacties op rechtsgebied: Omdat de btw-tarieven per rechtsgebied verschillen, moet je je transacties dienovereenkomstig organiseren. Dit betekent dat je de verkoop moet scheiden op basis van waar je klanten zich bevinden en niet op basis van waar je ondernemingen is gevestigd. Voor elk rechtsgebied moet je het totale bedrag aan verkopen en het bedrag aan geïnde omzetbelasting opgeven.

• Bereken de totale verschuldigde omzetbelasting: Bereken met behulp van de gegevens die je hebt verzameld en georganiseerd het totale bedrag aan omzetbelasting dat je aan elk rechtsgebied verschuldigd bent. Dit houdt het volgende in:

  • Overzicht van de belastbare verkopen voor elk rechtsgebied
    
  • Het juiste btw-tarief toepassen op deze bedragen
    
  • Rekening houden met alle andere belastingen die van toepassing zijn onder de lokale wetgeving, zoals county- of stadsbelastingen
    

• Omzetbelastingaangiften voorbereiden: De meeste staten bieden formulieren (op papier of online) voor het indienen van je omzetbelastingaangiften. Vul deze formulieren in met je berekende totalen en voeg indien nodig gedetailleerde informatie toe, zoals een uitsplitsing van belastbare en niet-belastbare verkopen, geïnde belasting en toepasselijke aftrekposten of vrijstellingen.

• Doe aangifte vóór de deadline: De termijnen voor het indienen van omzetbelasting verschillen per staat en zijn soms ook afhankelijk van het verkoopvolume. Doorgaans doen ondernemingen maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks aangifte. Zorg ervoor dat je je aangiften vóór de deadline voor elk rechtsgebied indient om boetes en rente voor te late indiening te voorkomen.

• Doe betalingen: Wanneer je je omzetbelastingaangifte indient, moet je ook het bedrag aan verschuldigde omzetbelasting betalen. Dit kan meestal online via de website van de belastingautoriteit, via elektronische overschrijving (EFT) of door een cheque per post te sturen. Bewaar een betalingsbewijs voor je administratie.

Omzetbelasting integreren met andere ondernemingssystemen

Ga als volgt te werk om de verwerking van omzetbelasting te integreren in je technische configuratie:

• Breng koppelingen in kaart: Zoek uit waar omzetbelastingberekeningen in je systemen moeten worden gekoppeld. Dit kan je online winkel zijn, boekhoudsoftware of de technologie die je gebruikt om klantrelaties of voorraad te beheren. Als je weet waar deze punten met elkaar gekoppeld zijn, kun je het integratieproces begeleiden.

• Kies de juiste belastingbeheersoftware: Kies belastingsoftware die kan worden geïntegreerd met de systemen die je al gebruikt. Stripe Tax, een functie van het betalingsverwerkingsplatform van Stripe, kan een slimme keuze zijn als je Stripe al gebruikt voor andere aspecten van betalingsverwerking. Stripe Tax kan worden geïntegreerd met andere producten van Stripe zoals Stripe Checkout en Stripe Billing voor een uniforme betalings- en belastingbeheerervaring. Dit is hoe Stripe kan helpen:

  • Registratieherinneringen: Stripe Tax monitort je transacties en stuurt je een melding wanneer je drempels nadert waarvoor je je mogelijk moet registreren voor omzetbelasting in nieuwe rechtsgebieden.
    
  • Bepaling van het rechtsgebied: Stripe Tax bepaalt automatisch het juiste belastingrechtsgebied op basis van het verzendadres of factuuradres van de klant.
    
  • Geautomatiseerde realtime berekeningen: Je kunt Stripe Tax integreren met je online winkel of afrekenproces om de belasting tijdens de transactie in realtime te berekenen. Stripe Tax berekent automatisch het juiste bedrag voor de verkoopbelasting op basis van de locatie, het product- of diensttype van de klant en eventuele toepasselijke belastingvrijstellingen.
    
  • Belastingvrijstellingen: met Stripe Tax kun je belastingvrijstellingen instellen voor specifieke klanten of producten.
    
  • Uitgebreide rapportages: Stripe Tax genereert gedetailleerde rapporten met een overzicht van je btw-verplichtingen, zodat ze voldoen aan de indelingsvereisten voor elke aangiftelocatie.
    

• Verbind alles met Application Programming Interfaces (API's): Gebruik API's om de door jou gekozen belastingbeheersoftware te koppelen aan je e-commerceplatform, boekhoudsoftware of een ander systeem dat met omzetbelasting te maken heeft. Deze opzet maakt realtime belastingberekeningen en updates mogelijk wanneer belastingwetgeving verandert.

• Stel je belastingregels in: Configureer in je belastingsoftware de specifieke belastingregels die van toepassing zijn op je producten en verkopen. Dit kan inhouden dat je verschillende belastingtarieven instelt voor verschillende locaties of items specificeert die zijn vrijgesteld van belasting. Veel belastingtools bevatten regels die je kunt aanpassen aan je behoeften.

• Test alles: Voer voordat je live gaat tests uit om er zeker van te zijn dat alles werkt zoals verwacht. Controleer of de belastingtarieven correct worden toegepast in verschillende scenario's, zoals verschillende klantlocaties en producttypen.

• Synchroniseer je gegevens: Zorg ervoor dat al je systemen met elkaar communiceren. Je klantgegevens, verkoopgegevens en productinformatie moeten up-to-date en consistent zijn op alle platformen. Dit helpt om elke keer nauwkeurige belastingberekeningen te maken.

• Automatiseer de belastingaangifte en -indiening: Koppel je belastingsoftware met je boekhoudsoftware om de vervelende onderdelen van de belastingaangifte - en indiening te automatiseren. Dit kan je tijd besparen en ervoor zorgen dat je de indieningstermijnen gemakkelijker haalt.