Le esenzioni dall'imposta sulle vendite sono situazioni in cui beni o servizi specifici non devono includere l'imposta sulle vendite o sull'uso. Queste esenzioni, dettate dalle leggi fiscali statali e locali, rispondono a politiche economiche e sociali diverse per ridurre il carico fiscale sui beni di prima necessità, promuovere attività commerciali o sostenere iniziative senza scopo di lucro. Ad esempio, prodotti come generi alimentari, farmaci e materiale didattico sono spesso esenti per abbassare il costo della vita, mentre le esenzioni per le attrezzature industriali favoriscono gli investimenti nella capacità produttiva.

L'ambito e l'applicazione di queste esenzioni variano da una giurisdizione all'altra e anche categorie di clienti specifiche, come enti governativi, organizzazioni non profit e istituti di istruzione, potrebbero beneficiare di ampie esenzioni in virtù del loro ruolo nella società. Queste esenzioni influenzano il comportamento dei clienti e le strategie aziendali e riflettono un delicato equilibrio tra la generazione di entrate per i servizi pubblici e lo stimolo dell'economia.

Di seguito viene spiegato chi può ottenere le esenzioni dalle imposte sulle vendite e sull'uso, come registrarsi e calcolare l'imposta sulle vendite e come registrare e dichiarare l'imposta sulle vendite.

Di cosa tratta questo articolo?

• Chi può ottenere le esenzioni dall'imposta sulle vendite e sull'uso?
  
• Come richiedere e conservare i certificati di esenzione
  
• Come registrarsi per l'imposta sulle vendite
  
• Come calcolare correttamente l'imposta sulle vendite
  
• Come dichiarare l'imposta sulle vendite
  
• Come integrare l'imposta sulle vendite con altri sistemi aziendali
  

Chi può ottenere le esenzioni dall'imposta sulle vendite e sull'uso?

Ecco un prospetto delle categorie e delle entità più comuni che potrebbero beneficiare di esenzioni dall'imposta sulle vendite e sull'uso:

• Organizzazioni non profit: molti stati applicano esenzioni dall'imposta sulle vendite per le organizzazioni non profit registrate, tra cui enti di beneficenza, organizzazioni religiose e istituti scolastici. Queste organizzazioni in genere devono richiedere lo stato di esenzione e fornire la prova di essere un'organizzazione non profit.

• Agenzie governative: le agenzie governative federali, statali e locali sono in genere esenti dal pagamento dell'imposta sulle vendite per gli acquisti effettuati per uso ufficiale.

• Rivenditori e grossisti: le attività che acquistano beni per rivenderli possono richiedere un permesso di rivenditore, che consente loro di acquistare articoli senza pagare l'imposta sulle vendite. L'imposta verrà riscossa quando gli articoli verranno venduti al cliente finale.

• Produttori: alcuni stati prevedono esenzioni per materiali, macchinari e attrezzature acquistati per essere utilizzati nei processi di produzione e fabbricazione.

• Diplomatici stranieri: i diplomatici stranieri e alcuni membri di organizzazioni internazionali potrebbero ricevere esenzioni dall'imposta sulle vendite nell'ambito dei loro vantaggi diplomatici.

• Istituti educativi: le scuole, le università e gli altri istituti di istruzione potrebbero essere esentati dall'imposta sulle vendite per gli acquisti relativi alla loro missione educativa.

• Fornitori di servizi sanitari: gli ospedali e altre strutture mediche sono generalmente esenti dall'imposta sulle vendite per l'acquisto di forniture e attrezzature mediche.

• Determinati usi agricoli: gli agricoltori e i produttori agricoli spesso beneficiano di esenzioni sull'acquisto di attrezzature e forniture agricole utilizzate direttamente nella produzione agricola.

Come richiedere e conservare i certificati di esenzione

La richiesta di un certificato di esenzione dall'imposta sulle vendite e sull'uso comporta in genere la presentazione di documentazione e moduli specifici all'autorità fiscale competente. Ecco come richiedere questi certificati:

• Determina l'idoneità: prima di richiedere un certificato di esenzione, verifica che la tua organizzazione o attività sia idonea in base ai criteri del tuo stato. Ad esempio, devi far parte di un determinato tipo di organizzazione (ad es. non profit, scolastica) o che utilizzi i beni acquistati in un modo che può beneficiare dell'esenzione (ad es. per rivendita, produzione).

• Invia la richiesta all'autorità fiscale statale: nella maggior parte degli stati devi richiedere un certificato di esenzione tramite l'autorità fiscale. Di solito devi compilare un apposito modulo e fornire la documentazione che dimostri la tua idoneità.

• Fornisci la documentazione necessaria: i documenti di supporto possono includere una prova dello stato di organizzazione non profit, come una lettera di conferma dell'esenzione fiscale 501(c)(3) dell'IRS, una licenza commerciale o un certificato di rivendita. I requisiti variano in base allo stato e al tipo di esenzione.

• Attendi l'approvazione: una volta presentata la domanda, lo stato la esaminerà e rilascerà un certificato di esenzione se soddisfi tutti i requisiti. I tempi di elaborazione possono variare notevolmente.

Una volta che i certificati sono stati concessi, segui questi passaggi per mantenerli attivi:

• Organizza e conserva i certificati: conserva una copia digitale e fisica di tutti i certificati di esenzione. Organizzali per stato o tipo di esenzione per semplificarne la gestione.

• Monitora le date di scadenza: alcuni certificati di esenzione hanno una data di scadenza. Tieni traccia di queste date e inizia la procedura di rinnovo con largo anticipo per evitare la decadenza dello stato di esenzione.

• Rinnova se necessario: verifica se il tuo stato richiede il rinnovo dei certificati di esenzione e prendi nota della procedura di rinnovo, che potrebbe comportare la presentazione di documentazione aggiornata e una domanda di rinnovo.

• Aggiorna i certificati: in caso di variazioni importanti nella tua organizzazione, ad esempio un cambio di indirizzo, struttura o attività di esenzione, potrebbe essere necessario aggiornare il certificato di esenzione. Ciò comporta spesso la notifica all'autorità fiscale statale e la presentazione di nuova documentazione.

Come registrarsi per l'imposta sulle vendite

Per riscuotere l'imposta sulle vendite, devi ottenere un certificato di autorizzazione dal dipartimento delle entrate o delle imposte del tuo stato. Questo certificato consente di riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti e di versarla allo stato. Le attività non devono registrarsi separatamente per l'imposta sull'uso, ma devono compilare un modulo per dichiarare mensilmente o trimestralmente eventuali imposte sull'uso presso il proprio stato di origine.

La procedura di registrazione per l'imposta sulle vendite può variare leggermente a seconda dello stato, ma ecco una panoramica generale:

• Determina l'idoneità: consulta le leggi del tuo stato per determinare se le tue attività commerciali ti impongono di riscuotere l'imposta sulle vendite. In genere si applica alle attività che vendono beni o servizi imponibili nello stato. Alcuni stati prevedono soglie per il volume delle vendite o il numero di transazioni che fanno scattare l'obbligo di riscuotere l'imposta sulle vendite.

• Crea un account: la maggior parte degli stati offre la registrazione online tramite il proprio sito web dell'agenzia delle entrate e alcuni stati potrebbero consentire la registrazione per posta o di persona. Per registrarti online, in genere devi creare un account e fornire queste informazioni sull'attività:

  • Ragione sociale e struttura dell'attività (ad es. ditta individuale, LLC, società)
    
  • Numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) federale
    
  • Indirizzo e recapiti dell'attività
    
  • Natura delle attività commerciali
    
  • Volume di vendita previsto
    
  • Data di inizio delle operazioni dell'attività
    

• Compila la domanda: compila la domanda di registrazione in modo accurato e completo. Rispondi a domande sulle tue attività commerciali, sulle sedi di vendita e sui tipi di prodotti o servizi venduti. Potrebbe esserti chiesto di stimare il volume di vendite previsto e la frequenza di presentazione delle dichiarazioni dell'imposta sulle vendite (ad es. mensile, trimestrale, annuale). In alcuni casi, potrebbe essere necessario fornire documentazione aggiuntiva, come la licenza commerciale o l'atto costitutivo.

• Rivedi e invia: rivedi attentamente tutte le informazioni che hai fornito. Invia la domanda online, per posta o di persona, come richiesto dal tuo stato.

• Ricevi il certificato di autorità: se la tua domanda viene approvata, riceverai un certificato di autorità dallo stato. In genere questo documento include il numero di identificazione dell'imposta sulle vendite e la data di validità della registrazione. Questo certificato deve essere esposto presso la sede dell'attività, e potrebbe essere necessario per la presentazione delle dichiarazioni dell'imposta sulle vendite.

Come calcolare correttamente l'imposta sulle vendite

Per calcolare con precisione l'imposta sulle vendite, segui questa procedura:

Identifica l'aliquota dell'imposta sulle vendite applicabile

Innanzitutto, determina l'aliquota totale dell'imposta sulle vendite che si applica a ciascuna vendita, che può includere:

• Imposta sulle vendite statale: la maggior parte degli stati degli Stati Uniti applica un'imposta sulle vendite statale, ad eccezione di Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon.

• Imposte sulle vendite locali: le contee, le città e altre giurisdizioni locali potrebbero applicare ulteriori imposte in aggiunta a quella statale.

• Imposte speciali distrettuali: alcune aree potrebbero avere imposte aggiuntive per distretti specifici, come i distretti ospedalieri o i distretti per l'energia.

Le aliquote dell'imposta sulle vendite possono variare notevolmente da stato a stato e nelle singole contee o città. Strumenti come i siti web del dipartimento delle entrate dello stato, i calcolatori fiscali o le soluzioni automatizzate tramite software di contabilità possono aiutarti a trovare le aliquote precise in base alla tua posizione.

Determina se il prodotto o servizio è soggetto a tassazione

Non tutti i beni e i servizi sono soggetti a tassazione. Ad esempio, in alcuni stati, i generi alimentari, i farmaci con obbligo di prescrizione medica e i servizi educativi sono esenti dall'imposta sulle vendite. Per calcolare correttamente l'imposta sulle vendite devi conoscere l'imponibilità delle tue offerte. Ecco una guida:

• I prodotti fisici sono generalmente soggetti a tassazione, anche se con alcune eccezioni.

• La tassabilità dei servizi varia notevolmente. Alcuni stati tassano molti servizi, mentre altri ne pochi.

• I beni digitali sono sempre più soggetti a tassazione, ma varia da stato a stato.

Includi le spese di spedizione e gestione, se applicabile

In alcuni stati, le spese di spedizione e gestione sono soggette a tassazione se fanno parte della vendita di beni imponibili. L'inclusione di questi addebiti nella base imponibile può dipendere dal modo in cui vengono fatturati al cliente (ad es. indicati separatamente, inclusi nel prezzo del prodotto).

Calcola l'imposta

Una volta individuata l'aliquota e la base imponibile corrette, il calcolo dell'imposta è semplice:

Base imponibile x aliquota fiscale = imposta sulle vendite

Ad esempio, se vendi un articolo imponibile a 100 $ in una località con un'aliquota totale dell'imposta sulle vendite dell'8,25%, l'imposta sulle vendite sarebbe:

100 $ × 0,0825 = 8,25 $

In questo caso, l'importo totale pagato dal cliente è di 108,25 $.

Se la vendita riguarda articoli o clienti esenti da imposte (ad es. rivenditori o organizzazioni non profit) o se offri sconti, rettifica la base imponibile prima di applicare l'aliquota fiscale. Per gli sconti, applica prima lo sconto, poi calcola l'imposta sul prezzo di vendita ridotto.

Garantisci la conformità e un'adeguata documentazione

Le leggi e le aliquote fiscali possono cambiare, quindi aggiornati per garantire la tua conformità. L'utilizzo di strumenti automatizzati per la conformità fiscale può aiutare a gestire questi cambiamenti. Per ogni transazione, assicurati di documentare come hai calcolato l'imposta, qual è stata l'aliquota fiscale e quali sono stati gli importi imponibili ed esenti. Questa documentazione sarà importante per le dichiarazioni fiscali e per eventuali verifiche.

Come dichiarare l'imposta sulle vendite

Per dichiarare l'imposta sulle vendite, segui questa procedura:

• Raccogli i dati di vendita: raccogli tutti i dati di vendita che descrivono in dettaglio le transazioni imponibili e non imponibili, le esenzioni e gli eventuali sconti applicati, tra cui le vendite all'interno e all'esterno dello stato se hai un nesso (una presenza commerciale notevole) in più stati.

• Organizza le transazioni per giurisdizione: poiché le aliquote dell'imposta sulle vendite variano in base alla giurisdizione, organizza le transazioni di conseguenza. Ciò significa separare le vendite in base a dove si trovano i clienti e non a dove ha sede la tua attività. Per ogni giurisdizione, dovrai riportare l'importo totale delle vendite e l'importo dell'imposta sulle vendite riscossa.

• Calcola l'imposta sulle vendite totale dovuta: utilizzando i dati che hai raccolto e organizzato, calcola l'importo totale dell'imposta sulle vendite dovuta a ciascuna giurisdizione eseguendo le seguenti operazioni:

  • Somma delle vendite imponibili per ciascuna giurisdizione
    
  • Applicazione dell'aliquota dell'imposta sulle vendite appropriata a tali importi
    
  • Contabilizzazione di qualsiasi altra imposta applicabile ai sensi delle leggi locali, come le imposte di contea o di città
    

• Prepara le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite: la maggior parte degli stati fornisce moduli (cartacei o online) per la presentazione della dichiarazione dell'imposta sulle vendite. Compila questi moduli con i totali calcolati e includi le informazioni dettagliate richieste, come la ripartizione delle vendite imponibili e non imponibili, le imposte riscosse e le detrazioni o le esenzioni applicabili.

• Presenta le dichiarazioni entro la scadenza: le scadenze per la presentazione dell'imposta sulle vendite variano da stato a stato e talvolta in base al volume delle vendite. In genere, le attività presentano la dichiarazione mensilmente, trimestralmente o annualmente. Assicurati di presentare le dichiarazioni entro la data di scadenza per ciascuna giurisdizione per evitare sanzioni e interessi in caso di presentazione tardiva.

• Effettua i pagamenti: quando presenti la dichiarazione dell'imposta sulle vendite, dovrai anche pagare l'importo dell'imposta sulle vendite dovuta. Di solito il pagamento può essere effettuato online tramite il sito web dell'autorità fiscale, con trasferimento elettronico di fondi (EFT) o con assegno. Conserva una prova del pagamento per tuo riferimento.

Come integrare l'imposta sulle vendite con altri sistemi aziendali

Ecco come integrare la gestione dell'imposta sulle vendite nella tua configurazione tecnologica:

• Mappa le connessioni: scopri dove inserire il calcolo dell'imposta sulle vendite nei tuoi sistemi, ad esempio il tuo negozio online, il software di contabilità o la tecnologia che utilizzi per gestire le relazioni con i clienti o l'inventario. Sapere dove questi punti si connettono ti guiderà nella procedura di integrazione.

• Scegli il software di gestione fiscale adatto: scegli un software fiscale in grado di integrarsi con i sistemi che già utilizzi. Stripe Tax, una funzionalità della piattaforma di elaborazione dei pagamenti di Stripe, può essere una scelta intelligente se utilizzi già Stripe per altri aspetti dell'elaborazione dei pagamenti. Stripe Tax si integra con altri prodotti Stripe come Stripe Checkout e Stripe Billing per un'esperienza unificata di pagamento e gestione fiscale. Ecco i vantaggi che può offrire:

  • Promemoria per la registrazione: Stripe Tax monitora le tue transazioni e ti avvisa quando ti avvicini alle soglie che potrebbero richiedere la registrazione per l'imposta sulle vendite in nuove giurisdizioni.
    
  • Determinazione della giurisdizione: Stripe Tax determina automaticamente la giurisdizione fiscale corretta in base all'indirizzo di spedizione o all'indirizzo di fatturazione del cliente.
    
  • Calcoli automatizzati in tempo reale: Stripe Tax può integrarsi con il tuo negozio online o con la procedura di pagamento per calcolare le imposte in tempo reale durante la transazione. Stripe Tax calcola automaticamente l'importo corretto dell'imposta sulle vendite in base alla località del cliente, al tipo di prodotto o servizio e a eventuali esenzioni fiscali applicabili.
    
  • Esenzioni fiscali: Stripe Tax ti consente di configurare esenzioni fiscali per clienti o prodotti specifici.
    
  • Report completi: Stripe Tax genera report dettagliati che riepilogano gli obblighi in materia di imposta sulle vendite in modo che corrispondano ai requisiti di formattazione per ogni luogo in cui devi presentare la dichiarazione.
    

• Collega tutto con le interfacce di programmazione delle applicazioni (API): utilizza le API per collegare il software di gestione fiscale scelto alla tua piattaforma di e-commerce, al software di contabilità o a qualsiasi altro sistema che deve gestire l'imposta sulle vendite. Questa configurazione consente calcoli e aggiornamenti delle imposte in tempo reale ogni volta che le leggi fiscali cambiano.

• Configura le tue regole fiscali: nel tuo software fiscale, configura le regole fiscali specifiche che si applicano ai tuoi prodotti e alle tue vendite. Ciò potrebbe comportare l'impostazione di aliquote fiscali diverse per località diverse o la definizione di voci esenti da imposte. Molti strumenti fiscali sono dotati di regole che puoi adattare in base alle tue esigenze.

• Testa tutto: prima di attivare la modalità live, esegui test per assicurarti che tutto funzioni come previsto. Verifica che le aliquote fiscali siano applicate correttamente in diversi scenari, ad esempio località dei clienti e tipi di prodotti diversi.

• Sincronizza i tuoi dati: assicurati che tutti i tuoi sistemi comunichino tra loro. I record dei clienti, i dati di vendita e le informazioni sui prodotti devono essere aggiornati e coerenti su tutte le piattaforme. In questo modo puoi calcolare sempre le imposte in modo accurato.

• Automatizza la compilazione e le dichiarazioni: collega il tuo software fiscale al software di contabilità per automatizzare le noiose fasi di compilazione e dichiarazione. In questo modo risparmi tempo e riesci a rispettare più facilmente le scadenze delle dichiarazioni.