Befreiungen von der Sales Tax (Verkaufssteuer) betreffen Situationen, in denen bestimmte Waren oder Dienstleistungen keine Sales and Use Tax enthalten müssen. Diese Befreiungen, die durch bundesstaatliche und lokale Steuergesetze vorgeschrieben sind, dienen verschiedenen wirtschafts- und sozialpolitischen Zielen, indem sie die Steuerlast auf wichtige Güter senken, Geschäftstätigkeiten fördern oder gemeinnützige Vorhaben unterstützen. So sind beispielsweise Produkte wie Lebensmittel, Medikamente und Bildungsmaterialien häufig steuerbefreit, um die Lebenshaltungskosten zu senken, während Steuerbefreiungen für Industrieanlagen Investitionen in Produktionskapazitäten fördern.

Der Umfang und die Anwendung dieser Befreiungen variieren je nach Zuständigkeitsbereich, und bestimmte Kundenkategorien wie staatliche Einrichtungen, gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen können aufgrund ihrer Rolle in der Gesellschaft ebenfalls von weit gefassten Befreiungen profitieren. Diese Befreiungen beeinflussen das Kundenverhalten und die Unternehmensstrategien und spiegeln ein empfindliches Gleichgewicht zwischen der Erzielung von Einnahmen für öffentliche Dienstleistungen und der Ankurbelung der Wirtschaft wider.

Im Folgenden erklären wir, wer sich von der Verkaufssteuer- und Gebrauchssteuer (Sales and Use Tax) befreien lassen kann, wie Sie sich für die Sales Tax registrieren und diese berechnen und wie Sie die Sales Tax anmelden und anmelden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer kann Befreiungen von der Sales and Use Tax (Verkaufs- und Gebrauchssteuer) erhalten?
  
• Beantragung und Aufbewahrung von Befreiungsbescheinigungen
  
• So registrieren Sie sich für die Sales Tax
  
• So wird die Sales Tax richtig berechnet
  
• Meldung und Anmeldung der Sales Tax
  – So integrieren Sie die Sales Tax in andere Geschäftssysteme
  

Wer kann Befreiungen von der Sales and Use Tax (Verkaufs- und Gebrauchssteuer) erhalten?

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung gängiger Kategorien und Unternehmen, die von der Sales and Use Tax befreit sein können:

• Gemeinnützige Organisationen: In vielen Bundesstaaten gibt es Ausnahmen von der Sales Tax für eingetragene gemeinnützige Organisationen, darunter Wohltätigkeitsorganisationen, religiöse Organisationen und Bildungseinrichtungen. Diese Organisationen müssen in der Regel eine Befreiung beantragen und nachweisen, dass sie gemeinnützig sind.
  

– Behörden: Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden sind in der Regel von der Zahlung der Sales Tax auf Einkäufe für den offiziellen Gebrauch befreit.

• Wiederverkäufer und Großhändler: Unternehmen, die Waren für den Weiterverkauf kaufen, können eine Wiederverkäufergenehmigung beantragen, damit sie Artikel kaufen können, ohne Sales Tax (Verkaufssteuer) zu zahlen. Die Steuer wird erhoben, wenn die Artikel an die Endkundschaft verkauft werden.

• Hersteller: In einigen Bundesstaaten gelten Ausnahmen für Materialien, Maschinen und Geräte, die für die Verwendung in Produktions- und Fertigungsprozessen gekauft wurden.

– Ausländische Diplomatinnen und Diplomaten: Ausländische Diplomatinnen und Diplomaten und bestimmte Mitglieder internationaler Organisationen können im Rahmen ihrer diplomatischen Vorteile von der Sale Tax befreit werden.

– Bildungseinrichtungen: Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen können von der Sales Tax auf Einkäufe im Zusammenhang mit ihrem Bildungsauftrag befreit sein.

• Gesundheitsdienstleister: Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen sind in der Regel von der Sales Tax auf den Einkauf von medizinischem Material und Geräten befreit.

• Bestimmte landwirtschaftliche Verwendungszwecke: Landwirte und landwirtschaftliche Erzeuger können häufig Steuerbefreiungen für den Kauf von landwirtschaftlichen Geräten und Betriebsstoffen erhalten, die direkt in der landwirtschaftlichen Produktion verwendet werden.

Beantragung und Aufbewahrung von Befreiungsbescheinigungen

Die Beantragung einer Bescheinigung über die Befreiung von der Sales and Use Tax (Verkaufs- und Gebrauchssteuer) ist in der Regel mit der Einreichung bestimmter Unterlagen und Formulare bei der zuständigen Steuerbehörde verbunden. So erhalten Sie diese Zertifikate:

• Anspruchsberechtigung ermitteln: Bevor Sie eine Befreiungsbescheinigung beantragen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen gemäß den Kriterien Ihres Bundesstaates dazu berechtigt ist. Dies kann bedeuten, dass Sie einem bestimmten Organisationstyp angehören (z. B. gemeinnützige Einrichtung, Bildungseinrichtungen) oder dass Sie die gekauften Waren in einer Weise verwenden, die für eine Steuerbefreiung infrage kommt (z. B. für den Weiterverkauf, für die Herstellung).

• Stellen Sie einen Antrag bei der staatlichen Steuerbehörde: Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Sie eine Befreiungsbescheinigung bei ihrer Steuerbehörde beantragen. In der Regel müssen Sie ein Antragsformular ausfüllen und Unterlagen vorlegen, die Ihre Eignung belegen.

• Stellen Sie die erforderlichen Unterlagen bereit: Zu den unterstützenden Dokumenten gehören der Nachweis der Gemeinnützigkeit (z. B. ein 501(c)(3)-Bestimmungsschreiben des IRS), eine Geschäftslizenz oder eine Wiederverkaufsbescheinigung. Die Anforderungen variieren je nach Bundesstaat und Art der Befreiung.

• Auf Genehmigung warten: Sobald Ihr Antrag eingereicht wurde, wird der Bundesstaat ihn prüfen und eine Befreiungsbescheinigung ausstellen, wenn Sie alle Anforderungen erfüllen. Der Zeitrahmen für die Bearbeitung kann sehr unterschiedlich sein.

Sobald Ihre Zertifikate erteilt wurden, führen Sie die folgenden Schritte aus, damit sie aktiv bleiben:

• Zertifikate organisieren und speichern: Bewahren Sie digitale und physische Kopien aller Befreiungsbescheinigungen auf. Organisieren Sie sie nach Bundesstaat oder Art der Befreiung, um den Verwaltungsprozess zu vereinfachen.

• Ablaufdaten verfolgen: Einige Befreiungsbescheinigungen haben ein Ablaufdatum. Notieren Sie sich diese Fristen und beginnen Sie rechtzeitig mit dem Verlängerungsverfahren, um eine Unterbrechung des Befreiungsstatus zu vermeiden.

– Verlängerung nach Bedarf: Prüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat die Verlängerung der Befreiungsbescheinigung verlangt und beachten Sie, dass das Verlängerungsverfahren das Einreichen aktueller Dokumente und eines Verlängerungsantrags umfassen kann.

• Aktualisieren Sie Zertifikate bei Änderungen: Wenn es größere Veränderungen in Ihrer Organisation gibt, z. B. eine Änderung der Adresse, der Struktur oder der steuerbefreiten Aktivitäten, müssen Sie möglicherweise Ihre Befreiungsbescheinigung aktualisieren. Dazu gehört häufig die Benachrichtigung der staatlichen Steuerbehörde und die Einreichung neuer Unterlagen.
  

So registrieren Sie sich für die Sales Tax (Verkaufssteuer)

Um die Sales Tax einzuziehen, benötigen Sie ein „Certificate of Authority“ der zuständigen Behörde Ihres Bundesstaates (Department of Revenue oder Department of Taxation). Mit dieser Bescheinigung können Sie Sales Tax von Ihren Kundinnen und Kunden einziehen und an den Bundesstaat abführen. Unternehmen müssen sich nicht separat für die Use Tax (Gebrauchssteuer) registrieren, müssen aber monatlich oder vierteljährlich ein Formular ausfüllen, in dem sie die Use Tax gegenüber ihrem Heimatbundesstaat deklarieren.

Das Verfahren zur Registrierung für die Sales Tax kann je nach Bundesstaat leicht variieren, hier ist jedoch ein allgemeiner Überblick:

• Anspruchsberechtigung ermitteln: Prüfen Sie die Gesetze Ihres Bundesstaates, um festzustellen, ob Sie für Ihre Geschäftstätigkeit Sales Tax erheben müssen. Dies gilt in der Regel für Unternehmen, die steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen innerhalb des Bundesstaates verkaufen. In einigen Bundesstaaten gibt es Schwellenwerte für das Verkaufsvolumen oder die Transaktionszahlen, die die Erhebung der Sales Tax (Verkaufssteuer) auslösen.

• Erstellen Sie ein Konto: Die meisten Bundesstaaten bieten die Online-Registrierung über die Website ihres Finanzministeriums an, und einige Bundesstaaten erlauben die Registrierung per Post oder persönlich. Um sich online zu registrieren, müssen Sie in der Regel ein Konto erstellen und diese Unternehmensinformationen angeben:

  • Rechtsgültiger Firmenname und -struktur (z. B. Einzelunternehmen, LLC, Kapitalgesellschaft)
    
  • Federal Employer Identification Number (EIN)
    
  • Geschäftsadresse und Kontaktinformationen
    
  • Art der Geschäftstätigkeit
    
  • Erwartetes Verkaufsvolumen
    
  • Datum der Aufnahme des Geschäftsbetriebs
    

• Vervollständigen Sie den Antrag: Füllen Sie den Registrierungsantrag korrekt und vollständig aus. Beantworten Sie Fragen zu Ihren Geschäftstätigkeiten, Verkaufsstandorten und der Art der verkauften Produkte oder Dienstleistungen. Möglicherweise werden Sie gebeten, Ihr voraussichtliches Umsatzvolumen und die Häufigkeit der Einreichung von Sales Tax-Erklärungen (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) zu schätzen. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Dokumente wie Ihre Geschäftslizenz oder Ihre Satzung vorlegen.

– Prüfen und einreichen: Überprüfen Sie sorgfältig alle von Ihnen bereitgestellten Informationen. Reichen Sie Ihren Antrag online, per Post oder persönlich ein, je nachdem, wie es Ihr Bundesstaat verlangt.

• Erhalt Ihres „Certificate of Authority“: Wenn Ihr Antrag bewilligt wird, erhalten Sie von dem Bundesstaat ein „Certificate of Authority“. Dieses Dokument enthält in der Regel Ihre Sales Tax-Identifikationsnummer und das Datum des Inkrafttretens Ihrer Registrierung. Diese Bescheinigung müssen Sie an Ihrem Geschäftssitz auslegen und sie wird möglicherweise für die Einreichung von Verkaufssteuererklärungen benötigt.
  

So wird die Sales Tax richtig berechnet

Befolgen Sie diese Schritte, um die Sales Tax korrekt zu berechnen:

Den anwendbaren Sales Tax-Satz ermitteln

Ermitteln Sie zunächst den gesamten Sales Tax-Satz, der für jeden Verkauf gilt. Dieser Satz kann Folgendes beinhalten:

• Sales Tax auf Bundesstaatenebene: Die meisten US-Bundesstaaten erheben eine bundesstaatliche Sales Tax, mit Ausnahme von Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon.

• Lokale Verkaufssteuern: Landkreise, Städte und andere lokale Zuständigkeitsbereiche können zusätzlich zur Steuer auf Bundesstaatenebene zusätzliche Steuern erheben.

• Besondere Bezirkssteuern: In bestimmten Gebieten können zusätzliche Steuern für bestimmte Bezirke erhoben werden, z. B. Krankenhausbezirke oder Stromversorgungsbezirke.

Die Verkaufssteuersätze können je nach Bundesstaat und innerhalb einzelner Landkreise oder Städte stark variieren. Tools wie Websites des US-Finanzministeriums, Steuerrechner oder automatisierte Lösungen für Buchhaltungssoftware können Ihnen dabei helfen, genaue Steuersätze basierend auf Ihrem Standort zu ermitteln.

Ermitteln, ob das Produkt oder die Dienstleistung steuerpflichtig ist

Nicht alle Waren und Dienstleistungen sind steuerpflichtig. Beispielsweise sind in einigen Bundesstaaten Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente und Bildungsdienstleistungen von der Sales Tax ausgenommen. Sie müssen die Steuerpflicht Ihrer Angebote kennen, um die Sales Tax korrekt zu berechnen. Hier ist ein Leitfaden:

• Physische Produkte sind in der Regel steuerpflichtig, es gibt jedoch auch Ausnahmen.

• Die Besteuerung von Dienstleistungen ist sehr unterschiedlich. Einige Bundesstaaten besteuern viele Dienstleistungen, während andere nur wenige besteuern.

• Digitale Produkte werden zunehmend besteuert, was jedoch von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich ist.

Ggf. Versand- und Bearbeitungsgebühren berücksichtigen

In einigen Bundesstaaten sind Versand- und Bearbeitungsgebühren steuerpflichtig, wenn sie Teil des Verkaufs steuerpflichtiger Waren sind. Ob Sie diese Gebühren in Ihren zu versteuernden Betrag aufnehmen, hängt davon ab, wie sie der Kundin/dem Kunden in Rechnung gestellt werden (z. B. separat angegeben, im Produktpreis inbegriffen).

Steuer berechnen

Sobald Sie den korrekten Steuersatz und die Steuerbemessungsgrundlage haben, ist die Berechnung der Steuer einfach:

Zu versteuernder Betrag x Steuersatz = Sales Tax

Wenn Sie beispielsweise einen steuerpflichtigen Artikel für 100 $ an einem Standort mit einem Gesamtverkaufssteuersatz von 8,25 % verkaufen, beträgt die Sales Tax:

100 $ × 0,0825 = 8,25 $

In diesem Fall ist der Gesamtbetrag, den der Kunde/die Kundin zahlt, 108,25 $.

Wenn der Verkauf steuerbefreite Artikel oder Kundinnen/Kunden umfasst (z. B. Wiederverkäufer/innen oder gemeinnützige Organisationen) oder wenn Sie Rabatte anbieten, passen Sie den zu versteuernden Betrag an, bevor Sie den Steuersatz anwenden. Wenn es Rabatte gibt, wird zuerst der Rabatt angewendet und dann die Steuer auf den reduzierten Verkaufspreis berechnet.

Einhaltung der Vorschriften und ordnungsgemäße Dokumentation sicherstellen

Steuergesetze und -sätze können sich ändern, bleiben Sie also auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten. Der Einsatz automatisierter Tools zur Einhaltung von Steuervorschriften kann bei der Bewältigung dieser Veränderungen helfen. Dokumentieren Sie bei jeder Transaktion, wie hoch der Steuersatz war und welche steuerpflichtigen und befreiten Beträge es gab – diese Dokumentation ist für Steuererklärungen und mögliche Steuerprüfungen wichtig.

Meldung und Anmeldung der Sales Tax

Befolgen Sie diese Schritte, um die Sales Tax zu melden und abzuführen:

• Stellen Sie Verkaufsunterlagen zusammen: Erfassen Sie alle Verkaufsunterlagen, in denen steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Transaktionen, Befreiungen und angewendete Rabatte detailliert beschrieben werden. Dies umfasst Verkäufe innerhalb und außerhalb des Bundesstaates, wenn Sie einen Nexus (eine nennenswerte Geschäftspräsenz) in mehreren Bundesstaaten haben.

• Organisieren Sie Transaktionen nach Zuständigkeitsbereichen: Da die Verkaufssteuersätze je nach Land variieren, sollten Sie Ihre Transaktionen entsprechend organisieren. Das bedeutet, dass Sie Ihre Verkäufe nach dem Standort Ihrer Kundinnen und Kunden und nicht nach dem Standort Ihres Unternehmens trennen. Für jeden Zuständigkeitsbereich müssen Sie den Gesamtbetrag der Verkäufe und die Höhe der erhobenen Verkaufssteuer (Sales Tax) melden.

• Berechnung der insgesamt geschuldeten Sales Tax: Berechnen Sie anhand der von Ihnen gesammelten und organisierten Aufzeichnungen den Gesamtbetrag der Sales Tax, die Sie in jedem Zuständigkeitsbereich schulden. Dies beinhaltet:

  • Summe der steuerpflichtigen Verkäufe für jeden Zuständigkeitsbereich
    
  • Anwendung des entsprechenden Sales Tax-Satzes auf diese Summen
    
  • Berücksichtigung aller anderen Steuern, die nach lokalem Recht anfallen, wie z. B. Bezirks- oder Gemeindesteuern
    

– Sales Tax-Erklärungen vorbereiten: Die meisten Bundesstaaten stellen Formulare (in Papierform oder online) für die Einreichung Ihrer Sales Tax-Erklärungen zur Verfügung. Tragen Sie Ihre berechneten Summen in diese Formulare ein und fügen Sie bei Bedarf detaillierte Informationen hinzu, wie z. B. eine Aufschlüsselung der steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Verkäufe, die erhobene Steuer und anwendbare Abzüge oder Befreiungen.

• Steuererklärungen fristgerecht einreichen: Die Fristen für die Einreichung der Sales Tax-Erklärung variieren je nach Bundesstaat und manchmal auch nach Umsatzvolumen. In der Regel reichen Unternehmen ihre Steuererklärungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Steuererklärungen bis zum Fälligkeitsdatum für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich einreichen, um Strafen und Zinsen für eine verspätete Einreichung zu vermeiden.

• Zahlungen tätigen: Wenn Sie Ihre Sales Tax-Erklärungen einreichen, müssen Sie auch den fälligen Sales Tax-Betrag zahlen. Dies kann in der Regel online über die Website der Steuerbehörde, per elektronischer Überweisung (EFT) oder auf postalischem Wege per Scheck erfolgen. Bewahren Sie den Zahlungsnachweis für Ihre Unterlagen auf.

So integrieren Sie die Sales Tax in andere Geschäftssysteme

So integrieren Sie die Sales Tax in Ihre Technologie:

• Verbindungen aufzeigen: Finden Sie heraus, wo die Sales Tax-Berechnungen in Ihre Systeme integriert werden müssen. Dazu kann Ihr Online-Shop, Ihre Buchhaltungs-Software oder die Technologie zählen, mit der Sie Kundenbeziehungen oder Inventar verwalten. Wenn Sie wissen, wo diese Punkte zusammenhängen, lässt sich der Integrationsprozess entsprechend gestalten.
  

– Wahl der richtigen Steuerverwaltungssoftware: Entscheiden Sie sich für eine Steuersoftware, die sich in die Systeme integrieren lässt, die Sie bereits verwenden. Stripe Tax, eine Funktion der Zahlungsabwicklungsplattform von Stripe, kann eine kluge Wahl sein, wenn Sie Stripe bereits für andere Aspekte der Zahlungsabwicklung nutzen. Stripe Tax lässt sich in andere Stripe-Produkte wie Stripe Checkout und Stripe Billing integrieren und bietet so eine einheitliche Nutzeroberfläche für Zahlungen und Steuerverwaltung. Hier erfahren Sie, wie Ihnen dies helfen kann:

• Erinnerungen an die Registrierung: Stripe Tax überwacht Ihre Transaktionen und benachrichtigt Sie, wenn Sie sich Schwellenwerten nähern, die eine Registrierung für die Sales Tax (Verkaufssteuer) in neuen Zuständigkeitsbereichen erforderlich machen könnten.
  

– Ermittlung des Zuständigkeitsbereichs: Stripe Tax ermittelt automatisch den richtigen Zuständigkeitsbereich für Steuern basierend auf der Versand- oder Rechnungsadresse der Kundin/des Kunden.

• Automatisierte Berechnungen in Echtzeit: Stripe Tax kann in Ihren Online-Shop oder Bezahlvorgang integriert werden, um die Steuern während der Transaktion in Echtzeit zu berechnen. Stripe Tax berechnet automatisch den korrekten Sales Tax-Betrag basierend auf dem Standort, der Produkt- oder Dienstleistungsart des Kunden/der Kundin und allen geltenden Steuerbefreiungen.

• Steuerbefreiungen: Mit Stripe Tax können Sie Steuerbefreiungen für bestimmte Kundinnen/Kunden oder Produkte einrichten.

• Umfassende Berichte: Stripe Tax generiert detaillierte Berichte, in denen Ihre Sales Tax-Verpflichtungen zusammengefasst werden, um den Formatierungsanforderungen für jeden Standort gerecht zu werden.

  • Verbinden Sie alles mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs): Verwenden Sie APIs, um Ihre Steuerverwaltungssoftware mit Ihrer E-Commerce-Plattform, Buchhaltungssoftware oder jedem anderen System zu verbinden, das mit der Sales Tax zu tun hat. So können Steuerberechnungen und -aktualisierungen bei Änderungen der Steuergesetze in Echtzeit durchgeführt werden.
    
  • Richten Sie Ihre Steuerregeln ein: Konfigurieren Sie in Ihrer Steuersoftware die spezifischen Steuerregeln, die für Ihre Produkte und Verkäufe gelten. Dies kann die Einrichtung unterschiedlicher Steuersätze für verschiedene Standorte oder die Angabe von steuerbefreiten Artikeln umfassen. Viele Steuer-Tools bieten Regeln, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
    
  • Testen Sie alles: Führen Sie vor dem Go-Live Tests durch, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Überprüfen Sie, ob die Steuersätze in verschiedenen Szenarien, z. B. an verschiedenen Kundenstandorten und bei unterschiedlichen Produkttypen, korrekt angewendet werden.
    
  • Synchronisieren Sie Ihre Daten: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Systeme miteinander kommunizieren. Ihre Kundendatensätze, Verkaufsdetails und Produktinformationen sollten auf allen Plattformen konsistent und aktuell sein. Dies trägt dazu bei, dass die Steuerberechnungen stets genau durchgeführt werden können.
    
  • Automatisierung der Steueranmeldung und -erklärung: Verbinden Sie Ihre Steuersoftware mit Ihrer Buchhaltungssoftware, um die mühsamen Teile der Steueranmeldung und -erklärung zu automatisieren. So sparen Sie Zeit und halten die Einreichungsfristen leichter ein.