Las exenciones del impuesto sobre las ventas se refieren a situaciones en las que determinados bienes o servicios no tienen que incluir el impuesto sobre las ventas o el consumo. Estas exenciones, establecidas por las leyes fiscales estatales y locales, se adaptan a diferentes políticas económicas y sociales al reducir la carga fiscal sobre artículos esenciales, promover actividades comerciales o apoyar iniciativas sin fines de lucro. Por ejemplo, los productos como comestibles, medicamentos y materiales educativos suelen estar exentos para reducir el costo de vida, mientras que las exenciones para equipos industriales fomentan la inversión de la capacidad productiva.

El alcance y la aplicación de estas exenciones varían según la jurisdicción, y las categorías específicas de clientes, como las entidades gubernamentales, las organizaciones sin fines de lucro y las instituciones educativas, también pueden beneficiarse de las grandes exenciones debido a sus funciones en la sociedad. Estas exenciones influyen en el comportamiento de los clientes y en las estrategias comerciales y reflejan un equilibrio delicado entre la generación de ingresos para los servicios públicos y la estimulación de la economía.

A continuación, te explicamos quién puede obtener las exenciones del impuesto sobre las ventas y el consumo, cómo registrarse para el impuesto sobre las ventas y cómo calcularlo y cómo declarar y presentar el impuesto sobre las ventas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Quién puede obtener las exenciones del impuesto sobre las ventas y el consumo?
  
• Obtener y conservar certificados de exención
  
• Cómo registrarse para el impuesto sobre las ventas
  
• Cómo calcular correctamente el impuesto sobre las ventas
  
• Declaración y presentación del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo integrar el impuesto sobre las ventas con otros sistemas comerciales
  

¿Quién puede obtener las exenciones del impuesto sobre las ventas y el consumo?

A continuación, te mostramos un resumen de las categorías y entidades más comunes que pueden recibir las exenciones del impuesto sobre las ventas y el consumo:

• Organizaciones sin fines de lucro: muchos estados tienen exenciones del impuesto sobre las ventas para las organizaciones sin fines de lucro registradas, como las organizaciones benéficas, religiosas e instituciones educativas. Por lo general, estas organizaciones deben solicitar el estado de exención y proporcionar pruebas de que son una organización sin fines de lucro.

• Agencias gubernamentales: las agencias gubernamentales federales, estatales y locales suelen estar exentas de pagar el impuesto sobre las ventas en las compras realizadas para uso oficial.

• Revendedores y mayoristas: las empresas que compran bienes para revender pueden solicitar un permiso de revendedor, que les permite comprar artículos sin pagar el impuesto sobre las ventas. El impuesto se cobra cuando los artículos se venden al cliente final.

• Fabricantes: algunos estados tienen exenciones para materiales, maquinaria y equipo comprados para usarlos en procesos de producción y fabricación.

• Diplomáticos extranjeros: los diplomáticos extranjeros y ciertos miembros de organizaciones internacionales pueden recibir exenciones del impuesto sobre las ventas como parte de sus beneficios diplomáticos.

• Instituciones educativas: las escuelas, universidades y otras instituciones educativas pueden estar exentas del impuesto sobre las ventas en las compras relacionadas con su misión educativa.

• Proveedores de atención médica: los hospitales y otras instalaciones médicas suelen estar exentos del impuesto sobre las ventas en las compras de suministros y equipos médicos.

• Ciertos usos agrícolas: los agricultores y los productores agrícolas suelen calificar para las exenciones en las compras de equipos y suministros agrícolas utilizados directamente para la producción agrícola.

Obtener y conservar certificados de exención

Para solicitar un certificado de exención del impuesto sobre las ventas y el consumo se suele presentar documentación y formularios específicos a la autoridad fiscal correspondiente. A continuación, te explicamos cómo obtener estos certificados:

• Determina la elegibilidad: antes de solicitar un certificado de exención, confirma que tu organización o empresa cumple con los requisitos según los criterios de tu estado. La calificación puede depender del tipo de organización (p. ej., sin fines de lucro o educativa) o del destino de los bienes comprados (p. ej., para reventa o fabricación).

• Solicítalos a la autoridad fiscal del estado: la mayoría de los estados exigen que solicites un certificado de exención a través de la autoridad fiscal. Por lo general, deberás completar un formulario de solicitud y proporcionar documentación que demuestre tu elegibilidad.

• Proporciona la documentación necesaria: los documentos de respaldo pueden incluir pruebas de que la organización es sin fines de lucro, como una carta de determinación 501(c)(3) del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), una licencia comercial o un certificado de reventa. Los requisitos varían según el estado y el tipo de exención.

• Espera la aprobación: una vez que se presente tu solicitud, el estado la revisará y emitirá un certificado de exención si cumples con todos los requisitos. El plazo de procesamiento puede variar mucho.

Una vez que te otorguen los certificados, sigue estos pasos para que sigan vigentes:

• Organiza y almacena los certificados: guarda una copia digital y física de todos los certificados de exención. Organízalos por estado o tipo de exención para que sea más fácil administrarlos.

• Haz un seguimiento de las fechas de vencimiento: algunos certificados de exención tienen fecha de vencimiento. Lleva un registro de las fechas y comienza el proceso de renovación con anticipación para evitar lapsos en el estado de exención.

• Renuévalos según sea necesario: verifica si tu estado exige la renovación de los certificados de exención y anota el proceso de renovación, que puede implicar la presentación de documentación actualizada y una solicitud de renovación.

• Actualiza los certificados cuando haya cambios: si hay cambios importantes en tu organización, como un cambio en la dirección, la estructura o las actividades exentas, es posible que debas actualizar tu certificado de exención. Para actualizarlo, se suele notificar a la autoridad fiscal estatal y presentar nueva documentación.

Cómo registrarse para el impuesto sobre las ventas

Para cobrar el impuesto sobre las ventas, debes obtener un certificado de autoridad del departamento de ingresos o impuestos de tu estado. Este certificado te permite cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes y remitirlo al estado. No es necesario que las empresas se registren por separado para el impuesto sobre el consumo, pero deben completar un formulario para declarar cualquier impuesto sobre el consumo en su estado de origen mensual o trimestralmente.

El proceso para registrarse para el impuesto sobre las ventas puede variar un poco según tu estado, pero a continuación te presentamos un esquema general:

• Determina la elegibilidad: revisa las leyes de tu estado para ver si tus actividades comerciales requieren que cobres el impuesto sobre las ventas. Por lo general, las leyes aplican a las empresas que venden bienes o servicios sujetos a impuestos dentro del estado. Algunos estados tienen umbrales para el volumen de ventas o el número de transacciones que activan el requisito de cobrar el impuesto a las ventas.

• Crea una cuenta: la mayoría de los estados ofrecen un registro en línea a través del sitio web de su Departamento de Ingresos, y algunos estados permiten el registro por correo o en persona. Para registrarte en línea, por lo general debes crear una cuenta y proporcionar la siguiente información de la empresa:

  • nombre y estructura legal de la empresa (p. ej., empresa unipersonal, LLC, sociedad anónima);
    
  • número de identificación de empleador (EIN) federal;
    
  • dirección comercial e información de contacto;
    
  • naturaleza de las actividades comerciales;
    
  • volumen de ventas esperado;
    
  • fecha de inicio de las operaciones comerciales.
    

• Completa la solicitud: completa la solicitud de registro de manera precisa y completa. Responde las preguntas sobre tus actividades comerciales, lugares de venta y tipos de productos o servicios que vendes. Es posible que se te pida calcular el volumen de ventas esperado y la frecuencia de presentación de las declaraciones del impuesto sobre las ventas (p. ej., mensual, trimestral o anualmente). En algunos casos, es posible que debas proporcionar documentación adicional, como tu licencia comercial o los estatutos constitutivos.

• Revisa y envía: revisa cuidadosamente toda la información que proporcionaste. Envía tu solicitud en línea, por correo o en persona, según lo requiera tu estado.

• Recibe tu certificado de autoridad: si se aprueba tu solicitud, recibirás un certificado de autoridad del estado. Este documento suele incluir tu número de identificación del impuesto sobre las ventas y la fecha de entrada en vigencia de tu registro. Debes mostrar este certificado en tu sede comercial y es posible que lo necesites para presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Cómo calcular correctamente el impuesto sobre las ventas

Sigue estos pasos para calcular con precisión el impuesto sobre las ventas:

Identifica la tasa del impuesto sobre las ventas aplicable

Primero, determina la tasa total del impuesto sobre las ventas que se aplica a cada venta. Esta tasa puede incluir lo siguiente:

• Impuesto sobre las ventas estatal: la mayoría de los estados de EE. UU. imponen un impuesto sobre las ventas estatal, con la excepción de Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón.

• Impuesto sobre las ventas local: los condados, las ciudades y otras jurisdicciones locales pueden agregar impuestos adicionales además del impuesto estatal.

• Impuestos de distritos especiales: ciertas áreas pueden imponer impuestos adicionales para distritos específicos, como los distritos hospitalarios o los distritos eléctricos.

Las tasas del impuesto sobre las ventas pueden variar mucho según el estado y dentro de cada condado o ciudad. Las herramientas como los sitios web del Departamento de Ingresos del estado, las calculadoras de impuestos o las soluciones automatizadas a través de un software contable pueden ayudarte a encontrar tasas precisas según tu ubicación.

Determina si el producto o servicio están sujetos a impuestos

No todos los bienes y servicios están sujetos a impuestos. Por ejemplo, en algunos estados, los comestibles, los medicamentos recetados y los servicios educativos están exentos del impuesto sobre las ventas. Deberás conocer la sujeción a impuestos de tus ofertas para calcular correctamente el impuesto sobre las ventas. A continuación, te dejamos una guía:

• Los productos físicos suelen estar sujetos a impuestos, aunque hay excepciones.

• La sujeción a impuestos de los servicios varía mucho; algunos estados imponen impuestos a varios servicios y otros a pocos.

• Los bienes digitales están sujetos cada vez a más impuestos, pero varía según el estado.

Incluye el envío y la gestión, si corresponde

En algunos estados, los cargos de envío y gestión están sujetos a impuestos si forman parte de la venta de bienes sujetos a impuestos. La forma en la que incluyes estos cargos como parte de tu importe sujeto a impuestos puede depender de cómo se facturen al cliente (p. ej., si se indican por separado o se incluyen en el precio del producto).

Calcula el impuesto

Una vez que tengas la tasa correcta y la base sujeta a impuestos, calcular el impuesto es sencillo:

Importe sujeto a impuestos x Tasa impositiva = Impuesto sobre las ventas

Por ejemplo, si vendes un artículo sujeto a impuestos por USD 100 en una ubicación con una tasa de impuesto sobre las ventas total del 8.25 %, el impuesto sobre las ventas sería:

USD 100 × 0.0825 = USD 8.25

En este caso, el importe total que paga el cliente es de USD 108.25.

Si la venta involucra artículos o clientes exentos de impuestos (como revendedores u organizaciones sin fines de lucro) o si ofreces descuentos, ajusta el importe sujeto a impuestos antes de aplicar la tasa impositiva. En el caso de los descuentos, primero aplica el descuento y luego calcula el impuesto sobre el precio de venta reducido.

Asegúrate de cumplir con la normativa y la documentación adecuada

Las leyes y las tasas fiscales pueden cambiar, así que mantente al día para asegurarte de que cumples con la normativa. Las herramientas automatizadas de cumplimiento de la normativa fiscal te pueden ayudar a gestionar estos cambios. Para cada transacción, asegúrate de documentar cómo calculaste el impuesto, cuál fue la tasa impositiva y cuáles fueron los importes sujetos a impuestos y exentos; esta documentación será importante para las declaraciones de impuestos y posibles auditorías.

Declaración y presentación del impuesto sobre las ventas

Sigue los siguientes pasos para declarar y presentar el impuesto sobre las ventas:

• Reúne los registros de las ventas: recopila todos los registros de las ventas que detallen las transacciones sujetas y no sujetas a impuestos, las exenciones y los descuentos aplicados. Esto incluye las ventas dentro y fuera del estado si tienes un nexo (una presencia comercial notable) en varios estados.

• Organiza las transacciones por jurisdicción: debido a que las tasas del impuesto sobre las ventas varían según la jurisdicción, organiza tus transacciones según corresponda. Debes separar las ventas según la ubicación de tus clientes, no de la ubicación de tu empresa. Para cada jurisdicción, deberás declarar el importe total de las ventas y el importe del impuesto sobre las ventas recaudado.

• Calcula el impuesto sobre las ventas total adeudado: con los registros que reuniste y organizaste, calcula el importe total del impuesto sobre las ventas que debes pagar a cada jurisdicción. Esto implica hacer lo siguiente:

  • sumar las ventas sujetas a impuestos de cada jurisdicción;
    
  • aplicar la tasa apropiada del impuesto sobre las ventas a estas sumas;
    
  • contabilizar cualquier otro impuesto que se aplique en virtud de la legislación local, como los impuestos del condado o de la ciudad.
    

• Prepara las declaraciones de los impuestos sobre las ventas: la mayoría de los estados proporcionan formularios (en papel o en línea) para presentar tus declaraciones del impuesto sobre las ventas. Completa estos formularios con tus importes totales calculados e incluye información detallada según sea necesario, como desgloses de las ventas sujetas y no sujetas a impuestos, impuestos cobrados y deducciones o exenciones aplicables.

• Presenta las declaraciones antes de la fecha límite: los plazos para declarar el impuesto sobre las ventas varían según el estado y, a veces, según el volumen de tus ventas. Las empresas suelen presentar sus declaraciones mensualmente, trimestralmente o anualmente. Asegúrate de presentar tus declaraciones antes de la fecha de vencimiento de cada jurisdicción para evitar sanciones e intereses por declaración tardía.

• Realiza los pagos: cuando presentes tus declaraciones del impuesto sobre las ventas, también deberás pagar el importe del impuesto sobre las ventas adeudado. Por lo general, esto se puede hacer en línea a través del sitio web de la autoridad fiscal, mediante una transferencia electrónica de fondos (EFT) o enviando un cheque por correo. Guarda el comprobante de pago en tus registros.

Cómo integrar el impuesto sobre las ventas con otros sistemas comerciales

A continuación, te explicamos cómo integrar la gestión del impuesto sobre las ventas en tu configuración tecnológica:

• Traza las conexiones: identifica en qué punto de tus sistemas deben integrarse los cálculos del impuesto sobre las ventas. Puede ser en tu tienda en línea, software contable o la tecnología que usas para gestionar las relaciones con los clientes o el inventario. Saber dónde se conectan estos puntos guiará el proceso de integración.

• Elige el software de gestión de impuestos adecuado: elige un software de impuestos que pueda integrarse con los sistemas que ya utilizas. Stripe Tax, una función de la plataforma de procesamiento de pagos de Stripe, puede ser una opción inteligente si ya utilizas Stripe para otros aspectos del procesamiento de pagos. Stripe Tax se integra con otros productos de Stripe, como Stripe Checkout y Stripe Billing, para ofrecerte una experiencia unificada de gestión de pagos e impuestos. A continuación, te explicamos cómo puede ayudarte:

  • Recordatorios de registro: Stripe Tax supervisa tus transacciones y te avisa cuando te acercas a los umbrales que pueden requerir que te registres para el impuesto sobre las ventas en nuevas jurisdicciones.
    
  • Determinación de la jurisdicción: Stripe Tax determina automáticamente la jurisdicción fiscal correcta según la dirección de envío o la dirección de facturación del cliente.
    
  • Cálculos automatizados en tiempo real: Stripe Tax puede integrarse con tu tienda en línea o con el proceso de compra para calcular los impuestos en tiempo real durante la transacción. Stripe Tax calcula automáticamente el importe correcto del impuesto sobre las ventas según la ubicación del cliente, el tipo de producto o servicio y las exenciones fiscales aplicables.
    
  • Exenciones fiscales: Stripe Tax te permite establecer exenciones fiscales para clientes o productos específicos.
    
  • Informes completos: Stripe Tax genera informes detallados que resumen tus obligaciones del impuesto sobre las ventas para que coincidan con los requisitos de formato de cada ubicación de declaración.
    

• Conecta todo con las interfaces de programación de aplicaciones (API): utiliza las API para conectar el software de gestión de impuestos que elijas a tu plataforma de comercio electrónico, software contable o cualquier otro sistema que necesite gestionar el impuesto sobre las ventas. Esta configuración te permite calcular y actualizar los impuestos en tiempo real cada vez que cambian las leyes fiscales.

• Configura tus reglas fiscales: en tu software de impuestos, configura las reglas fiscales específicas que se aplican a tus productos y ventas. Puedes configurar diferentes tasas impositivas para diferentes ubicaciones o especificar artículos que están exentos de impuestos. Muchas herramientas de impuestos vienen con reglas que puedes ajustar para que se adapten a tus necesidades.

• Prueba todo: antes de pasar a modo activo, realiza pruebas para asegurarte de que todo funciona según lo previsto. Comprueba que las tasas impositivas se apliquen correctamente en varias situaciones, como diferentes ubicaciones de clientes y tipos de productos.

• Sincroniza tus datos: asegúrate de que todos tus sistemas se comunican entre sí. Los registros de tus clientes, los detalles de las ventas y la información sobre los productos deben estar actualizados y ser consistentes en todas las plataformas. Esto te ayuda a calcular los impuestos con precisión en todo momento.

• Automatiza la declaración y presentación de impuestos: conecta tu software de impuestos con tu software contable para automatizar las partes tediosas de la declaración y presentación de impuestos. Esto puede ahorrarte tiempo y ayudarte a cumplir con los plazos de declaración con mayor facilidad.