Les exonérations de la taxe sur les ventes s’appliquent aux situations dans lesquelles des biens ou des services spécifiques n’ont pas à inclure la taxe de vente ou d’utilisation. Ces exonérations, dictées par les lois fiscales des États et des collectivités locales, répondent à différentes politiques économiques et sociales en réduisant la charge fiscale sur les articles essentiels, en encourageant les activités commerciales ou en soutenant les initiatives à but non lucratif. Par exemple, les produits tels que les produits alimentaires, les médicaments et le matériel éducatif sont souvent exonérés pour réduire le coût de la vie, tandis que les exonérations pour l’équipement industriel encouragent l’investissement dans la capacité de production.

La portée et l’application de ces exonérations varient d’une juridiction à l’autre, et des catégories de clients spécifiques telles que les entités gouvernementales, les organismes à but non lucratif et les établissements d’enseignement peuvent également bénéficier d’exonérations générales en raison de leur rôle dans la société. Ces exonérations influencent le comportement des consommateurs et les stratégies commerciales et reflètent un équilibre délicat entre la génération de revenus pour les services publics et la stimulation de l’économie.

Nous examinerons ci-dessous qui peut bénéficier d’exonérations de la taxe sur les ventes et de la taxe d’utilisation, la procédure d’immatriculation et de calcul, ainsi que la procédure de déclaration et de paiement de la taxe.

Sommaire de cet article

• Qui peut bénéficier d’une exonération de la taxe sur les ventes et de la taxe d’utilisation ?
  
• Obtention et conservation des certificats d’exonération
  
• Procédure d’immatriculation pour la perception de la taxe sur les ventes
  
• Comment calculer correctement la taxe sur les ventes
  
• Reporting et déclaration de la taxe sur les ventes
  
• Intégration de la taxe sur les ventes à d’autres systèmes d’entreprise
  

Qui peut bénéficier d’une exonération de la taxe sur les ventes et de la taxe d’utilisation ?

Voici une liste des catégories et entités les plus susceptibles de bénéficier d’une exonération :

• Associations à but non lucratif : De nombreux États accordent une exonération de la taxe sur les ventes aux organismes à but non lucratif enregistrés, notamment les organisations caritatives, les organisations religieuses et les établissements d’enseignement. Ces organismes doivent généralement demander le statut d’exonération et fournir la preuve qu’ils sont des organismes à but non lucratif.

• Administrations publiques : Les organismes gouvernementaux au niveau fédéral, local et des États sont généralement exemptés du paiement de la taxe de vente sur les achats effectués à des fins officielles.

• Revendeurs et grossistes : Les entreprises qui achètent des biens pour les revendre peuvent demander un permis de revendeur, ce qui leur permet d’acheter des articles sans payer la taxe sur les ventes. La taxe sera perçue lors de la vente des articles au client final.

• Fabricants : Certains États accordent des exonérations pour les matériaux, les machines et les équipements achetés en vue d’une utilisation dans les processus de production et de fabrication.

• Diplomates étrangers : Les diplomates étrangers et certains membres d’organisations internationales peuvent bénéficier d’exonérations de la taxe sur les ventes dans le cadre de leurs avantages diplomatiques.

• Établissements d’enseignement : Les écoles, universités et autres établissements d’enseignement peuvent être exonérés de la taxe de vente sur les achats liés à leur mission éducative.

• Professionnels de la santé : Les hôpitaux et autres établissements médicaux sont généralement exonérés de la taxe de vente sur les achats de fournitures et d’équipements médicaux.

• Certains usages agricoles : Les agriculteurs et les producteurs agricoles ont souvent droit à des exonérations sur les achats de matériel et de fournitures agricoles utilisés directement dans la production agricole.

Obtention et conservation des certificats d’exonération

La demande d’un certificat d’exonération de la taxe de vente et d’utilisation implique généralement la soumission de justificatifs et de formulaires spécifiques à l’administration fiscale compétente. Voici comment obtenir ces certificats :

• Déterminer l’admissibilité : Avant de demander un certificat d’exonération, vérifiez que votre organisation ou entreprise est admissible en fonction des critères de votre État. Il peut s'agir d'un certain type d'organisation (par exemple, à but non lucratif, éducative) ou d'une utilisation des biens achetés qui donne droit à une exonération (par exemple, pour la revente ou la fabrication).

• Faire la demande auprès de l’administration fiscale de l’État : La plupart des États exigent que la demande d’un certificat d’exonération soit faite auprès de leur administration fiscale. En général, vous devrez remplir un formulaire de demande et fournir des justificatifs attestant de votre admissibilité.

• Fournir la documentation nécessaire : Les pièces justificatives peuvent inclure une preuve du statut d’organisme à but non lucratif, telle qu’une lettre de détermination 501(c)(3) de l’IRS, une licence commerciale ou un certificat de revente. Les exigences varient selon l’État et le type d’exonération.

• Attendre l’approbation : Une fois votre demande soumise, l’État l’examinera et vous délivrera un certificat d’exonération si vous répondez à toutes les exigences. Le délai de traitement peut varier considérablement.

Une fois vos certificats accordés, suivez les étapes ci-dessous pour maintenir leur validité :

• Organiser et conserver les certificats : Conservez des copies numérique et physique de tous les certificats d’exonération. Organisez-les par État ou par type d’exonération pour simplifier le processus de gestion.

• Surveiller les dates d’expiration : Certains certificats d’exonération ont des dates d’expiration. Conservez un registre de ces dates et commencez le processus de renouvellement bien à l’avance pour éviter l’expiration du statut d’exonération.

• Renouveler au besoin : Vérifiez si votre État exige le renouvellement des certificats d’exonération et prenez note du processus de renouvellement, qui peut impliquer la présentation de documents à jour et d’une demande de renouvellement.

• Mettre à jour les certificats en cas de modification : En cas de changements majeurs dans votre organisation, tels qu’un changement d’adresse, de structure ou d’activités exemptées, vous devrez peut-être mettre à jour votre certificat d’exonération. Il convient souvent d’en informer l’administration fiscale de l’État et de soumettre de nouveaux documents.

Procédure d’immatriculation pour la perception de la taxe sur les ventes

Pour percevoir la taxe sur les ventes, vous devez obtenir un certificat d’autorisation auprès du département des finances ou l’administration fiscale de votre État. Ce certificat vous permet de prélever la taxe sur les ventes auprès de vos clients et de la reverser à l’État. Les entreprises n’ont pas besoin de s’immatriculer séparément pour la taxe d’utilisation, mais doivent remplir un formulaire déclarant toute taxe d’utilisation auprès de leur État d’origine chaque mois ou chaque trimestre.

Le processus d’immatriculation pour la perception de la taxe sur les ventes peut varier légèrement en fonction de l’État, mais en voici un aperçu général :

• Déterminer l’admissibilité : Vérifiez les lois de votre État pour confirmer si vos activités commerciales exigent que vous perceviez la taxe sur les ventes. Cette obligation concerne généralement les entreprises qui vendent des biens ou des services taxables dans l’État. Certains États ont des seuils pour le volume des ventes ou le nombre de transactions qui déclenchent l’obligation de percevoir la taxe sur les ventes.

• Créer un compte : La plupart des États proposent une immatriculation en ligne sur le site Web de leur département des finances, et certains États peuvent autoriser l’immatriculation par courrier ou en personne. Pour vous immatriculer en ligne, vous devez généralement créer un compte et fournir les informations suivantes sur votre entreprise :

  • La dénomination sociale et la structure de l’entreprise (par ex. entreprise individuelle, LLC, société par actions)
    
  • Numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN)
    
  • Adresse et coordonnées de l’entreprise
    
  • Nature des activités de l’entreprise
    
  • Volume de ventes attendu
    
  • Date de début des activités commerciales
    

• Remplir le formulaire de demande : Remplissez la demande d’immatriculation de manière précise et complète. Répondez aux questions sur les activités de votre entreprise, les lieux de vente et les types de produits ou services vendus. Il se peut que l'on vous demande d'estimer votre volume de ventes prévu et la fréquence à laquelle vous effectuerez vos déclarations de taxe sur les ventes (par exemple, tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans). Dans certains cas, vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires, tels que votre permis d’exploitation ou vos statuts constitutifs.

• Vérifier et envoyer la demande : Examinez attentivement toutes les informations que vous avez fournies. Envoyez votre demande en ligne, par la poste ou en personne, selon ce que l’État exige.

• Recevoir votre certificat d’autorisation : Si votre demande est approuvée, vous recevrez un certificat d’autorisation de l’État. Ce document comprend généralement votre numéro d’identification de taxe de vente et la date d’entrée en vigueur de votre immatriculation. Vous devez afficher ce certificat dans les locaux de votre entreprise, et il peut être exigé pour déposer vos déclarations de taxe sur les ventes.

Comment calculer correctement la taxe sur les ventes

Suivez ces étapes pour calculer la taxe avec exactitude :

Déterminer le taux applicable de la taxe sur les ventes

Tout d’abord, déterminez le taux de taxe total qui s’applique à chaque vente. Ce taux peut inclure les éléments suivants :

• Taxe de vente de l’État : La plupart des États américains imposent une taxe sur les ventes, à l’exception de l’Alaska, du Delaware, du Montana, du New Hampshire et de l’Oregon.

• Taxes de vente locales : Les comtés, les villes et d’autres administrations locales peuvent ajouter des taxes supplémentaires en plus de la taxe de l’État.

• Taxes spéciales de district : Certaines régions peuvent avoir des taxes supplémentaires pour des districts spécifiques, tels que les districts hospitaliers ou les districts de production d’’électricité.

Les taux de taxe sur les ventes peuvent varier considérablement d’un État à l’autre et à l’intérieur d’un même comté ou d’une même ville. Des outils tels que les sites Web du département des finances de votre État, des calculateurs de taxes ou des solutions automatisées via des logiciels de comptabilité peuvent vous aider à identifier les taux exacts en fonction de votre localisation.

Déterminer si le produit ou le service est taxable

Les biens et les services ne sont pas tous taxables. Par exemple, dans certains États, les produits alimentaires, les médicaments sur ordonnance et les services éducatifs sont exonérés de la taxe sur les ventes. Pour calculer correctement la taxe, vous devez savoir si vos produits ou services sous assujettis à la taxe sur les ventes. Voici un guide :

• Les produits physiques sont généralement taxables, bien qu’il existe des exceptions.

• L'assujettissement à la taxe sur les services varie considérablement ; certains États prélèvent une taxe sur de nombreux services, d'autres sur seulement quelques-uns.

• Les biens numériques sont de plus en plus assujettis à la taxe, mais les conditions varient d’un État à l’autre.

Inclure les frais d’expédition et de manutention, le cas échéant

Dans certains États, les frais d’expédition et de manutention sont taxables s’ils font partie de la vente de marchandises taxables. L’inclusion de ces frais dans votre montant taxable peut dépendre de la manière dont ils sont facturés au client (par ex. énumérés séparément, inclus dans le prix du produit).

Calculer la taxe

Une fois que vous avez déterminé le taux approprié et la base imposable, le calcul de la taxe est simple :

Montant taxable x taux de taxe = taxe sur les ventes

Par exemple, si vous vendez un article taxable à 100 $ dans un lieu où le taux total de la taxe de vente est de 8,25 %, la taxe sur les ventes sera de :

100 $ × 0,0825 = 8,25 $

Dans ce cas, le montant total payé par le client est de 108,25 $.

Si la vente concerne des articles ou des clients exonérés de la taxe (tels que des revendeurs ou des organisations à but non lucratif) ou si vous proposez des réductions, ajustez le montant taxable avant d’appliquer le taux de taxe. Pour les réductions, appliquez d’abord la réduction, puis calculez la taxe sur le prix de vente réduit.

Assurer la conformité et une documentation appropriée

Les lois fiscales et les taux d'imposition peuvent changer, il est donc important de vous informer régulièrement afin de rester en conformité. L’utilisation d’outils automatisés de conformité fiscale peut aider à gérer ces changements. Pour chaque transaction, assurez-vous de documenter la façon dont vous avez calculé la taxe, avec le taux de taxe utilisé et les montants taxables et exonérés. Cette documentation sera importante pour les déclarations fiscales et les contrôles fiscaux éventuels.

Reporting et déclaration de la taxe sur les ventes

Suivez ces étapes pour produire et déclarer la taxe sur les ventes :

• Rassembler les registres de vente : Collectez tous les registres des ventes qui détaillent les transactions taxables et non taxables, les exonérations et les réductions appliquées. Ils doivent inclure les ventes dans et hors de l’État si vous avez un lien économique (une présence commerciale notable) dans plusieurs États.

• Organiser les transactions par juridiction : Étant donné que les taux de taxe varient d’une juridiction à l’autre, organisez vos transactions en conséquence. Vous devez donc séparer les ventes en fonction de l’adresse de vos clients, et non de celle de votre entreprise. Pour chaque juridiction, vous devrez déclarer le montant total des ventes et le montant de la taxe de vente perçue.

• Calculer le total de la taxe due : À l’aide des documents que vous avez rassemblés et organisés, calculez le montant total de la taxe sur les ventes que vous devez à chaque juridiction. Pour cela :

  • Additionnez les ventes taxables pour chaque juridiction
    
  • Appliquez le taux de taxe de vente approprié à ces sommes
    
  • Tenez compte de toutes les autres taxes applicables en vertu de la législation locale, telles que les taxes de comté ou les taxes municipales
    

• Préparer les déclarations de taxe sur les ventes : La plupart des États fournissent des formulaires (papier ou en ligne) pour remplir vos déclarations de taxe sur les ventes. Remplissez ces formulaires avec les totaux que vous avez calculés et incluez des renseignements détaillés au besoin, comme la répartition des ventes taxables et non taxables, les taxes perçues et les déductions ou exonérations applicables.

• Déposer vos déclarations avant la date limite : Les dates limites de déclaration de la taxe sur les ventes varient d’un État à l’autre et parfois en fonction du volume de vos ventes. En règle générale, les entreprises déposent leurs déclarations chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Assurez-vous de déposer vos déclarations avant la date d’échéance pour chaque juridiction afin d’éviter les pénalités et les intérêts de retard.

• Effectuer les paiements : Lorsque vous déposez vos déclarations de taxe sur les ventes, vous devez également payer le montant dû au titre de la taxe. Le paiement peut généralement se faire en ligne, sur le site Web de l’administration fiscale, par transfert électronique de fonds (TEF) ou en envoyant un chèque par courrier. Conservez une preuve de paiement pour vos dossiers.

Intégration de la taxe sur les ventes à d’autres systèmes d’entreprise

Voici comment intégrer la gestion de la taxe sur les ventes dans votre infrastructure technologique :

• Identification des connexions : Déterminez les points où les calculs de la taxe sur les ventes doivent s’intégrer à vos systèmes. Il peut s’agir de votre boutique en ligne, de votre logiciel de comptabilité ou de la technologie que vous utilisez pour gérer les relations client ou les stocks. La connaissance de ces points de connexion facilitera le processus d'intégration.

• Choix du logiciel de gestion fiscale approprié : Choisissez un logiciel de gestion fiscale capable de s’intégrer aux systèmes que vous utilisez déjà. Stripe Tax, une fonctionnalité de la plateforme de traitement des paiements de Stripe, peut être un choix judicieux si vous utilisez déjà Stripe pour d’autres aspects du traitement des paiements. Stripe Tax s’intègre à d’autres produits Stripe, tels que Stripe Checkout et Stripe Billing, pour une expérience conjuguant la gestion des paiements et des taxes. En voici les avantages :

  • Rappels d’immatriculation : Stripe Tax surveille vos transactions et vous informe lorsque vous approchez des seuils qui pourraient vous obliger à vous immatriculer pour percevoir la taxe sur les ventes dans de nouvelles juridictions.
    
  • Détermination de la juridiction : Stripe Tax détermine automatiquement la juridiction fiscale nécessaire en fonction de l’adresse de livraison ou de facturation du client.
    
  • Calculs automatisés en temps réel : Stripe Tax peut s’intégrer à votre boutique en ligne ou à votre processus de paiement pour calculer la taxe en temps réel pendant la transaction. Stripe Tax calcule automatiquement le montant exact de la taxe sur les ventes en fonction de la localisation du client, du type de produit ou de service et des exonérations fiscales applicables.
    
  • Exonérations fiscales : Stripe Tax vous permet de configurer des exonérations fiscales pour des clients ou des produits spécifiques.
    
  • Rapports complets : Stripe Tax génère des rapports détaillés récapitulant vos obligations fiscales en matière de taxe sur les ventes, conformément aux exigences de formatage de chaque lieu de déclaration.
    

• Connexion de l’ensemble à des interfaces de programmation d’applications (API) : Utilisez des API pour connecter le logiciel de gestion fiscale de votre choix à votre plateforme de commerce en ligne, à votre logiciel de comptabilité ou à tout autre système utilisé pour la gestion de la taxe sur les ventes. Cette configuration permet de calculer et de mettre à jour les taxes en temps réel en cas de modification de la législation fiscale.

• Définition de vos règles fiscales : Dans votre logiciel fiscal, configurez les règles fiscales spécifiques qui s’appliquent à vos produits et ventes. Il peut s’agir de configurer des taux de taxe différents selon le lieu ou de préciser des articles exonérés de taxe. De nombreux outils fiscaux comportent des règles que vous pouvez adapter à vos besoins.

• Tests exhaustifs : Avant de passer en mode production, effectuez des tests pour vous assurer que tous les éléments fonctionnent comme prévu. Vérifiez que les taux de taxe sont correctement appliqués dans divers scénarios, par exemple avec différentes localisations de clients et types de produits.

• Synchronisation des données : Assurez-vous que tous vos systèmes communiquent entre eux. Vos dossiers clients, vos informations de vente et les informations sur vos produits doivent être à jour et cohérents sur toutes les plateformes. Cette cohérence permet d’assurer l’exactitude dans les calculs de taxe.

• Automatisation des déclarations fiscales : Connectez votre logiciel de gestion fiscale à votre logiciel de comptabilité afin d’automatiser les tâches fastidieuses de la déclaration fiscale. Vous pouvez ainsi gagner du temps et respecter plus facilement les délais de déclaration.