Envoi d'une facture : guide pas-à-pas pour les entreprises

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  1. Introduction
  2. Définition dune facture
  3. Éléments à faire figurer sur une facture
  4. Planification de lenvoi dune facture
  5. Transmission dune facture
  6. Bonnes pratiques en matière de facturation à destination des entreprises

La facturation occupe une place importante dans les activités d'une entreprise, mais elle est souvent négligée et considérée comme une tâche peu gratifiante de back-office. Un système de facturation performant contribue à ce que les paiements soient effectués dans les délais et, dans le même temps, favorise la confiance entre les entreprises et leurs clients.

Vous trouverez ci-dessus les principales étapes du processus de facturation. Nous vous expliquons également comment les [systèmes de facturation automatisée](https://stripe.com/resources/more/automated-billing-systems-101 "Stripe | Guide sur les systèmes de facturation automatisée) peuvent contribuer à une expérience de paiement fluide.

Sommaire

  • Définition d'une facture
  • Éléments à faire figurer sur une facture
  • Planification de l'envoi d'une facture
  • Transmission d'une facture
  • Bonnes pratiques en matière de facturation à destination des entreprises

Définition d'une facture

Une facture est un document commercial, transmis par un marchand à un client, qui décrit les produits ou les services fournis et indique le montant dû par ce dernier. Elle constitue à la fois une demande de paiement et une preuve de la vente pour les deux parties, une fois le paiement effectué.

Les factures jouent donc un rôle majeur dans la gestion et le suivi des transactions financières. Outil important pour la tenue de la comptabilité des entreprises, elles permettent d'effectuer le suivi des ventes et des recettes ainsi que de gérer les stocks. En ce qui concerne les clients, les factures fournissent des informations détaillées sur les achats effectués. Elles leur sont utiles pour tenir leurs comptes et gérer leur budget. Elles peuvent également contribuer à régler les litiges en matière de paiement, car elles constituent une preuve juridique de la transaction convenue entre le marchand et le client.

Éléments à faire figurer sur une facture

Certaines mentions obligatoires varient selon la nature de votre activité, les types de clients avec lesquels vous travaillez et vos conditions contractuelles. Néanmoins, la plupart des factures doivent contenir les éléments suivants.

  • En-tête : la mention « Facture » clarifie l'objet du document et garantit que le système financier de l'entreprise le traite comme il convient.

  • Informations relatives au marchand : elles indiquent au client la provenance de la facture et répondent dans le même temps aux obligations légales en matière de taxes et d'identification de l'entreprise.

  • Informations relatives au client : elles sont nécessaires à la tenue précise de la comptabilité et peuvent être utiles en cas de litige ou d'audit.

  • Numéro de facture : un identifiant unique simplifie le suivi et l'organisation des enregistrements comptables. La gestion des comptes et le rapprochement comptable sont donc plus efficaces.

  • Date d'émission : cette mention est obligatoire, car elle intervient dans la gestion des flux de trésorerie et la planification financière, et détermine la période de comptabilisation des revenus.

  • Conditions de paiement : clairement définies, elles garantissent un flux de trésorerie positif, évitent les litiges et informent les clients des dates de leurs échéances et des pénalités de retard applicables.

  • Produits ou services fournis : des descriptions détaillées permettent de justifier les montants facturés et évitent les litiges. Elles sont nécessaires à la tenue de la comptabilité des deux parties ou utiles en cas d'audit. Elles servent également de base au calcul des taxes, en particulier lorsque différents taux sont applicables selon les produits ou services considérés.

  • Coûts : un détail des coûts permet au client de comprendre clairement ce qu'il paie et peut simplifier le calcul des taxes et la gestion des stocks pour le marchand.

  • Taxes applicables : afin de respecter les obligations locales et nationales fixées par les autorités fiscales, les taxes sur les ventes ou les numéros de TVA et le calcul de son montant doivent figurer sur la facture.

  • Commentaires : cet espace donne la possibilité aux entreprises de communiquer des informations complémentaires aux clients, de clarifier certains aspects de la transaction ou de renforcer la relation entretenue par le biais d'un message personnalisé.

Pour une entreprise, chaque élément d'une facture a son utilité propre, qu'elle concerne ses activités commerciales, sa gestion financière, son service client ou son respect des obligations légales.

Planification de l'envoi d'une facture

Le plan de facturation et les pratiques diffèrent selon les entreprises. La période d'envoi idéale d'une facture dépend de certains facteurs comme la nature de l'activité, le type de produits ou services fournis, les conditions de paiement convenues et la relation entretenue avec le client. Par exemple, une entreprise qui propose des produits tangibles peut facturer sur le point de vente, tandis qu'une société de conseil peut le faire chaque mois pour les services fournis en continu.

Chaque entreprise doit établir un plan de facturation adapté à son modèle opérationnel, qui améliore son flux de trésorerie et correspond aux attentes de ses clients. Voici quelles sont les périodes d'envoi des factures idéales pour quelques modèles économiques courants.

  • Prestation de services
    Les entreprises envoient généralement leur facture une fois le service fourni. Par exemple, un designer graphique peut facturer un client dès qu'il a terminé la conception d'un site Web, ou une société de conseil peut le faire à la fin de chaque mois pour les prestations fournies sur cette période. Dans certains cas, les prestataires de services peuvent néanmoins exiger un acompte ou un paiement partiel d'avance, en particulier pour les projets d'envergure ou lorsqu'ils travaillent avec de nouveaux clients.

  • Vente de produits
    Les entreprises facturent généralement sur le point de vente, lorsque les produits sont fournis ou que la commande est honorée, tout comme pour une transaction dans un commerce de détail. Par exemple, un fabricant de mobilier peut facturer un marchand à la livraison des articles. Néanmoins, dans le cas de produits personnalisés ou fabriqués sur commande, par exemple des costumes sur mesure ou des produits d'ébénisterie, les entreprises peuvent exiger un acompte et facturer le solde à la livraison.

  • Facturation proportionnelle
    Elle s'applique aux projets plus importants et de longue durée, généralement dans la construction ou dans des secteurs comparables. Dans ce cas, les entreprises envoient leurs factures lorsque certaines étapes majeures sont franchies ou à échéances fixes (p. ex., tous les mois). Par exemple, pour la construction d'une maison, une entreprise de bâtiment peut facturer 25 % à l'avance pour les matériaux, 25 % à la fin des fondations, 25 % après l'achèvement des murs, la pose de la toiture, des portes et fenêtres et les derniers 25 % lorsque les travaux sont terminés.

  • Facturation récurrente
    Pour la fourniture d'un abonnement ou d'un service en continu, une entreprise peut avoir recours au modèle de la facturation récurrente. Elle envoie ses factures à intervalles réguliers, généralement tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans. Par exemple, une salle de fitness ou une entreprise SaaS (logiciel en tant que service) utilisera ce modèle pour facturer ses clients chaque mois pour le service fourni le mois suivant.

  • Paiement d'avance
    Les entreprises qui privilégient le paiement d'avance envoient une facture avant de fournir le service. Ce modèle est souvent utilisé lorsque la prestation implique un investissement conséquent ou comporte un risque élevé. Par exemple, un bijoutier peut exiger un paiement au comptant avant de se procurer des pierres ou des métaux précieux et de commencer à travailler sur la pièce commandée.

  • Avance sur honoraires
    Dans ce cas de figure, les entreprises envoient une facture pour un montant défini avant de commencer à travailler, et le client effectue des paiements réguliers (souvent mensuels) pour continuer à accéder aux services de l'entreprise. Les cabinets d'avocats et les sociétés de conseil utilisent souvent ce modèle et facturent chaque mois au client une avance sur honoraires définie pour un certain nombre d'heures de prestation de services.

Les pratiques détaillées précédemment sont assez classiques. Les plans de facturation peuvent néanmoins varier et doivent être adaptés pour répondre aux besoins et aux capacités de chaque entreprise et de ses clients. Une communication dynamique et ouverte ainsi que des accords clairs avec vos clients concernant votre plan de facturation sont essentiels à l'entretien d'une relation commerciale saine et garantissent le respect des échéances de paiement.

Transmission d'une facture

La transmission d'une facture constitue un élément important de la gestion des finances d'une entreprise et dans le maintien d'un flux de trésorerie stable. Voici les différentes étapes du processus de facturation.

  • Compréhension du processus de traitement des factures de votre client : avant de créer une facture, prenez connaissance du processus de traitement des factures de votre client. Certains d'entre eux exigent des informations particulières, telles que le numéro de bon de commande, ou peuvent préférer un format de facture particulier. Le fait de connaître à l'avance ces exigences particulières peut contribuer à ce que votre facture soit traitée rapidement et correctement.

  • Préparation et vérification de la facture : sur la base de votre connaissance des besoins de votre client et de la nature de la transaction commerciale, préparez une facture à l'aide d'un modèle ou d'un logiciel adapté. Incluez les éléments clés, tels que les informations relatives au marchand et au client, le numéro de la facture, la date, la description des produits ou services fournis, leur coût et les conditions de paiement. Vérifiez la facture afin de vous assurer que toutes les informations sont exactes et complètes.

  • Envoi de la facture : une fois la facture préparée et vérifiée, envoyez-la au client par e-mail ou par l'intermédiaire d'un système logiciel de facturation ou de comptabilité, tel que Stripe Invoicing. Assurez-vous de l'adresser à la personne ou au service concernés au sein de l'entreprise, afin d'éviter tout retard inutile.

  • Suivi : une fois la facture envoyée, commencez le suivi. Si le paiement ne vous parvient pas à la date prévue, vous devrez relancer le client. Vous pouvez lui envoyer un rappel aimable par e-mail ou le contacter par téléphone pour l'interroger sur l'existence d'un éventuel problème rencontré lors du traitement de votre facture. Conservez une trace de toutes vos communications.

  • Réception du paiement : une fois le paiement effectué par le client, vous devez l'enregistrer dans votre système comptable. Vous pourrez ainsi suivre vos revenus et conserver des enregistrements comptables précis. Vous pouvez également avoir besoin d'envoyer un reçu ou une confirmation de paiement à votre client, si vos pratiques commerciales le prévoient ou si vos clients en ont besoin.

  • Gestion des retards de paiement : en cas de retard de paiement, vous pouvez prendre les mesures complémentaires suivantes. Vous pouvez envoyer une demande de paiement plus officielle, en ajoutant des pénalités de retard si elles sont prévues dans vos conditions de paiement, ou, dans les cas extrêmes, entamer une procédure judiciaire.

  • Conservez tous les éléments associés aux transactions : gardez des copies de toutes les factures, de tous les reçus de paiement et des communications associées à une période donnée, au moins pendant le laps de temps recommandé par les autorités fiscales. Ces dossiers peuvent vous être utiles pour toute question relative aux taxes appliquées, en cas d'audit, pour régler un litige ou pour analyser l'historique financier de votre entreprise.

Bonnes pratiques en matière de facturation à destination des entreprises

Les entreprises qui souhaitent maximiser leur efficacité opérationnelle et conserver un flux de trésorerie satisfaisant doivent améliorer leur processus de facturation. Voici les bonnes pratiques que les entreprises devraient prioritairement améliorer.

  • Identifier clairement chaque facture
    Chaque facture doit porter un numéro d'identification unique. Le suivi est simplifié, chaque partie peut aisément faire référence à la facture dans ses communications. Ce numéro unique est également important pour la tenue des registres comptables.

  • Détailler les produits et services fournis
    Incluez le détail complet des services ou produits fournis. Précisez les coûts unitaires, les quantités et les montants cumulés. Vous limiterez ainsi les litiges et accélérerez l'approbation des paiements.

  • Envoyer les factures rapidement
    Les entreprises doivent envoyer leurs factures immédiatement après la livraison des produits ou la fourniture des services. Des retards de facturation diffèrent d'autant les paiements.

  • Définir clairement les conditions de paiement
    La mention de la date limite de paiement, de préférence dans les 30 jours, peut accélérer les délais de paiement. Les entreprises doivent également annoncer les éventuelles pénalités de retard applicables ou les avantages accordés en cas de paiement anticipé afin que leurs clients sachent à quoi s'en tenir.

  • Adopter la facturation électronique
    La facturation en ligne permet d'automatiser une grande partie du processus, en particulier si vous gérez des factures récurrentes émises à un rythme régulier. La solution E-invoicing, proposée par Stripe, peut également améliorer la précision et l'exactitude des factures émises, accélérer leur transmission ainsi que l'envoi des accusés de réception et contribuer ainsi à dynamiser votre flux de trésorerie.

  • Prévoir des actions de relance régulière
    L'envoi aux clients d'un rappel aimable une semaine avant l'échéance de paiement, suivi peu après d'un message de relance, peut les inciter à effectuer leur paiement dans les temps. Pour ce faire, les entreprises peuvent recourir à des systèmes automatisés, ce qui leur permettra de gagner en cohérence sans intervention manuelle.

  • Tenir des registres précis
    La possibilité d'accéder aux archives complètes relatives aux factures envoyées, en attente de paiement ou payées permet d'établir des prévisions financières, de calculer les taxes et de disposer des éléments nécessaires en cas d'audit. Les entreprises doivent conserver tous ces éléments pendant le laps de temps minimal imposé par la loi, qui est souvent de sept ans.

  • Accepter plusieurs moyens de paiement
    Les entreprises qui proposent plusieurs options de paiement, telles que les virements bancaires, les cartes bancaires et les portefeuilles électroniques facilitent les transactions pour leurs clients et accélèrent potentiellement le processus de paiement.

Cet article n'est fourni qu'à titre informatif et éducatif et ne doit pas être interprété comme un conseil juridique ni fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ni la pertinence des informations qu'il contient. Nous vous recommandons de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans votre pays pour obtenir des conseils concernant votre situation spécifique.

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