La facturación es una parte importante de las operaciones comerciales, que suele pasarse por alto como un trabajo administrativo tedioso. Un sistema de facturación adecuado contribuye a la puntualidad de los pagos y refuerza la confianza entre las empresas y los clientes.

A continuación, detallamos los pasos del proceso de facturación y te explicamos cómo los sistemas de facturación automatizada pueden contribuir a una experiencia de pago fluida.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• Cómo enviar una factura en 7 sencillos pasos
  
• ¿Qué se incluye en una factura?
  
• Cuándo enviar una factura
  
• Prácticas recomendadas para la facturación
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento comercial que un vendedor emite a un comprador, en el que se describen los productos o servicios proporcionados y se refleja el importe que el comprador debe pagar al vendedor.

Las facturas desempeñan un papel clave en la gestión y el seguimiento de las transacciones financieras. Son una herramienta de contabilidad importante para las empresas, ya que ayudan a controlar las ventas, gestionar el inventario y hacer un seguimiento de los ingresos. Para los clientes, las facturas ofrecen un registro detallado de las compras, lo que resulta útil para los presupuestos personales y el mantenimiento de registros generales. Las facturas también pueden ayudar a solucionar disputas sobre los pagos, ya que ofrecen un registro legal de una transacción acordada entre el vendedor y el comprador.

Por lo general, las facturas se transmiten por canales digitales, como correo electrónico, sistemas de facturación electrónica o portales de clientes, aunque algunas empresas siguen utilizando el correo tradicional para la facturación en papel. El destinatario revisa la factura para asegurarse de que la información sea precisa, incluidos los servicios prestados, las cantidades entregadas y las condiciones tarifarias, y la aprueba para pago según las condiciones y el calendario de pagos acordados.

Cómo enviar una factura en 7 sencillos pasos

Para cualquier empresa, enviar una factura es una parte importante de la gestión financiera y el mantenimiento de un flujo de caja constante. Estos son los pasos del proceso de facturación:

1. Conocer el proceso de emisión de facturas del cliente: antes de crear una factura, debes familiarizarte con el proceso de facturación de tu cliente. Algunos clientes pueden requerir información específica, como el número de orden de compra, o preferir un formato de factura concreto. Conocer estos requisitos de antemano puede ayudarte a garantizar un procesamiento rápido y correcto de tu factura.

2. Preparar y revisar la factura: según los conocimientos que tengas de las necesidades de tu cliente y de la naturaleza de tu transacción comercial, elabora una factura con el software o la plantilla necesarios. Incluye los componentes clave, como la información del vendedor y comprador, el número de factura, la fecha, la descripción de los productos o servicios, los costos y las condiciones de pago. Revisa la factura para asegurarte de que toda la información sea precisa y esté completa.

3. Enviar la factura: después de preparar y revisar la factura, envíala al cliente por correo electrónico o a través de un sistema de software de contabilidad o facturación especializado, como Stripe Invoicing. Para evitar retrasos innecesarios, asegúrate de enviar la factura a la persona o al departamento correctos de la empresa.

4. Hacer un seguimiento: después de enviar la factura, haz un seguimiento. Si no recibes el pago antes de la fecha de vencimiento, haz un seguimiento con el cliente. Para ello, puedes enviarle un recordatorio amable por correo electrónico o llamarlo por teléfono para comprobar si hay algún problema con la factura. Mantén un registro de todas las comunicaciones.

5. Recibir el pago: una vez que el cliente efectúe el pago, regístralo en tu sistema contable. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de los ingresos y mantener unos registros financieros precisos. Es posible que también tengas que enviar al cliente un recibo o una confirmación del pago, según las prácticas de tu empresa o las necesidades del cliente.

6. Gestionar pagos atrasados: si el pago ha vencido, es posible que tengas que tomar otras medidas. Esto puede implicar enviar un requerimiento de pago más formal, aplicar comisiones por pago atrasado si así se ha especificado en tus condiciones de pago o, en casos extremos, recurrir a acciones legales.

7. Mantener registros: guarda copias de todas las facturas, los recibos de pago y las comunicaciones relacionadas durante un período determinado, que suele ser al menos durante el tiempo que hayan establecido las autoridades fiscales. Estos registros pueden ser necesarios para fines tributarios, auditorías, resolución de disputas o análisis del historial financiero de tu empresa.

¿Qué se incluye en una factura?

Parte de la información que una factura incluye variará en función de su empresa, los tipos de clientes con los que trabajas y las condiciones de tu contrato. Sin embargo, la mayoría de las facturas incluyen estos componentes:

• Encabezado: el término «factura» aclara la finalidad del documento, ya que sirve para garantizar que el sistema financiero de la empresa lo procese correctamente.

• Información del vendedor: los detalles sobre la empresa le indican al cliente de dónde procede la factura, a la vez que sirven para cumplir las obligaciones legales relacionadas con la tributación y la identificación de la empresa.

• Información del comprador: la información del cliente es necesaria para llevar un registro preciso y pueden ser una herramienta importante en caso de disputa o auditorías.

• Número de factura: incluye un identificador único que simplifica el seguimiento y la organización de los registros financieros para ayudar a una gestión y conciliación eficientes de las cuentas.

• Fecha de la factura: es obligatorio incluir la fecha para gestionar el flujo de caja y la planificación financiera, además de determinar el momento del reconocimiento de ingresos.

• Condiciones de pago: las condiciones bien definidas ayudan a mantener un flujo de caja positivo, prevenir disputas y gestionar las expectativas de los clientes en relación con las fechas de vencimiento y las comisiones por pagos atrasados.

• Bienes o servicios proporcionados: las descripciones detalladas ayudan a justificar los importes de las facturas y a prevenir disputas, y pueden ser necesarias para los registros financieros de ambas partes o en caso de auditorías. Esto también puede influir en la tributación, sobre todo cuando los bienes y servicios tienen diferentes tasas impositivas.

• Costos: el desglose de los costos indica al cliente lo que paga exactamente y puede simplificar el proceso del vendedor para calcular los impuestos y gestionar el inventario.

• Información fiscal: los impuestos sobre las ventas o los cálculos del IVA e identificadores adecuados son necesarios para cumplir con las autoridades fiscales locales y nacionales.

• Observaciones adicionales: este espacio brinda una oportunidad para que las empresas comuniquen información adicional a los clientes, aclaren aspectos particulares de la transacción o refuercen la relación comercial a través de un mensaje personalizado.

Cuándo enviar una factura

No todas las empresas siguen el mismo cronograma ni las mismas prácticas de emisión de facturas. El momento ideal para enviar una factura puede variar en función de una serie de factores, como el tipo de bienes o servicios proporcionados, las condiciones de pago acordadas y la relación con el cliente. Por ejemplo, una empresa que ofrece productos físicos puede emitir las facturas en el punto de venta, mientras que una consultora puede hacerlo mensualmente por una prestación continua de sus servicios.

Cada empresa necesita establecer un cronograma de emisión de facturas acorde a su modelo operativo, que mejore su flujo de caja y cumpla las expectativas de los clientes. A continuación, te indicamos cuál es el momento ideal para enviar las facturas de varios modelos de negocio comunes:

• Empresas basadas en servicios
  Estas empresas suelen enviar una factura después de haber prestado el servicio. Por ejemplo, una empresa de diseño gráfico puede emitir la factura a un cliente una vez completado el diseño de un sitio web y una consultora puede emitir la factura a final de cada mes por los servicios prestados en dicho período. Sin embargo, en algunos casos, las empresas de servicios pueden exigir un depósito o un pago parcial anticipado, sobre todo para proyectos más grandes o cuando se trata de nuevos clientes.

• Empresas basadas en productos
  Estas empresas suelen emitir las facturas en el punto de venta, cuando se entregan los productos o cuando se completa el pedido, algo parecido a lo que sucede con una transacción minorista. Por ejemplo, un fabricante de muebles puede emitir las facturas a un minorista en el momento en que entrega los artículos. Sin embargo, en el caso de los productos personalizados o por encargo, como trajes a medida o armarios personalizados, las empresas pueden requerir un depósito por adelantado, y el saldo se factura en el momento de la entrega.

• Facturación progresiva
  Se aplica a proyectos más grandes que duran un tiempo, generalmente en el sector de la construcción o en sectores afines. En este caso, las empresas envían las facturas cuando alcanzan hitos concretos o según un cronograma regular. Por ejemplo, una constructora que está construyendo una casa podría facturar el 25 % por adelantado para los materiales, el 25 % después de terminar los cimientos, el 25 % en la fase de cerramiento de la casa y el 25 % final al terminar la obra.

• Facturación recurrente
  Una empresa que presta un servicio o suscripción de forma continua puede utilizar un modelo de facturación recurrente. Esto significa que las empresas envían facturas a intervalos regulares, que suelen ser mensuales, trimestrales o anuales. Por ejemplo, un gimnasio o una empresa de software como servicio (SaaS) utilizaría este modelo para facturar a los clientes cada mes por el servicio del mes siguiente.

• Pago por adelantado
  Con un pago por adelantado, las empresas envían una factura antes de proporcionar el servicio o producto. Este modelo suele utilizarse cuando hay una inversión importante o un riesgo alto. Por ejemplo, una joyería puede requerir el pago íntegro antes de adquirir materiales caros o empezar a trabajar en una joya personalizada.

• Modelo de anticipo
  En este caso, las empresas envían una factura por un importe fijo antes de empezar a trabajar, y el cliente hace pagos regulares (que suelen ser mensuales) para mantener el acceso a los servicios de la empresa. Los estudios de abogados y las consultoras suelen utilizar este modelo para facturar a un cliente un anticipo fijo mensual por un número determinado de horas de servicio.

Aunque estas prácticas de facturación son habituales, los cronogramas específicos de facturación pueden variar y las empresas deben optar por una frecuencia que se adapte a ellas y a sus clientes. Mantener una comunicación abierta y acuerdos claros con los clientes en relación con tu cronograma de facturación es fundamental para tener una buena relación comercial y garantizar la puntualidad en los pagos.

Prácticas recomendadas de emisión de facturas para las empresas

Para las empresas que quieren optimizar la eficacia operativa y mantener un buen flujo de caja, es importante mejorar el proceso de facturación. Estas son las prácticas recomendadas a las que las empresas deben dar prioridad:

• Ofrecer una identificación clara
  Cada factura debe incluir un número de identificación único. Esto simplifica el seguimiento y le permite a cada parte hacer referencia a la factura con facilidad en las comunicaciones, además de ayudar en el mantenimiento de registros.

• Incluir un desglose detallado
  Incluye un desglose completo de los servicios o productos proporcionados. Detallar los costos unitarios, las cantidades y los importes acumulados minimiza las disputas y agiliza las aprobaciones de los pagos.

• Enviar las facturas lo antes posible
  Las empresas deben enviar las facturas inmediatamente después de la entrega de los productos o servicios. El retraso en la emisión de facturas puede provocar pagos diferidos.

• Definir condiciones de pago claras
  Especificar la fecha de vencimiento del pago, preferiblemente a 30 días, puede agilizar los cronogramas de pago. Las empresas deben indicar las comisiones por pago atrasado o los incentivos por pago anticipado para definir expectativas claras.

• Adoptar la facturación electrónica
  La facturación en línea permite automatizar muchas partes del proceso de facturación, sobre todo si tienes que lidiar con facturas recurrentes en intervalos regulares. La facturación electrónica puede mejorar la precisión y exactitud con plantillas de factura, además de agilizar el ciclo de entrega y el pago.

• Enviar recordatorios regulares de seguimiento
  Enviar a los clientes un recordatorio amable una semana antes de la fecha de vencimiento y un mensaje de seguimiento poco después es una forma eficaz de instar a los clientes a hacer los pagos con puntualidad. Las empresas pueden configurar sistemas automatizados para este fin, lo que les permite garantizar la coherencia sin muchas intervenciones manuales.

• Mantener registros precisos
  El acceso a un archivo completo de facturas enviadas, pendientes y pagadas facilita la previsión financiera, los cálculos de impuestos y los procesos de auditoría. Las empresas deben mantener registros durante el período mínimo requerido por la ley, que suele ser de siete años.

• Aceptar varios métodos de pago
  Al ofrecer diferentes opciones de pago, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito y carteras digitales, las empresas pueden hacer que los pagos sean más cómodos para los clientes, lo que podría acelerar el proceso de pago.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo back-office: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pago de facturas alojadas en Stripe.
  
• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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