So senden Sie eine Rechnung: Ein detaillierter Leitfaden für Unternehmen

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Rechnung?
  3. Was ist in einer Rechnung enthalten?
  4. Wann senden Sie eine Rechnung?
  5. So senden Sie eine Rechnung
  6. Best Practices bei der Rechnungsstellung für Unternehmen

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Teil des Geschäftsbetriebs – und wird häufig als eher lästige Backoffice-Aufgabe zu wenig beachtet. Dabei kann ein geeignetes Rechnungsstellungssystem zu pünktlichen Zahlungen beitragen und ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Unternehmen und ihrer Kundschaft fördern.

Im Folgenden gehen wir auf die Schritte bei der Rechnungsstellung ein und erläutern, wie automatisierte Abrechnungssysteme für eine reibungslose Zahlungserfahrung sorgen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Rechnung?
  • Was ist in einer Rechnung enthalten?
  • Wann senden Sie eine Rechnung?
  • So senden Sie eine Rechnung
  • Best Practices bei der Rechnungsstellung für Unternehmen

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein gewerbliches Dokument, das die Verkäuferin oder der Verkäufer an die Käuferin oder den Käufer ausstellt. Die Rechnung enthält eine Aufstellung der bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen sowie den Geldbetrag, den die Käufer- der Verkäuferseite dafür schuldet. Sie dient als Zahlungsaufforderung sowie als Verkaufsbeleg für beide Parteien, nachdem die Zahlung geleistet wurde.

Rechnungen spielen eine wesentliche Rolle bei der Verwaltung und Nachverfolgung von Finanztransaktionen. Sie sind ein wichtiges Buchhaltungsinstrument für Unternehmen und helfen bei der Umsatzüberwachung, Bestandsverwaltung und Einnahmeverfolgung. Für die Kundschaft sind Rechnungen ein detaillierter Nachweis über ihre getätigten Einkäufe, der für die persönliche Budgetplanung und die Buchführung allgemein nützlich ist. Eine Rechnung kann auch zur Beilegung von Zahlungsanfechtungen beitragen, da es sich um ein rechtliches Dokument handelt, das über die zwischen der Verkäufer- und Käuferseite vereinbarte Transaktion Auskunft gibt.

Was ist in einer Rechnung enthalten?

Welche Informationen eine Rechnung im Einzelnen enthalten muss, hängt von der Art Ihres Unternehmens und Ihrer Kundschaft sowie von Ihren Vertragsbedingungen ab. Allerdings sind die folgenden Bestandteile in den meisten Rechnungen zu finden:

  • Kopfzeile/Titel: Die Angabe „Rechnung“ verdeutlicht den Zweck des Dokuments und sorgt dafür, dass es vom Finanzsystem des Unternehmens ordnungsgemäß verarbeitet wird.

  • Verkäuferinformationen: Die Angaben zum Unternehmen zeigen der Kundschaft, woher die Rechnung stammt. Zudem dienen sie zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Besteuerung und Unternehmensidentifikation.

  • Käuferinformationen: Die Angaben zur Kundin oder zum Kunden sind für eine ordnungsgemäße Buchführung erforderlich und können im Fall von Zahlungsanfechtungen oder Prüfungen eine wichtige Rolle spielen.

  • Rechnungsnummer: Eine eindeutige Kennung erleichtert die Nachverfolgung und Organisation von Finanzunterlagen. So lassen sich Konten effizient verwalten und abgleichen.

  • Rechnungsdatum: Die Angabe des Datums ist für das Cashflow-Management und die Finanzplanung sowie für die zeitliche Bestimmung der Umsatzrealisierung notwendig.

  • Zahlungsbedingungen: Klar definierte Bedingungen sind hilfreich, um einen positiven Cashflow aufrechtzuerhalten, Zahlungsanfechtungen zu vermeiden und für Transparenz von Fälligkeitsdaten und Säumnisgebühren gegenüber Kunden/Kundinnen zu sorgen.

  • Gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen: Mithilfe von detaillierten Beschreibungen können Sie die Rechnungsbeträge begründen und Zahlungsanfechtungen vermeiden. Eventuell werden solche Beschreibungen auch für die Finanzunterlagen beider Parteien oder für Prüfungen benötigt. Dies kann auch die Besteuerung betreffen, vor allem bei unterschiedlichen Steuersätzen für Waren und Dienstleistungen.

  • Kosten: Eine detaillierte Kostenaufstellung zeigt den Kundinnen und Kunden, wofür sie bezahlen, und erleichtert der Verkäuferseite die Steuerberechnung und Bestandsverwaltung.

  • Steuerinformationen: Für die Einhaltung der lokalen und nationalen Steuergesetze ist eine ordnungsgemäße Berechnung und Kennzeichnung der Verkaufssteuer oder Umsatzsteuer erforderlich.

  • Anmerkungen: Hier können Unternehmen ihrer Kundschaft zusätzliche Informationen hinterlassen, besondere Aspekte der Transaktion klären oder durch eine personalisierte Nachricht die Geschäftsbeziehung stärken.

Jeder Bestandteil einer Rechnung erfüllt einen Zweck für das Unternehmen, beispielsweise für Geschäftsabläufe, das Finanzmanagement, den Kundenservice oder den Bereich Compliance.

Wann senden Sie eine Rechnung?

Bei der Rechnungsstellung folgen nicht alle Unternehmen dem gleichen Zeitplan oder den gleichen Verfahrensweisen. Der ideale Zeitpunkt für den Rechnungsversand hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. der Art des Unternehmens und der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, den vereinbarten Zahlungsbedingungen und der Kundenbeziehung. So kann etwa ein Unternehmen, das physische Produkte anbietet, die Rechnung am Point of Sale ausstellen, wohingegen ein Beratungsunternehmen seine kontinuierlich erbrachten Dienstleistungen monatlich abrechnet.

Jedes Unternehmen muss einen Zeitplan für die Rechnungsstellung festlegen, der für sein Betriebsmodell geeignet ist, für einen besseren Cashflow sorgt und den Kundenerwartungen entspricht. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den jeweils idealen Zeitpunkt für den Rechnungsversand am Beispiel gängiger Geschäftsmodelle:

  • Dienstleistungsunternehmen
    Diese Unternehmen senden die Rechnung üblicherweise, nachdem die Dienstleistung erbracht wurde. Beispiele: Eine Grafikdesignfirma gestaltet eine Website und stellt im Anschluss daran eine Rechnung aus, ein Beratungsunternehmen sendet dagegen jeweils am Ende des Monats eine Rechnung über die in diesem Monat erbrachten Dienstleistungen. In einigen Fällen jedoch verlangen Dienstleister eine An- oder Teilzahlung im Voraus, besonders bei größeren Projekten oder bei Neukundinnen und -kunden.

  • Produktbasierte Unternehmen
    Diese Unternehmen stellen ihre Rechnungen üblicherweise am Point of Sale aus, zu dem Zeitpunkt, an dem die Waren geliefert oder der Auftrag ausgeführt wird – ähnlich wie im Einzelhandel. So kann etwa ein Möbelhersteller einem Einzelhändler die Rechnung bei der Lieferung der Artikel ausstellen. Bei speziell für die Kundin oder den Kunden hergestellten Produkten wie Maßanzügen oder maßgefertigten Schränken verlangen Unternehmen allerdings oftmals eine Anzahlung. Der Restbetrag wird dann bei der Lieferung in Rechnung gestellt.

  • Teilabrechnung
    Diese Art der Abrechnung ist bei größeren, langfristigen Projekten gang und gäbe, typischerweise im Bauwesen oder ähnlichen Branchen. Dabei stellen die Unternehmen Rechnungen beim Erreichen bestimmter Teilziele des Projekts oder in regelmäßigen Zeitabständen (z. B. monatlich) aus. Beispiel: Eine Baufirma baut ein Haus und stellt 25 % der Materialkosten vorab in Rechnung, weitere 25 % nach Fertigstellung des Fundaments, erneut 25 % nach Fertigstellung des Rohbaus und die letzten 25 % nach Fertigstellung des Gebäudes.

  • Wiederkehrende Abrechnung
    Für Unternehmen, die auf regelmäßiger Basis eine Dienstleistung oder ein Abonnement anbieten, ist ein Modell der wiederkehrenden Abrechnung eine interessante Alternative. Die Unternehmen senden Rechnungen in regelmäßigen Zeitabständen, üblicherweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Beispiel: Ein Fitnessstudiobetreiber oder ein Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen wendet dieses Modell an, um seiner Kundschaft jeden Monat eine Rechnung über die im darauffolgenden Monat zu erbringende Dienstleistung stellen.

  • Vorauszahlung
    Bei einer Vorauszahlung sendet das Unternehmen die Rechnung, bevor es die Dienstleistung erbringt oder das Produkt liefert. Dieses Modell kommt häufig zum Einsatz, wenn es sich um eine größere Investition handelt oder ein hohes Risiko besteht. Beispiel: Ein Juwelier verlangt den gesamten Zahlungsbetrag, bevor er hochpreisiges Material einkauft und mit der Arbeit an einem Schmuckstück beginnt.

  • Festvergütungsmodell
    Bei diesem Modell sendet das Unternehmen eine Rechnung über einen bestimmten Betrag, bevor es die Arbeit aufnimmt. Die Kundin oder der Kunde leistet regelmäßige Zahlungen (oft monatlich), um die Dienstleistungen des Unternehmens weiterhin zu erhalten. Anwaltskanzleien und Beratungsagenturen wenden häufig dieses Modell an, indem sie ihrer Kundschaft jeden Monat eine feste Gebühr für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden berechnen.

Die oben beschriebenen Praktiken sind zwar typisch, doch die Arten und Zeiträume der Rechnungsstellung können variieren und sollten an die Anforderungen und Möglichkeiten des betreffenden Unternehmens und seiner Kundschaft angepasst werden. Achten Sie auf eine gut verständliche, transparente Kommunikation und klare Vereinbarungen mit Ihren Kundinnen/Kunden und Auftraggebern über Ihre Abrechnungsarten und -zeiträume. So schaffen Sie die Grundlage für eine dauerhaft gute Geschäftsbeziehung und den rechtzeitigen Erhalt der fälligen Zahlungen.

So senden Sie eine Rechnung

Der Rechnungsversand trägt wesentlich zur Finanzverwaltung und zu einem stetigen Cashflow bei. Im Folgenden erfahren Sie, welche Schritte ein Unternehmen bei der Rechnungsstellung ausführt:

  • Die Anforderungen Ihrer Kundschaft kennen: Machen Sie sich vor dem Erstellen einer Rechnung mit den Rechnungsstellungsanforderungen Ihrer Kundin oder Ihres Kunden vertraut. Einige Kundinnen und Kunden benötigen möglicherweise bestimmte Informationen, etwa eine Bestellnummer, oder bevorzugen ein bestimmtes Rechnungsformat. Wenn Sie diese Anforderungen im Voraus kennen, können Sie die schnelle und ordnungsgemäße Abwicklung Ihrer Rechnung sicherstellen.

  • Rechnung vorbereiten und überprüfen: Bereiten Sie die Rechnung unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen und der Art Ihrer Transaktion vor. Nehmen Sie eine geeignete Vorlage oder Software zu Hilfe. Geben Sie dabei die wichtigsten Informationen an, z. B. Verkäufer- und Käuferangaben, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Kosten und Zahlungsbedingungen. Überprüfen Sie die Rechnung und achten Sie darauf, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.

  • Rechnung senden: Nachdem Sie die Rechnung erstellt und überprüft haben, senden Sie sie per E-Mail oder mithilfe einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware wie Stripe Invoicing an die Kundin oder den Kunden. Sorgen Sie dafür, dass Sie die Rechnung an die zuständige Person oder Abteilung im Unternehmen senden, damit es nicht zu unnötigen Verzögerungen kommt.

  • Nachverfolgen: Behalten Sie das Geschehen nach dem Rechnungsversand im Blick. Ist die Zahlung nicht bis zum Fälligkeitsdatum eingegangen, fragen Sie bei der Kundin oder dem Kunden nach. Bringen Sie durch eine freundliche Erinnerungs-E-Mail oder einen Telefonanruf in Erfahrung, ob es Probleme im Zusammenhang mit der Rechnung gibt. Achten Sie darauf, dass Sie die Kommunikation lückenlos dokumentieren.

  • Zahlung empfangen:Sobald die Kundin oder der Kunde die Zahlung getätigt hat, sollten Sie diese in Ihrem Buchhaltungssystem erfassen. So können Sie den Zahlungseingang nachverfolgen und Ihre Finanzunterlagen auf dem richtigen Stand halten. Abhängig von Ihren Geschäftspraktiken oder den Kundenanforderungen müssen Sie der Kundin oder dem Kunden eventuell auch einen Zahlungsbeleg oder Zahlungsbestätigung senden.

  • Umgang mit verspäteten Zahlungen: Wenn die Zahlung überfällig ist, müssen Sie gegebenenfalls weitere Schritte unternehmen. Senden Sie eine eher förmlich gehaltene Zahlungsaufforderung, erheben Sie eine Verzugsgebühr – sofern Ihre Zahlungsbedingungen dies vorsehen – oder leiten Sie in schwerwiegenden Fällen rechtliche Schritte ein.

  • Aufzeichnungen führen: Bewahren Sie Kopien aller Rechnungen, Zahlungsbelege und zugehörigen Mitteilungen für einen bestimmten Zeitraum auf, in der Regel mindestens für die Dauer, die von den Steuerbehörden vorgeschrieben ist. Sie benötigen diese Aufzeichnungen möglicherweise für Steuerangelegenheiten, Prüfungen, die Beilegung von Zahlungsanfechtungen oder die Analyse der finanziellen Entwicklung Ihres Unternehmens.

Best Practices bei der Rechnungsstellung für Unternehmen

Für Unternehmen, die ihre betriebliche Effizienz maximieren und einen dauerhaft guten Cashflow erzielen möchten, ist die Verbesserung des Rechnungsstellungsprozesses wichtig. Dabei sollten sie sich an diesen Best Practices orientieren:

  • Rechnungen klar kennzeichnen
    Jeder Rechnung sollte eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen werden. Dies vereinfacht die Nachverfolgung, erleichtert beiden Parteien die Kommunikation in Bezug auf die Rechnung und ist hilfreich für die Buchführung.

  • Rechnungen detailliert aufschlüsseln
    Schlüsseln Sie die erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte ausführlich auf. Durch die Angabe von Stück-/Teilkosten, Mengen und Gesamtbeträgen verringern Sie das Anfechtungsrisiko und beschleunigen die Freigabe von Zahlungen.

  • Rechnungen sofort senden
    Unternehmen sollten Rechnungen unmittelbar nach Lieferung des Produkts oder nach Erbringung der Dienstleistung verschicken. Wer zu lange mit dem Rechnungsversand wartet, erhält häufig auch die Zahlung später.

  • Klare Zahlungskonditionen festlegen
    Die Angabe des Fälligkeitsdatums, vorzugsweise 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, kann zu einem früheren Zahlungseingang beitragen. Unternehmen sollten auch auf mögliche Verzugsgebühren oder Anreize für frühe Zahlungen hinweisen, um ihre Erwartungen klar zum Ausdruck zu bringen.

  • Elektronische Rechnungsstellung nutzen
    Durch Online-Rechnungen können Sie einen Großteil des Rechnungsstellungsprozesses automatisieren, insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen. Mit der elektronischen Rechnungsstellung, wie sie von Stripe angeboten wird, erhöhen Sie auch die Präzision und Genauigkeit von Rechnungsvorlagen und ermöglichen eine schnellere Zustellung und Bestätigung. Dies wirkt sich positiv auf die Cashflowdynamik aus.

  • Regelmäßig nachfassen
    Senden Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerung und kurz danach noch eine Nachricht. So können Sie auf effektive Weise darauf hinwirken, dass die betreffende Person pünktlich zahlt. Für eine einheitliche Vorgehensweise ohne nennenswerte manuelle Eingriffe empfiehlt es sich, automatisierte Zahlungserinnerungen einzurichten.

  • Genaue Aufzeichnungen führen
    Der Zugriff auf ein vollständiges Archiv der gesendeten, offenen und bezahlten Rechnungen hilft Ihnen bei Finanzprognosen, Steuerberechnungen und Rechnungsprüfungen. Unternehmen sollten die Aufzeichnungen mindestens für den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzeitraum – in vielen Fällen sieben Jahre – aufbewahren.

  • Mehrere Zahlungsmethoden akzeptieren
    Wenn Sie verschiedene Zahlungsoptionen anbieten, z. B. Banküberweisung, Kreditkarte und Digital Wallet, können Ihre Kundinnen und Kunden bequemer und möglicherweise auch schneller zahlen.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und Aufklärung und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Stripe übernimmt keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der im Leitfaden enthaltenen Angaben. Zur Klärung spezifischer Fragestellungen wenden Sie sich bitte an eine kompetente, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassene Rechtsanwältin oder Steuerberaterin bzw. an einen kompetenten, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassenen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

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