วิธีส่งใบแจ้งหนี้: สิ่งที่ธุรกิจควรรู้

การออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสําคัญของการปฏิบัติงานด้านธุรกิจ ซึ่งมักจะถูกมองว่าการเป็นงานเบื่อหน่ายในระบบหลังบ้าน ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมจะช่วยสนับสนุนการชําระเงินที่ทันเวลา พร้อมทั้งส่งเสริมความไว้วางใจระหว่างธุรกิจกับลูกค้า

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้และอธิบายว่าระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติจะช่วยสร้างประสบการณ์การชําระเงินที่ราบรื่นได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้คืออะไร
มีข้อมูลใดบ้างในใบแจ้งหนี้
เวลาที่จะส่งใบแจ้งหนี้
วิธีส่งใบแจ้งหนี้
แนวทางปฏิบัติแนะนำเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจ

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางการค้าที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ โดยแจกแจงผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดหาให้ และระบุจํานวนเงินที่ผู้ซื้อค้างชําระสําหรับสินค้าหรือบริการเหล่านี้ โดยมีไว้สำหรับเป็นคำขอให้ชําระเงินและบันทึกการขายสําหรับทั้งสองฝ่ายเมื่อมีการชําระเงิน

ใบแจ้งหนี้มีบทบาทหลักในการจัดการและติดตามธุรกรรมทางการเงิน โดยเป็นเครื่องมือการทําบัญชีที่สําคัญสําหรับธุรกิจ ช่วยตรวจสอบติดตามการขาย จัดการสินค้าคงคลัง และติดตามรายได้ สําหรับลูกค้า ใบแจ้งหนี้จะมีบันทึกการซื้ออย่างละเอียด ซึ่งมีประโยชน์สําหรับการจัดงบประมาณส่วนบุคคลและการเก็บบันทึกข้อมูลทั่วไป นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ยังช่วยแก้ไขการโต้แย้งเกี่ยวกับการชําระเงินได้ด้วย เนื่องจากมีบันทึกข้อมูลทางกฎหมายเกี่ยวกับธุรกรรมระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อที่ตกลงกันไว้ด้วย

มีข้อมูลใดบ้างในใบแจ้งหนี้

ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกันไปตามลักษณะธุรกิจของคุณ ประเภทลูกค้าที่คุณทํางานด้วย และข้อกําหนดของสัญญา อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่จะมีองค์ประกอบต่อไปนี้

ส่วนหัว: ข้อความกํากับ "ใบแจ้งหนี้" จะชี้แจงวัตถุประสงค์ของเอกสารเพื่อให้ระบบการเงินของธุรกิจประมวลผลได้อย่างถูกต้อง
ข้อมูลผู้ขาย: รายละเอียดเกี่ยวกับธุรกิจจะแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าใบแจ้งหนี้มาจากธุรกิจใด พร้อมทั้งดำเนินการตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการเก็บภาษีและข้อมูลประจําตัวของธุรกิจ
ข้อมูลผู้ซื้อ: จําเป็นต้องระบุข้อมูลลูกค้าเพื่อการเก็บบันทึกที่ถูกต้อง และอาจเป็นเครื่องมือที่สําคัญในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงินหรือการตรวจสอบบัญชีด้วย
หมายเลขใบแจ้งหนี้: หมายเลขระบุที่ไม่ซ้ำกันจะทําให้การติดตามและการจัดระเบียบบันทึกข้อมูลทางการเงินง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยในการจัดการบัญชีและกระทบยอดอย่างมีประสิทธิภาพ
วันที่ในใบแจ้งหนี้: การระบุวันที่นั้นจําเป็นสําหรับการจัดการกระแสเงินสดและการวางแผนทางการเงิน รวมทั้งกําหนดเวลาในการรับรู้รายรับด้วย
ข้อกำหนดการชําระเงิน: ข้อกําหนดที่ระบุอย่างชัดเจนจะช่วยรักษากระแสเงินสดให้มีอยู่ในเกณฑ์ดี ป้องกันการโต้แย้งการชําระเงิน และแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับวันครบกําหนดและค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า
สินค้าหรือบริการที่จัดหาให้: คําอธิบายโดยละเอียดเป็นตัวบ่งบอกว่าจำนวนในใบแจ้งหนี้นั้นถูกต้องและป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินได้ รวมถึงสามารถใช้เป็นบันทึกข้อมูลทางการเงินของทั้งสองฝ่ายหรือในกรณีการตรวจสอบบัญชี นอกจากนี้ยังอาจส่งผลต่อการเก็บภาษี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสินค้าและบริการมีอัตราภาษีที่แตกต่างกันไป
ค่าใช้จ่าย: ค่าใช้จ่ายที่แยกเป็นรายการแสดงให้ลูกค้าทราบว่าตนจ่ายเงินเพื่อจุดประสงค์ใด และผู้ขายจะสามารถปรับกระบวนการคํานวณภาษีและจัดการสินค้าคงคลังให้ง่ายขึ้นด้วย
ข้อมูลภาษี: คุณต้องใช้การคำนวณภาษีการขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมถึงการระบุข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อปฏิบัติตามข้อกําหนดของหน่วยงานภาษีในท้องถิ่นและระดับประเทศ
หมายเหตุ: ในส่วนนี้ ธุรกิจสามารถถือโอกาสสื่อสารข้อมูลเพิ่มเติมแก่ลูกค้า อธิบายบางแง่มุมของธุรกรรมให้ชัดเจน หรือเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจผ่านข้อความส่วนตัว

ใบแจ้งหนี้ทุกส่วนล้วนมีประโยชน์ต่อธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการปฏิบัติงานด้านธุรกิจ การจัดการทางการเงิน การบริการลูกค้า หรือการปฏิบัติตามกฎหมาย

เวลาที่จะส่งใบแจ้งหนี้

ธุรกิจบางแห่งอาจไม่ได้มีกําหนดเวลาหรือแนวทางการออกใบแจ้งหนี้แบบเดียวกัน ระยะเวลาในการส่งใบแจ้งหนี้อาจแตกต่างกันไปตามปัจจัยต่างๆ เช่น ลักษณะของธุรกิจ ประเภทสินค้าหรือบริการที่อบให้ ข้อกําหนดการชําระเงินที่ตกลงกันไว้ และการทำงานร่วมกันกับลูกค้า ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่เสนอผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้อาจออกใบแจ้งหนี้ที่จุดขาย ในขณะที่บริษัทให้คําปรึกษาอาจเรียกเก็บเงินค่าบริการอย่างต่อเนื่องเป็นประจําทุกเดือน

ธุรกิจแต่ละแห่งต้องจัดทํากําหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะกับโมเดลการปฏิบัติงาน เพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสด และดำเนินงานตรงตามความคาดหวังของลูกค้า ต่อไปนี้คือรายละเอียดระยะเวลาที่เหมาะสมในการส่งใบแจ้งหนี้สําหรับโมเดลธุรกิจที่พบได้บ่อย

ธุรกิจที่ให้บริการ
โดยทั่วไปธุรกิจเหล่านี้จะส่งใบแจ้งหนี้หลังจากให้บริการไปแล้ว ตัวอย่างเช่น บริษัทออกแบบกราฟิกอาจออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเมื่อออกแบบเว็บไซต์เสร็จสมบูรณ์ หรือบริษัทให้คําปรึกษาอาจออกใบแจ้งหนี้เมื่อสิ้นสุดเดือนที่ให้บริการในรอบนั้นๆ แต่ในบางกรณี ธุรกิจที่ให้บริการอาจกําหนดให้มัดจำหรือชําระเงินบางส่วนล่วงหน้า โดยเฉพาะกับโครงการขนาดใหญ่ หรือเมื่อทํางานกับลูกค้ารายใหม่
ธุรกิจที่ขายผลิตภัณฑ์
โดยทั่วไปแล้วธุรกิจเหล่านี้จะออกใบแจ้งหนี้ที่จุดขาย เมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือเมื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อ คล้ายกับธุรกรรมของร้านขายปลีก ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์อาจออกใบแจ้งหนี้ให้ผู้ค้าปลีกเมื่อจัดส่งสินค้า อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เป็นสินค้าสั่งผลิตหรือสั่งทําเอง เช่น ชุดสูงสั่งตัด หรือตู้เก็บของตามสั่ง ธุรกิจอาจกำหนดให้มัดจำล่วงหน้า โดยเรียกเก็บจำนวนที่เหลือเมื่อส่งมอบ
การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า
การชำระเงินประเภทนี้ใช้กับโครงการขนาดใหญ่ที่มีระยะเวลานาน ซึ่งปกติแล้วจะอยู่ในอุตสาหกรรมก่อสร้างหรืออุตสาหกรรมที่คล้ายกัน โดยธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อถึงเป้าหมายต่างๆ ของโครงการหรือตามกําหนดการประจำ (เช่น รายเดือน) ตัวอย่างเช่น บริษัทก่อสร้างอาจเรียกเก็บเงินล่วงหน้า 25% เป็นค่าวัสดุ, 25% เมื่อรากฐานเสร็จสมบูรณ์, 25% ในขั้นตอน "ฉาบปิดบ้าน" (เมื่อโครงสร้างรอบข้างเสร็จสมบูรณ์) และอีก 25% เมื่อเสร็จสิ้นโครงการ
การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า
ธุรกิจที่ให้บริการสมัครสมาชิกอย่างต่อเนื่องอาจใช้โมเดลการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า โดยธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้ตามรอบเวลาประจํา ซึ่งปกติแล้วจะส่งรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ตัวอย่างเช่น ฟิตเนสสตูดิโอหรือบริษัทที่ให้บริการด้านซอฟต์แวร์ (SaaS) จะใช้โมเดลนี้ในการส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในแต่ละเดือนเพื่อให้บริการของเดือนถัดไป
การชําระเงินล่วงหน้า
ธุรกิจต่างจะส่งใบแจ้งหนี้เพื่อให้ชําระเงินล่วงหน้าก่อนที่จะส่งมอบบริการหรือผลิตภัณฑ์ โมเดลนี้มักจะใช้เมื่อมีการลงทุนจำนวนมากหรือมีความเสี่ยงสูงเข้ามาเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ช่างเพชรพลอยแบบสั่งทำอาจกําหนดให้ชําระเงินเต็มจํานวนก่อน จึงจะจัดหาวัสดุที่มีค่าใช้จ่ายสูงและเริ่มสร้างชิ้นงาน
โมเดลลูกค้าประจำ
ธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้ตามจํานวนที่กําหนดไว้ก่อนเริ่มทํางาน และลูกค้าจะชําระเงินเป็นประจํา (มักเป็นรายเดือน) เพื่อใช้บริการของธุรกิจต่อไป บริษัทกฎหมายและตัวแทนให้คําปรึกษามักจะใช้โมเดลนี้โดยเรียกเก็บเงินค่าธรรมเนียมลูกค้าประจำในแต่ละเดือนตามจํานวนชั่วโมงบริการที่กําหนด

แม้แนวทางการออกใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะคล้ายกัน แต่กําหนดเวลาการออกใบแจ้งหนี้จริงๆ จะแตกต่างกันออกไป และควรปรับให้เหมาะสมกับความต้องการและการทำงานของธุรกิจและลูกค้า การยึดถือหลักการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพ รวมถึงข้อตกลงที่ชัดเจนร่วมกับลูกค้าเกี่ยวกับกําหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้ คือกุญแจสําคัญในการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีต่อและช่วยให้มั่นใจว่าจะได้รับชำระเงินอย่างตรงเวลา