La fatturazione è una parte importante delle operazioni business, spesso trascurata perché considerata un noioso lavoro amministrativo. Il giusto sistema di fatturazione può contribuire alla puntualità dei pagamenti, favorendo al contempo la fiducia tra attività e clienti.

Di seguito illustreremo le fasi del processo di fatturazione e spiegheremo come i sistemi di fatturazione automatizzati possono contribuire a rendere più agevole l'esperienza di pagamento.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura?
  
• Come inviare una fattura in 7 semplici passaggi
  
• Cosa è incluso in una fattura?
  
• Quando inviare una fattura
  
• Best practice di fatturazione
  
• Come Stripe Invoicing può essere d’aiuto
  

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento commerciale che un venditore emette a un acquirente, descrivendo i prodotti o i servizi forniti e indicando l'importo che l'acquirente deve al venditore.

Le fatture svolgono un ruolo fondamentale nella gestione e nel tracciamento delle transazioni finanziarie. Sono uno strumento contabile importante per le attività, poiché aiutano a monitorare le vendite, gestire le scorte e tenere traccia degli utili. Per i clienti, le fatture forniscono una registrazione dettagliata degli acquisti, utile per la pianificazione del budget e la tenuta dei registri. Le fatture possono anche aiutare a risolvere le contestazioni relative ai pagamenti, poiché costituiscono una registrazione legale della transazione concordata tra venditore e acquirente.

Le fatture vengono solitamente trasmesse tramite canali digitali quali email, sistemi di fatturazione elettronica o portali clienti, anche se alcune attività continuano a utilizzare la posta tradizionale per la fatturazione cartacea. Il destinatario esamina la fattura per verificare che le informazioni siano corrette, inclusi i servizi forniti, le quantità consegnate e i Termini di prezzo, e la approva per il pagamento in base ai Termini concordati e al piano dei pagamenti.

Come inviare una fattura in 7 semplici passaggi

Per le attività, l'invio delle fatture è una parte importante della gestione finanziaria e del mantenimento di un flusso di cassa costante. Ecco i passaggi che compongono il processo di fatturazione:

1. Comprensione del processo di fatturazione del cliente: prima di creare una fattura, è opportuno acquisire familiarità con il processo di fatturazione del cliente. Alcuni clienti potrebbero richiedere informazioni specifiche, come il numero dell'ordine di acquisto, o preferire un formato di fattura specifico. Comprendere in anticipo tali requisiti può contribuire a garantire che la fattura venga elaborata in modo rapido e corretto.

2. Preparazione e controllo della fattura: in base alla comprensione delle esigenze del cliente e alla natura della transazione dell’attività, prepara una fattura utilizzando il modello o il software necessari. Includi gli elementi chiave quali le informazioni sul venditore e sull'acquirente, il numero della fattura, la data, la descrizione dei beni o dei servizi, i costi e i Termini di pagamento. Controlla la fattura per assicurarti che tutte le informazioni siano accurate e complete.

3. Invio della fattura: una volta preparata e rivista la fattura, inviala al cliente tramite email o tramite un software dedicato alla fatturazione o alla contabilità, come Stripe Invoicing. Per evitare inutili ritardi, assicurati di inviare la fattura alla persona o al reparto corretto all'interno dell'azienda.

4. Follow-up: dopo aver inviato la fattura, tienine traccia. Se il pagamento non arriva entro la data di scadenza, contatta il cliente. Si può inviare un'email di sollecito amichevole o fare una telefonata per verificare se ci sono problemi con la fattura. Conserva una registrazione di tutte le comunicazioni.

5. Ricezione del pagamento: una volta che il cliente ha effettuato il pagamento, registralo nel sistema contabile. Questo aiuterà a tenere traccia dei ricavi e a mantenere registrazioni finanziarie accurate. Potrebbe anche essere necessario inviare una ricevuta o una conferma di pagamento al cliente, a seconda delle proprie pratiche di business o delle esigenze del cliente.

6. Gestione dei pagamenti in ritardo: se il pagamento è scaduto, potrebbe essere necessario adottare ulteriori misure. Ciò potrebbe comportare l'invio di una richiesta di pagamento più formale, l'aggiunta di commissioni di mora se specificato nei Termini di pagamento o, in casi estremi, il ricorso ad azioni legali.

7. Conservazione dei registri: conserva le copie di tutte le fatture, le ricevute di pagamento e le comunicazioni correlate per un periodo di tempo specificato, in genere almeno per il periodo di tempo specificato dalle autorità fiscali. Questi registri possono essere necessari per scopi fiscali, verifiche, risoluzione di contestazioni o analisi della storia finanziaria dell’attività.

Cosa è incluso in una fattura?

Alcune delle informazioni contenute in una fattura variano a seconda dell'attività, del tipo di clienti con cui si lavora e dei Termini dei contratti. Tuttavia, la maggior parte delle fatture include i seguenti elementi:

• Intestazione: l'etichetta "fattura" chiarisce lo scopo del documento, garantendo che il sistema finanziario dell'attività lo elabori correttamente.

• Informazioni sul venditore: i dettagli relativi all'attività indicano ai clienti la provenienza della fattura, soddisfacendo al contempo gli obblighi legali relativi alla tassazione e all'identificazione dell’attività.

• Informazioni sull'acquirente: le informazioni sul cliente sono necessarie per una corretta tenuta dei registri e possono essere uno strumento importante in caso di contestazioni o verifiche.

• Numero fattura: l'inserimento di un identificativo univoco semplifica il monitoraggio e l'organizzazione dei registri finanziari, facilitando una gestione e una riconciliazione efficiente dei conti.

• Data della fattura: l'inserimento della data è necessario per la gestione del flusso di cassa e la pianificazione finanziaria, nonché per determinare i tempi di riconoscimento dei ricavi.

• Termini di pagamento: Termini chiaramente definiti aiutano a mantenere un flusso di cassa positivo, a prevenire le contestazioni e a gestire le aspettative dei clienti in merito alle scadenze e alle commissioni di mora.

• Beni o servizi forniti: descrizioni dettagliate aiutano a giustificare gli importi delle fatture e a prevenire contestazioni, e possono essere necessarie per i registri finanziari di entrambe le parti o in caso di verifiche. Ciò può influire anche sulla tassazione, soprattutto quando beni e servizi hanno aliquote fiscali diverse.

• Costi: i costi dettagliati mostrano al cliente ciò per cui sta pagando e possono semplificare il processo di calcolo delle imposte e la gestione dell'inventario da parte del venditore.

• Informazioni fiscali: per garantire la conformità con le autorità fiscali locali e nazionali, sono necessari calcoli e identificatori adeguati per l'imposta sulle vendite o per l'IVA.

• Note aggiuntive: questo spazio offre alle attività l'opportunità di comunicare ulteriori informazioni ai clienti, chiarire aspetti specifici della transazione o rafforzare il rapporto di attività attraverso un messaggio personalizzato.

Quando inviare una fattura

Non tutte le attività seguono lo stesso piano o le stesse pratiche di fatturazione. Il momento ideale per inviare una fattura può variare a seconda di fattori quali il tipo di beni o servizi forniti, i Termini di pagamento concordati e il rapporto con il cliente. Ad esempio, un'attività che offre prodotti materiali potrebbe emettere la fattura al momento della vendita, mentre una società di consulenza potrebbe fatturare mensilmente i servizi continuativi.

Ogni attività deve stabilire un piano di fatturazione che si adatti al proprio modello operativo, che migliori il flusso di cassa e che soddisfi le aspettative dei clienti. Ecco un prospetto dei tempi ideali per l'invio delle fatture per diversi modelli di business comuni:

• Attività basate sui servizi
  Queste attività inviano solitamente una fattura dopo aver fornito il servizio. Ad esempio, uno studio di grafica potrebbe fatturare a un cliente al completamento della progettazione di un sito web, oppure un’azienda di consulenza potrebbe fatturare alla fine di ogni mese i servizi forniti in quel periodo. Tuttavia, in alcuni casi, le attività di servizi potrebbero richiedere un deposito o un pagamento parziale anticipato, soprattutto per progetti di grandi dimensioni o quando lavorano con nuovi clienti.

• Attività basate sui prodotti
  Queste attività generalmente emettono la fattura al momento della vendita, quando i beni vengono consegnati o l'ordine viene evaso, analogamente a quanto avviene nella transazione del commercio al dettaglio. Ad esempio, un produttore di mobili potrebbe fatturare a un venditore al dettaglio al momento della consegna degli articoli. Tuttavia, nel caso di prodotti personalizzati o realizzati su ordinazione, come abiti su misura o mobili personalizzati, le attività potrebbero richiedere un deposito anticipato, con il saldo fatturato al momento della consegna.

• Fatturazione progressiva
  Questa vale per i progetti più grandi che si protraggono per un periodo prolungato, tipicamente nel settore edile o simili. In questo caso, le attività inviano le fatture al raggiungimento di specifici traguardi del progetto o secondo un piano regolare. Ad esempio, un'impresa edile che costruisce una casa potrebbe fatturare il 25% in anticipo per i materiali, il 25% al completamento delle fondamenta, il 25% nella fase di “chiusura” (quando l'edificio è chiuso) e il restante 25% al completamento.

• Fatturazione ricorrente
  Un'attività che fornisce un servizio continuativo o un abbonamento potrebbe utilizzare un modello di fatturazione ricorrente. Ciò significa che le attività inviano le fatture a intervalli regolari, solitamente mensili, trimestrali o annuali. Ad esempio, una palestra o un'azienda di software-as-a-service (SaaS) utilizzerebbero questo modello per fatturare ai clienti ogni mese il servizio del mese successivo.

• Pagamento anticipato
  Con un pagamento anticipato, le attività inviano una fattura prima di fornire il servizio o il prodotto. Questo modello viene spesso utilizzato quando è previsto un investimento significativo o un rischio elevato. Ad esempio, un gioielliere potrebbe richiedere il pagamento completo prima di procurarsi materiali costosi e iniziare a lavorare su un pezzo personalizzato.

• Modello di anticipo
  In questo caso, le attività inviano una fattura per un importo prestabilito prima dell'inizio del lavoro e il cliente effettua pagamenti regolari (spesso mensili) per mantenere l'accesso ai servizi dell'attività. Gli studi legali e le agenzie di consulenza utilizzano spesso questo modello, fatturando al cliente una tariffa fissa mensile per un determinato numero di ore di servizio.

Sebbene queste pratiche di fatturazione siano tipiche, i piani di fatturazione specifici possono variare e le attività dovrebbero scegliere una cadenza che funzioni al meglio per loro e per i propri clienti. Mantenere una comunicazione aperta e accordi chiari con i clienti e i consumatori in merito al piano di fatturazione ti aiuterà a mantenere un rapporto di business sano e a garantire pagamenti puntuali.

Best practice di fatturazione per le attività

Per le attività che desiderano massimizzare l'efficienza operativa e mantenere un flusso di cassa sano, è importante migliorare il processo di fatturazione. Ecco le best practice che le attività dovrebbero privilegiare:

• Identificazione chiara
  Ogni fattura deve riportare un numero di identificazione univoco. Ciò semplifica la tracciabilità, consente a ciascuna parte di fare facilmente riferimento alla fattura nelle comunicazioni e facilita la tenuta dei registri finanziari.

• Inclusione di un prospetto dettagliato
  Includi un prospetto dettagliato dei servizi o dei prodotti forniti. Specificare i costi unitari, le quantità e gli importi cumulativi riduce al minimo le contestazioni e accelera l'approvazione dei pagamenti.

• Invio tempestivo delle fatture
  Le attività devono inviare le fatture immediatamente dopo la consegna dei prodotti o la fornitura dei servizi. Il ritardo della fatturazione spesso è correlato al ritardo nei pagamenti.

• Definizione chiara dei Termini di pagamento
  Includere la data di scadenza del pagamento, preferibilmente entro un periodo di 30 giorni, può accelerare i tempi di pagamento. Le attività dovrebbero stabilire chiaramente le proprie aspettative indicando eventuali commissioni di mora o incentivi per i pagamenti anticipati.

• Adozione della fatturazione elettronica
  La fatturazione online consente di automatizzare molte parti del processo di fatturazione, in particolare se si gestiscono regolarmente fatture ricorrenti. La fatturazione elettronica può anche migliorare la precisione e l'accuratezza grazie ai modelli di fattura, oltre a garantire una consegna e un pagamento più rapidi.

• Invio di follow-up regolari
  Inviare ai clienti un gentile promemoria una settimana prima della data di scadenza e un messaggio di follow-up subito dopo è un modo efficace per spingerli a pagare puntualmente. Le attività possono impostare sistemi automatizzati per questo scopo, garantendo la coerenza senza un intervento manuale significativo.

• Conservazione di registri accurati
  L'accesso a un archivio completo delle fatture inviate, in sospeso e pagate aiuta le attività nelle previsioni finanziarie, nei calcoli fiscali e nei processi di revisione. Le attività devono conservare i registri almeno per il periodo minimo richiesto dalla legge, spesso sette anni.

• Accettazione di più metodi di pagamento
  Offrendo una varietà di opzioni di pagamento, quali bonifici bancari, carte di credito e wallet digitali, le attività possono rendere i pagamenti più pratici per i clienti, accelerando potenzialmente il processo di pagamento.

Come Stripe Invoicing può essere d’aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci il Tempo Medio di Incasso (DSO) e sii pagato più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliore esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con assistenza in più di 25 lingue, oltre 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduzione del carico di lavoro amministrativo: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione grazie ai promemoria automatici e alla pagina di pagamento delle fatture in hosting di Stripe.
  
• Integrazione con i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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