La facturation occupe une place importante dans les activités d’une entreprise, mais elle est souvent négligée et considérée comme une tâche peu gratifiante d’administration. Un système de facturation performant contribue à ce que les paiements soient effectués dans les délais et, dans le même temps, favorise la confiance entre les entreprises et leurs clients.

Ci-dessous, nous allons passer en revue les étapes du processus de facturation et expliquer comment les systèmes de facturation automatisés peuvent contribuer à faciliter les paiements.

Contenu de l’article

• En quoi consiste une facture ?
  
• Comment envoyer une facture en 7 étapes simples
  
• Éléments à faire figurer sur une facture
  
• Planification de l’envoi d’une facture
  
• Bonnes pratiques en matière de facturation
  
• Pourquoi choisir Stripe Invoicing
  

En quoi consiste une facture ?

Une facture est un document commercial qu’un marchand délivre à un client, décrivant les produits ou services fournis ainsi que le montant que le client doit au marchand.

Les factures jouent un rôle essentiel dans la gestion et le suivi des transactions financières. Elles constituent un indispensable outil comptable pour les entreprises, car permettant de surveiller les ventes, de gérer les stocks et de suivre les revenus. Pour les clients, les factures offrent un relevé détaillé des achats, ce qui est utile pour la budgétisation et la tenue de registres. Les factures peuvent également servir à résoudre les litiges de paiement, car elles constituent une preuve juridique de la transaction convenue entre le marchand et le client.

Les factures sont généralement transmises par voie numérique, comme les courriels, les systèmes de facturation électronique ou des portails clients, bien que certaines entreprises utilisent encore le courrier traditionnel pour l’envoi de factures papier. Le destinataire vérifie la facture pour s’assurer que les renseignements sont exacts, notamment en ce qui concerne les services rendus, les quantités livrées et les conditions tarifaires, puis l’approuve en vue du paiement selon les modalités convenues et le calendrier de paiement.

Comment envoyer une facture en 7 étapes simples

Pour les entreprises, l'envoi de factures est un élément important de la gestion des finances et du maintien d'un flux de trésorerie régulier. Voici les étapes qui composent le processus d'Invoicing :

• Compréhension du processus de traitement des factures de votre client : avant de créer une facture, prenez connaissance du processus de traitement des factures de votre client. Certains d'entre eux exigent des informations particulières, telles que le numéro de bon de commande, ou peuvent préférer un format de facture particulier. Le fait de connaître à l'avance ces exigences particulières peut contribuer à ce que votre facture soit traitée rapidement et correctement.

• Préparation et vérification de la facture : sur la base de votre connaissance des besoins de votre client et de la nature de la transaction commerciale, préparez une facture à l'aide d'un modèle ou d'un logiciel adapté. Incluez les éléments clés, tels que les informations relatives au marchand et au client, le numéro de la facture, la date, la description des produits ou services fournis, leur coût et les conditions de paiement. Vérifiez la facture afin de vous assurer que toutes les informations sont exactes et complètes.

1. Une fois que vous avez préparé et vérifié la facture, envoyez-la au client par courriel ou via un logiciel de facturation ou de compte dédié, tel que Stripe Invoicing. Pour éviter tout retard inutile, veillez à envoyer la facture à la bonne personne ou au bon service au sein de l'entreprise.

2. Suivi:__ Après avoir envoyé la facture, assurez-en la catégorie. Si le paiement n'arrive pas à la date prévue, prenez contact avec le client. Il peut s'agir d'un courriel de rappel amical ou d'un appel téléphonique pour vérifier s'il y a des émissions concernant la facture. Conservez une trace de toutes les communications.

• Réception du paiement : une fois le paiement effectué par le client, vous devez l'enregistrer dans votre système comptable. Vous pourrez ainsi suivre vos revenus et conserver des enregistrements comptables précis. Vous pouvez également avoir besoin d'envoyer un reçu ou une confirmation de paiement à votre client, si vos pratiques commerciales le prévoient ou si vos clients en ont besoin.

• Gestion des retards de paiement : en cas de retard de paiement, vous pouvez prendre les mesures complémentaires suivantes. Vous pouvez envoyer une demande de paiement plus officielle, en ajoutant des pénalités de retard si elles sont prévues dans vos conditions de paiement, ou, dans les cas extrêmes, entamer une procédure judiciaire.

• Conserver tous les éléments associés aux transactions : gardez des copies de toutes les factures, de tous les reçus de paiement et des communications associées à une période donnée, au moins pendant le laps de temps recommandé par les autorités fiscales. Ces dossiers peuvent vous être utiles pour toute question relative aux taxes appliquées, en cas d'audit, pour régler un litige ou pour analyser l'historique financier de votre entreprise.

Éléments à faire figurer sur une facture

Certaines des informations figurant sur une facture varient en fonction de votre entreprise, des types de clients avec lesquels vous travaillez et des conditions de vos contrats. Cependant, la plupart des factures comprennent les éléments suivants :

• En-tête : La mention « Facture » clarifie l’objet du document et garantit que le système financier de l’entreprise le traite comme il convient.

• Informations relatives au marchand : Elles indiquent au client la provenance de la facture et répondent dans le même temps aux obligations légales en matière de taxes et d’identification de l’entreprise.

• Informations relatives au client : Elles sont nécessaires à la tenue précise de la comptabilité et peuvent être utiles en cas de litige ou d’audit.

• Numéro de la facture : L’inclusion d’un identifiant unique simplifie le suivi ainsi que l’organisation des dossiers financiers, ce qui rend plus efficaces la gestion des comptes et le rapprochement.

• Date d’émission : Cette mention est obligatoire, car elle intervient dans la gestion des flux de trésorerie et la planification financière, et détermine la période de comptabilisation des revenus.

• Conditions de paiement : Clairement définies, elles garantissent un flux de trésorerie positif, évitent les litiges et informent les clients des dates de leurs échéances et des pénalités de retard applicables.

• Produits ou services fournis : Des descriptions détaillées permettent de justifier les montants facturés et évitent les litiges. Elles sont nécessaires à la tenue de la comptabilité des deux parties ou utiles en cas d’audit. Elles servent également de base au calcul des taxes, en particulier lorsque différents taux sont applicables selon les produits ou services considérés.

• Coûts : Un détail des coûts permet au client de comprendre clairement ce qu’il paie et peut simplifier le calcul des taxes et la gestion des stocks pour le marchand.

• Informations fiscales : Des calculs appropriés de la taxe de vente ou de la TVA et les identifiants fiscaux sont nécessaires pour se conformer aux exigences des autorités fiscales locales et nationales.

• Remarques supplémentaires : Cet espace donne la possibilité aux entreprises de communiquer des renseignements supplémentaires à leurs clients, de clarifier certains aspects de la transaction ou de renforcer la relation commerciale à travers un message personnalisé.

Planification de l'envoi d'une facture

Toutes les entreprises ne suivent pas le même calendrier ou les mêmes pratiques en matière d'Invoicing. Le moment idéal pour envoyer une facture peut varier en fonction de facteurs tels que le type de biens ou de services fournis, les conditions de paiement convenues et la relation avec le client. Par exemple, une entreprise qui propose des produits physiques peut facturer au point de vente, tandis qu'une société de conseil peut facturer mensuellement des services continus.

Chaque entreprise doit établir un plan de facturation adapté à son modèle opérationnel, qui améliore son flux de trésorerie et correspond aux attentes de ses clients. Voici quelles sont les périodes d'envoi des factures idéales pour quelques modèles économiques courants.

• Prestation de services
  Les entreprises envoient généralement leur facture une fois le service fourni. Par exemple, un designer graphique peut facturer un client dès qu'il a terminé la conception d'un site Web, ou une société de conseil peut le faire à la fin de chaque mois pour les prestations fournies sur cette période. Dans certains cas, les prestataires de services peuvent néanmoins exiger un acompte ou un paiement partiel d'avance, en particulier pour les projets d'envergure ou lorsqu'ils travaillent avec de nouveaux clients.

• Vente de produits
  Les entreprises facturent généralement sur le point de vente, lorsque les produits sont fournis ou que la commande est honorée, tout comme pour une transaction dans un commerce de détail. Par exemple, un fabricant de mobilier peut facturer un marchand à la livraison des articles. Néanmoins, dans le cas de produits personnalisés ou fabriqués sur commande, par exemple des costumes sur mesure ou des produits d'ébénisterie, les entreprises peuvent exiger un acompte et facturer le solde à la livraison.

• Facturation proportionnelle
  Elle s'applique aux projets plus importants et de longue durée, généralement dans la construction ou dans des secteurs comparables. Dans ce cas, les entreprises envoient leurs factures lorsque certaines étapes majeures sont franchies ou à échéances fixes (p. ex., tous les mois). Par exemple, pour la construction d'une maison, une entreprise de bâtiment peut facturer 25 % à l'avance pour les matériaux, 25 % à la fin des fondations, 25 % après l'achèvement des murs, la pose de la toiture, des portes et fenêtres et les derniers 25 % lorsque les travaux sont terminés.

• Facturation récurrente
  Une entreprise qui fournit un service continu ou un abonnement peut utiliser un modèle de facturation récurrente. Cela signifie que les entreprises envoient des factures à intervalles réguliers, généralement mensuels, trimestriels ou annuels. Par exemple, un studio de fitness ou une entreprise de logiciels en tant que service (SaaS) utilise ce modèle pour facturer ses clients chaque mois pour le service du mois suivant.

• Paiement d'avance
  Les entreprises qui privilégient le paiement d'avance envoient une facture avant de fournir le service. Ce modèle est souvent utilisé lorsque la prestation implique un investissement conséquent ou comporte un risque élevé. Par exemple, un bijoutier peut exiger un paiement au comptant avant de se procurer des pierres ou des métaux précieux et de commencer à travailler sur la pièce commandée.

• Avance sur honoraires
  Dans ce cas de figure, les entreprises envoient une facture pour un montant défini avant de commencer à travailler, et le client effectue des paiements réguliers (souvent mensuels) pour continuer à accéder aux services de l'entreprise. Les cabinets d'avocats et les sociétés de conseil utilisent souvent ce modèle et facturent chaque mois au client une avance sur honoraires définie pour un certain nombre d'heures de prestation de services.

Bien que ces pratiques de facturation soient courantes, les calendriers de facturation spécifiques peuvent varier et les entreprises doivent choisir la cadence qui leur convient le mieux, ainsi qu'à leurs clients. Une communication ouverte et des accords clairs avec les clients sur votre calendrier de facturation vous aideront à maintenir une relation d'entreprise saine et à garantir des paiements en temps voulu.

Bonnes pratiques en matière de facturation à destination des entreprises

Les entreprises qui souhaitent maximiser leur efficacité opérationnelle et conserver un flux de trésorerie satisfaisant doivent améliorer leur processus de facturation. Voici les bonnes pratiques que les entreprises devraient prioritairement améliorer.

• Identifier clairement chaque facture
  Chaque facture doit porter un numéro d’identification unique. Le suivi est simplifié, chaque partie peut aisément faire référence à la facture dans ses communications. Ce numéro unique est également important pour la tenue des registres comptables.

• Détailler les produits et services fournis
  Incluez le détail complet des services ou produits fournis. Précisez les coûts unitaires, les quantités et les montants cumulés. Vous limiterez ainsi les litiges et accélérerez l’approbation des paiements.

• Envoyer les factures rapidement
  Les entreprises doivent envoyer leurs factures immédiatement après la livraison des produits ou la fourniture des services. Des retards de facturation diffèrent d’autant les paiements.

• Définir clairement les conditions de paiement
  L’inscription de la date d’échéance du paiement, de préférence dans un délai de 30 jours, peut accélérer les paiements. Les entreprises doivent définir des attentes claires en indiquant les frais de retard ou les incitations aux paiements anticipés.

• Adopter la facturation électronique
  La facturation en ligne permet d’automatiser de nombreuses étapes du processus de facturation, notamment si vous traitez régulièrement des factures récurrentes. La facturation électronique peut également améliorer la précision grâce à des modèles de facture, et offrir une livraison et un paiement plus rapides.

• Prévoir des actions de relance régulière
  L’envoi aux clients d’un rappel aimable une semaine avant l’échéance de paiement, suivi peu après d’un message de relance, peut les inciter à effectuer leur paiement dans les temps. Pour ce faire, les entreprises peuvent recourir à des systèmes automatisés, ce qui leur permettra de gagner en cohérence sans intervention manuelle.

• Tenir des registres précis
  L’accès à une archive complète des factures envoyées, en attente de paiement ou déjà réglées, aide les entreprises à effectuer des prévisions financières, des calculs fiscaux et des audits. Les entreprises devraient conserver ces dossiers pendant au moins la période minimale exigée par la loi, soit sept ans en général.

• Accepter plusieurs moyens de paiement
  En proposant une variété d’options de paiement, comme les virements bancaires, les cartes de crédit et les portefeuilles numériques, les entreprises peuvent faciliter le processus de paiement pour leurs clients et éventuellement l’accélérer.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le traitement de vos comptes clients, de la création des factures à l'encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisez vos comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l'état de la facture, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, ce qui vous permet de garder la maîtrise de votre flux de paiement.
  
• Accélérez votre flux de trésorerie :__ Réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l'IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorez l'expérience client:__ Offrez une expérience de paiement moderne avec un service d'assistance pour plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d'accès et de paiement grâce à un portail client en libre-service.
  
• Réduisez la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Stripe Invoicing s'intègre à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.
  

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