Fakturering är en viktig del av affärsverksamheten – och en som ofta förbises som en tråkig backoffice-syssla. Rätt faktureringssystem kan bidra till att betalningar sker i tid samtidigt som det skapar förtroende mellan företag och kunder.

Nedan går vi igenom faktureringsprocessen och förklarar hur automatiserade faktureringssystem kan bidra till en smidig betalningsupplevelse.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura?
  
• Vad ingår i en faktura?
  
• När en faktura ska skickas
  
• Så här skickar du en faktura
  
• Bästa praxis för fakturering för företag
  

Vad är en faktura?

En faktura är ett kommersiellt dokument som en säljare utfärdar till en köpare och som beskriver de produkter eller tjänster som tillhandahållits och anger det belopp som köparen är skyldig säljaren för dessa varor eller tjänster. Det är både ett betalningskrav och en notering av försäljningen för båda parter, när betalning har gjorts.

Fakturor spelar en nyckelroll för att hantera och spåra finansiella transaktioner. De är ett viktigt redovisningsverktyg för företag, som hjälper till att övervaka försäljning, hantera lager och spåra intäkter. För kunder ger fakturor ett detaljerat register över inköp, vilket är användbart för personlig budgetering och allmän bokföring. Fakturor kan också hjälpa till att lösa tvister om betalningar, eftersom de ger en juridisk dokumentation av den överenskomna transaktionen mellan säljare och köpare.

Vad ingår i en faktura?

En del av den specifika information som en faktura måste innehålla varierar beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver, vilka typer av kunder du arbetar med och villkoren i dina avtal. De flesta fakturor innehåller dock följande komponenter:

• Rubrik: Etiketten "faktura" tydliggör syftet med dokumentet och säkerställer att företagets ekonomisystem behandlar det korrekt.

• Säljarinformation: Uppgifter om företaget talar om för kunderna var fakturan kommer ifrån samtidigt som de lagstadgade skyldigheterna avseende beskattning och företagsidentifiering uppfylls.

• Köparinformation: Kundinformation är nödvändig för korrekt registerhållning och kan vara ett viktigt verktyg vid eventuella tvister eller revisioner.

• Fakturanummer: En unik identifierare förenklar spårning och organisering av finansiella poster, vilket hjälper till med effektiv kontohantering och avstämning.

• Fakturadatum: Att inkludera datumet är nödvändigt för att hantera kassaflödet och den finansiella planeringen samt för att fastställa tidpunkten för intäktsredovisning.

• Betalningsvillkor: Tydligt definierade villkor bidrar till att upprätthålla ett positivt kassaflöde, förebygga tvister och hantera kundernas förväntningar på förfallodagar och förseningsavgifter.

• Varor eller tjänster som tillhandahålls: Detaljerade beskrivningar hjälper till att motivera fakturabeloppen och förhindra tvister, och kan vara nödvändiga för båda parters ekonomiska bokföring eller vid revisioner. Detta kan också påverka beskattningen, särskilt när varor och tjänster har olika skattesatser.

• Kostnader: Specificerade kostnader visar kunden vad de betalar för och kan förenkla säljarens process för att beräkna skatt och hantera lager.

• Skatteinformation: Lämpliga sales tax) eller momsberäkningar och identifikatorer är nödvändiga för att uppfylla kraven från lokala och nationella skattemyndigheter.

• Anteckningar: Detta utrymme ger en möjlighet för företag att kommunicera ytterligare information till kunder, klargöra unika aspekter av transaktionen eller stärka affärsrelationen genom ett personligt meddelande.

Varje del av en faktura fyller en funktion för ett företag, oavsett om det är för affärsverksamhet, ekonomisk förvaltning, kundservice eller regelefterlevnad.

När en faktura ska skickas

Alla företag kommer inte att följa samma faktureringsschema eller praxis. Den idealiska tidpunkten för att skicka en faktura kan variera beroende på faktorer som verksamhetens art, vilken typ av varor eller tjänster som tillhandahålls, de överenskomna betalningsvillkoren och relationen med kunden. Till exempel kan ett företag som erbjuder fysiska produkter fakturera vid försäljningsstället, medan ett konsultföretag kan fakturera månadsvis för löpande tjänster.

Varje företag måste fastställa ett faktureringsschema som passar företagets verksamhetsmodell, förbättrar kassaflödet och uppfyller kundernas förväntningar. Här är en sammanfattning av den idealiska tidpunkten för att skicka fakturor för flera vanliga affärsmodeller:

• Tjänstebaserade företag
  Dessa företag skickar vanligtvis en faktura efter att tjänsten har utförts. Till exempel kan ett grafiskt designföretag fakturera en kund när en webbdesign är klar, eller ett konsultföretag kan fakturera i slutet av varje månad för tjänster som tillhandahålls under den perioden. I vissa fall kan dock tjänsteföretag kräva en deposition eller delbetalning i förskott, särskilt för större projekt eller när de arbetar med nya kunder.

• Produktbaserade företag
  Dessa företag fakturerar vanligtvis i kassan, när varorna levereras eller ordern fylls, ungefär som vid en detaljhandelstransaktion. Till exempel kan en möbeltillverkare fakturera en återförsäljare vid leverans av varorna. Men när det gäller anpassade eller skräddarsydda produkter, såsom skräddarsydda kostymer eller anpassade skåp, kan företag kräva en förskottsdeposition, där resten faktureras vid leverans.

• Fakturering av framsteg
  Detta gäller större projekt som sträcker sig över en längre period, vanligtvis inom byggbranschen eller liknande branscher. Här skickar företag fakturor när de når specifika projektmilstolpar eller enligt ett regelbundet schema (t.ex. månadsvis). Till exempel kan ett byggföretag som bygger ett hus fakturera 25 % i förskott för material, 25 % när grunden är klar, 25 % i "låsningsfasen" (när byggnaden är sluten) och de sista 25 % när den är färdigställd.

• Återkommande fakturering
  Ett företag som tillhandahåller en fortlöpande tjänst eller abonnemang kan använda en modell för återkommande fakturering. Företag skickar fakturor med jämna mellanrum, vanligtvis månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Till exempel skulle ett gym eller ett SaaS-företag (software-as-a-service (SaaS) använda den här modellen för att fakturera kunder varje månad för nästa månads tjänst.

• Förskottsbetalning
  Med en förskottsbetalning skickar företaget en faktura innan tjänsten eller produkten tillhandahålls. Denna modell används ofta när det handlar om en betydande investering eller hög risk. Till exempel kan en anpassad juvelerare kräva full betalning innan han köper dyra material och börjar arbeta på ett föremål.

• Hållarmodell
  Här skickar företaget en faktura på ett visst belopp innan arbetet påbörjas, och kunden gör regelbundna betalningar (ofta månadsvis) för att behålla tillgången till företagets tjänster. Advokatbyråer och konsultbyråer använder ofta denna modell genom att fakturera en klient en fast förskottsavgift varje månad för ett visst antal timmars tjänst.

Även om dessa faktureringsmetoder är typiska, kan de specifika faktureringsscheman variera och bör justeras för att möta behoven och kapaciteten hos varje enskilt företag och dess kunder. Att upprätthålla stark, öppen kommunikation och tydliga avtal med dina kunder och klienter om ditt faktureringsschema är nyckeln till att upprätthålla en sund affärsrelation och säkerställa betalningar i tid.

Så här skickar du en faktura

Att skicka en faktura är en viktig del av att hantera ett företags ekonomi och upprätthålla ett stabilt kassaflöde. Här är stegen som utgör faktureringsprocessen:

• Förstå din kunds faktureringsprocess: Innan du skapar en faktura bör du bekanta dig med din kunds faktureringsprocess. Vissa kunder kan kräva specifik information, till exempel ett inköpsordernummer, eller kanske föredrar ett specifikt fakturaformat. Att förstå dessa krav i förväg kan hjälpa till att säkerställa att din faktura behandlas snabbt och korrekt.

• Förbered och granska fakturan: Baserat på din förståelse för din kunds behov och arten av din affärstransaktion, förbered en faktura med hjälp av den nödvändiga mallen eller programvaran. Inkludera nyckelkomponenter som säljar- och köparinformation, fakturanummer, datum, beskrivning av varor eller tjänster, kostnader och betalningsvillkor. Granska fakturan för att se till att all information är korrekt och fullständig.

• Skicka fakturan: När du har förberett och granskat fakturan skickar du den till kunden via e-post eller ett särskilt system för fakturering eller redovisning, till exempel Stripe Invoicing). Se till att du skickar fakturan till rätt person inom företaget, eller rätt avdelning, för att undvika onödiga förseningar.

• Uppföljning: Spåra fakturan när du har skickat den. Om betalningen inte kommer in på förfallodagen måste du följa upp med kunden. Detta kan bestå av en vänlig påminnelse via e-post eller telefonsamtal för att kontrollera om det finns några problem med fakturan. Håll ett register över all kommunikation.

• Ta emot betalning: När kunden har gjort betalningen, registrera den i ditt bokföringssystem. Detta hjälper dig att följa upp dina intäkter och hålla en korrekt finansiella redovisning. Du kan också behöva skicka ett kvitto eller en betalningsbekräftelse till kunden, beroende på dina affärsmetoder eller kundens behov.

• Hantera sena betalningar: Om betalningen är försenad kan du behöva vidta ytterligare åtgärder. Det kan handla om att skicka ett mer formellt krav på betalning, lägga till förseningsavgifter om det anges i dina betalningsvillkor, eller i extrema fall tillgripa rättsliga åtgärder.

• Upprätthålla register: Spara kopior av alla fakturor, betalningskvitton och relaterad kommunikation under en viss period, vanligtvis minst under den tidsperiod som anges av skattemyndigheterna. Dessa register kan vara nödvändiga för skatteändamål, revisioner, tvistlösning eller analys av ditt företags finansiella historik.

Bästa praxis för fakturering för företag

För företag som vill maximera effektiviteten i verksamheten och upprätthålla ett sunt kassaflöde är det viktigt att förbättra faktureringsprocessen. Här är de bästa metoderna som företag bör prioritera:

• Ge tydlig identifiering
  Varje faktura ska ha ett unikt identifikationsnummer. Detta förenklar spårningen, gör det möjligt för varje part att enkelt hänvisa till fakturan i kommunikationen och hjälper till med finansiella bokföring.

• Inkludera en detaljerad uppdelning
  Inkludera en grundlig uppdelning av de tjänster eller produkter som tillhandahålls. Genom att ange enhetskostnader, kvantiteter och ackumulerade belopp minimeras tvister och betalningsgodkännanden går snabbare.

• Skicka fakturor snabbt
  Företag bör skicka fakturor omedelbart efter leverans av produkter eller tjänster. Försenad fakturering korrelerar ofta med uppskjutna betalningar.

• Sätt tydliga betalningsvillkor
  Att inkludera förfallodatum för betalning, helst inom en 30-dagarsperiod, kan påskynda betalningstidslinjerna. Företagen bör också ange eventuella förseningsavgifter eller incitament för tidiga betalningar för att fastställa tydliga förväntningar.

• Anta elektronisk fakturering
  Onlinefakturering gör det möjligt att automatisera många delar av faktureringsprocessen, särskilt om du hanterar återkommande fakturor regelbundet. E-fakturering, som Stripe tillhandahåller, kan också förbättra precisionen och noggrannheten med fakturamallar, samt en snabbare leverans- och bekräftelseslinga, vilket kan öka kassaflödesdynamiken.

• Skicka ut regelbundna uppföljningar
  Att skicka kunderna en vänlig påminnelse en vecka före förfallodatumet, och ett uppföljningsmeddelande strax efter, är ett effektivt sätt att knuffa kunder mot betalningar i tid. Företag kan sätta upp automatiserade system för detta ändamål, vilket säkerställer konsekvens utan betydande manuella ingrepp.

• Upprätthålla korrekta register
  Tillgång till ett komplett arkiv med skickade, väntande och betalda fakturor underlättar finansiella prognoser, skatteberäkningar och revisionsprocesser. Företag bör föra register under minst den minimiperiod som krävs enligt lag, ofta sju år.

• Acceptera flera betalningsmetoder
  Genom att erbjuda en mängd olika betalningsalternativ - t.ex. banköverföringar), kreditkort och digitala plånböcker - kan företagen göra betalningarna mer bekväma för kunderna och eventuellt påskynda betalningsprocessen.