Fakturering är en väsentlig del av ett företags finansiella verksamhet, vare sig det handlar om ett startup-företag eller en multinationell koncern. Men att skicka en faktura är ingen garanti för att den kommer att betalas snabbt: cirka 35 % av fakturor betalas över 30 dagar för sent. För företag som vill finjustera sina faktureringsrutiner är det viktigt att förstå det juridiska ramverket kring fakturering.

Att förstå skillnaden mellan ett informativt dokument och ett juridiskt verkställbart dokument kan ha en avsevärd inverkan på ett företags intäkter och kundrelationer. Fastän ett fakturautskick kanske inte garanterar en betalning kan en ökad förståelse för de juridiska nyanserna göra det möjligt för företag att söka mer robusta skydd. Nedan ger vi en heltäckande bild av de juridiska aspekterna av fakturor och går igenom hur företag kan stärka sina faktureringsprocesser.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura?
  
• Vad används fakturor till?
  
• Är en faktura ett juridiskt dokument?
  
• Så skapar man rättsskydd kring fakturering
  

Vad är en faktura?

En faktura är ett formellt dokument som en säljare utfärdar till en kund som specificerar detaljerna för en transaktion. Den listar de produkter eller tjänster som tillhandahålls, deras kvantiteter och överenskomna priser. Fakturan fungerar som en betalningsanmodan och anger det belopp som kunden är skyldig säljaren. Den används även som ett försäljningsbevis efter att fakturan har betalats.

Utöver specificerade avgifter innehåller en faktura vanligtvis viktiga uppgifter som utfärdandedatum, förfallodatum, unikt fakturanummer och kontaktinformation för båda parter. Beroende på vilken typ av verksamhet det rör sig om och vilka villkor som gäller kan fakturan även innehålla skatteinformation, leveransinformation, betalningsvillkor och eventuella rabatter.

Vad används fakturor till?

Fakturor har flera syften inom många företag och branscher:

• Betalningsbegäranden: En faktura är en begäran om betalning. Vare sig det handlar om en frilansutvecklare som fakturerar en kund för timmar av kodning eller en e-handelsbutik som debiterar en kund för en uppsättning produkter klargör fakturan hur mycket som ska betalas.

• Redovisning: Företag använder fakturor som en viktig del av sin finansiella redovisning. Fakturor hjälper till att bevaka försäljningar, intäkter och utestående skulder samt ger en tydlig bild av företagets ekonomiska hälsa, oavsett om det rör sig om ett nystartat SaaS-företag eller en etablerad onlineåterförsäljare.

• Skattedokumentation: Fakturor är oumbärliga vid inkomstdeklaration och beräkning av skatter. Till exempel kan en fitnesscoach online behöva specificera sin månadsinkomst, och detaljerade fakturor erbjuder ett tydligt, verifierbart pappersspår.

• Rättsskydd: Fakturor fungerar som bevis om tvister uppstår om betalningar eller utförda tjänster. En digital byrå kan till exempel hänvisa till en faktura för att bekräfta arbetets omfattning och det överenskomna priset med en kund.

• Hantering av kassaflödet: Abonnemangsbaserade verksamheter förlitar sig på regelbunden fakturering för att hantera kassaflödet och se till att de har de medel som krävs för att hålla verksamheten flytande. Regelbunden fakturering hjälper också till att beräkna framtida intäkter och skapa korrekta prognoser för investerare och aktieägare.

• Kommunikation med kunder: Ofta fungerar fakturor som ett kommunikationsverktyg. En butik kan använda fakturor för att informera kunder om kommande försäljnings- eller lojalitetsprogram, medan ett konsultföretag kan använda dem för att beskriva ytterligare tjänster som erbjuds.

Företag av alla slag bör lära sig hur man använder fakturor effektivt – som viktiga affärsverktyg som bidrar till finansiell klarhet, kundkommunikation och tillväxt.

Är en faktura ett juridiskt dokument?

En faktura är i första hand ett finansiellt dokument som beskriver en transaktion, men det har juridisk betydelse i flera avseenden:

• Bevis på transaktion: En faktura verifierar att en säljare har tillhandahållit en viss tjänst eller produkt till ett visst pris. För ett SaaS-företag kan det bekräfta att en kund har köpt en viss abonnemangsnivå, medan det för en e-handelswebbplats validerar försäljningen av vissa artiklar.

• Avtalsenliga bevis: I situationer där det finns ett formellt avtal mellan två parter kan fakturan fungera som bevis på att avtalet har uppfyllts. Om en grafisk formgivare till exempel har gått med på att skapa en logotyp för ett visst pris demonstrerar fakturan att tjänsten har levererats enligt de överenskomna villkoren.

• Skatteändamål: För skattemyndigheter fungerar fakturor som viktiga dokument för att bevaka företagets intäkter och utgifter. Ett dropshipping-företag förlitar sig till exempel på sina fakturor för att demonstrera sin försäljning och kostnaderna förknippade med att köpa varor från leverantörer.

• Indrivning av skulder: Om en betalning inte görs kan fakturan användas i ett juridiskt sammanhang för att kräva in utestående skulder. Om en leverantör av onlinekurser skulle behöva hantera en kund som inte har betalat för en kurs kan de hänvisa till fakturan när vidtar inkassoåtgärder.

En faktura är inte ett juridiskt bindande avtal, men den fungerar som ett register över en transaktion. Den är ett bevis på att en produkt har levererats eller en tjänst har utförts och att ett belopp ska betalas i gengäld. Nedan följer några exempel på hur fakturor kan användas för företag:

• Bevis på en transaktion: En faktura visar information om en transaktion mellan två parter, till exempel en tjänsteleverantör och en kund. Vare sig du driver en e-handelsbutik eller ett frilanskonsultföretag demonstrerar fakturan att du har uppfyllt din del av ett avtal och förväntar dig en specifik betalning i gengäld.

• Bunden till avtal: Fastän fakturan inte är ett avtal i sig är den ofta knuten till ett juridiskt bindande avtal eller kontrakt. En webbutvecklare kan till exempel ha ett avtal som säger att hen skickar en faktura till kunderna när vissa milstolpar har uppnåtts. I detta fall förpliktar avtalet kunden att betala medan fakturan begär det överenskomna beloppet.

• Betalningsvillkor: Betalningsvillkoren som anges i fakturan, till exempel förfallodagar eller förseningsavgifter, kan fungera som en påminnelse om överenskomna villkor. Om dessa villkor har fastställts i ett avtalssammanhang är de juridiskt bindande.

• Rättsliga förfaranden: Om en kund eller klient inte betalar som förväntat kan en faktura användas i rättsliga förfaranden som bevis på skulden. I många jurisdiktioner kan företag använda fakturor för att initiera inkassoprocesser eller vidta rättsliga åtgärder för obetalda belopp.

Så skapar man rättsskydd kring fakturering

Trots att en faktura kanske inte har juridisk tyngd som ett fristående dokument bör företag inte förbise chansen att stärka sina faktureringsprocesser. Överväg följande proaktiva åtgärder för att skapa ett skyddande ramverk kring dina ekonomiska interaktioner:

• Ta fram tydliga avtal: Innan du påbörjar ett arbete eller skickar ut varor bör du skriva ett omfattande avtal. Detta bör omfatta tjänsternas omfattning, leveranser, pris och eventuella särskilda villkor och ska inte lämna utrymme för tvetydighet.

• Specificera tjänster på fakturor: Undvik tvister genom att specificera fakturor. Att specificera tjänster eller varor som tillhandahålls ger en transparent redovisning av vad kunden är skyldig.

• Ange dina betalningsvillkor: Att ange när betalning ska ske, godkända betalningsmetoder och villkor för tvister eller återbetalningar skapar tydliga förväntningar.

• Upprätthåll ett register över alla avtal: Håll koll på samtliga e-postmeddelanden, undertecknade dokument och annan korrespondens.

• Dokumentera alla leveranser eller slutförda tjänster: När du hanterar fysiska varor bör du alltid inkludera ett leveransbevis eller ett undertecknat kvitto. För personer som arbetar inom tjänstesektorn kan mottagningsbevis eller intyg om projektets slutförande vara värdefulla verktyg.

• Använd erkända faktureringsplattformar: Dessa plattformar hjälper till att skapa fakturor samtidigt som de tillhandahåller tidsstämplade poster som visar när en faktura utfärdades, visades och betalades.

• Engagera dig i öppen och regelbunden kommunikation: Håll kanalerna öppna och dokumentera eller spela in relevanta diskussioner när det är lämpligt. Att snabbt ta itu med problem kan hjälpa dig att undvika juridiska tvister.

• Sök specialiserad juridisk rådgivning: Att arbeta med affärsjuridiska experter erbjuder företag fördelar som skräddarsydd vägledning och avtalsvillkor som följer lokala och internationella standarder.

• Genomför regelbundna granskningar av faktureringspraxis: Att se över och justera faktureringsstrategier är viktigt när man har att göra med förändrade regelverk, kundkrav och affärsbehov.

Ovanstående strategier kan ge företag av alla slag möjlighet att stärka sina faktureringsrutiner, vilket banar väg för effektiviserade, juridiskt sunda transaktioner.