Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil im Rahmen von finanziellen Transaktionen – sowohl bei Start-ups als auch bei multinationalen Konzernen. Der Versand einer Rechnung ist jedoch keine Garantie dafür, dass die Rechnung auch tatsächlich zeitnah bezahlt wird: Etwa 35 % aller Rechnungen werden mehr als 30 Tage zu spät bezahlt. Unternehmen, die ihren Rechnungsstellungsablauf optimieren möchten, sollten die rechtlichen Rahmenbedingungen rund um das Thema Rechnungsstellung kennen.

Den Unterschied zwischen einem informativen Dokument und einem rechtskräftigen Dokument zu kennen, kann sich erheblich auf den Umsatz und die Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Kundinnen und Kunden auswirken. Auch wenn der Versand einer Rechnung keine Garantie für eine Zahlung ist, können sich Unternehmen mit Kenntnis der rechtlichen Gegebenheiten zuverlässiger schützen. Im Folgenden geben wir einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Aspekte von Rechnungen und unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Rechnungsstellung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung?
  
• Wofür werden Rechnungen verwendet?
  
• Ist eine Rechnung ein rechtsgültiges Dokument?
  
• Rechtlichen Schutz rund um die Rechnungsstellung schaffen
  

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein formelles Dokument, das ein Verkäufer an eine Kundin/einen Kunden ausstellt, in dem die Details einer Transaktion festgelegt sind. In einer Rechnung werden die erbrachten Produkte oder Dienstleistungen, ihre Mengen und die vereinbarten Preise angegeben. Die Rechnung fungiert als Zahlungsaufforderung und gibt den Betrag an, der auf Kundenseite gegenüber dem Verkäufer geschuldet wird. Nach der Bezahlung dient die Rechnung als Verkaufsnachweis.

Zusätzlich zu den aufgeschlüsselten Gebühren enthält eine Rechnung in der Regel wichtige Details wie Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum der Zahlung, einmalige Rechnungsnummer und Kontaktinformationen beider Parteien. Je nach Art des Unternehmens und den vereinbarten Bedingungen kann eine Rechnung auch Steuerinformationen, Versanddaten, Zahlungsbedingungen und ggf. anwendbare Rabatte enthalten.

Wofür werden Rechnungen verwendet?

Rechnungen erfüllen in Unternehmen und ihren Branchen unterschiedliche Zwecke:

• Zahlungsaufforderung: Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Ganz egal, ob ein freiberuflicher Entwickler einer Kundin mehrere Stunden Programmierarbeit oder ein E-Commerce-Shop einem Kunden verschiedene Produkte in Rechnung stellt, wird in der Rechnung klar ausgewiesen, welcher Betrag aussteht.

• Aufzeichnungen: Für Unternehmen sind Rechnungen ein wichtiger Bestandteil ihrer Finanzbuchführung. Von Software-as-a-Service-Startups (SaaS) bis hin zu etablierten Online-Einzelhändlern helfen Rechnungen dabei, Verkäufe, Einnahmen und ausstehende Forderungen im Blick zu behalten und geben ein klares Bild über den finanziellen Status eines Unternehmens.

• Steuerdokumentation: Rechnungen sind beim Melden von Einnahmen und der Berechnung von Steuern unverzichtbar. So muss ein Online-Fitnesstrainer möglicherweise seine monatlichen Einnahmen aufschlüsseln und mit detaillierten Rechnungen lassen sich alle Zahlungen klar und nachprüfbar nachverfolgen.

• Rechtlicher Schutz: Rechnungen dienen im Falle von Zahlungsanfechtungen zu erbrachten Zahlungen oder Dienstleistungen als Beweismittel. Eine Digitalagentur kann beispielsweise auf eine Rechnung verweisen, um den Arbeitsumfang und den mit einer Kundin/einem Kunden vereinbarten Preis zu untermauern.

• Cashflow verwalten: Für Unternehmen, die Abonnements anbieten, ist die regelmäßige Rechnungsstellung unverzichtbar, um den Cashflow zu steuern. Nur so können sie sicherstellen, dass sie stets über die erforderlichen Mittel zur Aufrechterhaltung ihres Betriebs verfügen. Die regelmäßige Rechnungsstellung macht außerdem Einnahmen planbar und gibt Investorinnen/Investoren und Aktionärinnen/Aktionäre genaue Prognosen.

• Kundenkommunikation Rechnungen dienen oft als Kommunikationsinstrument. Ein Modehaus kann im Rahmen seiner Rechnungen beispielsweise Kundinnen und Kunden über bevorstehende Ausverkäufe oder Treueprogramme informieren. Ein Beratungsunternehmen kann zusätzliche Dienstleistungen anbieten.

Jedes Unternehmen sollte wissen, wie es Rechnungen effizient einsetzen kann – als Tool für mehr finanzielle Übersichtlichkeit, Kundenkommunikation und geschäftliches Wachstum.

Ist eine Rechnung ein rechtsgültiges Dokument?

Eine Rechnung ist in erster Linie ein Finanzdokument, das eine Transaktion detailliert beschreibt, aber sie hat in mehrfacher Hinsicht auch rechtliche Bedeutung:

• Transaktionsnachweis: Eine Rechnung bestätigt, dass ein Verkäufer eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt zu einem bestimmten Preis erbracht hat. Für ein SaaS-Unternehmen kann bestätigt werden, dass eine Kundin/ein Kunde eine bestimmte Stufe eines Abonnements gekauft hat. Für eine E-Commerce-Website kann hingegen z. B. der Verkauf bestimmter Artikel nachgewiesen werden.

• Vertragliche Nachweise: In Situationen, in denen eine formelle Vereinbarung zwischen zwei Parteien besteht, kann die Rechnung als Beweis dafür dienen, dass diese Vereinbarung erfüllt wurde. Wenn sich beispielsweise ein Grafikdesigner bereit erklärt hat, ein Logo zu einem bestimmten Preis zu erstellen, wird in der Rechnung bestätigt, dass die Dienstleistung gemäß den vereinbarten Bedingungen erbracht wurde.

• Steuerzwecke: Für die Steuerbehörden sind Rechnungen wichtige Dokumente zur Nachverfolgung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Ein Unternehmen im Direkthandel kann anhand der Rechnungen seine Verkäufe und die mit dem Kauf der Waren bei Lieferanten verbundenen Kosten nachweisen.

• Beitreibung von Forderungen: Wird eine Zahlung nicht getätigt, so kann die Rechnung aus rechtlicher Sicht zur Geltendmachung ausstehender Forderungen herangezogen werden. Wenn eine Kundin/ein Kunde eines Anbieters im Bereich Online-Kurse einen Kurs nicht bezahlt hat, kann der Anbieter bei der Beitreibung des geschuldeten Betrags auf die Rechnung verweisen.

Eine Rechnung ist zwar keine rechtsverbindliche Vereinbarung, dient aber zur Aufzeichnung einer Transaktion. Sie dient als Beweis dafür, dass ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde und im Gegenzug ein Betrag fällig ist. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Unternehmen Rechnungen für sich nutzen können:

• Transaktionsnachweis: Eine Rechnung weist die Details einer Transaktion zwischen zwei Parteien auf, z. B. zwischen einem Dienstleister und einer Kundin/einem Kunden. Ob Onlineshop oder freiberufliches Beratungsunternehmen: eine Rechnung bedeutet, dass Sie Ihren Teil einer Vereinbarung erfüllt haben und nun eine Zahlung erwarten.

• Gebundenheit an Vereinbarungen: Obwohl eine Rechnung kein Vertrag ist, ist sie oft an eine rechtsverbindliche Vereinbarung oder Verträge gebunden. So könnten Webentwickler/innen einen Vertrag vereinbaren, in dem detailliert steht, dass den Kundinnen/Kunden nach Abschluss bestimmter Meilensteine eine Rechnung gesendet wird. In diesem Fall verpflichtet der Vertrag die Kundinnen/Kunden zur Zahlung und mit Versand der Rechnung wird der vereinbarte Betrag angefordert.

• Zahlungsbedingungen: Die in einer Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen, wie Fälligkeitstermine oder Verzugsgebühren, können als Erinnerung an vereinbarte Bedingungen dienen. Wenn diese Bedingungen in einem vertraglichen Kontext festgelegt wurden, sind sie rechtsverbindlich.

• Rechtsverfahren: Wenn eine Kundin/ein Kunde eine Rechnung nicht wie erwartet bezahlt, kann diese in Rechtsverfahren als Beweis für den geschuldeten Betrag verwendet werden. In vielen Zuständigkeitsbereichen können Unternehmen anhand von Rechnungen Inkassoverfahren oder rechtliche Schritte wegen unbezahlter Beträge einleiten.

Rechtlichen Schutz rund um die Rechnungsstellung schaffen

Auch wenn eine Rechnung als eigenständiges Dokument rechtlich nicht von Bedeutung ist, sollten Unternehmen die Chance zur Stärkung ihres Rechnungsstellungsablaufs nicht unterschätzen. Um Ihre finanziellen Interaktionen zu schützen, sollten Sie die folgenden proaktiven Maßnahmen in Betracht ziehen:

• Klare Verträge aufsetzen: Bevor Sie mit den Arbeiten beginnen oder Waren versenden, erstellen Sie zunächst eine umfassende Vereinbarung. Diese Vereinbarung sollte unmissverständliche Angaben zu Leistungsumfang, Leistungen, Preis und allen weiteren Bedingungen enthalten.

• Dienstleistungen auf Rechnungen aufschlüsseln: Vermeiden Sie Zahlungsanfechtungen, indem Sie Posten einzeln auflisten. Detaillierte Angaben zu Dienstleistungen oder Waren stellen transparent dar, welchen Betrag Kundinnen/Kunden schulden.

• Zahlungsbedingungen angeben: Durch die Angabe des Fälligkeitsdatums, der akzeptierten Zahlungsmethoden und der Bedingungen für Zahlungsanfechtungen bzw. Rückerstattungen machen sie deutlich, was Sie von Ihren Kundinnen/Kunden erwarten.

• Alle Vereinbarungen festhalten: Dokumentieren Sie alle E-Mails, unterzeichneten Dokumente und weitere Korrespondenz.

• Alle Lieferungen und erbrachten Leistungen dokumentieren: Wenn Ihr Unternehmen materielle Güter zustellt, lassen Sie sich immer einen Liefernachweis geben oder die Zustellung per Unterschrift quittieren. Für Dienstleister können sich Empfangsbestätigungen oder Zertifikate am Projektabschluss auszahlen.

• Bekannte Plattformen für die Rechnungsstellung nutzen: Diese Plattformen helfen bei der Erstellung von Rechnungen und stellen gleichzeitig mit Zeitstempel versehene Aufzeichnungen bereit, die Auskunft darüber geben, wann eine Rechnung ausgestellt, geöffnet und bezahlt wurde.

• Offen und regelmäßig kommunizieren: Seien Sie immer über Ihre Kanäle erreichbar und dokumentieren Sie relevante Austäusche mit Kundinnen und Kunden. Wenn Sie auf Bedenken oder Probleme direkt reagieren, können Sie Rechtsstreitigkeiten vermeiden.

• Fachkundig beraten lassen: Unternehmen profitieren von der Zusammenarbeit mit Profis aus dem Wirtschaftsrecht, da sie individuelle Beratung und Vertragsbedingungen erhalten, die lokalen und internationalen Standards entsprechen.

• Rechnungsstellungsvorgang regelmäßig überprüfen: Seine Rechnungsstellungsstrategie zu überarbeiten und anzupassen ist wichtig, um auf die sich ändernden Vorschriften, Kundenanforderungen und geschäftlichen Anforderungen einzugehen.

Durch diese Verfahren können Unternehmen aller Art ihre Rechnungsstellung verbessern und den Weg für optimierte, rechtlich einwandfreie Transaktionen ebnen.