La facturación es una parte integral de las operaciones financieras de las empresas, desde las startups hasta las empresas multinacionales. Sin embargo, enviar una factura no garantiza que la factura se pague rápidamente: alrededor de 35 % de las facturas se pagan con más de 30 días de retraso. Para las empresas que quieren perfeccionar sus prácticas de facturación, es importante entender el marco legal de la facturación.

Comprender la distinción entre un documento informativo y uno legalmente exigible puede afectar significativamente los ingresos de una empresa y las relaciones con sus clientes. Aunque es posible que el envío de una factura no garantice su pago, comprender los matices legales puede ayudar a las empresas a buscar protecciones más sólidas. A continuación, ofrecemos una visión completa de las dimensiones legales de las facturas y guiamos a las empresas para que refuercen sus procesos de facturación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Para qué se utilizan las facturas?
  
• ¿Una factura es un documento legal?
  
• Cómo crear protecciones legales sobre la facturación
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento formal que el vendedor emite a un cliente, en la que se especifican los detalles de una transacción. En esta, se enumeran los productos o servicios proporcionados, sus cantidades y precios acordados. La factura sirve como una solicitud de pago, ya que en esta se indica el importe que el cliente le debe al vendedor, y se utiliza como registro de la venta después de que se paga la factura.

Además de los cargos detallados, una factura suele incluir datos importantes como la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del pago, el número único de factura y la información de contacto de ambas partes. Dependiendo de la naturaleza de la empresa y de las condiciones establecidas, una factura también puede incluir información fiscal, datos de envío, condiciones de pago y descuentos aplicables.

¿Para qué se utilizan las facturas?

Las facturas tienen varios propósitos en muchas empresas y sectores:

• Solicitudes de pago: Una factura es una solicitud de pago. Tanto si un desarrollador independiente debe facturar a un cliente por horas de servicios de programación, como si una tienda de comercio electrónico debe cobrarle a un cliente por un lote de productos, en la factura se especificará cuánto se debe.

• Mantenimiento de registros: Las empresas utilizan las facturas como una parte importante de sus registros financieros. Las facturas ayudan a las empresas, desde las startups de software como servicio (SaaS) hasta los minoristas en línea consolidados, a realizar un seguimiento de sus ventas, ingresos y deudas pendientes, lo cual les proporciona una imagen clara de su solidez financiera.

• Documentación fiscal: Las facturas son indispensables a la hora de declarar los ingresos y calcular los impuestos. Por ejemplo, es posible que un entrenador de acondicionamiento físico en línea deba proporcionar un desglose de los ingresos mensuales, y las facturas detalladas ofrecen un registro claro y verificable.

• Protección legal: Las facturas sirven como prueba en caso de que surjan disputas sobre pagos o servicios prestados. Una agencia digital, por ejemplo, puede hacer referencia a una factura para confirmar el alcance del trabajo y el precio acordado con un cliente.

• Gestión del flujo de caja: Las empresas basadas en suscripciones dependen de la facturación regular para gestionar el flujo de caja y asegurarse de tener los fondos necesarios para mantener sus operaciones. La facturación periódica también ayuda a predecir los ingresos y a elaborar proyecciones precisas para los inversores y accionistas.

• Comunicación con el cliente: A menudo, las facturas sirven como una herramienta de comunicación. Una tienda de ropa puede usar facturas para informar a los clientes sobre los próximos programas de ventas o fidelización, mientras que una empresa de consultoría puede usarlas para detallar los servicios adicionales ofrecidos.

Las empresas de todo tipo deben aprender a usar las facturas de manera eficiente, ya que son herramientas comerciales importantes que ayudan a la claridad financiera, la comunicación con los clientes y el crecimiento.

¿Una factura es un documento legal?

Una factura es, principalmente, un documento financiero en la que se detalla una transacción, pero tiene importancia legal en múltiples aspectos:

• Comprobante de la transacción: Una factura verifica que un vendedor proporcionó un servicio o producto en particular a un precio determinado. Puede confirmar que un cliente adquirió un nivel de suscripción específico de una empresa de SaaS y validar la venta de artículos concretos para un sitio de comercio electrónico.

• Pruebas contractuales: En situaciones en las que existe un contrato formal entre dos partes, la factura puede servir como prueba de que ese contrato se está cumpliendo. Por ejemplo, si un diseñador gráfico aceptó crear un logotipo por un precio específico, la factura refuerza que el servicio se entregó según las condiciones acordadas.

• Fines fiscales: Para las autoridades fiscales, las facturas son un documento clave para hacer un seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa. Una empresa de dropshipping se puede basar en sus facturas para demostrar sus ventas y los costos asociados a la compra de bienes a los proveedores.

• Recuperación de deudas: Si no se realiza un pago, la factura puede utilizarse en un contexto legal para reclamar deudas pendientes. Si un proveedor de cursos en línea está tratando con un cliente que no ha completado el pago de un curso, puede consultar la factura al reclamar el importe adeudado.

Una factura no es un contrato legalmente vinculante, pero sirve como registro de una transacción. Es una prueba de que se entregó un producto o se prestó un servicio, y de que se debe pagar un importe a cambio. A continuación, te indicamos algunas formas en las que las facturas son de utilidad para las empresas:

• Evidencia de una transacción: En una factura, se muestran los detalles de una transacción entre dos partes, como un proveedor de servicios y un cliente. Tanto si diriges una tienda de comercio electrónico como una consultoría independiente, la factura significa que has cumplido con tu parte de un acuerdo y, en respuesta, esperas recibir un pago específico.

• Vinculación con contratos: Aunque la factura no es un contrato, suele estar vinculada a un acuerdo o contrato legalmente vinculante. Por ejemplo, un desarrollador web puede tener un contrato en el que se establezca que, al completar ciertos hitos, enviará a los clientes una factura. En este caso, el contrato obliga al cliente a pagar y, a través de la factura, se solicita el importe acordado.

• Condiciones de pago: Las condiciones de pago que se especifican en una factura, como las fechas de vencimiento o las comisiones por pagos atrasados, pueden servir como recordatorio de las condiciones acordadas. Si estas condiciones se establecieron en un contexto contractual, entonces son legalmente vinculantes.

• Procedimientos judiciales: Si un cliente no efectúa los pagos como se espera, la factura se puede utilizar en procedimientos judiciales como prueba de la deuda. En muchas jurisdicciones, las empresas pueden utilizar las facturas para iniciar procesos de cobro o entablar acciones legales por importes impagos.

Cómo crear protecciones legales sobre la facturación

Aunque es posible que una factura no tenga peso legal como documento independiente, las empresas no deben pasar por alto la oportunidad de reforzar sus procesos de facturación. Para desarrollar un marco de protección en torno a tus interacciones financieras, considera tomar estas medidas proactivas:

• Redacta contratos claros: Antes de comenzar cualquier trabajo o enviar bienes, elabora un contrato integral. Este debe cubrir el alcance de los servicios, los productos que se deben entregar, el precio y cualquier condición particular, sin que dé lugar a ambigüedades.

• Desglosa los servicios en las facturas: Desglosa las facturas para evitar disputas. Detallar los servicios o bienes proporcionados permite justificar con transparencia cuánto debe el cliente.

• Especifica tus condiciones de pago: Detallar la fecha de vencimiento del pago, los métodos de pago aceptados y las condiciones de las disputas o reembolsos genera expectativas claras.

• Mantén un registro de todos los acuerdos: Mantén un registro exhaustivo de los correos electrónicos, documentos firmados y otra correspondencia.

• Documenta todas las entregas o finalizaciones de servicios: Cuando se trate de bienes tangibles, ten siempre un comprobante de entrega o un recibo firmado. Para los que trabajan en el sector de los servicios, el acuse de recibo o los certificados de finalización del proyecto pueden ser herramientas valiosas.

• Utiliza plataformas de facturación reconocidas: Estas plataformas ayudan a crear facturas a la vez que proporcionan registros con marca de tiempo, que muestran cuándo se emitió, se vio y se pagó una factura.

• Entabla una comunicación abierta y coherente: Mantén los canales abiertos y registra las comunicaciones pertinentes según corresponda. Abordar las inquietudes o los problemas con prontitud puede ayudarte a evitar disputas legales.

• Busca asesoramiento legal especializado: Trabajar con expertos en derecho comercial es ventajoso para las empresas, ya que les permite recibir orientación personalizada y establecer condiciones contractuales que siguen la normativa local e internacional.

• Lleva a cabo revisiones periódicas de las prácticas de facturación: Revisar y ajustar las estrategias de facturación es fundamental cuando se trata de hacer frente a los cambios en la normativa, las demandas de los clientes y las necesidades empresariales.

Estas tácticas pueden ayudar a empresas de todo tipo a reforzar sus procedimientos de facturación, lo cual les permite que sus transacciones sean más ágiles y legalmente sólidas.