Facturatie is een integraal onderdeel van de financiële bedrijfsvoering van ondernemingen, van start-ups tot multinationals. Maar als je een factuur stuurt, heb je nog geen garantie dat deze snel wordt betaald. Ongeveer 35% van alle facturen wordt meer dan 30 dagen te laat betaald. Wil je optimaal met facturen werken, dan is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de juridische aspecten van facturatie.

Inzicht in het onderscheid tussen een informatief document en een juridisch afdwingbaar document kan een aanzienlijke invloed hebben op de omzet van een onderneming en de relaties met klanten. Het versturen van een factuur mag dan geen garantie voor betaling zijn, maar als je de juridische nuances begrijpt, kun je krachtige maatregelen nemen om je onderneming te beschermen. Hieronder vind je een uitgebreid overzicht van de juridische aspecten van facturen, evenals richtlijnen voor het versterken van je facturatieprocessen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Waarvoor worden facturen gebruikt?
  
• Is een factuur een juridisch document?
  
• Hoe neem je juridische beschermingsmaatregelen rondom facturatie?
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een formeel document dat een verkoper uitgeeft aan een klant en waarin de gegevens van een transactie worden vermeld. In de factuur staan de geleverde producten of diensten, de aantallen ervan en de overeengekomen prijzen. De factuur fungeert als een betaalverzoek, vermeldt het bedrag dat de klant aan de verkoper is verschuldigd, en dient als verkoopbewijs nadat de factuur is betaald.

Naast de gespecificeerde kosten bevat een factuur doorgaans belangrijke gegevens zoals de datum van uitgifte, de vervaldatum voor betaling, het unieke factuurnummer en de contactgegevens van beide partijen. Afhankelijk van de aard van de onderneming en de gedeponeerde voorwaarden, kan een factuur ook belastinggegevens, verzendgegevens, betaalvoorwaarden en eventuele toepasselijke kortingen bevatten.

Waarvoor worden facturen gebruikt?

Facturen dienen verschillende doelen bij tal van ondernemingen en in diverse branches:

• Betaalverzoeken. Een factuur is een verzoek tot betaling. Of een freelance ontwikkelaar nu een klant factureert voor zijn of haar uren, of een e-commercewinkel een klant een partij producten in rekening brengt, de factuur maakt duidelijk welk bedrag is verschuldigd.

• Administratie. Ondernemingen gebruiken facturen als een belangrijk onderdeel van hun financiële administratie. Van SaaS-start-ups (Software-as-a-Service) tot gevestigde online retailers: facturen helpen bij het bijhouden van verkoop, omzet en uitstaande schulden en geven daarmee een duidelijk beeld van de financiële gezondheid van de onderneming.

• Belastingdocumentatie. Facturen zijn onmisbaar bij de aangifte van inkomsten en het berekenen van belastingen. Een online-fitnesscoach kan bijvoorbeeld verplicht worden om zijn maandinkomsten uit te splitsen, en met gedetailleerde facturen op papier kan dat op een duidelijke, verifieerbare manier.

• Rechtsbescherming. Facturen dienen als bewijs bij chargebacks over betalingen of geleverde diensten. Een digitaal bureau kan bijvoorbeeld naar een factuur verwijzen om de omvang van het werk en de overeengekomen prijs met een klant te bevestigen.

• Cashflowbeheer. Abonnementsbedrijven gebruiken periodieke facturatie om hun cashflow te beheren en ervoor te zorgen dat ze over de benodigde middelen beschikken om hun activiteiten voort te zetten. Met behulp van regelmatige facturatie is het ook mogelijk om inkomsten te voorspellen en nauwkeurige prognoses te maken voor investeerders en aandeelhouders.

• Communicatie met de klant. Vaak dienen facturen als communicatiemiddel. Een boetiek kan klanten via facturen informeren over aankomende verkoop- of loyaliteitsprogramma's, terwijl een adviesbureau op facturen een omschrijving kan opnemen van aanvullende diensten die het bedrijf aanbiedt.

Bedrijven van alle soorten en maten moeten leren hoe ze facturen efficiënt kunnen inzetten, want het zijn belangrijke zakelijke tools zijn die bijdragen aan financiële duidelijkheid, communicatie met klanten en groei.

Is een factuur een juridisch document?

Een factuur is in de eerste plaats een financieel document waarin een transactie wordt beschreven, maar heeft in meerdere opzichten juridische betekenis:

• Transactiebewijs. Een factuur bewijst dat een verkoper een bepaalde dienst of een bepaald product tegen een bepaalde prijs heeft geleverd. Voor een SaaS-bedrijf wordt met een factuur aangegeven dat een klant een specifiek abonnement heeft gekocht, terwijl de factuur voor een e-commercesite aangeeft dat bepaalde artikelen zijn verkocht.

• Contractueel bewijs. In situaties waarin er sprake is van een formele overeenkomst is tussen twee partijen, kan de factuur dienen als bewijs van het nakomen van die overeenkomst. Als een grafisch ontwerper bijvoorbeeld heeft ingestemd met het maken van een logo tegen een specifieke prijs, bevestigt de factuur dat de dienst is geleverd volgens de overeengekomen voorwaarden.

• Fiscale doeleinden. Voor de belastingdienst zijn facturen belangrijke documenten om de inkomsten en uitgaven van het bedrijf na te gaan. Een dropshipping-bedrijf kan met facturen de verkoop van goederen aantonen, evenals de bijbehorende inkoopkosten bij leveranciers.

• Incasso. Als een betaling niet wordt gedaan, kan de factuur in juridisch verband worden gebruikt om openstaande schulden te vorderen. Als een aanbieder van online cursussen te maken heeft met een klant die niet heeft betaald voor een cursus, kan hij naar de factuur verwijzen bij het sturen van aanmaningen voor het verschuldigde bedrag.

Een factuur is geen juridisch bindende overeenkomst, maar dient wel als registratie van een transactie. Het is het bewijs dat een product is geleverd of een dienst is verleend en dat er als tegenprestatie een bedrag moet worden betaald. Hieronder noemen we een paar manieren waarop bedrijven facturen kunnen inzetten.

• Bewijs van een transactie. Op een factuur staan de gegevens van een transactie tussen twee partijen, zoals een dienstverlener en een klant. Of je nu een e-commercewinkel runt of een freelance adviesbureau hebt, de factuur geeft aan dat je jouw deel van een overeenkomst bent nagekomen en dat je daarvoor een specifieke betaling verwacht.

• Gebonden aan afspraken. Hoewel de factuur geen contract is, is deze vaak wel gekoppeld aan een juridisch bindende overeenkomst of contract. Een webontwikkelaar kan bijvoorbeeld werken met een contract waarin staat dat hij na het behalen van bepaalde mijlpalen klanten een factuur zal sturen. In dit geval verplicht het contract de klant tot betaling, en wordt op de factuur het overeengekomen bedrag vermeld.

• Betalingstermijnen. De betalingsvoorwaarden die op een factuur worden vermeld, zoals de vervaldatum of kosten voor te late betaling, kunnen dienen als herinnering aan overeengekomen voorwaarden. Als deze voorwaarden in een contract zijn overeengekomen, zijn ze juridisch bindend.

• Gerechtelijke procedures. Als een klant of cliënt niet betaalt zoals verwacht, kan een factuur in een gerechtelijke procedure worden gebruikt als bewijs van schuld. In veel regio's kunnen bedrijven met behulp van facturen incassoprocessen starten of juridische stappen ondernemen voor onbetaalde bedragen.

Hoe neem je juridische beschermingsmaatregelen rondom facturatie?

Hoewel een factuur als zelfstandig document misschien geen juridisch gewicht in de schaal legt, mogen ondernemingen de kans niet voorbij laten gaan om hun facturatieprocessen te versterken. Voor bescherming van je financiële interacties kun je overwegen de volgende proactieve maatregelen te nemen:

• Stel duidelijke contracten op. Stel voordat je met werkzaamheden begint of goederen verzendt, een uitgebreide overeenkomst op. In deze overeenkomst noem je de reikwijdte van diensten, deliverables, prijzen en eventuele specifieke voorwaarden, zonder ruimte voor dubbelzinnigheid.

• Splits diensten op facturen uit. Voorkom chargebacks door facturen te specificeren. Door geleverde diensten of goederen tot in detail te vermelden, geef je een transparant beeld van wat de klant is verschuldigd.

• Vermeld je betalingsvoorwaarden. Geef aan wanneer de betaling is verschuldigd, welke betaalmethoden je accepteert en wat de voorwaarden zijn voor chargebacks of terugbetalingen, zodat duidelijk is wat wordt verwacht.

• Houd een overzicht bij van alle afspraken. Houd een uitgebreid verslag bij van e-mails, ondertekende documenten en andere correspondentie.

• Documenteer alle leveringen of voltooide diensten. Zorg bij materiële goederen altijd voor een bewijs van aflevering of een ondertekend ontvangstbewijs. Werk je in de dienstverlening, dan kunnen een ontvangstbevestiging of een certificaat van voltooiing van het project waardevolle hulpmiddelen zijn.

• Gebruik erkende facturatieplatforms. Deze platforms helpen bij het maken van facturen en bieden records met een tijdstempel die laten zien wanneer een factuur is uitgegeven, bekeken en betaald.

• Zorg voor open en consistente communicatie. Houd kanalen open en neem waar nodig relevante gesprekken op. Door zorgen of problemen snel aan te pakken, kun je juridische geschillen voorkomen.

• Vraag gespecialiseerd juridisch advies. Het heeft heel wat voordelen om experts op het gebied van handelsrecht in de arm te nemen, zoals richtlijnen op maat voor je onderneming en contractvoorwaarden die voldoen aan lokale en internationale normen.

• Voer periodiek een evaluatie uit van je aanpak van facturatie. Je krijgt te maken met veranderende regelgeving, klanteisen en zakelijke behoeften. Daarom is het essentieel dat je van tijd tot tijd je facturatiestrategieën naloopt en aanpast.

Dankzij deze tactieken kunnen ondernemingen van alle soorten en maten hun facturatieprocedures versterken en daarmee de weg vrijmaken voor gestroomlijnde, juridisch verantwoorde transacties.