Facturatie is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en wordt vaak gezien als een vervelend klusje voor de backoffice. Het juiste facturatiesysteem kan bijdragen aan tijdige betalingen en bevordert tegelijkertijd het vertrouwen tussen het bedrijf en de klant.

Hieronder bespreken we de stappen van het facturatieproces en leggen we uit hoe geautomatiseerde facturatiesystemen kunnen bijdragen aan een soepele betaalervaring.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Wat staat er op een factuur?
  
• Wanneer moet je een factuur versturen?
  
• Hoe verstuur je een factuur?
  
• Best practices voor facturatie voor bedrijven
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een handelsdocument dat een verkoper uitgeeft aan een koper en waarin de geleverde producten of diensten worden beschreven en het bedrag wordt vermeld dat de koper de verkoper voor deze goederen of diensten verschuldigd is. Het is zowel een verzoek tot betaling als een registratie van de verkoop voor beide partijen nadat de betaling is verricht.

Facturen spelen een belangrijke rol bij het beheren en volgen van financiële transacties. Ze zijn een belangrijk hulpmiddel in de bedrijfsboekhouding en helpen bij het bewaken van de verkoop, het beheren van de voorraad en het bijhouden van inkomsten. Voor klanten bieden facturen een gedetailleerd overzicht van aankopen, wat handig is voor persoonlijke budgettering en hun algemene administratie. Facturen kunnen ook helpen bij het oplossen van geschillen over betalingen, omdat ze een juridisch overzicht bieden van de overeengekomen transactie tussen verkoper en koper.

Wat staat er op een factuur?

Sommige specifieke informatie die op een factuur moet staan, is afhankelijk van de aard van je bedrijf, het soort klanten waarmee je werkt en de voorwaarden van je contracten. De meeste facturen bevatten echter de volgende onderdelen:

• Koptekst: Het label 'factuur' maakt duidelijk wat het doel van het document is en zorgt ervoor dat dit correct wordt verwerkt in het financiële systeem van het bedrijf.

• Informatie over de verkoper: De gegevens over het bedrijf vertellen klanten waar de factuur vandaan komt. Hiermee wordt tegelijkertijd voldaan aan wettelijke verplichtingen op het gebied van belastingen en bedrijfsidentificatie.

• Informatie over de koper: Klantinformatie is nodig voor een nauwkeurige administratie en kan een belangrijk hulpmiddel zijn in geval van geschillen of audits.

• Factuurnummer: Een unieke ID vereenvoudigt het bijhouden en ordenen van financiële gegevens, wat zorgt voor efficiënt rekeningenbeheer en gemakkelijke reconciliatie.

• Factuurdatum: Het vermelden van de datum is vereist voor het beheer van de cashflow, de financiële planning en het bepalen van het moment van omzetverantwoording.

• Betalingsvoorwaarden: Duidelijk omschreven voorwaarden helpen bij het handhaven van een positieve cashflow, het voorkomen van geschillen en het managen van klantverwachtingen over vervaldatums en boetes voor te late betalingen.

• Geleverde goederen of diensten: Gedetailleerde beschrijvingen helpen om de factuurbedragen te rechtvaardigen en geschillen te voorkomen. Ze kunnen ook nodig zijn voor de financiële administratie van beide partijen of in het geval van audits. Dit kan ook gevolgen hebben voor de belastingheffing, vooral wanneer er voor goederen en diensten verschillende belastingtarieven gelden.

• Kosten: Met gespecificeerde kosten kan de klant zien waarvoor wordt betaald. Ook kunnen ze het proces van verkoper voor het berekenen van belasting en het beheren van de voorraad vereenvoudigen.

• Fiscale informatie: Passende berekeningen en identificatiegegevens voor de omzetbelasting of btw zijn noodzakelijk om te voldoen aan de voorschriften van lokale en nationale belastingautoriteiten.

• Opmerkingen: In deze ruimte kunnen bedrijven de klant aanvullende informatie geven, unieke aspecten van de transactie verduidelijken of de zakelijke relatie versterken met een persoonlijk bericht.

Elk onderdeel van een factuur heeft een functie voor een bedrijf, of het nu gaat om bedrijfsvoering, financieel beheer, klantenservice of wettelijke naleving.

Wanneer moet ik een factuur versturen?

Niet alle bedrijven zullen hetzelfde schema of dezelfde werkwijze bij facturatie volgen. De ideale timing voor het verzenden van een factuur kan variëren, afhankelijk van factoren zoals de aard van het bedrijf, het soort goederen of diensten dat wordt geleverd, de overeengekomen betalingsvoorwaarden en de relatie met de klant. Een bedrijf dat fysieke producten aanbiedt, kan bijvoorbeeld factureren op het verkooppunt, terwijl een adviesbureau misschien maandelijks zijn doorlopende diensten factureert.

Elk bedrijf moet een facturatieschema opstellen dat past bij het bedrijfsmodel, de cashflow verbetert en voldoet aan de verwachtingen van de klant. Hier volgt een overzicht van de ideale timing voor het versturen van facturen voor verschillende veelvoorkomende bedrijfsmodellen:

• Dienstverlenende bedrijven
  Deze bedrijven sturen meestal een factuur nadat de dienst is verleend. Een grafisch ontwerpbureau kan bijvoorbeeld een klant factureren na voltooiing van een websiteontwerp, of een adviesbureau kan aan het einde van elke maand factureren voor de diensten die in die periode zijn geleverd. In sommige gevallen vragen dienstverlenende bedrijven echter om een waarborgsom of gedeeltelijke betaling vooraf, vooral voor grotere projecten of bij het werken met nieuwe klanten.

• Bedrijven die producten verkopen
  Deze bedrijven factureren over het algemeen op het verkooppunt, wanneer de goederen worden geleverd of de bestelling wordt uitgevoerd, vergelijkbaar met een transactie in de detailhandel. Een meubelfabrikant kan bijvoorbeeld een detailhandelaar factureren bij levering van de artikelen. In het geval van producten op maat of op bestelling, zoals maatpakken of op maat gemaakte kasten, kunnen bedrijven echter een aanbetaling vragen. Het openstaande saldo wordt dan gefactureerd bij levering.

• Facturatie conform de voortgang van het werk
  Dit geldt voor grotere projecten die een langere periode beslaan, meestal in de bouw of soortgelijke industrieën. Hierbij sturen bedrijven een factuur wanneer ze een specifieke mijlpaal in het project bereiken of volgens een regelmatig schema (bijv. maandelijks). Een bouwbedrijf dat een huis bouwt, kan bijvoorbeeld 25% vooraf factureren voor materialen, 25% als de fundering klaar is, 25% in de "lockup"-fase (wanneer het gebouw kan worden afgesloten) en de laatste 25% als het huis helemaal af is.

• Terugkerende facturatie
  Een bedrijf dat een doorlopende dienst of abonnement levert, kan een model voor terugkerende facturatie gebruiken. Het bedrijven verstuurt de facturen dan met regelmatige tussenpozen, meestal maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks. Een fitnessstudio of een bedrijf dat Software-as-a-Service (SaaS) aanbiedt, zou dit model bijvoorbeeld gebruiken om klanten elke maand te factureren voor de service van de volgende maand.

• Vooruitbetaling
  Bij een vooruitbetaling sturen bedrijven een factuur voordat ze de dienst of het product leveren. Dit model wordt vaak gebruikt wanneer er sprake is van een aanzienlijke investering of een hoog risico. Een juwelier die sieraden op maat maakt, kan bijvoorbeeld volledige betaling eisen voordat hij dure materialen inkoopt en aan een stuk begint te werken.

• Retainermodel
  In dit model stuurt het bedrijf een factuur voor een vast bedrag voordat het werk begint. De klant verricht regelmatig betalingen (vaak maandelijks) om toegang te houden tot de diensten van het bedrijf. Advocatenkantoren en adviesbureaus gebruiken dit model vaak door een klant elke maand een vast voorschot in rekening te brengen voor een bepaald aantal uren dienstverlening.

Dit zijn de gangbare facturatiemethoden, maar de specifieke facturatieschema's kunnen verschillen en moeten worden aangepast aan de behoeften en mogelijkheden van elk individueel bedrijf en zijn klanten. Duidelijke en open communicatie met je klanten en opdrachtgevers en heldere afspraken over je facturatieschema zijn de sleutel tot het onderhouden van een gezonde zakelijke relatie en het garanderen van tijdige betalingen.

Hoe verstuur je een factuur?

Het versturen van een factuur is een belangrijk onderdeel van het financiële beheer van een bedrijf en het handhaven van een constante cashflow. Dit zijn de stappen die deel uitmaken van het facturatieproces:

• Inzicht in het facturatieproces van je klant: Voordat je een factuur maakt, moet je je verdiepen in het facturatieproces van je klant. Sommige klanten hebben misschien specifieke informatie nodig, zoals een inkoopordernummer, of geven de voorkeur aan een bepaalde factuurindeling. Als je deze vereisten van tevoren weet, kun je ervoor zorgen dat je factuur snel en correct wordt verwerkt.

• De factuur opstelllen en controleren: Op basis van je inzicht in de behoeften van de klant en de aard van de zakelijke transactie stel je een factuur op met behulp van de benodigde sjabloon of software. Hierin neem je de belangrijkste elementen op, zoals informatie over verkoper en koper, factuurnummer, datum, beschrijving van goederen of diensten, kosten en betaalvoorwaarden. Controleer de factuur om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en volledig is.

• De factuur versturen: Nadat je de factuur hebt opgesteld en gecontroleerd, stuur je deze naar de klant via e-mail of via een speciaal facturatie- of boekhoudsoftwaresysteem, zoals Stripe Invoicing. Zorg ervoor dat je de factuur naar de juiste persoon binnen het bedrijf stuurt, of naar de juiste afdeling, om onnodige vertraging te voorkomen.

• Opvolging: Volg de factuur nadat hij is verstuurd. Als de betaling nog niet binnen is op de uiterste datum, moet je contact opnemen met de klant. Dit kan bestaan uit een vriendelijke herinneringsmail of een telefoontje om te controleren of er problemen zijn met de factuur. Houd een administratie bij van alle communicatie.

• Betaling ontvangen: Nadat de klant heeft betaald, leg je de betaling vast in je boekhoudsysteem. Zo kun je je inkomsten volgen en een nauwkeurige financiële administratie bijhouden. Misschien moet je ook een ontvangstbewijs of betalingsbevestiging naar de klant sturen, afhankelijk van de werkwijze van je bedrijf of de behoeften van de klant.

• Achterstallige betalingen beheren: Als de betaling achterstallig is, moet je mogelijk extra stappen ondernemen. Dit kan inhouden dat je een formelere aanmaning tot betaling stuurt, kosten voor te laat betalen toevoegt als dit in de betalingsvoorwaarden wordt vermeld, of in extreme gevallen je toevlucht neemt tot juridische stappen.

• Administratie bijhouden: Bewaar gedurende een bepaalde periode kopieën van alle facturen, betalingsbewijzen en gerelateerde communicatie. Dit is doorgaans minimaal de periode die is opgegeven door de belastingdienst. Deze gegevens kunnen nodig zijn voor belastingdoeleinden, audits, het oplossen van geschillen of het analyseren van de financiële geschiedenis van je bedrijf.

Best practices voor facturatie voor bedrijven

Voor bedrijven die optimale operationele efficiëntie willen en hun cashflow gezond willen houden, is het belangrijk het facturatieproces te verbeteren. Dit zijn de best practices waaraan bedrijven prioriteit moeten geven:

• Zorg voor duidelijke identificatie
  Elke factuur moet voorzien zijn van een uniek identificatienummer. Hierdoor is de factuur eenvoudig te volgen, kan elke partij in de communicatie gemakkelijk naar de factuur verwijzen en is de financiële administratie gemakkelijker bij te houden.

• Voeg een gedetailleerd overzicht toe
  Voeg een uitgebreid overzicht toe van de geleverde diensten of producten. Door informatie te verstrekken over de kosten, aantallen en cumulatieve bedragen, worden geschillen tot een minimum beperkt en worden facturen sneller goedgekeurd voor betaling.

• Verstuur facturen snel
  Bedrijven moeten direct na levering van de producten of diensten een factuur versturen. Uitgestelde facturatie hangt vaak samen met uitgestelde betalingen.

• Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden
  Door de uiterste datum voor betaling toe te voegen, bij voorkeur binnen een periode van 30 dagen, kan de tijdlijn voor betalingen worden versneld. Bedrijven moeten ook eventuele vergoedingen voor te late betaling of stimulansen voor vervroegde betalingen vermelden om duidelijke verwachtingen te scheppen.

• Voer elektronische facturatie in
  Met online facturatie kun je veel onderdelen van het facturatieproces automatiseren, vooral als je regelmatig te maken hebt met terugkerende facturen. E-facturatie, aangeboden door Stripe, kan ook met factuursjablonen de precisie en nauwkeurigheid verbeteren en voor een snellere cyclus van levering en bevestiging zorgen, wat de dynamiek van de cashflow bevordert.

• Stuur regelmatig follow-ups
  Klanten een week voor de vervaldatum een vriendelijke herinnering sturen en kort daarna een vervolgbericht sturen, is een effectieve manier om klanten aan te sporen op tijd te betalen. Bedrijven kunnen hiervoor geautomatiseerde systemen opzetten en zo consistentie garanderen zonder noemenswaardige handmatige tussenkomst.

• Houd een nauwkeurige administratie bij
  Toegang tot een volledig archief met verstuurde, openstaande en betaalde facturen helpt bij financiële prognoses, belastingberekeningen en auditprocessen. Bedrijven moeten de administratie ten minste de wettelijk vereiste minimumperiode bewaren, vaak zeven jaar.

• Accepteer meerdere betaalmethoden
  Door allerlei betaalopties aan te bieden, zoals bankoverschrijvingen, creditcards en digitale wallets, kunnen bedrijven het klanten gemakkelijker maken om te betalen, waardoor het betaalproces mogelijk wordt versneld.