Facturatie is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en wordt vaak gezien als een vervelend klusje voor de backoffice. Het juiste facturatiesysteem kan bijdragen aan tijdige betalingen en bevordert tegelijkertijd het vertrouwen tussen het bedrijf en de klant.

Hieronder bespreken we de stappen van het factureringsproces en leggen we uit hoe geautomatiseerde factureringssystemen kunnen zorgen voor een soepele betalingservaring.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Hoe stuur je een factuur in 7 simpele stappen
  
• Wat staat er op een factuur?
  
• Wanneer moet je een factuur versturen?
  
• Beste praktijken voor facturering
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een commercieel document dat een verkoper aan een koper geeft, waarin de geleverde producten of diensten staan en het bedrag dat de koper aan de verkoper moet betalen.

Facturen zijn super belangrijk voor het beheren en volgen van financiële transacties. Ze zijn een belangrijk boekhoudkundig hulpmiddel voor bedrijven, omdat ze helpen bij het bijhouden van de verkoop, het beheren van de voorraad en het volgen van de inkomsten. Voor klanten bieden facturen een gedetailleerd overzicht van aankopen, wat handig is voor het opstellen van een begroting en het bijhouden van de administratie. Facturen kunnen ook helpen bij het oplossen van geschillen over betalingen, omdat ze een wettelijk bewijs vormen van de overeengekomen transactie tussen verkoper en koper.

Facturen worden meestal verstuurd via digitale kanalen zoals e-mail, elektronische factureringssystemen of klantenportalen, hoewel sommige bedrijven nog steeds traditionele post gebruiken voor papieren facturen. De ontvangende partij controleert de factuur om te kijken of de info klopt, zoals geleverde diensten, geleverde hoeveelheden en prijsvoorwaarden, en keurt deze goed voor betaling volgens de afgesproken voorwaarden en betalingsschema.

Hoe je in 7 simpele stappen een factuur verstuurt

Voor bedrijven is het versturen van facturen een belangrijk onderdeel van het beheren van de financiën en het behouden van een constante cashflow. Hieronder staan de stappen die deel uitmaken van het factureringsproces:

1. Inzicht in het facturatieproces van je klant: Voordat je een factuur maakt, moet je je verdiepen in het facturatieproces van je klant. Sommige klanten hebben misschien specifieke informatie nodig, zoals een inkoopordernummer, of geven de voorkeur aan een bepaalde factuurindeling. Als je deze vereisten van tevoren weet, kun je ervoor zorgen dat je factuur snel en correct wordt verwerkt.

2. De factuur opstellen en controleren: Op basis van je inzicht in de behoeften van de klant en de aard van de zakelijke transactie stel je een factuur op met behulp van de benodigde sjabloon of software. Hierin neem je de belangrijkste elementen op, zoals informatie over verkoper en koper, factuurnummer, datum, beschrijving van goederen of diensten, kosten en betaalvoorwaarden. Controleer de factuur om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en volledig is.

3. De factuur versturen: Nadat je de factuur hebt opgesteld en gecontroleerd, stuur je deze naar de klant via e-mail of via een speciaal facturatie- of boekhoudsoftwaresysteem, zoals Stripe Invoicing. Om onnodige vertragingen te voorkomen, zorg je ervoor dat je de factuur naar de juiste persoon of afdeling binnen het bedrijf stuurt.

4. Follow-up: Nadat je de factuur hebt verstuurd, houd je deze in de gaten. Als de betaling niet op de vervaldatum binnen is, neem je contact op met de klant. Dit kan door middel van een vriendelijke herinneringsmail of een telefoontje om te vragen of er iets mis is met de factuur. Bewaar alle communicatie.

5. Betaling ontvangen: Zodra de klant heeft betaald, noteer je dit in je boekhoudsysteem. Zo kun je je inkomsten bijhouden en een nauwkeurige financiële administratie voeren. Afhankelijk van je bedrijfsvoering of de wensen van de klant moet je mogelijk ook een ontvangstbewijs of betalingsbevestiging naar de klant sturen.

6. Achterstallige betalingen beheren: Als de betaling achterstallig is, moet je mogelijk extra stappen ondernemen. Dit kan inhouden dat je een formelere aanmaning tot betaling stuurt, kosten voor te laat betalen toevoegt als dit in de betalingsvoorwaarden wordt vermeld, of in extreme gevallen je toevlucht neemt tot juridische stappen.

7. Administratie bijhouden: Bewaar gedurende een bepaalde periode kopieën van alle facturen, betalingsbewijzen en gerelateerde communicatie. Dit is doorgaans minimaal de periode die is opgegeven door de belastingdienst. Deze gegevens kunnen nodig zijn voor belastingdoeleinden, audits, het oplossen van geschillen of het analyseren van de financiële geschiedenis van je bedrijf.

Wat staat er op een factuur?

Sommige info op een factuur hangt af van je bedrijf, het soort klanten waar je mee werkt en de voorwaarden van je contracten. Maar de meeste facturen hebben de volgende onderdelen:

• Koptekst: Het label 'factuur' maakt duidelijk wat het doel van het document is en zorgt ervoor dat het correct wordt verwerkt in het financiële systeem van het bedrijf.

• Informatie over de verkoper: De gegevens over het bedrijf vertellen klanten waar de factuur vandaan komt. Hiermee wordt tegelijkertijd voldaan aan wettelijke verplichtingen op het gebied van belastingen en bedrijfsidentificatie.

• Informatie over de koper: Klantinformatie is nodig voor een nauwkeurige administratie en kan een belangrijk hulpmiddel zijn in geval van geschillen of audits.

• Factuurnummer: Een unieke identificatiecode maakt het makkelijker om financiële gegevens bij te houden en te ordenen, wat helpt bij efficiënt accountbeheer en afstemming.

• Factuurdatum: Het vermelden van de datum is vereist voor het beheer van de cashflow, de financiële planning en het bepalen van het moment van omzetverantwoording.

• Betalingsvoorwaarden: Duidelijk omschreven voorwaarden helpen bij het handhaven van een positieve cashflow, het voorkomen van geschillen en het managen van klantverwachtingen over vervaldatums en kosten voor te late betalingen.

• Geleverde goederen of diensten: Gedetailleerde beschrijvingen helpen om de factuurbedragen te rechtvaardigen en geschillen te voorkomen. Ze kunnen ook nodig zijn voor de financiële administratie van beide partijen of in het geval van audits. Dit kan ook gevolgen hebben voor de belastingheffing, vooral wanneer er voor goederen en diensten verschillende belastingtarieven gelden.

• Kosten: Met gespecificeerde kosten kan de klant zien waarvoor wordt betaald. Deze kosten kunnen ook het proces van de verkoper vereenvoudigen voor het berekenen van belasting en het beheren van de voorraad.

• Fiscale informatie: Passende berekeningen en identificatiegegevens voor de omzetbelasting of btw zijn noodzakelijk om te voldoen aan de voorschriften van lokale en nationale belastingautoriteiten.

• Bijkomende opmerkingen: In deze ruimte kunnen bedrijven de klant aanvullende informatie geven, unieke aspecten van de transactie verduidelijken of de zakelijke relatie versterken met een persoonlijk bericht.

Wanneer moet ik een factuur versturen?

Niet alle bedrijven hanteren hetzelfde facturatieschema of dezelfde factureringspraktijken. Het ideale moment om een factuur te versturen kan variëren, afhankelijk van factoren zoals het soort geleverde goederen of diensten, de overeengekomen betalingsvoorwaarden en de relatie met de klant. Een bedrijf dat fysieke producten aanbiedt, kan bijvoorbeeld factureren op het moment van verkoop, terwijl een adviesbureau maandelijks factureert voor doorlopende diensten.

Elk bedrijf moet een facturatieschema opstellen dat past bij het bedrijfsmodel, de cashflow verbetert en voldoet aan de verwachtingen van de klant. Hier volgt een overzicht van de ideale timing voor het versturen van facturen voor verschillende veelvoorkomende bedrijfsmodellen:

• Dienstverlenende bedrijven
  Deze bedrijven sturen meestal een factuur nadat de dienst is verleend. Een grafisch ontwerpbureau kan bijvoorbeeld een klant factureren na voltooiing van een websiteontwerp, of een adviesbureau kan aan het einde van elke maand factureren voor de diensten die in die periode zijn geleverd. In sommige gevallen vragen dienstverlenende bedrijven echter om een waarborgsom of gedeeltelijke betaling vooraf, vooral voor grotere projecten of bij het werken met nieuwe klanten.

• Bedrijven die producten verkopen
  Deze bedrijven factureren over het algemeen op het verkooppunt, wanneer de goederen worden geleverd of de bestelling wordt uitgevoerd, vergelijkbaar met een transactie in de detailhandel. Een meubelfabrikant kan bijvoorbeeld een detailhandelaar factureren bij levering van de artikelen. In het geval van producten op maat of op bestelling, zoals maatpakken of op maat gemaakte kasten, kunnen bedrijven echter een aanbetaling vragen. Het openstaande saldo wordt dan gefactureerd bij levering.

• Facturatie conform de voortgang van het werk
  Dit geldt voor grotere projecten die een langere periode beslaan, meestal in de bouw of soortgelijke industrieën. Hierbij sturen bedrijven een factuur wanneer ze een specifieke mijlpaal in het project bereiken of volgens een regelmatig schema. Een bouwbedrijf dat een huis bouwt, kan bijvoorbeeld 25% vooraf factureren voor materialen, 25% als de fundering klaar is, 25% in de "lockup"-fase (wanneer het gebouw kan worden afgesloten) en de laatste 25% als het huis helemaal af is.

• Terugkerende facturatie
  Een bedrijf dat een doorlopende dienst of abonnement aanbiedt, kan een terugkerend factureringsmodel gebruiken. Dit betekent dat bedrijven regelmatig, meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks, facturen sturen. Een fitnessstudio of een software-as-a-service (SaaS) bedrijf zou dit model bijvoorbeeld gebruiken om klanten elke maand te factureren voor de dienstverlening van de volgende maand.

• Vooruitbetaling
  Bij vooruitbetaling sturen bedrijven een factuur voordat ze de dienst of het product leveren. Dit model wordt vaak gebruikt als er een flinke investering of een hoog risico bij komt kijken. Een juwelier kan bijvoorbeeld volledige betaling vragen voordat hij dure materialen koopt en aan een op maat gemaakt sieraad begint.

• Retainer model
  In dit model stuurt het bedrijf een factuur voor een vast bedrag voordat het werk begint. De klant verricht regelmatig betalingen (vaak maandelijks) om toegang te houden tot de diensten van het bedrijf. Advocatenkantoren en adviesbureaus gebruiken dit model vaak door een klant elke maand een vast voorschot in rekening te brengen voor een bepaald aantal uren dienstverlening.

Hoewel deze factureringspraktijken gebruikelijk zijn, kunnen specifieke factureringsschema's variëren en moeten bedrijven een frequentie kiezen die het beste werkt voor hen en hun klanten. Door open communicatie en duidelijke afspraken met klanten en opdrachtgevers over uw factureringsschema te handhaven, kan je een gezonde zakelijke relatie onderhouden en zorgen voor tijdige betalingen.

Best practices voor facturatie voor bedrijven

Voor bedrijven die optimale operationele efficiëntie willen en hun cashflow gezond willen houden, is het belangrijk het facturatieproces te verbeteren. Dit zijn de best practices waaraan bedrijven prioriteit moeten geven:

• Zorg voor duidelijke identificatie
  Elke factuur moet voorzien zijn van een uniek identificatienummer. Hierdoor is de factuur eenvoudig te volgen, kan elke partij in de communicatie gemakkelijk naar de factuur verwijzen en is de financiële administratie gemakkelijker bij te houden.

• Voeg een gedetailleerd overzicht toe
  Voeg een uitgebreid overzicht toe van de geleverde diensten of producten. Door informatie te verstrekken over de kosten, aantallen en cumulatieve bedragen, worden geschillen tot een minimum beperkt en worden facturen sneller goedgekeurd voor betaling.

• Verstuur facturen snel
  Bedrijven moeten direct na levering van de producten of diensten een factuur versturen. Uitgestelde facturatie hangt vaak samen met uitgestelde betalingen.

• Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden
  Door de uiterste betaaldatum te vermelden, het liefst binnen 30 dagen, kun je de betalingstermijnen versnellen. Bedrijven moeten duidelijke verwachtingen scheppen door eventuele boetes voor te late betaling of incentives voor vroege betaling te vermelden.

• Voer elektronische facturatie in
  Met online factureren kun je veel stappen van het facturatieproces automatiseren, vooral als je vaak terugkerende facturen hebt. E-facturatie kan ook de nauwkeurigheid verbeteren met factuursjablonen en zorgen voor snellere levering en betaling.

• Stuur regelmatig follow-ups
  Klanten een week voor de vervaldatum een vriendelijke herinnering sturen en kort daarna een vervolgbericht sturen, is een effectieve manier om klanten aan te sporen op tijd te betalen. Bedrijven kunnen hiervoor geautomatiseerde systemen opzetten en zo consistentie garanderen zonder noemenswaardige handmatige tussenkomst.

• Houd een nauwkeurige administratie bij
  Toegang tot een compleet archief van verstuurde, openstaande en betaalde facturen helpt bedrijven bij financiële prognoses, belastingberekeningen en auditprocessen. Bedrijven moeten hun administratie minimaal bewaren gedurende de wettelijk vereiste periode, vaak zeven jaar.

• Accepteer meerdere betaalmethoden
  Door verschillende betaalopties aan te bieden, zoals bankoverschrijvingen, creditcards en digitale wallets, kunnen bedrijven het betalen voor klanten makkelijker maken, waardoor het betalingsproces mogelijk sneller gaat.

How Stripe Invoicing can help

Stripe Invoicing simplifies your accounts receivable (AR) process—from invoice creation to payment collection. Whether you’re managing one-time or recurring billing, Stripe helps businesses get paid faster and streamline operations:

• Automate accounts receivable: Easily create, customize, and send professional invoices—no coding required. Stripe automatically tracks invoice status, sends payment reminders, and processes refunds, helping you stay on top of your cash flow.
  
• Accelerate cash flow: Reduce days sales outstanding (DSO) and get paid faster with integrated global payments, automatic reminders, and AI-powered dunning tools that help you recover more revenue.
  
• Enhance the customer experience: Deliver a modern payment experience with support for 25+ languages, 135+ currencies, and 100+ payment methods. Invoices are easy to access and pay through a self-serve customer portal.
  
• Reduce back-office workload: Generate invoices in minutes and reduce time spent on collections through automatic reminders and a Stripe-hosted invoice payment page.
  
• Integrate with your existing systems: Stripe Invoicing integrates with popular accounting and enterprise resource planning (ERP) software, helping you keep systems in sync and reduce manual data entry.
  

Learn more about how Stripe can simplify your accounts receivable process, or get started today.