O faturamento é uma parte importante das operações comerciais — e muitas vezes é negligenciado como uma tarefa tediosa de back-office. O sistema de faturamento correto pode contribuir para pagamentos pontuais e, ao mesmo tempo, promover a confiança entre empresas e clientes.

Abaixo, abordaremos as etapas do processo de faturamento e explicaremos como os sistemas automatizados de cobrança podem contribuir para uma experiência de pagamento sem problemas.

Neste artigo:

• O que é uma fatura?
  
• O que está incluído em uma fatura?
  
• Quando enviar uma fatura
  
• Como enviar uma fatura
  
• Práticas recomendadas de faturamento para empresas
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento comercial emitido por um vendedor para um comprador, descrevendo os produtos ou serviços fornecidos e indicando o valor que o comprador deve ao vendedor por esses bens ou serviços. Trata-se tanto de um pedido de pagamento quanto de um registro da venda para ambas as partes, uma vez efetuado o pagamento.

As faturas desempenham um papel fundamental no gerenciamento e rastreamento de transações financeiras. Elas são uma importante ferramenta contábil para as empresas, ajudando a monitorar as vendas, gerenciar o estoque e acompanhar a receita. Para os clientes, as faturas fornecem um registro detalhado das compras, o que é útil para orçamento pessoal e manutenção de registros gerais. As faturas também podem ajudar a resolver contestações de pagamentos, pois fornecem um registro legal da transação acordada entre vendedor e comprador.

O que está incluído em uma fatura?

Algumas das informações específicas que uma fatura deve incluir variam dependendo da natureza da sua empresa, dos tipos de clientes com os quais você trabalha e dos termos dos seus contratos. No entanto, a maioria das faturas inclui os seguintes componentes:

• Cabeçalho: O nome "fatura" esclarece a finalidade do documento, garantindo que o sistema financeiro da empresa o processe corretamente.

• Informações do vendedor: Os detalhes sobre a empresa informam aos clientes a origem da fatura enquanto cumprem as obrigações legais relacionadas a impostos e identificação comercial.

• Informações do comprador: Os dados do cliente são necessários para a manutenção precisa de registros e podem ser uma ferramenta importante no caso de contestações ou auditorias.

• Número da fatura: Um identificador exclusivo simplifica o rastreamento e a organização de registros financeiros, o que ajuda no gerenciamento e na reconciliação eficientes da conta.

• Data da fatura: A inclusão da data é obrigatória para gerenciar o fluxo de caixa e o planejamento financeiro, além de determinar o momento do reconhecimento de receitas.

• Condições de pagamento: Termos claramente definidos ajudam a manter um fluxo de caixa positivo, evitar contestações e gerenciar as expectativas dos clientes sobre datas de vencimento e taxas por atraso.

• Mercadorias ou serviços fornecidos: Descrições detalhadas ajudam a justificar os valores da fatura e evitar contestações, além de serem necessárias para os registros financeiros de ambas as partes ou no caso de auditorias. Isso também pode afetar a tributação, especialmente quando bens e serviços têm alíquotas diferentes.

• Custos: Os custos discriminados mostram ao cliente o que ele está pagando e podem simplificar o processo do vendedor para calcular impostos e gerenciar estoques.

• Informações fiscais: São necessários cálculos e identificadores de impostos sobre vendas ou IVA adequados para conformidade com as autoridades fiscais locais e nacionais.

• Observações: Este espaço oferece uma oportunidade para as empresas comunicarem informações adicionais aos clientes, esclarecerem aspectos exclusivos da transação ou fortalecerem o relacionamento comercial por meio de uma mensagem personalizada.

Cada parte de uma fatura tem uma função importante para uma empresa, seja para operações comerciais, gestão financeira, atendimento ao cliente ou conformidade jurídica.

Quando enviar uma fatura

Nem todas as empresas seguirão o mesmo cronograma ou práticas de faturamento. O momento ideal para enviar uma fatura pode variar dependendo de fatores como a natureza do negócio, o tipo de mercadorias ou serviços fornecidos, as condições de pagamento acordadas e o relacionamento com o cliente. Por exemplo, uma empresa que oferece produtos físicos pode faturar no ponto de venda, enquanto uma empresa de consultoria pode cobrar mensalmente por serviços contínuos.

Cada empresa precisa estabelecer um cronograma de faturamento que se adeque ao seu modelo operacional, melhore o fluxo de caixa e atenda às expectativas dos clientes. Veja a seguir um resumo do momento ideal para o envio de faturas, para vários modelos de negócios comuns:

• Empresas de serviços
  Normalmente, essas empresas enviam uma fatura após a prestação do serviço. Por exemplo, uma empresa de design gráfico pode faturar um cliente após a conclusão do design de um site, ou uma empresa de consultoria pode faturar no final de cada mês por serviços prestados nesse período. No entanto, em alguns casos, empresas de serviços podem exigir um depósito ou pagamento parcial antecipado, especialmente para projetos maiores ou ao trabalhar com novos clientes.

• Empresas de produtos
  Essas empresas geralmente faturam no ponto de venda, quando os produtos são entregues ou o pedido é preenchido, semelhante a uma transação de varejo. Por exemplo, um fabricante de móveis pode faturar um varejista após a entrega dos itens. No entanto, no caso de produtos personalizados ou sob encomenda, como ternos sob medida ou armários personalizados, as empresas podem exigir um depósito antecipado, com o saldo faturado no momento da entrega.

• Cobrança progressiva
  Isso se aplica a projetos maiores que abrangem um período prolongado, normalmente na construção civil ou indústrias similares. Aqui, as empresas enviam faturas quando atingem metas específicas do projeto ou em um cronograma regular (por exemplo, mensal). Por exemplo, uma construtora que constrói uma casa pode cobrar 25% antecipadamente pelos materiais, 25% após a conclusão da fundação, 25% na fase de "trancamento" (quando o edifício é fechado) e os 25% finais após a conclusão.

• Cobrança recorrente
  Uma empresa que fornece um serviço contínuo uma ou assinatura pode usar um modelo de cobrança recorrente. As empresas enviam faturas em intervalos regulares, geralmente mensais, trimestrais ou anuais. Por exemplo, um estúdio de fitness ou uma empresa de software como serviço (SaaS) usaria esse modelo para faturar os clientes todos os meses pelo serviço do mês seguinte.

• Pagamento adiantado
  Com um pagamento antecipado, as empresas enviam uma fatura antes de fornecer o serviço ou produto. Esse modelo é muito usado quando há um investimento significativo ou alto risco envolvido. Por exemplo, um joalheiro personalizado pode exigir pagamento total antes de adquirir materiais caros e começar a trabalhar em uma peça.

• Modelo de retenção
  Aqui, as empresas enviam uma fatura de um valor definido antes do início do trabalho e o cliente faz pagamentos regulares (geralmente mensais) para manter o acesso aos serviços da empresa. Escritórios de advocacia e agências de consultoria geralmente usam esse modelo, cobrando de um cliente uma tarifa fixa de retenção a cada mês por um determinado número de horas de serviço.

Embora essas práticas de faturamento sejam típicas, os cronogramas específicos de faturamento podem variar e devem ser ajustados para atender às necessidades e capacidades de cada empresa e seus clientes. Manter uma comunicação forte e aberta e acordos claros com seus clientes sobre seu cronograma de faturamento é fundamental para manter um relacionamento comercial saudável e garantir pagamentos em tempo hábil.

Como enviar uma fatura

O envio de uma fatura é uma parte importante do gerenciamento das finanças de uma empresa e da manutenção de um fluxo de caixa estável. Estas são as etapas que compõem o processo de faturamento:

• Entenda o processo de faturamento do seu cliente: Antes de criar uma fatura, familiarize-se com o processo de faturamento do seu cliente. Alguns clientes podem exigir informações específicas, como um número de ordem de compra, ou podem preferir um formato de fatura específico. Entender esses requisitos desde o início pode ajudar a garantir que sua fatura seja processada de forma rápida e correta.

• Prepare e revise a fatura: Com base no seu entendimento das necessidades do seu cliente e da natureza da sua transação comercial, prepare uma fatura usando o modelo ou software necessário. Inclua os principais componentes, como dados do vendedor e do comprador, número da fatura, data, descrição das mercadorias ou serviços, custos e condições de pagamento. Revise a fatura para verificar se todas as informações estão corretas e completas.

• Envie a nota fiscal: Depois de preparar e revisar a fatura, envie-a ao cliente por e-mail ou por um sistema de software exclusivo para faturamento ou contabilidade, como o Stripe Invoicing. Certifique-se de enviar a fatura para a pessoa correta dentro da empresa, ou o departamento correto, para evitar atrasos desnecessários.

• Acompanhamento: Após enviar a fatura, acompanhe-a. Se o pagamento não chegar até a data de vencimento, você precisará entrar em contato com o cliente. Pode consistir em um lembrete, e-mail ou telefonema para verificar se há algum problema com a fatura. Mantenha um registro de todas as comunicações.

• Receba o pagamento: Assim que o cliente efetuar o pagamento, registre-o em seu sistema contábil. Isso ajudará você a acompanhar sua receita e manter registros financeiros precisos. Você também pode precisar enviar um recibo ou confirmação de pagamento para o cliente, dependendo de suas práticas de negócios ou das necessidades do cliente.

• Gestão de pagamentos atrasados: Se o pagamento estiver vencido, pode ser necessário seguir etapas adicionais. Isso pode envolver o envio de uma demanda de pagamento mais formal, a adição de taxas por atraso se especificado em seus termos de pagamento ou, em casos extremos, o recurso a ações legais.

• Mantenha registros: Mantenha cópias de todas as faturas, recibos de pagamento e comunicações relacionadas por um período especificado, normalmente pelo menos pelo período especificado pelas autoridades fiscais. Esses registros podem ser necessários para fins fiscais, auditorias, resolução de contestações ou análise do histórico financeiro da sua empresa.

Práticas recomendadas de faturamento para empresas

Para empresas que desejam maximizar a eficiência operacional e manter um fluxo de caixa saudável, é importante melhorar o processo de faturamento. Estas são as práticas recomendadas que as empresas devem priorizar:

• Forneça uma identificação clara:
  Cada fatura deve ter um número de identificação único. Isso simplifica o rastreamento, permite que cada parte faça referência à fatura facilmente na comunicação e ajuda na manutenção de registros financeiros.

• Inclua um detalhamento
  Inclua uma discriminação completa dos serviços ou produtos fornecidos. Detalhar custos unitários, quantidades e valores acumulados minimiza contestações e acelera as aprovações de pagamentos.

• Envie faturas imediatamente
  As empresas devem enviar faturas imediatamente após a entrega dos produtos ou serviços. Faturamento atrasado geralmente está relacionado a pagamentos diferidos.

• Defina termos de pagamento claros
  A inclusão do prazo para pagamentos, preferencialmente dentro de uma janela de 30 dias, pode acelerar os prazos de pagamento. As empresas também devem declarar quaisquer taxas por atraso ou incentivos para pagamentos antecipados para definir expectativas claras.

• Adote o faturamento eletrônico
  O faturamento online permite automatizar várias partes do processo de faturamento, especialmente se você lida com faturas recorrentes regularmente. O faturamento eletrônico, fornecido pela Stripe, também pode melhorar a precisão dos modelos de fatura e agilizar a entrega e o ciclo de reconhecimento, o que pode impulsionar a dinâmica do fluxo de caixa.

• Envie acompanhamentos regulares
  Enviar aos clientes um lembrete gentil uma semana antes da data de vencimento e uma mensagem de acompanhamento logo depois é uma maneira eficaz de incentivar os clientes a pagamentos dentro do prazo. As empresas podem configurar sistemas automatizados para esse fim, garantindo a consistência sem intervenção manual significativa.

• Mantenha registros precisos
  O acesso a um arquivo completo de faturas enviadas, pendentes e pagas ajuda na previsão financeira, cálculos de impostos e processos de auditoria. As empresas devem manter registros por pelo menos o período mínimo exigido por lei, geralmente sete anos.

• Aceite várias formas de pagamento
  Ao oferecer diversas opções de pagamento, como transferências bancárias, cartões de crédito e carteiras digitais, as empresas podem tornar os pagamentos mais convenientes para os clientes, agilizando potencialmente o processo de pagamento.