請求書の送付方法: 企業が知っておくべきこと

請求書業務は事業運営の重要な部分ですが、退屈な裏方作業として軽視されがちです。適切な請求書システムを利用することで、適時な支払いを促進しつつ、顧客との信頼関係を育むことができます。

この記事では一連の請求書プロセスを取り上げ、自動請求システムによるスムーズな決済体験の促進についてご説明します。

この記事の内容

請求書とは
請求書の記載事項
請求書を送付するタイミング
請求書の送付方法
請求書に関する企業向けベストプラクティス

請求書とは

請求書とは、売り手が買い手に発行する商業文書であって、販売される商品やサービスの概要と、その商品やサービスの代金として買い手が売り手に支払うべき金額を記載した文書を指します。請求書は支払いの催促となるとともに、支払いの完了後には買い手と売り手の売買記録となります。

請求書は金融取引の管理と追跡において重要な役割を果たします。企業にとって、請求書は売上のモニタリング、在庫の管理、利益の追跡に役立つ重要な会計ツールです。顧客にとって、請求書は個人の予算管理や総合的な記録管理に役立つ詳細な購入記録です。請求書は売り手と買い手の合意に基づく取引の法的記録となるため、支払いに関する不審請求の申請の解決にも役立ちます。

請求書の記載事項

請求書に記載すべき具体的な情報は、ビジネスの性質、取引を行う顧客の種類、契約条項によって異なる場合があります。ただし、たいていの請求書には以下の要素が含まれます。

ヘッダー: 「請求書」のラベルを付けることで文書の目的を明確にし、財務システムが適切に処理できるようにします。
売り手の情報: 企業に関する詳細情報を記載することで、請求書の発行元を顧客に伝えるとともに、課税や企業識別に関する法的義務を満たすことができます。
買い手の情報: 正確な記録管理を行うには顧客の情報が必要です。また、顧客の情報は不審請求の申請や監査の際に重要なツールとなります。
請求書番号: 一意の識別子を割り振ることで財務記録の追跡と管理が簡単になり、口座管理と消し込みを効率化できます。
請求日: キャッシュフローの管理、財務計画の策定、さらには収益認識時期の判断のため、日付を記載する必要があります。
支払い規約: 規約を明確に定めることで、正のキャッシュフローの管理、不審請求の申請の防止、期日や延滞手数料に関する顧客の期待への対応に役立ちます。
提供される商品やサービス: 商品やサービスの詳しい説明は請求額の根拠となります。また、買い手と売り手それぞれの財務記録や監査で商品やサービスの詳細が必要になる可能性があります。さらには、商品やサービスの税率が異なる場合など、課税に影響を与える場合もあります。
諸費用: 諸費用の内訳を記載することで、支払いの対象となるものを顧客に伝えるとともに、税金の計算や在庫の管理に関する売り手のプロセスを効率化できます。
税金に関する情報: 地方と国の税務当局の規制を遵守するため、適用される売上税または VAT の計算と識別子を記載する必要があります。
備考: 備考欄は、顧客に伝えたい追加情報を記載する、その取引の独自要素について説明する、顧客に応じたメッセージを記載して取引関係を強化する、といった用途で使用できます。

請求書のどの部分も、事業運営、財務管理、カスタマーサービス、法令遵守など、ビジネスに関連する役割を持っています。

請求書を送付するタイミング

すべての企業が同じ請求スケジュールや方法を採用するわけではありません。請求書を送付する最適なタイミングは、ビジネスの性質、提供する商品やサービスの種類、合意した支払い規約、顧客との関係など、さまざまな要素によって異なります。たとえば、物理的商品を販売している企業の場合は販売時点でインボイスを発行し、コンサルティング会社の場合は継続中のサービスの代金を毎月請求します。

どの企業も、自社の業務モデルに適合し、キャッシュフローを強化し、顧客の期待に応える請求スケジュールを確立する必要があります。以下では、複数の一般的なビジネスモデルに最適な請求書の送付時期についてご説明します。

サービス提供型ビジネス
サービス提供型ビジネスの場合は通常、サービスの提供後に請求書を送付します。たとえば、グラフィックデザイン会社の場合はウェブサイトのデザインが完了した時点でクライアントに請求書を発行し、コンサルティング会社の場合はサービスを提供している期間中の毎月末に請求書を発行します。ただし、大規模なプロジェクトや新しい顧客との取引など、サービス企業が前払いの内金や部分払いを要求する場合もあります。
製品提供型ビジネス
製品提供型ビジネスの場合は通常、小売取引と同様に、販売時点 (商品の引き渡しまたは注文の履行が行われた時点) で請求書を発行します。たとえば、家具メーカーの場合は商品の引き渡し時に小売業者に請求書を発行します。ただし、オーダーメイドスーツやカスタム高級家具などのカスタム品やオーダーメイド品の場合、企業が前払いの内金を支払い、残額を引き渡し時に支払うことを要求する場合もあります。
分割請求
一般には建設業や同種の業界など、長期にわたる大規模なプロジェクトに適用されます。この場合、所定のプロジェクトマイルストーンを達成した時点または一定間隔 (例: 毎月) で請求書を送付します。たとえば、建設会社が家を建てる場合、材料費として前払いで 25% を請求し、その後、基礎工事の完了時に 25%、「ロックアップ」段階 (建物を囲う段階) で 25%、完成時に残りの 25% を請求します。
継続請求
継続的なサービスやサブスクリプションを提供する企業の場合、継続請求モデルを使用する場合があります。一定の間隔 (通常は、月次、四半期ごと、年次) で請求書を送付します。たとえば、フィットネススタジオやサービスとしてのソフトウェア (SaaS) 企業の場合、継続請求モデルを使用して、翌月のサービス分の請求書を毎月発行します。
前払い
前払いの場合、サービスや商品の提供前に請求書を送付します。前払いは多大な投資や高いリスクが伴う場合に使用されることが多いモデルです。たとえば、宝石商が特注品を販売する場合、高額な材料を調達して作業に取り掛かる前に、全額の支払いを要求することがあります。
リテーナーモデル
リテーナーモデルでは、企業は業務への着手前に一定額の請求書を送付し、クライアントはサービスを継続するために定期的に (多くの場合、毎月) 支払いを行います。法律事務所やコンサルティング会社の多くはこのモデルを採用しており、毎月、所定のサービス時間に対するリテーナーフィーをクライアントに請求します。

上述した請求方法が一般的ですが、具体的な請求スケジュールは一様ではなく、それぞれの企業や顧客が抱えるニーズや能力に応じて調整する必要があります。健全な取引関係を維持し、適時な支払いを確保するには、請求スケジュールに関して、顧客やクライアントとの間で強力かつ率直なコミュニケーションと明確な合意を保つことが重要です。