La fatturazione è una parte importante delle operazioni aziendali, spesso relegata a una noiosa attività di back-office. Il giusto sistema di fatturazione può contribuire a pagamenti tempestivi, favorendo al tempo stesso la fiducia tra attività e clienti.

In questo articolo illustreremo le fasi del processo di fatturazione e spiegheremo come i sistemi di fatturazione automatizzati possono contribuire a un'esperienza di pagamento fluida.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura?
  
• Cosa comprende una fattura?
  
• Quando inviare una fattura
  
• Come inviare una fattura
  
• Best practice per la fatturazione per le attività
  

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento commerciale emesso da un venditore a un acquirente in cui sono descritti i prodotti o i servizi forniti e che riporta l'importo che l'acquirente deve al venditore per tali beni o servizi. È sia una richiesta di pagamento che una registrazione della vendita per entrambe le parti, una volta effettuato il pagamento.

Le fatture svolgono un ruolo chiave nella gestione e nel monitoraggio delle transazioni finanziarie. Rappresentano un importante strumento contabile per le attività, poiché aiutano a monitorare le vendite, gestire l'inventario e tenere traccia dei ricavi. Per i clienti, le fatture forniscono una registrazione dettagliata degli acquisti, utile per il budget personale e l'aggiornamento dei registri generali. Le fatture possono anche aiutare a risolvere le contestazioni sui pagamenti, perché forniscono una documentazione legale della transazione concordata tra venditore e acquirente.

Cosa comprende una fattura?

Alcune delle informazioni specifiche che una fattura deve contenere variano a seconda della natura della tua attività, dei tipi di clienti con cui lavori e dei termini dei contratti. Tuttavia, la maggior parte delle fatture include i seguenti componenti:

• Intestazione: l'etichetta "fattura" chiarisce lo scopo del documento, garantendo che il sistema finanziario dell'attività lo elabori correttamente.

• Informazioni sul venditore: i dettagli sull'attività indicano ai clienti da dove proviene la fattura e allo stesso tempo adempiono agli obblighi legali relativi alla tassazione e all'identificazione dell'attività.

• Informazioni sull'acquirente: le informazioni sul cliente sono necessarie per un'accurata tenuta dei registri e possono essere uno strumento importante in caso di contestazioni o audit.

• Numero di fattura: un identificatore univoco semplifica il monitoraggio e l'organizzazione dei registri finanziari, il che contribuisce a una gestione e una riconciliazione efficienti dei conti.

• Data della fattura: l'inserimento della data è necessario per la gestione del flusso di cassa e la pianificazione finanziaria, nonché per determinare i tempi di riconoscimento dei ricavi.

• Termini di pagamento: termini chiaramente definiti aiutano a mantenere un flusso di cassa positivo, a prevenire contestazioni e a gestire le aspettative dei clienti in merito alle scadenze e alle penali per i ritardi.

• Beni o servizi forniti: descrizioni dettagliate aiutano a giustificare gli importi delle fatture e a evitare contestazioni e possono essere necessarie per i registri finanziari di entrambe le parti o in caso di audit. Ciò può incidere anche sulla tassazione, soprattutto quando beni e servizi hanno aliquote fiscali diverse.

• Costi: i costi dettagliati mostrano al cliente per cosa sta pagando e possono semplificare il processo del venditore per il calcolo delle imposte e la gestione dell'inventario.

• Informazioni fiscali: l'imposta sulle vendite o identificativi e calcoli dell'IVA appropriati sono necessari per la conformità con le autorità fiscali locali e nazionali.

• Note: questo spazio offre alle attività l'opportunità di comunicare informazioni aggiuntive ai clienti, chiarire aspetti specifici della transazione o rafforzare il rapporto commerciale attraverso un messaggio personalizzato.

Ogni parte di una fattura svolge una funzione per un'attività, che sia per le operazioni commerciali, la gestione finanziaria, l'assistenza clienti o la conformità legale.

Quando inviare una fattura

Non tutte le attività seguono la stessa pianificazione o le stesse pratiche per la fatturazione. Le tempistiche ideali per l'invio di una fattura possono variare a seconda di fattori quali la natura dell'attività, la tipologia di beni o servizi forniti, i termini di pagamento concordati e il rapporto con il cliente. Ad esempio, un'attività che offre prodotti fisici potrebbe fatturare al punto vendita, mentre una società di consulenza potrebbe fatturare mensilmente i servizi in corso.

Ogni attività deve stabilire un piano di fatturazione che si adatti al proprio modello operativo, migliori il flusso di cassa e soddisfi le aspettative dei clienti. Ecco una panoramica delle tempistiche ideali per l'invio delle fatture per diversi modelli di business comuni:

• Attività incentrate sui servizi
  Queste attività in genere inviano una fattura dopo che il servizio è stato reso. Ad esempio, una società di progettazione grafica potrebbe fatturare a un cliente al completamento della progettazione di un sito web oppure una società di consulenza potrebbe fatturare alla fine di ogni mese per i servizi forniti in quel periodo. Tuttavia, in alcuni casi, le attività di servizi potrebbero richiedere un deposito o un pagamento parziale anticipato, soprattutto per progetti più grandi o quando lavorano con nuovi clienti.

• Attività incentrate sui prodotti
  Queste attività generalmente fatturano al punto vendita, quando la merce viene consegnata o l'ordine viene evaso, in modo simile a una transazione al dettaglio. Ad esempio, un produttore di mobili potrebbe fatturare a un rivenditore al momento della consegna degli articoli. Tuttavia, nel caso di prodotti personalizzati o realizzati su ordinazione, come abiti o mobili su misura, le attività potrebbero richiedere un deposito anticipato, con il saldo fatturato al momento della consegna.

• Fatturazione ad avanzamento lavori
  Questa si applica a progetti più grandi che coprono un periodo prolungato, in genere nel settore edile o in settori simili. In questi casi, le attività inviano le fatture quando raggiungono traguardi specifici del progetto o secondo una pianificazione regolare (ad esempio, mensile). Ad esempio, un'impresa edile che costruisce una casa potrebbe fatturare il 25% in anticipo per i materiali, il 25% al ​​completamento delle fondamenta, il 25% nella fase in cui i principali elementi strutturali sono stati completati e l'ultimo 25% al ​​completamento.

• Fatture ricorrenti
  Un'attività che fornisce un servizio continuativo o un abbonamento potrebbe utilizzare un modello di fatture ricorrenti. Le attività inviano fatture a intervalli regolari, solitamente mensili, trimestrali o annuali. Ad esempio, una sala fitness o un'azienda software-as-a-service (SaaS) può usare questo modello per fatturare ogni mese ai clienti il ​​servizio del mese successivo.

• Pagamento anticipato
  Con un pagamento anticipato, le attività inviano una fattura prima di fornire il servizio o il prodotto. Questo modello viene spesso utilizzato quando sono presenti investimenti significativi o rischi elevati. Ad esempio, un gioielliere potrebbe richiedere il pagamento completo prima di procurarsi materiali costosi e iniziare a lavorare su un pezzo personalizzato.

• Modello basato su acconto
  In questo caso, le attività inviano una fattura per un importo prestabilito prima dell'inizio dei lavori e il cliente effettua pagamenti regolari (spesso mensili) per mantenere l'accesso ai servizi dell'attività. Gli studi legali e le agenzie di consulenza utilizzano spesso questo modello fatturando al cliente una commissione fissa ogni mese per un certo numero di ore di servizio.

Sebbene queste pratiche di fatturazione siano comuni, i piani di fatturazione specifici possono variare e dovrebbero essere adattati per soddisfare le esigenze e le capacità di ogni singola attività e dei suoi clienti. Una comunicazione coerente e aperta e accordi chiari con i clienti sul piano di fatturazione sono fondamentali per mantenere un rapporto commerciale sano e garantire pagamenti tempestivi.

Come inviare una fattura

L'invio di una fattura è una parte importante della gestione finanziaria di un'attività e può garantire un flusso di cassa costante. Ecco i passaggi che compongono il processo di fatturazione:

• Comprendi il processo di fatturazione del cliente: prima di creare una fattura, acquisisci familiarità con il processo di fatturazione del tuo cliente. Alcuni clienti potrebbero richiedere informazioni specifiche, come il numero dell'ordine di acquisto, o potrebbero preferire un formato di fattura specifico. Comprendere questi requisiti in anticipo può aiutarti a garantire che la tua fattura venga elaborata in modo rapido e corretto.

• Prepara e controlla la fattura: in base alla comprensione delle esigenze del cliente e alla natura della transazione commerciale, prepara una fattura utilizzando il modello o il software necessario. Includi gli elementi chiave come informazioni sul venditore e sull'acquirente, numero di fattura, data, descrizione di beni o servizi, costi e termini di pagamento. Controlla la fattura per assicurarti che tutte le informazioni siano accurate e complete.

• Invia la fattura: dopo aver preparato e controllato la fattura, inviala al cliente tramite email o tramite un sistema software di fatturazione o contabilità dedicato, come Stripe Invoicing. Assicurati di inviare la fattura alla persona o al reparto corretto all'interno dell'azienda per evitare inutili ritardi.

• Fai un follow-up: dopo aver inviato la fattura, monitorala. Se il pagamento non arriva entro la data di scadenza, dovrai ricontattare il cliente. Potrai inviare un'email di promemoria amichevole o fare una telefonata per verificare se ci sono problemi con la fattura. Tieni un registro di tutte le comunicazioni.

• Ricevi il pagamento: una volta che il cliente effettua il pagamento, registralo nel tuo sistema contabile. Questo ti aiuterà a tenere traccia dei ricavi e a mantenere registri finanziari accurati. Potrebbe anche essere necessario inviare una ricevuta o una conferma di pagamento al cliente, a seconda delle pratiche commerciali o delle esigenze del cliente.

• Gestisci i pagamenti in ritardo: se il pagamento è scaduto, potresti dover intraprendere ulteriori passi. Potrebbe essere necessario inviare una richiesta di pagamento più formale, aggiungere penali per il ritardo se specificato nei termini di pagamento o, in casi estremi, ricorrere ad azioni legali.

• Aggiorna i registri: conserva copie di tutte le fatture, ricevute di pagamento e comunicazioni correlate per un determinato periodo, in genere almeno per il periodo di tempo specificato dalle autorità fiscali. Questi documenti possono essere necessari a fini fiscali, in caso di audit, per la risoluzione di controversie o per condurre un'analisi della storia finanziaria della tua attività.

Best practice per la fatturazione per le attività

Per le attività che desiderano ottimizzare l'efficienza operativa e mantenere un flusso di cassa sano, è importante migliorare il processo di fatturazione. Ecco le best practice a cui le attività dovrebbero dare priorità:

• Fornire un'identificazione chiara
  Ogni fattura deve riportare un numero identificativo univoco. Questo semplifica il monitoraggio, consente a ciascuna parte di fare facilmente riferimento alla fattura nelle comunicazioni e aiuta a tenere registri finanziari completi.

• Includere un riepilogo dettagliato
  Includi un riepilogo dettagliato e completo dei servizi o dei prodotti forniti. Il dettaglio dei costi unitari, delle quantità e degli importi cumulativi riduce al minimo le contestazioni e accelera le approvazioni dei pagamenti.

• Inviare tempestivamente le fatture
  Le attività dovrebbero inviare le fatture immediatamente dopo la consegna di prodotti o servizi. Ritardando la fatturazione spesso si ritardano anche i pagamenti.

• Definire termini di pagamento chiari
  Inserire la data di scadenza del pagamento, preferibilmente entro un periodo di 30 giorni, può accelerare i tempi di pagamento. Le attività dovrebbero inoltre indicare eventuali penali per i pagamenti in ritardo o gli incentivi per i pagamenti anticipati per stabilire aspettative chiare.

• Adottare la fatturazione elettronica
  La fatturazione online consente di automatizzare molte parti del processo di fatturazione, in particolare se si gestiscono fatture ricorrenti su base regolare. La fatturazione elettronica, fornita da Stripe, può anche migliorare la precisione e l'accuratezza con i modelli di fattura, nonché un ciclo di consegna e riconoscimento più rapido, che può migliorare le dinamiche del flusso di cassa.

• Inviare follow-up regolari
  Inviare ai clienti un gentile promemoria una settimana prima della data di scadenza e un messaggio di follow-up subito dopo è un modo efficace per favorire i pagamenti puntuali. Le attività possono adottare sistemi automatizzati a questo scopo, garantendo la coerenza senza interventi manuali significativi.

• Mantenere registri accurati
  L'accesso a un archivio completo di fatture inviate, in sospeso e pagate aiuta nelle previsioni finanziarie, nel calcolo delle imposte e nei processi di audit. Le attività dovrebbero conservare i registri almeno per il periodo minimo richiesto dalla legge, spesso sette anni.

• Accettare diverse modalità di pagamento
  Offrendo una varietà di opzioni di pagamento, come bonifici bancari, carte di credito e wallet, le attività possono rendere i pagamenti più convenienti per i clienti, potenzialmente accelerando il processo di pagamento.