La emisión de facturas es una parte importante de las operaciones comerciales, que suele pasarse por alto como un trabajo administrativo tedioso. Un sistema de emisión de facturas adecuado contribuye a la puntualidad de los pagos y refuerza la confianza entre las empresas y los clientes.

A continuación te detallamos los pasos del proceso de emisión de facturas y te explicamos cómo los sistemas de facturación automatizados pueden contribuir a una experiencia de pago fluida.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Qué se incluye en una factura?
  
• Cuándo enviar una factura
  
• Cómo enviar una factura
  
• Mejores prácticas de emisión de facturas para las empresas
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento comercial que un vendedor emite a un comprador en el que se describen los productos o servicios proporcionados y se refleja el importe que el comprador debe pagar por ellos al vendedor. Sirve como solicitud de pago y registro de la venta para ambas partes, una vez hecho el pago.

Las facturas desempeñan un papel clave en la gestión y el seguimiento de las transacciones financieras. Son una herramienta de contabilidad importante para las empresas, ya que ayudan a controlar las ventas, gestionar el inventario y hacer un seguimiento de los beneficios. Para los clientes, las facturas ofrecen un registro detallado de las compras, lo que resulta útil para los presupuestos personales y el mantenimiento de registros generales. Las facturas también pueden ayudar a solucionar disputas sobre los pagos, ya que ofrecen un registro legal de una transacción acordada entre el vendedor y el comprador.

¿Qué se incluye en una factura?

Parte de la información específica que una factura debe incluir variará en función de la naturaleza del negocio, los tipos de clientes con los que trabajas y las condiciones de tu contrato. Sin embargo, la mayoría de las facturas incluyen estos componentes:

• Encabezado: el término «factura» aclara la finalidad del documento, ya que sirve para garantizar que el sistema financiero de la empresa lo procese correctamente.

• Información del vendedor: los detalles sobre la empresa indican al cliente de dónde procede la factura, a la vez que sirven para cumplir las obligaciones legales relacionadas con la tributación y la identificación de la empresa.

• Información del comprador: los datos del cliente son necesarios para llevar un registro minucioso y pueden ser una herramienta importante en caso de disputa o auditorías.

• Número de factura: un identificador único simplifica el seguimiento y la organización de los registros financieros, lo que ayuda a una gestión y conciliación eficientes de las cuentas.

• Fecha de la factura: es obligatorio incluir la fecha para gestionar el flujo de efectivo y la planificación financiera, así como para determinar el momento del reconocimiento de ingresos.

• Condiciones de pago: unas condiciones bien definidas ayudan a mantener un flujo de efectivo positivo, prevenir disputas y gestionar las expectativas de los clientes en relación con las fechas de vencimiento y las comisiones por mora.

• Bienes o servicios proporcionados: las descripciones detalladas ayudan a justificar los importes de las facturas y a prevenir disputas y pueden ser necesarias para los registros financieros de ambas partes o en caso de auditorías. Esto también puede influir en la tributación, sobre todo cuando los bienes y servicios tienen diferentes tipos impositivos.

• Costes: el desglose de los costes indica al cliente lo que paga exactamente y puede simplificar el proceso del vendedor para calcular los impuestos y gestionar el inventario.

• Información sobre impuestos: el cálculo y los identificadores apropiados del impuesto sobre las ventas o el IVA son necesarios para cumplir la normativa de los organismos fiscales a nivel local y nacional.

• Observaciones: este espacio brinda una oportunidad para que las empresas comuniquen información adicional a los clientes, aclaren aspectos particulares de la transacción o refuercen la relación comercial a través de un mensaje personalizado.

Cada componente de una factura tiene una función para una empresa, ya sea para las operaciones comerciales, la gestión financiera, la atención al cliente o el cumplimiento de la normativa.

Cuándo enviar una factura

No todas las empresas siguen el mismo calendario ni las mismas prácticas de emisión de facturas. El momento ideal para enviar una factura puede variar en función de una serie de factores, como la naturaleza del negocio, el tipo de bienes o servicios proporcionados, las condiciones de pago acordadas y la relación con el cliente. Por ejemplo, una empresa que ofrece productos físicos puede emitir las facturas en el punto de venta, mientras que una consultora puede hacerlo mensualmente por una prestación continua de sus servicios.

Cada empresa necesita establecer un calendario de emisión de facturas acorde a su modelo operativo, que mejore su flujo de efectivo y cumpla las expectativas de los clientes. A continuación te indicamos cuál es el momento ideal para enviar las facturas para varios modelos de negocio comunes:

• Empresas basadas en servicios
  Estas empresas suelen enviar una factura después de haber prestado el servicio. Por ejemplo, una empresa de diseño gráfico puede emitir la factura a un cliente una vez completado el diseño de un sitio web y una consultora puede emitir la factura a final de cada mes por los servicios prestados en dicho período. Sin embargo, en algunos casos, las empresas de servicios pueden exigir un depósito o un pago parcial anticipado, sobre todo para proyectos más grandes o cuando se trata de nuevos clientes.

• Empresas basadas en productos
  Estas empresas suelen emitir las facturas en el punto de venta, cuando se entregan los productos o cuando se completa el pedido, algo parecido a lo que sucede con una transacción minorista. Por ejemplo, un fabricante de muebles puede emitir las facturas a un minorista en el momento en que entrega los artículos. Sin embargo, en el caso de productos personalizados o por encargo, como vestidores a medida o armarios personalizados, las empresas pueden requerir un depósito por adelantado, y el saldo se factura en el momento de la entrega.

• Facturación progresiva
  Se aplica a proyectos más grandes que duran un tiempo, generalmente en la construcción o en sectores afines. En este caso, las empresas envían las facturas cuando alcanzan hitos concretos o según un calendario regular (por ejemplo, todos los meses). Una constructora que está haciendo una casa podría facturar el 25 % por adelantado para material, el 25 % después de terminar los cimientos, el 25 % en la fase de forjado (cuando se rodea la casa) y el 25 % final al terminar la obra.

• Facturación recurrente
  Una empresa que ofrece un servicio continuo o una suscripción puede usar un modelo de facturación recurrente. Las empresas envían las facturas a intervalos regulares, normalmente cada mes, trimestre o año. Por ejemplo, un gimnasio o una empresa de software como servicio (SaaS) usarían este modelo para emitir la factura a sus clientes cada mes por el servicio del mes siguiente.

• Pago inicial
  Con un pago inicial, las empresas envían una factura antes de proporcionar el servicio o producto. Este modelo suele utilizarse cuando hay una inversión importante o un riesgo alto. Por ejemplo, una joyería que ofrece servicios personalizados puede requerir el pago íntegro antes de adquirir material caro o empezar a personalizar una joya.

• Modelo de anticipo
  En este caso, las empresas envían una factura por un importe fijo antes de empezar a trabajar, y el cliente hace pagos regulares (que suelen ser mensuales) para mantener el acceso a los servicios de la empresa. Los despachos de abogados y las consultoras suelen utilizar este modelo para facturar a un cliente un anticipo fijo mensual por un número determinado de horas de servicio.

Aunque estas prácticas de emisión de facturas son habituales, los calendarios específicos de emisión de facturas pueden variar y deben ajustarse para satisfacer las necesidades y capacidades de cada empresa individual y sus clientes. Mantener una comunicación sólida y abierta y acuerdos claros con tus clientes en relación con tu calendario de emisión de facturas es fundamental para tener una buena relación comercial y garantizar la puntualidad en los pagos.

Cómo enviar una factura

Enviar una factura es una parte importante de la gestión financiera de una empresa y el mantenimiento de un flujo de efectivo constante. Estos son los pasos del proceso de emisión de facturas:

• Conocer el proceso de emisión de facturas del cliente: antes de crear una factura, familiarízate con el proceso de emisión de facturas de tu cliente. Algunos clientes pueden requerir información específica, como el número de pedido, o bien pueden preferir un formato de factura concreto. Conocer estos requisitos de antemano puede ayudarte a garantizar un procesamiento rápido y correcto de tu factura.

• Preparar y revisar la factura: según los conocimientos que tengas de las necesidades de tu cliente y de la naturaleza de tu transacción comercial, elabora una factura con el software o la plantilla necesarios. Incluye los componentes clave, como la información del vendedor y comprador, el número de factura, la fecha, la descripción de los productos o servicios, los costes y las condiciones de pago. Revisa la factura para asegurarte de que toda la información sea precisa y completa.

• Enviar la factura: una vez preparada y revisada la factura, envíala al cliente por correo electrónico o a través de un sistema de software de contabilidad o facturación dedicado, como Stripe Invoicing. Asegúrate de enviar la factura a la persona competente de la empresa o al departamento apropiado, ya que así puedes evitar retrasos innecesarios.

• Hacer un seguimiento: después de enviar la factura, haz un seguimiento. Si no recibes el pago antes de la fecha de vencimiento, debes hacer un seguimiento con el cliente. Para ello, puedes enviarle un recordatorio amable por correo electrónico o llamarlo por teléfono para comprobar si hay algún problema con la factura. Mantén un registro de todas las comunicaciones.

• Recibir el pago: una vez que el cliente efectúa el pago, regístralo en tu sistema contable. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de los ingresos y mantener unos registros financieros precisos. Puede que también tengas que enviar al cliente un recibo o una confirmación del pago, según las prácticas de tu empresa o las necesidades del cliente.

• Gestionar pagos atrasados: si el pago ha vencido, puede que tengas que tomar otras medidas. Esto puede implicar enviar un requerimiento de pago más formal, aplicar comisiones por mora si así se ha especificado en tus condiciones de pago o, en casos extremos, recurrir a acciones legales.

• Mantener registros: guarda copias de todas las facturas, los recibos de pago y las comunicaciones relacionadas durante un período determinado, que suele ser al menos durante el tiempo establecido por las autoridades fiscales. Estos registros pueden ser necesarios para fines tributarios, auditorías, resolución de disputas o análisis del historial financiero de tu empresa.

Mejores prácticas de emisión de facturas para las empresas

Para las empresas que quieren optimizar la eficacia operativa y mantener un buen flujo de efectivo, es importante mejorar el proceso de emisión de facturas. Estas son las mejores prácticas a las que las empresas deben dar prioridad:

• Ofrecer una identificación clara
  Cada factura debe incluir un número de identificación único. Esto simplifica el seguimiento y permite a cada parte hacer referencia a la factura con facilidad en las comunicaciones, además de ayudar en el mantenimiento de registros.

• Incluir un desglose detallado
  Incluye un desglose completo de los servicios o productos proporcionados. Detallar los costes unitarios, las cantidades y los importes acumulados minimiza las disputas y agiliza las aprobaciones de los pagos.

• Enviar las facturas lo antes posible
  Las empresas deben enviar las facturas inmediatamente después de la entrega de los productos o servicios. El retraso en la emisión de facturas puede provocar pagos diferidos.

• Definir condiciones de pago claras
  Especificar la fecha de vencimiento del pago, preferiblemente a 30 días, puede agilizar los cronogramas de pago. Las empresas también deben indicar las comisiones por mora o los incentivos por pago anticipado para definir expectativas claras.

• Adoptar soluciones electrónicas para la emisión de facturas
  La emisión de facturas en línea permite automatizar muchas partes del proceso de emisión de facturas, sobre todo tienes que lidiar con facturas recurrentes a intervalos regulares. La facturación electrónica, que es un servicio que Stripe ofrece, también puede mejorar la precisión y exactitud con plantillas de factura, además de agilizar el ciclo de entrega y acuse de recibo, lo que puede mejorar la dinámica del flujo de efectivo.

• Enviar recordatorios regulares de seguimiento
  Enviar a los clientes un recordatorio amable una semana antes de la fecha de vencimiento y un mensaje de seguimiento poco después es una forma eficaz de instar a los clientes a hacer los pagos con puntualidad. Las empresas pueden configurar sistemas automatizados para este fin, lo que les permite garantizar la coherencia sin muchas intervenciones manuales.

• Mantener registros exactos
  El acceso a un archivo completo de facturas enviadas, pendientes y pagadas facilita la previsión financiera, los cálculos de impuestos y los procesos de auditoría. Las empresas deben mantener registros durante al menos el período mínimo requerido por la ley, que suele ser de siete años.

• Aceptar varios métodos de pago
  Al ofrecer diferentes opciones de pago, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito y monederos digitales, las empresas pueden hacer que los pagos sean más cómodos para los clientes, lo que podría acelerar el proceso de pago.