开具发票是业务运营的重要组成部分，也是经常被忽视的繁琐的后台工作。正确的发票系统有助于及时付款，同时加深企业和客户之间的信任。

下面，我们将介绍开票流程的步骤，并解释自动计费系统 如何有助于实现流畅的付款体验。

目录

• 什么是发票？
  
• 发票中包含哪些内容？
  
• 何时发送发票
  
• 如何发送发票
  
• 企业发票开具最佳实践
  

什么是发票？

发票 是卖家向买家开具的商业文件，概述了所提供的产品或服务，并表明买家就这些商品或服务欠卖家的金额。它既是付款要求，也是付款后双方的销售记录。

发票在管理和跟踪金融交易方面发挥着关键作用。它们是企业的重要会计工具，有助于监控销售、管理库存和跟踪收入。对于客户来说，发票提供了详细的购买记录，这对于个人预算和一般记录保存很有用。发票还有助于解决付款纠纷，因为发票提供了买卖双方商定交易的法律记录。

发票中包含哪些内容？

发票必须包含的一些具体信息会根据您的业务性质、客户类型和合同条款而有所不同。但是，大多数发票包含以下内容：

• 标题：“发票”标签明确了文件的目的，确保企业的财务系统能正确处理。

• 卖家信息：有关企业的详细信息会告诉客户发票的来源，同时履行与税收和企业身份相关的法律义务。

• 买家信息：客户信息是保存准确记录的必要条件，也是出现任何纠纷或审计时的重要工具。

• 发票号码：唯一标识符简化了财务记录的跟踪和组织，有助于高效的账户管理和对账。

• 发票日期：发票日期是管理现金流和财务规划以及确定收入确认时间所必需的。

• 付款条款：明确定义的条款有助于保持正现金流、防止争议以及管理客户对到期日和滞纳金的期望。

• 提供的商品或服务：详细描述有助于证明发票金额的合理性并防止纠纷，对于双方的财务记录或审计都是必要的。这也会影响税收，特别是当商品和服务的税率不同时。

• 费用：逐项列明的成本可向客户展示他们所支付的费用，并可简化卖方计算税款和管理库存的流程。

• 税务信息：适当的销售税 或增值税计算和标识符对于遵守当地和国家税务机关的规定非常必要。

• 备注：这部分可以让企业向客户传达更多信息，说明交易的独特之处，或通过个性化信息加强业务关系。

无论是业务运营、财务管理、客户服务还是法律合规，发票的每个部分都有其功能。

何时发送发票

并非所有商家都会遵循相同的开票时间表或做法。发送发票的理想时间可能因业务性质、提供的商品或服务的类型、商定的付款条件以及与客户的关系等因素而异。例如，提供实物产品的企业可能会在销售点开具发票，而咨询公司可能会按月为持续服务开具账单。

每个企业都需要制定适合其运营模式、增强现金流和满足客户期望的开票时间表。下面简述了几种常见业务模式的理想发票发送时间：

• 服务型企业
  这些企业通常会在提供服务后发送发票。例如，平面设计公司可能会在网站设计完成后向客户开具发票，咨询公司可能会在每个月底为该期间提供的服务开具发票。但在某些情况下，服务企业可能需要预先支付定金或部分付款，尤其是对于大型项目或与新客户合作时。

• 产品型企业
  这些企业通常在销售点、商品交付或订单填写时开具发票，类似于零售交易。例如，家具制造商可能会在交付物品时向零售商开具发票。但是，对于定制或定制产品，例如定制西装或定制橱柜，企业可能需要预付定金，余额在交货时开具发票。

• 进度计费
  这适用于跨度较长的大型项目，通常在建筑或类似行业。在这种情况下，企业会在达到特定项目里程碑时或定期（如每月）发送发票。例如，一家建造房屋的建筑公司可能会预付 25% 的材料费，在地基完工后支付 25%，在“锁定”阶段（建筑物封闭时）支付 25%，最后在完工后支付 25%。

• 定期计费
  提供持续服务或订阅 的企业可能会使用定期计费 模式。企业定期发送发票，通常每月、每季度或每年发送一次。例如，健身工作室或软件即服务 (SaaS) 公司将使用此模式每月向客户开具下个月服务的发票。

• 预付款
  预付费模式是指企业在提供服务或产品之前先寄送发票。这种模式通常用于涉及重大投资或高风险的情况。例如，定制珠宝商可能会要求在采购昂贵材料和开始制作前支付全款。

• 聘用费模式
  在这里，企业会在工作开始前发送一张金额固定的发票，客户定期付款（通常是每月一次），以保留使用企业服务的权利。律师事务所和咨询机构通常使用这种模式，每月向客户收取一定服务时数的预付费。

虽然这些发票开具方法很典型，但具体的发票开具时间表可能会有所不同，应根据每个企业及其客户的需求和能力进行调整。与客户和顾客就发票开具时间表进行有力、公开的沟通并达成明确的协议，是维持健康的业务关系和确保及时付款的关键。

如何发送发票

发送发票是管理企业财务和保持稳定现金流的重要环节。以下是构成开票流程的步骤：

• 了解客户的开票流程：在创建发票之前，请熟悉客户的开票流程。某些客户可能需要特定信息，例如采购订单号，或者可能更喜欢特定的发票格式。预先了解这些要求有助于确保快速正确地处理您的发票。

• 准备和审查发票：根据您对客户需求和业务交易性质的理解，使用必要的模板或软件准备发票。包括卖方和买方信息、发票号码、日期、货物或服务描述、成本和付款条件等关键部分。审核发票，确保所有信息准确完整。

• 发送发票：准备好并查看发票后，通过电子邮件或专用的发票或会计软件系统（如 Stripe Invoicing）将其发送给客户。请确保将发票发送给公司内的正确人员或正确的部门，以避免不必要的延误。

• 跟进：发送发票后，对其进行跟踪。如果付款未在到期日前到账，则需要与客户联系。这可能包括一封友好的提醒电子邮件或一次通话，检查发票是否存在任何问题。保留所有沟通记录。

• 收款：客户付款后，将其记录在您的会计系统中。这将帮助您跟踪收入并维护准确的财务记录。您可能还需要向客户发送收据或付款确认函，这取决于您的业务惯例或客户的需求。

• 管理逾期付款：如果付款逾期，您可能需要采取其他步骤。这可能涉及发送更正式的付款要求，如果付款条款中有规定，则增加滞纳金，或者在极端情况下诉诸法律诉讼。

• 保存记录：在规定期限内，通常至少在税务机关规定的期限内，保留所有发票、付款收据和相关通信的副本。这些记录可能是税务、审计、解决纠纷或分析企业财务状况所必需的。

企业发票开具最佳实践

对于希望最大限度地提高运营效率和保持健康现金流的企业来说，改进发票流程非常重要。以下是企业应优先考虑的最佳实践：

• 提供清晰的身份证明
  每张发票都应带有唯一的识别号。这样可以简化跟踪，使各方在沟通中轻松参考发票，并有助于保存财务记录。

• 包括详细的细分
  包括所提供服务或产品的详尽分类。详细说明单位成本、数量和累计金额，最大限度地减少争议，加快付款审批。

• 及时发送发票
  企业应在产品或服务交付后立即发送发票。延迟开具发票通常与延期付款相关。

• 设定明确的付款条件
  包括付款到期日（最好在 30 天内）可以加快付款时间。企业还应说明任何滞纳金或提前付款的激励措施，以设定明确的期望。

• 采用电子发票
  在线发票使发票开具流程的许多环节实现自动化成为可能，尤其是当您定期处理重复性发票时。Stripe 提供的电子发票还能通过发票模板提高精确度和准确性，并加快交付和确认环节，从而增强现金流活力。

• 定期跟进
  在到期日前一周向客户发送温馨提醒，并在到期后不久发送后续信息，是促使客户按时付款的有效方法。企业可以为此建立自动系统，确保一致性，而无需大量人工干预。

• 保持准确的记录
  获取已发送、待发送和已付款发票的完整档案有助于财务预测、税务计算和审计流程。企业应至少保存法律规定的最低期限（通常为 7 年）的记录。

• 接受多种支付方式
  通过提供多种支付选项（例如银行转账、信用卡和数字钱包），企业可以让客户更方便地付款，从而加快付款流程。