Les exonérations de taxe de vente sont des situations dans lesquelles des biens ou services spécifiques n’ont pas à inclure la taxe de vente ou d’utilisation. Ces exonérations, dictées par les lois fiscales des États et des collectivités locales, répondent à différentes politiques économiques et sociales en réduisant la charge fiscale sur les articles essentiels, en encourageant les activités commerciales ou en soutenant les initiatives à but non lucratif. Par exemple, les produits tels que les produits d’épicerie, les médicaments et le matériel éducatif sont souvent exemptés pour réduire le coût de la vie, tandis que les exemptions pour l’équipement industriel encouragent l’investissement dans la capacité de production.

La portée et l’application de ces exemptions varient d’une juridiction à l’autre, et des catégories de clients spécifiques telles que les entités gouvernementales, les organismes à but non lucratif et les établissements d’enseignement peuvent également bénéficier d’exemptions générales en raison de leur rôle dans la société. Ces exemptions influencent le comportement des consommateurs et les stratégies commerciales et reflètent un équilibre délicat entre la génération de revenus pour les services publics et la stimulation de l’économie.

Vous trouverez ci-dessous qui peut bénéficier d’exemptions de taxe de vente et de taxe d’utilisation, comment s’inscrire et calculer la taxe de vente, ainsi que comment produire une déclaration de taxe de vente et la transmettre.

Que contient cet article?

• Qui peut bénéficier d’exemptions de taxe de vente et de taxe d’utilisation?
  
• Obtention et conservation des certificats d’exonération
  
• Comment s’inscrire pour percevoir la taxe de vente
  
• Comment calculer correctement la taxe de vente
  
• Produire une déclaration de taxe de vente et la transmettre
  
• Comment intégrer la taxe de vente à d’autres systèmes d’entreprise
  

Qui peut bénéficier d’exemptions de taxe de vente et de taxe d’utilisation?

Voici une liste des catégories et entités les plus susceptibles de bénéficier d’une exonération de la taxe sur les ventes et de la taxe d’utilisation :

• Organismes à but non lucratif : De nombreux États accordent des exemptions de taxe de vente aux organismes à but non lucratif enregistrés, notamment les organisations caritatives, les organisations religieuses et les établissements d’enseignement. Ces organismes doivent généralement demander le statut d’exemption et fournir la preuve qu’ils sont des organismes à but non lucratif.

• Organismes gouvernementaux : Les organismes gouvernementaux fédéraux, étatiques et locaux sont généralement exemptés du paiement de la taxe de vente sur les achats effectués à des fins officielles.

• Revendeurs et grossistes : Les entreprises qui achètent des biens pour les revendre peuvent demander un permis de revendeur, ce qui leur permet d’acheter des articles sans payer de taxe de vente. La taxe sera perçue lors de la vente des articles au client final.

• Fabricants : Certains États accordent des exemptions aux matériaux, machines et équipements achetés en vue d’une utilisation dans les processus de production et de fabrication.

• Diplomates étrangers : Les diplomates étrangers et certains membres d’organisations internationales peuvent bénéficier d’exemptions de taxe de vente dans le cadre de leurs avantages diplomatiques.

• Établissements d’enseignement : Les écoles, universités et autres établissements d’enseignement peuvent être exonérés de la taxe de vente sur les achats liés à leur mission éducative.

• Fournisseurs de soins de santé : Les hôpitaux et autres établissements médicaux sont généralement exonérés de la taxe de vente sur les achats de fournitures et d’équipements médicaux.

• Certains usages agricoles : Les agriculteurs et les producteurs agricoles ont souvent droit à des exemptions sur les achats de matériel et de fournitures agricoles utilisés directement dans la production agricole.

Obtention et conservation des certificats d’exonération

La demande d’un certificat d’exonération de la taxe de vente et d’utilisation implique généralement la soumission de documents et de formulaires spécifiques à l’autorité fiscale compétente. Voici comment obtenir ces certificats :

• Critères d’admissibilité : Avant de demander un certificat d’exonération, vérifiez que votre organisation ou entreprise est admissible en fonction des critères de votre État. Cela peut signifier que vous appartenez à un certain type d’organisation (par exemple, une organisation à but non lucratif, une organisation éducative) ou que vous utilisez les biens achetés d’une manière qui lui permet d’obtenir une exemption (par exemple, pour la revente, pour la fabrication).

• Faire la demande auprès de l’administration fiscale de l’État : La plupart des États exigent que vous demandiez un certificat d’exonération auprès de leur autorité fiscale. Cela implique généralement de remplir un formulaire de demande et de fournir des documents attestant de votre admissibilité.

• Fournir la documentation nécessaire : Les pièces justificatives peuvent inclure une preuve du statut d’organisme à but non lucratif, telle qu’une lettre de détermination 501(c)(3) de l’IRS, une licence commerciale ou un certificat de revente. Les exigences varient selon l’État et le type d’exemption.

• Attendre l’approbation : Une fois votre demande soumise, l’État l’examinera et vous délivrera un certificat d’exonération si vous répondez à toutes les exigences. Le délai de traitement peut varier considérablement.

Une fois vos certificats accordés, suivez les étapes ci-dessous pour les garder actifs :

• Organiser et stocker les certificats : Conservez une copie numérique et physique de tous les certificats d’exonération. Organisez-les par État ou par type d’exemption pour simplifier le processus de gestion.

• Suivi des dates d’expiration : Certains certificats d’exonération ont des dates d’expiration. Conservez un registre de ces dates et commencez le processus de renouvellement bien à l’avance pour éviter l’expiration du statut d’exemption.

• Renouveler au besoin : Vérifiez si votre État exige le renouvellement des certificats d’exonération et prenez note du processus de renouvellement, qui peut impliquer la présentation de documents à jour et d’une demande de renouvellement.

• Mettre à jour les certificats en cas de modification : En cas de changements majeurs dans votre organisation, tels qu’un changement d’adresse, de structure ou d’activités exemptées, vous devrez peut-être mettre à jour votre certificat d’exonération. Cela implique souvent d’en informer l’administration fiscale de l’État et de soumettre de nouveaux documents.

Comment s’inscrire pour percevoir la taxe de vente

Pour percevoir la taxe de vente, vous devez obtenir un certificat d’autorisation auprès des autorités fiscales de votre État. Ce certificat vous permet de prélever la taxe de vente auprès de vos clients et de la reverser à l’État. Les entreprises n’ont pas besoin de s’inscrire séparément pour la taxe d’utilisation, mais doivent remplir un formulaire déclarant toute taxe d’utilisation auprès de leur État d’origine mensuellement ou trimestriellement.

Le processus d’inscription à la taxe de vente peut varier légèrement en fonction de votre État, mais voici un aperçu général :

• Critères d’admissibilité : Vérifiez les lois de votre État pour voir si vos activités commerciales exigent que vous perceviez une taxe de vente. Cela s’applique généralement aux entreprises qui vendent des biens ou des services taxables dans l’État. Certains États ont des seuils pour le volume des ventes ou le nombre de transactions qui déclenchent l’obligation de percevoir une taxe de vente.

• Créer un compte : La plupart des États proposent une inscription en ligne sur le site Web de leur ministère du Revenu, et certains États peuvent autoriser l’inscription par courrier ou en personne. Pour vous inscrire en ligne, vous devez généralement créer un compte et fournir les informations suivantes sur votre entreprise :

  • La dénomination sociale et la structure de l’entreprise (par exemple, entreprise individuelle, LLC, société)
    
  • Numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN)
    
  • Adresse et coordonnées de l’entreprise
    
  • Nature des activités de l’entreprise
    
  • Volume de ventes attendu
    
  • Date de début des activités commerciales
    

• Remplir la demande : Remplissez la demande d’inscription de manière précise et complète. Répondez aux questions sur les activités de votre entreprise, les lieux de vente et les types de produits ou services vendus. Il se peut que l’on vous demande d’estimer votre volume de ventes prévu et la fréquence de production de vos déclarations de taxe de vente (p. ex. mensuelle, trimestrielle, annuelle). Dans certains cas, vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires, tels que votre permis d’exploitation ou vos statuts constitutifs.

• Vérification et envoi : Examinez attentivement toutes les informations que vous avez fournies. Envoyez votre demande en ligne, par la poste ou en personne, selon ce que l’État exige.

• Recevoir le certificat d’autorisation : Si votre demande est approuvée, vous recevrez un certificat d’autorisation de l’État. Ce document comprend généralement votre numéro d’identification de taxe de vente et la date d’entrée en vigueur de votre inscription. Vous devez présenter ce certificat à votre lieu d’activité, et il peut être exigé pour produire des déclarations de taxe de vente.

Comment calculer correctement la taxe de vente

Suivez ces étapes pour calculer la taxe de vente avec précision :

Déterminer le taux de taxe de vente applicable

Tout d’abord, déterminez le taux total de taxe de vente qui s’applique à chaque vente. Ce taux peut inclure :

• Taxe de vente de l’État : La plupart des États américains imposent une taxe de vente, à l’exception de l’Alaska, du Delaware, du Montana, du New Hampshire et de l’Oregon.

• Taxes de vente locales : Les comtés, les villes et d’autres administrations locales peuvent ajouter des taxes supplémentaires en plus de la taxe d’État.

• Taxes spéciales de district : Certaines régions peuvent avoir des taxes supplémentaires pour des districts spécifiques, tels que les districts hospitaliers ou les districts énergétiques.

Les taux de taxe de vente peuvent varier considérablement d’un État à l’autre et à l’intérieur d’un même comté ou d’une même ville. Des outils tels que les sites Web du département du revenu de l’État, des calculateurs d’impôts ou des solutions automatisées via un logiciel de comptabilité peuvent vous aider à trouver des taux précis en fonction de votre emplacement.

Déterminer si le produit ou le service est taxable

Tous les biens et services ne sont pas taxables. Par exemple, dans certains États, les produits d’épicerie, les médicaments sur ordonnance et les services éducatifs sont exonérés de la taxe de vente. Pour calculer correctement la taxe de vente, vous devez connaître l’assujettissement de vos offres aux taxes. Voici un guide :

• Les produits physiques sont généralement taxables, bien qu’il existe des exceptions.

• L’assujettissement à la taxe sur les services varie considérablement; certains États taxent de nombreux services, tandis que d’autres en taxent quelques-uns.

• Les biens numériques sont de plus en plus taxables, mais cela varie d’un État à l’autre.

Inclure les frais d’expédition et de manutention, le cas échéant

Dans certains États, les frais d’expédition et de manutention sont taxables s’ils font partie de la vente de marchandises taxables. L’inclusion de ces frais dans votre montant taxable peut dépendre de la manière dont ils sont facturés au client (par exemple, énumérés séparément, inclus dans le prix du produit).

Calculer la taxe

Une fois que vous avez le bon taux et la base imposable, le calcul de la taxe est simple :

Montant taxable x taux de taxe = taxe de vente

Par exemple, si vous vendez un article taxable à 100 $ dans un endroit où le taux total de taxe de vente est de 8,25 %, la taxe de vente sera de :

100 $ × 0,0825 = 8,25 $

Dans ce cas, le montant total payé par le client est de 108,25 $.

Si la vente concerne des articles ou des clients exonérés de taxe (tels que des revendeurs ou des organisations à but non lucratif) ou si vous proposez des remises, ajustez le montant taxable avant d’appliquer le taux de taxe. Pour les remises, appliquez d’abord la réduction, puis calculez la taxe sur le prix de vente réduit.

Assurer la conformité et fournir la documentation appropriée

Les lois fiscales et les taux de taxe peuvent évoluer, alors restez à jour pour vous assurer d’être en conformité. L’utilisation d’outils automatisés de conformité fiscale peut aider à gérer ces changements. Pour chaque transaction, assurez-vous de documenter la façon dont vous avez calculé la taxe, quel était le taux de taxe et quels étaient les montants taxables et exonérés. Cette documentation sera importante pour les déclarations fiscales et les vérifications éventuelles.

Produire une déclaration de taxe de vente et la transmettre

Suivez ces étapes pour produire et déclarer la taxe de vente :

• Rassembler les documents de vente : Collectez tous les registres des ventes qui détaillent les transactions taxables et non taxables, les exemptions et les remises appliquées. Cela inclut les ventes à l’intérieur et à l’extérieur de l’État si vous avez un lien (une présence commerciale notable) dans plusieurs États.

• Organiser les transactions par territoire : Étant donné que les taux de taxe de vente varient d’une juridiction à l’autre, organisez vos transactions en conséquence. Cela signifie que vous devez séparer les ventes en fonction de l’adresse de vos clients, et non de celle de votre entreprise. Pour chaque territoire, vous devrez déclarer le montant total des ventes et le montant de la taxe de vente perçue.

• Calculer le total de la taxe de vente due : À l’aide des documents que vous avez rassemblés et organisés, calculez le montant total de la taxe de vente que vous devez à chaque territoire de compétence. Il s’agit de :

  • Additionner les ventes taxables pour chaque territoire de compétence
    
  • Appliquer le taux de taxe de vente approprié à ces sommes
    
  • Comptabiliser toutes les autres taxes applicables en vertu de la législation locale, telles que les taxes de comté ou municipales
    

• Préparer les déclarations de taxe de vente : La plupart des États fournissent des formulaires (papier ou en ligne) pour remplir vos déclarations de taxe de vente. Remplissez ces formulaires avec les totaux que vous avez calculés et incluez des renseignements détaillés au besoin, comme la répartition des ventes taxables et non taxables, les taxes perçues et les déductions ou exonérations applicables.

• Produire les déclarations avant la date limite : Les dates limites de déclaration de la taxe de vente varient d’un État à l’autre et parfois en fonction du volume de vos ventes. En règle générale, les entreprises déposent des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Assurez-vous de produire vos déclarations avant la date d’échéance pour chaque territoire afin d’éviter les pénalités et les intérêts en cas de dépôt tardif.

• Effectuer des paiements : Lorsque vous produisez vos déclarations de taxe de vente, vous devez également payer le montant de la taxe de vente due. Cela peut généralement se faire en ligne, sur le site Web de l’administration fiscale, par transfert électronique de fonds (TEF) ou en envoyant un chèque par la poste. Conservez une preuve de paiement pour vos dossiers.

Comment intégrer la taxe de vente à d’autres systèmes d’entreprise

Voici comment intégrer la gestion de la taxe de vente dans votre installation technologique :

• Cartographier les connexions : Déterminez où les calculs de la taxe de vente doivent se connecter à vos systèmes. Il peut s’agir de votre boutique en ligne, de votre logiciel de comptabilité ou de la technologie que vous utilisez pour gérer les relations avec les clients ou les stocks. Savoir où ces points se connectent guidera le processus d’intégration.

• Choisir le bon logiciel de gestion fiscale : Choisissez un logiciel de gestion fiscale capable de s’intégrer aux systèmes que vous utilisez déjà. Stripe Tax, une fonctionnalité de la plateforme de traitement des paiements de Stripe, peut être un choix judicieux si vous utilisez déjà Stripe pour d’autres aspects du traitement des paiements. Stripe Tax s’intègre à d’autres produits Stripe, tels que Stripe Checkout et Stripe Billing, pour une expérience unifiée de paiement et de gestion des taxes. En voici les avantages :

  • Rappels d’inscription : Stripe Tax surveille vos transactions et vous informe lorsque vous approchez de seuils qui pourraient vous obliger à vous inscrire pour percevoir la taxe de vente dans de nouvelles juridictions.
    
  • Détermination du territoire : Stripe Tax détermine automatiquement le bon territoire fiscal en fonction de l’adresse de livraison ou de facturation du client.
    
  • Calculs automatisés en temps réel : Stripe Tax peut s’intégrer à votre boutique en ligne ou à votre processus de paiement pour calculer la taxe en temps réel pendant la transaction. Stripe Tax calcule automatiquement le montant exact de la taxe de vente en fonction de l’emplacement du client, du type de produit ou de service et des exonérations fiscales applicables.
    
  • Exonérations fiscales : Stripe Tax vous permet de configurer des exonérations fiscales pour des clients ou des produits spécifiques.
    
  • Rapports complets : Stripe Tax génère des rapports détaillés résumant vos obligations en matière de taxe sur les ventes afin de correspondre aux exigences de formatage de chaque lieu de déclaration.
    

• Connectez le tout à des interfaces de programmation d’applications (API) : Utilisez des API pour connecter le logiciel de gestion fiscale de votre choix à votre plateforme de commerce en ligne, à votre logiciel de comptabilité ou à tout autre système devant gérer la taxe de vente. Cette configuration permet de calculer et de mettre à jour les taxes en temps réel chaque fois que la législation fiscale change.

• Définir les règles fiscales : Dans votre logiciel fiscal, configurez les règles fiscales spécifiques qui s’appliquent à vos produits et ventes. Il peut s’agir de configurer des taux de taxe différents selon les emplacements ou de spécifier des articles exonérés de taxe. De nombreux outils fiscaux sont accompagnés de règles que vous pouvez adapter à vos besoins.

• Tester le tout : Avant de passer en mode production, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Vérifiez que les taux de taxe sont correctement appliqués dans différents scénarios, par exemple différents emplacements de clients et types de produits.

• Synchroniser les données : Assurez-vous que tous vos systèmes communiquent entre eux. Vos dossiers clients, vos informations de vente et les informations sur vos produits doivent être à jour et cohérents sur toutes les plateformes. Cela permet d’effectuer des calculs de taxe précis à chaque fois.

• Automatiser les déclarations fiscales : Connectez votre logiciel de gestion fiscale à votre logiciel de comptabilité afin d’automatiser les tâches fastidieuses de la déclaration fiscale. Cela peut vous faire gagner du temps et vous aider à respecter plus facilement les dates limites de déclaration.