Las exenciones del impuesto sobre las ventas son situaciones en las que bienes o servicios específicos no tienen que incluir el impuesto sobre las ventas o el uso. Estas exenciones, dictadas por las leyes fiscales estatales y locales, atienden a diferentes políticas económicas y sociales al reducir la carga fiscal sobre artículos esenciales, promover actividades comerciales o apoyar iniciativas sin fines de lucro. Por ejemplo, productos como los comestibles, los medicamentos y los materiales educativos suelen estar exentos con la finalidad de reducir el coste de la vida, mientras que las exenciones para los equipos industriales fomentan la inversión en capacidad productiva.

El alcance y la aplicación de estas exenciones varían según la jurisdicción, y categorías específicas de clientes, como entidades gubernamentales, organizaciones sin ánimo de lucro e instituciones educativas, también pueden beneficiarse de exenciones amplias debido a su función en la sociedad. Estas exenciones influyen en el comportamiento de los clientes y en las estrategias comerciales y reflejan un delicado equilibrio entre la generación de ingresos para los servicios públicos y el estímulo de la economía.

A continuación, explicaremos quién puede obtener exenciones del impuesto sobre las ventas y el consumo, cómo registrarse y calcular el impuesto sobre las ventas y cómo informar y presentar el impuesto sobre las ventas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Quién puede obtener exenciones del impuesto sobre las ventas y el uso?
  
• Obtención y conservación de certificados de exención
  
• Cómo registrarse para el impuesto sobre las ventas
  
• Cómo calcular correctamente el impuesto sobre las ventas
  
• Declaración y presentación del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo integrar el impuesto sobre las ventas con otros sistemas empresariales
  

¿Quién puede obtener exenciones del impuesto sobre las ventas y el uso?

A continuación se muestra un desglose de las categorías y entidades comunes que pueden recibir exenciones del impuesto sobre las ventas y el uso:

• Organizaciones sin ánimo de lucro: Muchos estados tienen exenciones del impuesto sobre las ventas para las organizaciones sin ánimo de lucro registradas, incluidas las entidades benéficas, las organizaciones religiosas y las instituciones educativas. Por lo general, estas organizaciones deben solicitar el estatus de exención y proporcionar pruebas de que son una organización sin fines de lucro.

• Organismos gubernamentales: Los organismos gubernamentales federales, estatales y locales suelen estar exentos del pago del impuesto sobre las ventas en las compras realizadas para uso oficial.

• Revendedores y mayoristas: Las empresas que compran bienes para revender pueden solicitar un permiso de revendedor, que les permite comprar artículos sin pagar impuestos sobre las ventas. El impuesto se cobrará cuando los artículos se vendan al cliente final.

• Fabricantes: Algunos estados tienen exenciones para materiales, maquinaria y equipo comprados para su uso en procesos de producción y fabricación.

• Diplomáticos extranjeros: Los diplomáticos extranjeros y ciertos miembros de organizaciones internacionales pueden recibir exenciones del impuesto sobre las ventas como parte de sus beneficios diplomáticos.

• Instituciones educativas: Las escuelas, universidades y otras instituciones educativas pueden estar exentas del impuesto sobre las ventas en las compras relacionadas con su misión educativa.

• Proveedores de atención médica: Los hospitales y otras instalaciones médicas suelen estar exentos del impuesto sobre las ventas en la compra de suministros y equipos médicos.

• Ciertos usos agrícolas: Los agricultores y productores agrícolas a menudo cumplen los requisitos para exenciones en la compra de equipos y suministros agrícolas utilizados directamente en la producción agrícola.

Cómo obtener y conservar certificados de exención

Solicitar un certificado de exención del impuesto sobre las ventas y el consumo suele implicar la presentación de documentación y formularios específicos a la autoridad fiscal pertinente. A continuación te explicamos cómo obtener estos certificados:

• Determina si cumples con los requisitos: Antes de solicitar un certificado de exención, confirma que tu organización o empresa cumple los requisitos según los criterios de tu estado. Esto podría significar que eres un determinado tipo de organización (por ejemplo, sin ánimo de lucro, educativa) o que usas los bienes comprados de una manera que cumple los requisitos para la exención (por ejemplo, para la reventa, para la fabricación).

• Solicítalo a la autoridad fiscal del estado: La mayoría de los estados requieren que solicites un certificado de exención a través de su autoridad fiscal. Por lo general, esto implica completar un formulario de solicitud y proporcionar documentación que demuestre tu elegibilidad.

• Proporciona la documentación necesaria: Los documentos justificativos pueden incluir una prueba de entidad sin ánimo de lucro, como una carta de determinación 501(c)(3) de la agencia tributaria estadounidense (IRS), una licencia comercial o un certificado de reventa. Los requisitos varían según el estado y el tipo de exención.

• Espera la aprobación: Una vez que se presente tu solicitud, el estado la revisará y emitirá un certificado de exención si cumples con todos los requisitos. El plazo de tramitación puede presentar grandes variaciones.

Una vez que se otorguen tus certificados, sigue estos pasos para mantenerlos activos:

• Organiza y almacena los certificados: Guarda una copia digital y física de todos los certificados de exención. Organízalos por estado o tipo de exención para simplificar el proceso de gestión.

• Haz un seguimiento de las fechas de caducidad: Algunos certificados de exención tienen fechas de caducidad. Guarda un registro de estas fechas y comienza el proceso de renovación con mucha anticipación para evitar lapsos en el estado de exención.

• Renueva según sea necesario: Comprueba si tu estado exige la renovación de los certificados de exención y anota el proceso de renovación, que puede implicar la presentación de documentación actualizada y una solicitud de renovación.

• Actualiza los certificados por si hay cambios: Si hay cambios importantes en tu organización, como un cambio en la dirección, la estructura o actividades exentas, es posible que debas actualizar tu certificado de exención. Esto suele implicar notificar a la autoridad fiscal estatal y presentar nueva documentación.

Cómo registrarse para el impuesto sobre las ventas

Para recaudar el impuesto sobre las ventas, debes obtener un Certificado de autoridad del departamento de ingresos o impuestos de tu estado. Este certificado te permite cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes y remitirlo al estado. No es necesario que las empresas se registren por separado para el impuesto sobre el uso, pero sí deben completar mensual o trimestralmente un formulario para declarar cualquier impuesto sobre el uso en su estado de origen.

El proceso para registrarse a efectos del impuesto sobre las ventas puede variar ligeramente según tu estado, pero aquí tienes un esquema general:

• Determina si cumples con los requisitos: Consulta las leyes de tu estado para ver si las actividades de tu empresa requieren que cobres el impuesto sobre las ventas. Por lo general, esto se aplica a las empresas que venden bienes o servicios sujetos a impuestos dentro del estado. Algunos estados tienen umbrales para el volumen de ventas o el número de transacciones que activan el requisito de recaudar el impuesto sobre las ventas.

• Crea una cuenta: La mayoría de los estados ofrecen el registro en línea a través del sitio web de su departamento de ingresos, y algunos estados pueden permitir el registro por correo o en persona. Para registrarte en línea, normalmente tienes que crear una cuenta y proporcionar esta información de la empresa:

  • Razón social y estructura de la empresa (p. ej., empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima)
    
  • Número de identificación federal del empleador (EIN)
    
  • Dirección comercial e información de contacto
    
  • Naturaleza de las actividades comerciales
    
  • Volumen de ventas esperado
    
  • Fecha de inicio de las operaciones comerciales
    

• Completa la solicitud: Rellena la solicitud de registro de manera precisa y completa. Responde a las preguntas sobre las actividades de tu empresa, los lugares de venta y los tipos de productos o servicios que vendes. Es posible que se te pida que calcules tu volumen de ventas esperado y la frecuencia de presentación de las declaraciones de impuestos sobre las ventas (por ejemplo, mensual, trimestral o anual). En algunos casos, puede que tengas que facilitar documentación adicional, como tu licencia comercial o los estatutos.

• Revisar y enviar: Revisa detenidamente toda la información que has proporcionado. Envía tu solicitud en línea, por correo o en persona, según lo requiera tu estado.

• Recibe tu Certificado de Autoridad: Si se aprueba tu solicitud, recibirás un Certificado de Autoridad del estado. Este documento suele incluir tu número de identificación fiscal sobre las ventas y la fecha de entrada en vigor de tu registro. Debes mostrar este certificado en tu lugar de trabajo y es posible que sea necesario para presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas.

Cómo calcular correctamente el impuesto sobre las ventas

Sigue estos pasos para calcular con precisión el impuesto sobre las ventas:

Identifica el tipo impositivo aplicable

Primero, determina la tasa total del impuesto sobre las ventas que se aplica a cada venta. Esta tasa puede incluir lo siguiente:

• Impuesto estatal sobre las ventas: La mayoría de los estados de EE. UU. imponen un impuesto estatal sobre las ventas, con la excepción de Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón.

• Impuestos locales sobre las ventas: Los condados, las ciudades y otras jurisdicciones locales pueden añadir impuestos adicionales además del impuesto estatal.

• Impuestos especiales del distrito: Ciertas áreas pueden tener impuestos adicionales para distritos específicos, como los distritos hospitalarios o los distritos de energía.

Las tasas del impuesto sobre las ventas pueden variar ampliamente según el estado y dentro de los condados o ciudades individuales. Algunas herramientas, como los sitios web del departamento de hacienda de los estados, las calculadoras de impuestos o las soluciones automatizadas a través de un software de contabilidad, pueden ayudarte a encontrar tasas precisas en función de tu ubicación.

Determina si el producto o servicio está sujeto a impuestos

No todos los bienes y servicios están sujetos a impuestos. Por ejemplo, en algunos estados, los comestibles, los medicamentos con receta y los servicios educativos están exentos del impuesto sobre las ventas. Necesitarás conocer la fiscalidad de tus ofertas para calcular correctamente el impuesto sobre las ventas. Aquí tienes una guía:

• Los productos físicos suelen estar sujetos a impuestos, aunque hay excepciones.

• La fiscalidad de los servicios varía ampliamente; algunos estados gravan muchos servicios, mientras que otros gravan pocos.

• Los bienes digitales están cada vez más sujetos a impuestos, pero esto varía según el estado.

Incluye el envío y la manipulación, si corresponde

En algunos estados, los gastos de envío y manipulación están sujetos a impuestos si forman parte de la venta de bienes sujetos a impuestos. El hecho de que incluyas estos cargos como parte de tu base imponible puede depender de cómo se facturen al cliente (p. ej., si se indican por separado o se incluyen en el precio del producto).

Calcular el impuesto

Una vez que tengas la tasa correcta y la base imponible, calcular el impuesto es sencillo:

Importe sujeto a impuestos x Tipo impositivo = Impuesto sobre las ventas

Por ejemplo, si vendes un artículo sujeto a impuestos por 100 $ en una ubicación con un tipo impositivo total del 8,25 %, el impuesto sobre las ventas sería:

100 $ × 0,0825 = 8,25 $

En este caso, el importe total que paga el cliente es de 108,25 $.

Si la venta involucra artículos o clientes exentos de impuestos (como revendedores u organizaciones sin ánimo de lucro) o si ofreces descuentos, ajusta el importe sujeto a impuestos antes de aplicar el tipo impositivo. En el caso de los descuentos, aplica primero el descuento y luego calcula el impuesto sobre el precio de venta reducido.

Garantiza el cumplimiento de la normativa y la documentación adecuada

Las leyes y los tipos impositivos pueden cambiar, así que debes estar al día para asegurarte de que cumples con la normativa. El uso de herramientas automatizadas de cumplimiento de la normativa fiscal puede ayudar a gestionar estos cambios. Para cada transacción, asegúrate de documentar cómo calculaste el impuesto, cuál fue el tipo impositivo y cuáles fueron los importes imponibles y exentos; esta documentación será importante de cara a las declaraciones de impuestos y posibles auditorías.

Declarar y presentar el impuesto sobre ventas

Sigue estos pasos para declarar y presentar el impuesto sobre las ventas:

• Recopila registros de ventas: Recopila todos los registros de ventas que detallen las transacciones sujetas y no sujetas a impuestos, las exenciones y los descuentos aplicados. Esto incluye ventas dentro y fuera del estado si tienes un nexo (una presencia comercial notable) en varios estados.

• Organiza las transacciones por jurisdicción: Debido a que las tasas del impuesto sobre las ventas varían según la jurisdicción, organiza tus transacciones en consecuencia. Esto implica separar las ventas en función de la ubicación de tus clientes, no de la ubicación de tu empresa. Para cada jurisdicción, tendrás que declarar el importe total de las ventas y el importe del impuesto sobre las ventas recaudado.

• Calcula el impuesto sobre las ventas total adeudado: Utilizando los registros que has reunido y organizado, calcula el importe total del impuesto sobre las ventas que debes a cada jurisdicción. Esto implica:

  • Suma de las ventas sujetas a impuestos para cada jurisdicción
    
  • Aplicar el tipo impositivo adecuado sobre las ventas a estas sumas
    
  • Contabilizar cualquier otro impuesto que se aplique según la ley local, como los impuestos del condado o de la ciudad
    

• Prepara las declaraciones de impuestos sobre las ventas: La mayoría de los estados proporcionan formularios (en papel o en línea) para presentar tus declaraciones de impuestos sobre las ventas. Rellena estos formularios con los totales calculados e incluye información detallada según sea necesario, como desgloses de las ventas sujetas a impuestos y no sujetas a impuestos, los impuestos recaudados y las deducciones o exenciones aplicables.

• Presenta las declaraciones antes de la fecha límite: Los plazos para presentar la declaración del impuesto sobre las ventas varían según el estado y, a veces, según el volumen de las ventas. Por lo general, las empresas presentan sus declaraciones mensual, trimestral o anualmente. Asegúrate de presentar tus declaraciones antes de la fecha de vencimiento de cada jurisdicción para evitar multas e intereses por presentación tardía.

• Realizar pagos: Cuando presentes tus declaraciones del impuesto sobre las ventas, también tendrás que pagar el importe del impuesto sobre las ventas adeudado. Por lo general, esto se puede hacer en línea a través del sitio web de la autoridad tributaria, mediante una transferencia electrónica de fondos (EFT) o enviando un cheque por correo. Guarda el comprobante de pago para tu archivo.

Cómo integrar el impuesto sobre las ventas con otros sistemas empresariales

A continuación te explicamos cómo integrar la gestión del impuesto sobre las ventas en tu configuración tecnológica:

• Traza un mapa de conexiones: Averigua dónde deben conectarse a tus sistemas los cálculos del impuesto sobre las ventas. Esto puede incluir tu tienda en línea, el software de contabilidad o la tecnología que usas para gestionar las relaciones con los clientes o el inventario. Saber dónde se conectan estos puntos guiará el proceso de integración.

• Elige el software de gestión fiscal adecuado: Elige un software de impuestos capaz de integrarse con los sistemas que ya usas. Stripe Tax, una función de la plataforma de procesamiento de pagos de Stripe, puede ser una opción inteligente si ya utilizas Stripe para otros aspectos del procesamiento de pagos. Stripe Tax se integra con otros productos de Stripe, como Stripe Checkout y Stripe Billing, para ofrecer una experiencia unificada de gestión de impuestos y pagos. Es una herramienta útil en estos aspectos:

  • Recordatorios de registro: Stripe Tax supervisa tus transacciones y te notifica cuando te acercas a umbrales que podrían requerir que te registres para pagar el impuesto sobre las ventas en nuevas jurisdicciones.
    
  • Determinación de la jurisdicción: Stripe Tax determina automáticamente la jurisdicción fiscal correcta en función de la dirección de envío o la dirección de facturación del cliente.
    
  • Cálculos automatizados en tiempo real: Stripe Tax puede integrarse con tu tienda en línea o proceso de compra para calcular los impuestos en tiempo real durante la transacción. Stripe Tax calcula automáticamente el importe correcto del impuesto sobre las ventas en función de la ubicación del cliente, el tipo de producto o servicio y las exenciones fiscales aplicables.
    
  • Exenciones fiscales: Stripe Tax te permite configurar exenciones fiscales para clientes o productos específicos.
    
  • Informes completos: Stripe Tax genera informes detallados que resumen tus obligaciones impositivas por las ventas para que coincidan con los requisitos de formato de cada ubicación de presentación.
    

• Conéctalo todo con interfaces de programación de aplicaciones (API): Utiliza las API para conectar el software de gestión de impuestos que hayas elegido a tu plataforma de e-commerce, al software de contabilidad o a cualquier otro sistema que necesite gestionar el impuesto sobre las ventas. Esta configuración permite realizar cálculos fiscales en tiempo real y actualizarlos cada vez que cambian las leyes fiscales.

• Configura tus normas fiscales: En tu software de impuestos, configura las normas fiscales específicas que se aplican a tus productos y ventas. Esto puede implicar configurar diferentes tipos impositivos para diferentes ubicaciones o especificar artículos que están exentos de impuestos. Muchas herramientas fiscales vienen con reglas que puedes ajustar para que se ajusten a tus necesidades.

• Pruébalo todo: Antes de pasar a modo activo, realiza pruebas para asegurarte de que todo funciona según lo previsto. Comprueba que los tipos impositivos se apliquen correctamente en diferentes situaciones, como ubicaciones de clientes y tipos de productos distintos.

• Sincroniza tus datos: Asegúrate de que todos tus sistemas se comunican entre sí. Los registros de tus clientes, los detalles de las ventas y la información de los productos deben estar actualizados y ser coherentes en todas las plataformas. Esto ayuda a realizar cálculos de impuestos precisos en todo momento.

• Automatiza las declaraciones y presentaciones de impuestos: Conecta tu software de impuestos a tu software de contabilidad para automatizar las partes tediosas de la declaración y presentación de impuestos. Esto puede ahorrarte tiempo y ayudarte a cumplir con los plazos de presentación más fácilmente.