As isenções de impostos sobre vendas são situações em que bens ou serviços específicos não precisam incluir imposto sobre vendas ou uso. Essas isenções, ditadas pelas leis tributárias estaduais e locais, atendem a diferentes políticas econômicas e sociais, reduzindo a carga tributária sobre itens essenciais, promovendo atividades empresariais ou apoiando organizações sem fins lucrativos. Por exemplo, produtos como mantimentos, medicamentos e materiais educacionais são frequentemente isentos para reduzir o custo de vida, enquanto isenções para equipamentos industriais incentivam o investimento em capacidade produtiva.

O escopo e a aplicação dessas isenções variam conforme as jurisdições, e categorias específicas de clientes, como entidades governamentais, organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais, também podem se beneficiar de isenções amplas devido a suas funções na sociedade. Essas isenções influenciam o comportamento do cliente e as estratégias de negócios e refletem um delicado equilíbrio entre geração de receita para serviços públicos e estímulo à economia.

Veja aqui quem pode obter isenções fiscais de vendas e uso, como se cadastrar e calcular o imposto sobre vendas e como registrar e declarar o imposto sobre vendas.

Neste artigo:

• Quem pode obter isenções de impostos sobre vendas e uso?
  
• Obter e manter certificados de isenção
  
• Como se cadastrar no imposto sobre vendas
  
• Como calcular corretamente o imposto sobre vendas
  
• Declaração do imposto sobre vendas
  
• Como integrar o imposto sobre vendas com outros sistemas empresariais
  

Quem pode obter isenções fiscais sobre vendas e uso?

Veja a seguir um detalhamento de categorias e entidades comuns que podem receber isenções fiscais sobre vendas e uso:

• Organizações sem fins lucrativos: muitos estados têm isenções de impostos sobre vendas para organizações sem fins lucrativos registradas, como instituições de caridade, organizações religiosas e instituições educativas. Normalmente, essas organizações precisam solicitar o status de isenção e fornecer prova de que não têm fins lucrativos.

• Órgãos governamentais: órgãos públicos federais, estaduais e municipais costumam ser isentos do imposto sobre vendas em compras para uso oficial.

• Revendedores e atacadistas: empresas que compram produtos para revender podem solicitar uma permissão de revendedor, que permite comprar itens sem pagar imposto sobre vendas. O imposto será recolhido quando os itens forem vendidos ao cliente final.

• Fabricantes: alguns estados têm isenções para materiais, máquinas e equipamentos comprados para uso em processos de produção e fabricação.

• Diplomatas estrangeiros: diplomatas estrangeiros e certos membros de organizações internacionais podem receber isenções de imposto sobre vendas com seus benefícios diplomáticos.

• Instituições de ensino: escolas, universidades e outras instituições de ensino podem ser isentas de imposto sobre vendas em compras relacionadas à sua missão educativa.

• Prestadores de serviços de saúde: hospitais e outras instalações médicas normalmente são isentos de imposto sobre vendas na compra de suprimentos e equipamentos médicos.

• Alguns produtos agrícolas: agricultores e pecuaristas podem qualificar-se para isenções na compra de equipamentos e suprimentos usados diretamente na produção agrícola.

Obter e manter certificados de isenção

Normalmente, para pedir um certificado de isenção fiscal sobre vendas e uso é preciso enviar documentação e formulários específicos à autoridade fiscal competente. Veja como obter esses certificados:

• Confirmar a qualificação: antes de solicitar um certificado de isenção, confirme se sua organização ou empresa qualifica-se com base nos critérios do seu estado. Pode ser pelo tipo de organização (como sem fins lucrativos ou educativa) ou pelo uso de produtos comprados de forma qualificada para isenção (como produtos para revenda ou fabricação).

• Solicitar a isenção junto à autoridade fiscal estadual: a maioria dos estados exige que você solicite um certificado de isenção por meio da autoridade fiscal. Normalmente, é preciso preencher um formulário de inscrição e fornecer documentação que comprove sua qualificação.

• Fornecer a documentação necessária: documentos que comprovem a condição de organização sem fins lucrativos, como uma carta de determinação 501(c)(3) do IRS, uma licença comercial ou um certificado de revenda. Os requisitos mudam conforme o estado e o tipo de isenção.

• Aguardar a aprovação: depois que sua solicitação for enviada, o estado a analisa e emite um certificado de isenção, se a empresa cumprir todos os requisitos. O prazo de processamento varia muito.

Depois de receber a certificação, é preciso mantê-la ativa:

• Organizar e armazenar os certificados: tenha uma cópia digital e física de todos os certificados de isenção. Organize-os por estado ou tipo de isenção para simplificar o processo de gestão.

• Acompanhar prazos para renovação: alguns certificados de isenção têm data de validade. Registre essas datas e inicie o processo de renovação com antecedência para evitar perder a isenção.

• Renovar quando necessário: verifique se o seu estado exige a renovação dos certificados de isenção e observe o processo de renovação, que pode exigir o envio de documentação atualizada e um pedido de renovação.

• Atualizar os certificados em caso de alteração: se houver mudanças importantes em sua organização, como mudança de endereço, estrutura ou atividades isentas, pode ser preciso atualizar o certificado de isenção. A autoridade fiscal estadual pode exigir notificação e envio de nova documentação.

Como se cadastrar no imposto sobre vendas

Para recolher o imposto sobre vendas, você precisa obter um certificado de autoridade do departamento de receita ou tributação do seu estado. Esse certificado permite recolher impostos sobre vendas de clientes e repassá-los ao estado. As empresas não precisam se cadastrar separadamente para o imposto de uso, mas precisam preencher um formulário mensal ou trimestral com a declaração de imposto de uso.

O processo de cadastro no imposto sobre vendas pode mudar um pouco conforme o estado, mas deve seguir estes princípios gerais:

• Confirmar a qualificação: verifique as leis do seu estado para ver se as atividades da sua empresa exigem o recolhimento de imposto sobre vendas. Geralmente, é obrigatório para empresas que vendem bens ou serviços tributáveis dentro do estado. Alguns estados têm limites para volume de vendas ou número de transações que obrigam ao recolhimento do imposto sobre vendas.

• Criar uma conta: a maioria dos estados oferece o cadastro online no site do Departamento da Receita, e alguns estados podem permitir o cadastro pelo correio ou pessoalmente. Para o cadastro online, você deve criar uma conta e fornecer os seguintes dados comerciais:

  • Nome jurídico e estrutura da empresa (por exemplo, empresário individual, LLC, corporação)
    
  • Número Federal de Identificação do Empregador (EIN)
    
  • Endereço comercial e dados de contato
    
  • Natureza das atividades empresariais
    
  • Volume de vendas esperado
    
  • Data de início das operações comerciais
    

• Fazer a inscrição: preencha todos os detalhes da solicitação de cadastro. Responda às perguntas sobre suas atividades comerciais, locais de vendas e tipos de produtos ou serviços vendidos. Pode ser necessário estimar o volume de vendas esperado e a frequência de declaração do imposto sobre vendas (mensal, trimestral, anual). Em alguns casos, pode ser necessário fornecer mais documentos, como a licença comercial ou estatuto social.

• Revisar e enviar: analise cuidadosamente todas as informações fornecidas. Envie sua solicitação online, pelo correio ou pessoalmente, conforme exigido pelo seu estado.

• Receber seu Certificado de Autoridade: se o pedido for aprovado, você receberá um Certificado de Autoridade do estado. Normalmente, esse documento inclui seu número de identificação do imposto sobre vendas e a data de entrada em vigor do cadastro. Você deve exibir esse certificado no local de trabalho e ele pode ser necessário para declarar o imposto sobre vendas.

Como calcular corretamente o imposto sobre vendas

Siga estas instruções para calcular o imposto sobre vendas:

Identificar a alíquota correta do imposto sobre vendas

Primeiro, determine a alíquota total de imposto sobre vendas que se aplica a cada venda. Essa alíquota pode incluir:

• Imposto sobre vendas estadual: a maioria dos estados dos EUA cobra um imposto estadual sobre vendas, com exceção do Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon.

• Impostos locais sobre vendas: condados, cidades e outras jurisdições locais podem cobrar outros impostos, além do estadual.

• Impostos distritais especiais: certas áreas podem ter impostos para distritos específicos, como distritos hospitalares ou distritos de energia.

As alíquotas do imposto sobre vendas podem variar muito de acordo com o estado e dentro de cada condado ou cidade. Ferramentas como sites do Departamento de Receita do Estado, calculadoras fiscais ou soluções automatizadas com software de contabilidade podem ajudar a calcular as alíquotas corretas para sua localização.

Definir se o produto ou serviço é tributável

Nem todos os bens e serviços são tributáveis. Por exemplo, em alguns estados, mantimentos, medicamentos com receita médica e serviços educacionais estão isentos de imposto sobre vendas. É preciso entender o enquadramento tributário de seus produtos para calcular o imposto. Aqui está um guia:

• Produtos físicos costumam ser tributáveis, embora existam exceções.

• A tributação dos serviços varia muito; alguns estados tributam muitos serviços, outros tributam poucos.

• Cada vez mais tributos são aplicados aos bens digitais, mas isso varia de acordo com o estado.

Incluir frete e manuseio, se houver

Em alguns estados, as tarifas de envio e manuseio são tributáveis se fizerem parte da venda de mercadorias tributáveis. A inclusão dessas cobranças no valor tributável pode depender de como elas são faturadas ao cliente (por exemplo, declaradas separadamente, incluídas no preço do produto).

Calcular o imposto

Sabendo a alíquota correta e a base tributável, o cálculo do imposto é simples:

Valor tributável x Alíquota = Imposto sobre vendas

Por exemplo, se você vende um item tributável por US$ 100 em um local com alíquota total de imposto sobre vendas de 8,25%, o imposto sobre vendas seria:

US$ 100 × 0,0825 = US$ 8,25

Nesse caso, o valor total pago pelo cliente é de R$ 108,25.

Se a venda envolver itens ou clientes isentos de impostos (como revendedores ou organizações sem fins lucrativos) ou se você oferecer descontos, ajuste o valor tributável antes de aplicar a alíquota. No caso de descontos, aplique o desconto primeiro e depois calcule o imposto sobre o preço de venda reduzido.

Garanta a conformidade e a documentação adequada

A legislação e as alíquotas fiscais podem mudar. É importante acompanhar para garantir a conformidade. Ferramentas automatizadas de conformidade fiscal podem ajudar a gerenciar essas mudanças. Para cada transação, não se esqueça de documentar como você calculou o imposto, qual foi a alíquota e quais foram os valores tributáveis e isentos. Essa documentação será importante para declarações fiscais e possíveis auditorias.

Declaração do imposto sobre vendas

Siga estas instruções para declarar o imposto sobre vendas:

• Reunir registros de vendas: colete todos os registros de vendas que detalham transações tributáveis e não tributáveis, isenções e descontos aplicados. Inclua vendas dentro e fora do estado se você tiver nexo (presença comercial relevante) em vários estados.

• Organize as transações por jurisdição: como as alíquotas do imposto sobre vendas variam conforme a jurisdição, organize suas transações por esse critério. Separe as vendas pela localização dos clientes, não pelo endereço da empresa. Para cada jurisdição, é preciso declarar o valor total das vendas e o valor do imposto sobre vendas recolhido.

• Calcule o total de imposto sobre vendas devido: usando os registros que você reuniu e organizou, calcule o valor total do imposto sobre vendas devido a cada jurisdição. Para tanto, você deve:

  • Somar as vendas tributáveis para cada jurisdição
    
  • Aplicar a alíquota adequada do imposto sobre vendas a esses valores
    
  • Contabilizar outros impostos incidentes conforme a legislação local, como impostos do condado ou cidade
    

• Prepare declarações de imposto sobre vendas: a maioria dos estados fornece formulários (impressos ou online) para declarar o imposto sobre vendas. Preencha esses formulários com os totais calculados e inclua dados detalhados conforme necessário, como detalhamento de vendas tributáveis e não tributáveis, impostos recolhidos e deduções ou isenções aplicáveis.

• Envie as declarações no prazo: os prazos para a declaração do imposto sobre vendas variam conforme o estado e, às vezes, o volume de vendas. Normalmente, as empresas declaram mensal, trimestral ou anualmente. Apresente suas declarações no prazo de cada jurisdição para evitar multas e juros por declaração atrasada.

• Faça pagamentos: ao apresentar suas declarações de imposto sobre vendas, também é preciso pagar o valor do imposto sobre vendas devido. Normalmente, isso pode ser feito online pelo site da autoridade fiscal, por transferência eletrônica de fundos (EFT) ou enviando um cheque pelo correio. Guarde o comprovante de pagamento.

Como integrar o imposto sobre vendas com outros sistemas empresariais

Veja como integrar a gestão do imposto sobre vendas ao seu sistema de tecnologias:

• Mapeie as conexões: descubra onde os cálculos do imposto sobre vendas precisam se conectar aos seus sistemas. Pode ser a sua loja online, software de contabilidade ou a tecnologia que você usa para gerenciar o relacionamento com clientes ou o inventário. Saber onde esses pontos se conectam orienta o processo de integração.

• Escolha o software de gestão fiscal certo: escolha um software fiscal que possa se integrar aos sistemas que você já usa. O Stripe Tax, um recurso da plataforma de processamento de pagamentos da Stripe, pode ser uma escolha inteligente se você já usa Stripe para outros aspectos do processamento de pagamentos. O Stripe Tax integra-se a outros produtos Stripe, como o Stripe Checkout e o Stripe Billing, unificando pagamentos e gestão de impostos. Funções que podem ser ajudadas:

  • Lembretes de cadastro: o Stripe Tax monitora suas transações e notifica a aproximação de limites que podem exigir o cadastro para imposto sobre vendas em novas jurisdições.
    
  • Definição da jurisdição: o Stripe Tax define automaticamente a jurisdição fiscal correta conforme o endereço de entrega ou de cobrança do cliente.
    
  • Cálculos automatizados em tempo real: o Stripe Tax pode ser integrado à sua loja ou processo de checkout online para calcular o imposto em tempo real durante a transação. O Stripe Tax calcula automaticamente o valor correto do imposto sobre vendas com base na localização, no tipo de produto ou serviço do cliente e nas isenções fiscais aplicáveis.
    
  • Isenções fiscais: o Stripe Tax permite configurar isenções fiscais para clientes ou produtos específicos.
    
  • Relatórios completos: o Stripe Tax gera relatórios detalhados resumindo suas obrigações fiscais no formato exigido para cada local de declaração.
    

• Conecte tudo com interfaces de programação de aplicativos (APIs): use APIs para conectar o software de gerenciamento fiscal escolhido à sua plataforma de e-commerce, software de contabilidade ou qualquer outro sistema de gestão de impostos sobre vendas. Essa configuração permite calcular e atualizar obrigações fiscais em tempo real sempre que a legislação tributária é alterada.

• Configure suas regras fiscais: no seu software fiscal, configure as regras específicas aplicáveis aos seus produtos e vendas. Podem ser alíquotas diferentes para locais distintos ou a especificação de itens que são isentos de impostos. Muitas ferramentas fiscais têm regras que você pode ajustar de acordo com suas necessidades.

• Teste tudo: antes de entrar no modo de produção, execute testes para garantir que tudo funcione conforme o esperado. Verifique se as alíquotas são aplicadas corretamente em diversos cenários, como diferentes localizações de clientes e tipos de produtos.

• Sincronize seus dados: verifique se todos os sistemas estão se comunicando. Seus registros de clientes, dados de vendas e produtos devem estar atualizados e uniformizados em todas as plataformas. Assim os cálculos fiscais serão sempre precisos.

• Automatize a declaração de impostos: conecte seu software fiscal ao software de contabilidade para automatizar as partes tediosas da declaração de impostos. Isso pode economizar tempo e facilitar o cumprimento dos prazos de declaração.