Undantag från omsättningsskatt är situationer där specifika varor eller tjänster inte behöver inkludera omsättnings- eller användningsskatt. Dessa undantag, som dikteras av delstatliga och lokala skattelagar, tillgodoser olika ekonomiska och sociala policyer genom att minska skattebördan på viktiga varor, främja affärsverksamhet eller stödja ideella aktiviteter. Till exempel är produkter som livsmedel, läkemedel och utbildningsmaterial ofta undantagna för att sänka levnadskostnaderna, medan undantag för industriell utrustning uppmuntrar investeringar i produktionskapacitet.

Omfattningen och tillämpningen av dessa undantag varierar mellan olika jurisdiktioner, och specifika kundkategorier som myndigheter, ideella organisationer och utbildningsinstitutioner kan också dra nytta av undantag på grund av deras roll i samhället. Dessa undantag påverkar kundbeteende och affärsstrategier och återspeglar en känslig balans mellan att generera intäkter för offentliga tjänster och att stimulera ekonomin.

Nedan förklarar vi vem som kan befrias från omsättnings- och användningsskatt, hur du registrerar dig för och beräknar omsättningsskatt samt hur du rapporterar och deklarerar omsättningsskatt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vem kan få skattebefrielse för omsättnings- och användningsskatt?
  
• Skaffa och behålla skattebefrielseintyg
  
• Så registrerar man sig för omsättningsskatt
  
• Så beräknar man omsättningsskatt korrekt
  
• Rapportering och deklaration av omsättningsskatt
  
• Hur man integrerar omsättningsskatt med andra affärssystem
  

Vem kan få skattebefrielse för omsättnings- och användningsskatt?

Här är en uppdelning av vanliga kategorier och enheter som kan få skattebefrielse för omsättnings- och användningsskatt:

• Ideella organisationer: I många delstater är registrerade ideella organisationer, inklusive välgörenhetsorganisationer, religiösa organisationer och utbildningsinstitutioner, befriade från omsättningsskatt. Dessa organisationer måste vanligtvis ansöka om skattebefrielse och tillhandahålla bevis på att de är en ideell organisation.

• Myndigheter: Federala, delstatliga och lokala myndigheter är vanligtvis befriade från att betala omsättningsskatt på inköp som görs för officiellt bruk.

• Återförsäljare och grossister: Företag som köper varor för återförsäljning kan ansöka om ett återförsäljartillstånd, vilket gör att de kan köpa varor utan att betala omsättningsskatt. Skatten tas ut när varorna säljs till slutkunden.

• Tillverkare: Vissa stater har undantag för material, maskiner och utrustning som köps in för användning i produktions- och tillverkningsprocesser.

• Utländska diplomater: Utländska diplomater och vissa medlemmar i internationella organisationer kan få befrielse från omsättningsskatt som en del av sina diplomatiska förmåner.

• Utbildningsinstitutioner: Skolor, universitet och andra utbildningsinstitutioner kan vara befriade från omsättningsskatt på inköp relaterade till deras utbildningsuppdrag.

• Hälso- och sjukvårdstjänster: Sjukhus och andra vårdinrättningar är vanligtvis befriade från omsättningsskatt på inköp av medicinska förnödenheter och medicinsk utrustning.

• Vissa användningsområden inom jordbruk: Bönder och jordbruksproducenter är ofta berättigade till undantag för inköp av utrustning och förnödenheter som används direkt i jordbruksproduktionen.

Skaffa och behålla skattebefrielseintyg

Att ansöka om ett skattebefrielseintyg för omsättnings- och användningsskatt innebär vanligtvis att man lämnar in specifik dokumentation och formulär till den relevanta skattemyndigheten. Så här skaffar du intyg:

• Se till att du är berättigad: Innan du ansöker om ett skattebefrielseintyg ska du bekräfta att din organisation eller ditt företag är kvalificerat baserat på din delstats kriterier. Det kan betyda att du är en viss typ av organisation (t.ex. ideell organisation, utbildningsorganisation) eller att du använder de köpta varorna på ett sätt som uppfyller kriterierna för undantag (t.ex. för återförsäljning, för tillverkning).

• Ansök hos den delstatliga skattemyndigheten: De flesta delstater kräver att du ansöker om ett skattebefrielseintyg via deras skattemyndighet. Detta innebär vanligtvis att du fyller i ett ansökningsformulär och tillhandahåller dokumentation som bevisar din behörighet.

• Tillhandahåll nödvändig dokumentation: Dokumentunderlag kan inkludera bevis på ideell status (till exempel ett 501(c)(3)-brev från IRS), en företagslicens eller ett återförsäljningsintyg. Kraven varierar beroende på delstat och typ av undantag.

• Vänta på godkännande: När din ansökan har skickats in kommer delstaten att granska den och utfärda ett skattebefrielseintyg om du uppfyller alla krav. Tidsramen för behandling kan variera kraftigt.

När dina intyg har beviljats följer du dessa steg för att hålla dem aktiva:

• Organisera och förvara intyg: Spara en digital och fysisk kopia av alla skattebefrielseintyg. Organisera dem efter delstat eller typ av undantag för att förenkla hanteringsprocessen.

• Håll koll på utgångsdatum: Vissa skattebefrielseintyg har utgångsdatum. Håll ett register över dessa datum och påbörja förnyelseprocessen i god tid för att undvika att intyget löper ut.

• Förnya vid behov: Kontrollera om din delstat kräver förnyelse av skattebefrielseintygen och lär dig hur processen går till. Det kan t.ex. innebära att du skickar in aktuell dokumentation och en förnyelseansökan.

• Uppdatera intygen vid ändringar: Om det sker större ändringar i organisationen, till exempel en ändring av adress, struktur eller undantagna aktiviteter, kan du behöva uppdatera ditt skattebefrielseintyg. Detta innebär ofta att du ska meddela den delstatliga skattemyndigheten och skicka in ny dokumentation.

Så registrerar man sig för omsättningsskatt

För att ta ut omsättningsskatt måste du erhålla ett tillstånd (Certificate of Authority) från delstatens skattemyndighet. Detta tillstånd låter dig ta ut omsättningsskatt från kunder och betala in den till delstaten. Företag behöver inte registrera sig separat för användningsskatt, men måste fylla i ett formulär där de deklarerar eventuell användningsskatt med sin hemdelstat, antingen månadsvis eller kvartalsvis.

Processen för att registrera sig för omsättningsskatt kan variera något beroende på din delstat, men här är en allmän översikt:

• Se till att du är berättigad: Kontrollera din delstats lagar för att se om din affärsverksamhet kräver att du tar ut omsättningsskatt. Detta gäller vanligtvis företag som säljer skattepliktiga varor eller tjänster inom delstaten. Vissa delstater har tröskelvärden för försäljningsvolym eller transaktionsnummer som utlöser kravet på att ta ut omsättningsskatt.

• Skapa ett konto: De flesta delstater erbjuder onlineregistrering via sin skattemyndighets webbplats, och vissa delstater kan tillåta registrering per post eller personligen. För att registrera dig online måste du vanligtvis skapa ett konto och tillhandahålla följande företagsinformation:

  • Företagets registrerade namn och struktur (t.ex. enskild firma, LLC-bolag)
    
  • Arbetsgivarnummer (EIN)
    
  • Företagets adress och kontaktuppgifter
    
  • Typ av affärsverksamhet
    
  • Förväntad försäljningsvolym
    
  • Startdatum för företagsverksamheten
    

• Fyll i ansökan: Fyll i registreringsansökan korrekt och fullständigt. Svara på frågor om din affärsverksamhet, försäljningsplatser och vilka typer av produkter eller tjänster som säljs. Du kan bli ombedd att uppskatta din förväntade försäljningsvolym och hur ofta du ska deklarera omsättningsskatt (t.ex. månadsvis, kvartalsvis, årligen). I vissa fall kan du behöva tillhandahålla ytterligare dokumentation, t.ex. ditt verksamhetstillstånd eller din bolagsordning.

• Granska och skicka in: Gå noggrant igenom all information du har angett. Skicka in din ansökan online, via post eller lämna den personligen, beroende på vad din delstat kräver.

• Få ditt tillstånd (Certificate of Authority): Om din ansökan godkänns får du ett tillstånd (Certificate of Authority) från delstaten. Det här dokumentet innehåller vanligtvis ditt registreringsnummer för omsättningsskatt och det datum då registreringen träder i kraft. Du måste visa upp detta intyg på ditt företag, och det kan krävas för att lämna in momsdeklarationer.

Så beräknar man omsättningsskatt på rätt sätt

Följ dessa steg för att beräkna omsättningsskatten korrekt:

Identifiera tillämplig omsättningsskattesats

Fastställ först den totala skattesatsen för omsättningsskatt som gäller för varje försäljning. Skattesatsen kan inkludera:

• Delstatlig omsättningsskatt: De flesta delstater i USA tillämpar en delstatlig omsättningsskatt, med undantag för Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire och Oregon.

• Lokala omsättningsskatter: Län, städer och andra lokala jurisdiktioner kan lägga till ytterligare skatter utöver den delstatliga skatten.

• Särskilda distriktsskatter: Vissa områden kan ha ytterligare skatter för specifika distrikt, till exempel sjukvårdsdistrikt eller elkraftsdistrikt.

Skattesatserna för omsättningsskatt kan variera kraftigt mellan delstater och inom enskilda län eller städer. Verktyg som webbplatser för den statliga skattemyndigheten, skattekalkylatorer eller automatiserade lösningar via bokföringsprogram kan hjälpa dig att hitta korrekta skattesatser baserat på din plats.

Avgör om en produkt eller tjänst är skattepliktig

Alla varor och tjänster är inte skattepliktiga. I vissa delstater är till exempel livsmedel, receptbelagda läkemedel och utbildningstjänster befriade från omsättningsskatt. Du måste känna till skatteplikten för dina produkter för att kunna beräkna omsättningsskatten korrekt. Här är en guide:

• Fysiska produkter är vanligtvis skattepliktiga, även om det finns undantag.

• Skatt på tjänster varierar kraftigt. Vissa stater beskattar många tjänster, medan andra bara beskattar en del.

• Digitala varor blir alltmer skattepliktiga, men detta varierar beroende på delstat.

Inkludera frakt och hantering, om tillämpligt

I vissa delstater är frakt- och hanteringsavgifter skattepliktiga om de är en del av försäljningen av skattepliktiga varor. Huruvida du inkluderar dessa avgifter som en del av ditt skattepliktiga belopp kan bero på hur de faktureras till kunden (t.ex. separat angivna, inkluderade i produktens pris).

Beräkna skatten

När du har rätt skattesats och beskattningsunderlag är det enkelt att beräkna skatten:

Skattepliktigt belopp x skattesats = omsättningsskatt

Om du till exempel säljer en skattepliktig artikel för 100 USD på en plats med en total momssats på 8,25 % blir omsättningsskatten:

100 $ × 0,0825 = 8,25 $

I det här fallet är det totala beloppet som kunden betalar 108,25 USD.

Om försäljningen omfattar skattebefriade varor eller kunder (t.ex. återförsäljare eller ideella organisationer) eller om du erbjuder rabatter, justerar du beskattningsunderlaget innan du tillämpar skattesatsen. För rabatter tillämpar du rabatten först och beräknar sedan skatten på det reducerade försäljningspriset.

Säkerställ efterlevnad och korrekt dokumentation

Skattelagar och skattesatser kan ändras, så håll dig uppdaterad för att se till att du följer reglerna. Genom att använda automatiserade verktyg för efterlevnad av skatteregler kan du hantera dessa ändringar. Dokumentera för varje transaktion hur du beräknade skatten, vilken skattesatsen var och vilka de skattepliktiga och undantagna beloppen var. Denna dokumentation kommer att vara viktig för skattedeklarationer och potentiella revisioner.

Rapportering och deklaration av omsättningsskatt

Följ dessa steg för att rapportera och deklarera omsättningsskatt:

• För ett försäljningsregister: Samla alla försäljningsposter som beskriver skattepliktiga och icke-skattepliktiga transaktioner, undantag och eventuella tillämpade rabatter. Detta inkluderar försäljning inom och utanför delstaten om du har en förbindelse (en betydande företagsnärvaro) i flera delstater.

• Organisera transaktioner efter jurisdiktion: Eftersom omsättningsskattesatserna varierar beroende på jurisdiktion bör du organisera dina transaktioner därefter. Detta innebär att du separerar försäljningen baserat på var dina kunder finns, inte var ditt företag är baserat. För varje jurisdiktion måste du rapportera det totala försäljningsbeloppet och det belopp som tagits ut för omsättningsskatt.

• Beräkna total omsättningsskatt du är skyldig att betala: Med hjälp av de register du har fört och organiserat beräknar du det totala beloppet omsättningsskatt som du är skyldig varje jurisdiktion. Detta inbegriper:

  • Att summera skattepliktig försäljning för varje jurisdiktion
    
  • Att tillämpa lämplig omsättningsskattesats på dessa summor
    
  • Att ta i beaktande andra skatter som gäller enligt lokal lagstiftning, till exempel skatter i län eller orter
    

• Deklarera omsättningsskatt: De flesta delstater tillhandahåller formulär (pappersformulär eller online) för att deklarera omsättningsskatt. Fyll i formulären med de beräknade summorna och inkludera detaljerad information efter vad som krävs, till exempel uppdelningar av skattepliktig och icke skattepliktig försäljning, uppburen skatt och tillämpliga avdrag eller undantag.

• Deklarera inom tidsfristen: Tidsfristerna för att deklarera omsättningsskatt varierar beroende på delstat och ibland beroende på försäljningsvolymen. Vanligtvis deklarerar företag månadsvis, kvartalsvis eller årligen. Se till att du lämnar in dina deklarationer senast på förfallodagen för varje jurisdiktion för att undvika straffavgifter och dröjsmålsränta.

• Betala omsättningsskatt: När du lämnar in dina deklarationer för omsättningsskatt måste du också betala den omsättningsskatt som du är skyldig. Detta kan vanligtvis göras online via skattemyndighetens webbplats, genom elektronisk överföring av medel (EFT) eller genom att skicka en check via post. Spara beviset på betalning i bokföringssyfte.

Hur man integrerar omsättningsskatt med andra affärssystem

Så här integrerar du hantering av omsättningsskatt i din tekniska konfiguration:

• Kartlägg var det behövs kopplingar: Ta reda på var beräkningar av omsättningsskatt behöver anslutas till dina system. Det kan t.ex. vara din webbutik, ditt bokföringsprogram eller den teknik du använder för att hantera kundrelationer eller lager. Att veta var dessa punkter kopplas samman kommer att vägleda integrationsprocessen.

• Välj rätt programvara för skattehantering: Välj ett skatteprogram som kan integreras med de system du redan använder. Stripe Tax, en funktion i Stripes plattform för betalningshantering, kan vara ett smart val om du redan använder Stripe för andra aspekter av betalningshantering. Stripe Tax integreras med andra Stripe-produkter som Stripe Checkout och Stripe Billing för en enhetlig betalnings- och skattehanteringsupplevelse. Så här kan vi hjälpa dig:

  • Påminnelser om registrering: Stripe Tax övervakar dina transaktioner och meddelar dig när du närmar dig tröskelvärden som kan innebära att du måste registrera dig för omsättningsskatt i nya jurisdiktioner.
    
  • Fastställande av jurisdiktion: Stripe Tax fastställer automatiskt rätt skattejurisdiktion baserat på kundens leverans- eller faktureringsadress.
    
  • Automatiserade beräkningar i realtid: Stripe Tax kan integreras med din webbutik eller kassaprocess för att beräkna skatt i realtid under transaktionen. Stripe Tax beräknar automatiskt rätt omsättningsskattebelopp baserat på kundens plats, typ av produkt eller tjänst och eventuella tillämpliga skattebefrielser.
    
  • Skattebefrielse: Med Stripe Tax kan du konfigurera skattebefrielser för specifika kunder eller produkter.
    
  • Omfattande rapporter: Stripe Tax genererar detaljerade rapporter som sammanfattar dina skyldigheter avseende omsättningsskatt för att matcha formateringskraven för varje plats där du behöver deklarera.
    

• Anslut allt till API:er (programmeringsgränssnitt): Använd API:er för att ansluta din valda programvara för skattehantering till din e-handelsplattform, ditt bokföringsprogram eller något annat system som behöver hantera omsättningsskatt. Denna konfiguration möjliggör skatteberäkningar i realtid och uppdateringar när skattelagarna ändras.

• Konfigurera dina skatteregler: I ditt skatteprogram konfigurerar du de specifika skatteregler som gäller för dina produkter och din försäljning. Det kan handla om att ställa in olika skattesatser för olika platser eller ange varor som är skattebefriade. Många skatteverktyg har regler som du kan justera så att de passar dina behov.

• Testa allt: Innan du lanserar bör du köra tester för att se till att allt fungerar som förväntat. Kontrollera att skattesatserna tillämpas korrekt i en mängd olika scenarier, till exempel med olika kundplatser och produkttyper.

• Synkronisera dina data: Se till att alla dina system kommunicerar med varandra. Dina kundregister, din försäljningsinformation och din produktinformation ska vara uppdaterade och konsekventa på alla plattformar. Detta hjälper till att göra korrekta skatteberäkningar varje gång.

• Automatisera skatterapportering och deklaration: Anslut ditt skatteprogram till ditt bokföringsprogram för att automatisera de tråkiga delarna av skatterapporteringen och deklarationen. Detta kan spara tid och hjälpa dig att hålla tidsfristerna för inlämning.