En 2018, la decisión South Dakota v. Wayfair de la Corte Suprema de EE. UU. otorgó a los estados la autoridad para exigir el cobro de impuestos establecido en la actividad económica por sí sola. Si bien la presencia física determinaba antes las obligaciones fiscales de las empresas, la mayoría de los estados ahora también tienen requisitos de nexo económico. El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas para el comercio electrónico significa gestionar tus obligaciones fiscales en cada estado donde tengas presencia física o clientes.

A continuación, explicamos cómo funciona el nexo, dónde se complica el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas en varios estados y cómo crear un proceso de cumplimiento de la normativa que crezca con tu empresa.

Aspectos destacados

• El fallo Wayfair significa que vender en un estado de EE. UU., incluso sin tener presencia física allí, puede iniciar una obligación del impuesto sobre las ventas.

• Los bienes físicos, los productos digitales y los servicios están gravados de manera diferente en los distintos estados. No puedes asumir que lo que se aplica en un estado se aplica en otro.

• Por lo general, los estados no inician el Clock de prescripción hasta que hayas presentado la declaración fiscal. Esto significa que la exposición no reconocida por los umbrales de nexo omitidos puede remontarse a la fecha en que los cruzaste por primera vez.

Qué es el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas para el comercio electrónico

El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas para el comercio electrónico es el proceso de aprender dónde debes el impuesto sobre las ventas, cobrar el monto correcto a los clientes, presentar las declaraciones fiscales y remitir ese impuesto a las autoridades correspondientes a tiempo.

Si tienes una empresa que vende en todo EE. UU., esto puede volverse difícil de gestionar rápidamente. EE. UU. tiene más de 13,000 jurisdicciones fiscales, lo que incluye estados, condados, ciudades y distritos especiales, cada uno con sus propias tasas de impuestos, reglas de productos y cronogramas de declaración fiscal.

A medida que tu empresa de comercio electrónico crece para operar en nuevos estados, tus obligaciones fiscales también se expanden. Mantener el cumplimiento de la normativa significa que debes hacer un seguimiento de cuándo comienzan esas obligaciones, comprender qué productos están sujetos a impuestos y mantener registros precisos para los informes y las auditorías.

Cuándo se aplica el impuesto sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas se aplica cuando se cumplen dos condiciones: tienes un nexo en un estado y la venta en sí está sujeta a impuestos según las reglas de ese estado.

Así es como funciona el nexo.

Nexo económico

Cada estado con un impuesto sobre las ventas adoptó umbrales de nexo económico. La mayoría de los estados usan un punto de referencia de USD 100,000 en ventas anuales o 200 transacciones en un estado dentro de un año calendario. Sin embargo, los umbrales varían según el estado. California, Nueva York y Texas usan un umbral de ingresos de USD 500,000. El umbral de Alabama es de USD 250,000.

Los siguientes estados se basan únicamente en los umbrales de ingresos y no incluyen los recuentos de transacciones:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• California
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Luisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Misisipi
  
• Misuri
  
• Nuevo México
  
• Nueva York, Carolina del Norte
  
• Dakota del Norte
  
• Oklahoma
  
• Pensilvania
  
• Carolina del Sur
  
• Dakota del Sur
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Nexo físico

El nexo físico surge de tener presencia física en un estado, independientemente del volumen de ventas.

Esto puede surgir debido a lo siguiente:

• Un empleado remoto ubicado en el estado

• Un inventario almacenado en un almacén de gestión logística de terceros

• Presencia temporal, como ferias comerciales o eventos fugaces

Si tienes una empresa de comercio electrónico que usa redes de gestión logística distribuidas, el inventario por sí solo puede crear obligaciones en varios estados.

Obligaciones de registro y declaración fiscal

Una vez que cruzas un umbral de nexo, debes registrarte y comenzar a cobrar el impuesto sobre las ventas futuras en ese estado.

Después del registro, el estado asigna una frecuencia de declaración fiscal (por lo general, mensual, trimestral o anual, establecida en tu obligación fiscal esperada). A medida que crecen tus ventas, los estados pueden trasladarte a un cronograma de declaración fiscal más frecuente, a veces sin previo aviso.

¿Qué ventas están sujetas a impuestos?

Incluso si tienes un nexo en un estado, no todas las ventas están automáticamente sujetas a impuestos. Los estados definen los productos sujetos a impuestos de diferentes maneras y esas definiciones pueden variar.

Bienes físicos

La mayoría de los bienes físicos están sujetos a impuestos, pero las exenciones comunes difieren según el estado. Los alimentos, por ejemplo, están exentos en muchos estados, pero totalmente sujetos a impuestos en otros. La ropa de uso diario, incluido el calzado, está exenta en Pensilvania y Nueva Jersey, pero no en otros estados. Estas diferencias son importantes si vendes en varias jurisdicciones.

Productos digitales

La tributación de los productos digitales es variable, por lo que es una categoría complicada para las empresas de comercio electrónico. Los estados adoptan diferentes posturas con respecto al software descargado, las suscripciones de software como servicio (SaaS), los libros electrónicos y los servicios de streaming. Texas grava el SaaS, mientras que California, por lo general, no lo hace. Algunos estados distinguen entre los productos que «se transfieren electrónicamente» frente a los que «se accede de forma remota».

Productos empaquetados

Cuando se venden juntos artículos sujetos a impuestos y no sujetos a impuestos por un solo precio, los estados pueden aplicar reglas diferentes para determinar el tratamiento fiscal. Un ejemplo común es una suscripción de software incluida con servicios profesionales. Dependiendo del estado, todo el paquete puede estar sujeto a impuestos o solo la parte del software.

Servicios

Los servicios están gravados con menos frecuencia que los bienes, pero algunos estados gravan categorías específicas, como servicios de información, procesamiento de datos y telecomunicaciones. Si tu producto incluye un componente de servicio, consulta las reglas de cada estado en lugar de asumir que los servicios están exentos.

Compradores exentos

Algunos clientes, incluidos los revendedores, las organizaciones sin fines de lucro y ciertos fabricantes, pueden estar exentos del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, la exención es válida solo si conservas un certificado de exención adecuado del comprador. Sin la documentación, los estados podrían responsabilizarte del impuesto durante una auditoría.

Cuáles son los desafíos del cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas en varios estados para el comercio electrónico

Una vez que te registras en varios estados, el cumplimiento de la normativa es una obligación continua. Cada estado presenta sus propios requisitos y posibles riesgos.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Precisión de las tasas a nivel de dirección: Las tasas del impuesto sobre las ventas suelen variar dentro de un estado debido a los impuestos locales y de distrito. Calcular el impuesto con precisión requiere que apliques la tasa establecida en la dirección de envío del cliente.

• Obstáculos en las declaraciones fiscales: Muchos estados, como California, Colorado, Nueva York y Texas, requieren que declares las ventas por condado o ciudad en tu declaración fiscal, en lugar de un único total a nivel estatal. Esto significa que tus declaraciones fiscales deben incluir datos de direcciones a nivel de transacción.

• Cambios en la frecuencia de la declaración fiscal: En algunos casos, los estados pueden trasladar a las empresas a un nivel de frecuencia de declaración fiscal más alto a medida que aumenta su obligación fiscal. Si pasas por alto el cambio y presentas la declaración fiscal tarde, se pueden aplicar multas incluso si el impuesto en sí se pagó correctamente.

• Gestión de certificados de exención: Las empresas que venden a otras empresas deben recopilar y almacenar certificados de exención válidos para cada una de ellas. Los certificados tienen formatos específicos para cada estado y pueden vencer periódicamente. La falta de certificados o los certificados no válidos pueden generar obligaciones fiscales durante una auditoría.

• Exposición de empleados remotos: Contratar a un solo empleado remoto en un nuevo estado puede crear un nexo físico, lo que inicia las obligaciones de registro y cumplimiento de la normativa antes de que hayas realizado ventas significativas allí.

• Distribución de inventario: El uso de redes de gestión logística que almacenan inventario en varios almacenes puede crear un nexo en todos los estados donde se encuentre el inventario, incluso si nunca te dirigiste de manera activa a los clientes de esos estados.

¿Cuáles son los riesgos de equivocarse con el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas para el comercio electrónico?

Los errores en el impuesto sobre las ventas suelen aparecer más adelante, a menudo durante una auditoría. Pueden generar responsabilidades por impuestos atrasados, multas e intereses, todo lo cual se puede evitar cuando comienzas con la información correcta.

Estos son los riesgos de equivocarse en el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas para el comercio electrónico.

Cobro insuficiente

Si cobras menos impuestos de los requeridos, la responsabilidad generalmente recae en el vendedor en una auditoría, no en el cliente. Es posible que debas los impuestos no cobrados más los intereses y, por lo general, multas, aunque nunca hayas recibido esos fondos del comprador, lo que ocurre a menudo cuando se calculan mal las tasas, se clasifican mal los productos o se pasan por alto los avisos de nexo.

Falta de registro

Si cruzas los umbrales de nexo pero nunca te registras, el riesgo es mayor. Por lo general, los estados no inician el plazo de prescripción hasta que se haya presentado una declaración, lo que significa que la responsabilidad puede acumularse durante años.

• Programas de divulgación voluntaria: Todos los estados de EE. UU. y Washington D. C. ofrecen acuerdos de divulgación voluntaria (VDA) que permiten a las empresas presentarse antes de una auditoría. Por lo general, estos programas requieren que te registres y pagues los impuestos atrasados, pero podrían reducir o eliminar las multas. Si es una empresa que descubre obligaciones no declaradas, los VDA pueden limitar la exposición histórica.

• Cobro excesivo: Cobrar impuestos cuando no deberías o cobrar demasiado genera un problema diferente. El exceso de impuestos pertenece a una autoridad tributaria, por lo que debes remitirlo o reembolsar al cliente.

• Causas de las auditorías: Los catalizadores comunes de una auditoría incluyen un alto volumen de ventas en un estado en el que no estás registrado, declaraciones incoherentes o atrasadas, falta de certificados de exención o mantenimiento de registros deficiente.

Cómo gestionar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas del comercio electrónico al crecer

A medida que tu empresa se expande a más estados o vende productos más complejos, el seguimiento manual se vuelve más difícil. Necesitarás sistemas que mantengan el ritmo y faciliten el cumplimiento de la normativa.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Monitoreo de nexos: Haz un seguimiento de las ventas por estado de manera continua para que puedas identificar cuándo te acercas a los umbrales antes de cruzarlos. La visibilidad temprana facilita mucho el registro.

• Cálculo del impuesto a nivel de dirección: Tus sistemas de confirmación de compra y facturación deben aplicar el impuesto establecido en la dirección de envío, no una tasa estatal fija. Las herramientas que extraen tasas de bases de datos que se actualizan de forma regular se encargan de esto automáticamente para ayudar a evitar errores de cálculo sistemáticos.

• Flujo de trabajo de registro: Crea un proceso estandarizado para registrarte en nuevos estados rápidamente. Tener lista la información esencial, como la estructura de la empresa, las identificaciones fiscales y la documentación de respaldo, acelera el cumplimiento de la normativa cuando se alcanzan los umbrales.

• Recopilación de certificados de exención: Si vendes B2B, recopila los certificados de exención durante el onboarding o en la confirmación de compra en lugar de buscarlos más tarde. Los certificados deben ser específicos de cada estado, estar vigentes y almacenados de manera que se puedan recuperar para fines de auditoría.

• Trabaja con un especialista en el impuesto sobre las ventas: Las reglas del impuesto sobre las ventas cambian con frecuencia y la sujeción a impuestos de los productos puede tener matices. Un especialista en el impuesto sobre las ventas puede ayudarte a validar tu configuración, identificar posibles exposiciones y asesorarte sobre los pasos que se deben seguir, como la divulgación voluntaria, si no se cumplieron con las obligaciones anteriores.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro de impuestos sobre las ventas basándose en tus transacciones de Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto para bienes y servicios físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Comienza a recaudar impuestos a nivel global, agregando una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón en el Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que cobrar impuestos en función de tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de programación a tu integración de Stripe actual. O bien, agrega el cobro de impuestos con solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal; por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

Obtén más información sobre Stripe Tax o empieza hoy.