Las obligaciones fiscales pueden colarse en todos los rincones de una empresa, desde la facturación y la lógica de cobro hasta los plazos de presentación de informes y los planes de expansión internacional. El sistema de gestión de impuestos adecuado se convierte en una infraestructura importante, ya que automatiza normas, realiza un seguimiento de los umbrales, señala riesgos y evita que el cumplimiento de la normativa desacelere el crecimiento. Se estimó que el mercado global de software de gestión de impuestos tendría un valor de 22.780 millones de dólares en 2024, y se espera que alcance alrededor de 59.850 millones de dólares para 2034, lo que indica la mayor importancia de esta herramienta para las empresas.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los sistemas de gestión de impuestos, qué deben hacer por ti y cómo elegir uno que pueda seguir el ritmo de tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un sistema de gestión de impuestos?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un sistema de gestión de impuestos?
  
• ¿Qué funcionalidades deben buscar las empresas en un sistema de gestión de impuestos?
  
• ¿Cómo se implementa con éxito un sistema de gestión de impuestos?
  
• ¿Cómo puede un sistema de gestión de impuestos respaldar el cumplimiento de la normativa y la presentación de declaraciones fiscales?
  

¿Qué es un sistema de gestión de impuestos?

Un sistema de gestión de impuestos ayuda a las empresas a manejar sus obligaciones fiscales sin depender de hojas de cálculo improvisadas o buscar normas y tasas de manera constante.

Este sistema hace lo siguiente:

• Calcula los impuestos correctos para cada transacción (según la ubicación, el tipo de producto y la situación fiscal).
  
• Realiza un seguimiento de tus obligaciones fiscales en todas las jurisdicciones en tiempo real.
  
• Prepara los informes y registros que necesitas presentar con precisión y a tiempo.
  

Un sistema de gestión fiscal está diseñado para gestionar impuestos indirectos como el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y, en algunos casos, los impuestos de sociedades o sobre los ingresos. El sistema, basado en la extracción de datos de sus herramientas de facturación o contabilidad, aplica las normas fiscales correctas y organiza la información para revisarla, gravarla o auditarla.

El cumplimiento de la normativa fiscal a menudo implica múltiples equipos, plazos y transferencias. Los sistemas de gestión de impuestos pueden ser útiles para simplificar un proceso fragmentado y de alto riesgo. Obtienes cálculos en tiempo real, lógica de cumplimiento de la normativa integrada y un solo lugar para administrar las presentaciones, la documentación y los calendarios fiscales. También obtendrás un registro de auditoría organizado: cada decisión impositiva se registra y está lista para su revisión si es necesario.

La mayoría de los sistemas también se conectan a tu pila de software existente (plataformas de contabilidad, soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de proceso de compra), por lo que los impuestos se calculan y capturan como parte de tus flujos de trabajo habituales. Eso puede significar menor cantidad de trabajo manual, menos errores y plazos de entrega más rápidos para todo, desde las facturas hasta las presentaciones.

¿Por qué las empresas necesitan un sistema de gestión de impuestos?

La gestión manual de impuestos puede funcionar cuando una empresa es pequeña. Pero, tan pronto como operes en varios estados o países, vendes diferentes tipos de productos o aumentas el volumen de transacciones, el margen de error se reduce, y el riesgo comienza a acumularse.

A continuación explicamos por qué las empresas utilizan sistemas de gestión de impuestos en lugar de procesos manuales.

El costo de los errores

El cumplimiento de la normativa fiscal puede ser implacable. Una tasa mal aplicada, una presentación tardía o un umbral incumplido pueden dar lugar a multas, impuestos atrasados y auditorías, todo lo cual requiere tiempo y recursos para solucionarlo.

La mayoría de los errores impositivos ocurren porque las normas son complejas, cambian constantemente y varían según la región. Sin un sistema, incluso el equipo financiero más organizado termina dependiendo de hojas de cálculo desordenadas, buscando datos en distintas herramientas y controlando los cálculos de forma manual según múltiples normas jurisdiccionales. Esto puede crear una exposición real para las empresas.

Un sistema de gestión de impuestos reduce ese riesgo al aplicar, de manera automática, una lógica fiscal correcta y actualizada, y al detectar inconsistencias antes de que se conviertan en pasivos.

Cambios en los impuestos

Cada país, estado, provincia y ciudad tiene su propia forma de definir qué está sujeto a impuestos y a qué tasa. Algunas jurisdicciones gravan el software como servicio (SaaS), y otras no. Algunas cambian sus tasas a mitad de año. Algunas requieren informes en tiempo real, y otras aceptan presentaciones trimestrales por lotes.

El seguimiento manual de todo esto no es realista a gran escala. Un buen sistema de gestión de impuestos alivia esa carga al hacer lo siguiente:

• Mantener una biblioteca constantemente actualizada de normas y tasas impositivas.
  
• Aplicar la lógica correcta a cada transacción según la ubicación, el producto y el tipo de cliente.
  
• Alertar cuando los umbrales o los requisitos de una jurisdicción cambian y cuando te estés a punto de quedar expuesto por no cumplir con la normativa.
  

Este tipo de automatización permite cumplir con la normativa en decenas de jurisdicciones de manera simultánea sin necesidad de ampliar tu equipo encargado de impuestos.

El consumo de recursos que supone la gestión tributaria

La gestión tributaria implica la presentación de formularios y la preparación de datos organizados y que puedan someterse a auditorías: obtención de registros de ventas, categorización de transacciones, aplicación de tasas correctas, conciliación de discrepancias y adaptar los informes al formato de cada autoridad. Cuando se hace manualmente, requiere una cantidad significativa de tiempo y energía.

Tener un sistema de gestión de impuestos hace que este sea un flujo de trabajo más fácil y predecible. Dedicas menos horas a la limpieza de datos y las conciliaciones, los ciclos de cierre son más cortos, los informes son más rápidos, y la colaboración entre los asesores financieros, de operaciones y externos es más sencilla.

La necesidad de visibilidad de los datos

Cuando los datos están fragmentados en todas las plataformas, puede ser más difícil para las empresas responder a preguntas básicas. ¿Hemos alcanzado el umbral del nexo en Illinois? ¿Cuál es nuestro pasivo del impuesto al valor agregado (IVA) en Alemania este trimestre? ¿Cobramos la cantidad correcta de impuestos por el lanzamiento de ese nuevo producto?

Un sistema centralizado hace que los datos sean visibles en tiempo real. Puede realizar un seguimiento de las obligaciones en todas las regiones, ejecutar informes específicos de la jurisdicción y obtener documentación lista para auditorías cuando la necesite.

Nuevas obligaciones generadas por el crecimiento

Los nuevos mercados, canales y clientes conllevan nuevas implicaciones fiscales. Los umbrales de nexo económico, las leyes de facilitadores de marketplaces, los impuestos a los servicios digitales y las órdenes de facturación electrónica en tiempo real pueden aplicarse antes de que un empresa incluso se dé cuenta de que está en riesgo. Sin un sistema que controle tu registro de transacciones, podrías estar no cumpliendo con la normativa antes de saber que necesita registrarte.

Un sistema de gestión de impuestos te ayuda a informarte de los impuestos que aún no conoces, pero de los que pronto serás responsable.

¿Qué funcionalidades deben buscar las empresas en un sistema de gestión de impuestos?

Un sistema de gestión de impuestos es tan útil como su capacidad para manejar tus necesidades impositivas, tanto en la actualidad como a medida que tu empresa crece. El sistema adecuado debe minimizar la carga de trabajo de tu equipo, mostrar los datos correctos en el momento adecuado y hacer que el cumplimiento de la normativa sea predecible y confiable.

Esto es lo que debes buscar.

Cobertura que se adapta al lugar y a la forma en que operas

Desearás un sistema que cumpla con lo siguiente:

• Sea compatible con todas las jurisdicciones en las que vendas u operes, incluidos estados, provincias, países y ciudades.
  
• Gestione los requisitos específicos de la región, como el impuesto sobre las ventas de los EE. UU., el IVA de la Unión Europea (UE), el impuesto sobre las ventas armonizado (HST) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST) de Canadá y la facturación electrónica en Brasil.
  
• Se adapte a ti si comienzas a operar en una nueva región.
  

Si la herramienta no puede cubrir dónde estás operando o dónde planeas expandirte, no es la opción adecuada.

Cálculo de impuestos preciso y en tiempo real

Tu sistema debe calcular el impuesto correcto cada vez, sin necesidad de que lo busques de forma manual o controles una hoja de cálculo. Debe incluir lo siguiente:

• Cálculos precisos según la ubicación (más allá de las aproximaciones por código postal).
  
• Compatibilidad con normas fiscales específicas de productos y servicios (por ejemplo, diferentes tasas o exenciones para software, indumentaria, alimentos y suscripciones).
  
• Actualizaciones automáticas cuando cambian las tasas, las normas o la sujeción a impuestos en una región.
  

Todo lo que no cumpla con esto supone un riesgo y hace que el sistema sea menos confiable.

Integraciones con tu pila de software existente

El sistema de gestión de impuestos debe extraer datos de tus sistemas centrales y enviarlos a estos, incluidos los siguientes:

• Plataformas de ERP y contabilidad (por ejemplo, NetSuite, QuickBooks).
  
• Sistemas de e-commerce o facturación (por ejemplo, Shopify, Salesforce, procesos de compra personalizados).
  
• Procesadores de pagos.
  

Encuentra soluciones con conectores preconfigurados o interfaces de programación de aplicaciones (API). Cuando la integración funciona, los impuestos se calculan en el momento adecuado y se registran con precisión, y fluyen a través de los informes y las presentaciones sin entradas duplicadas ni trabajo manual.

Soporte integrado para informes y presentaciones

Las presentaciones suelen ser la parte donde a menudo ocurren fallas. Las diferentes jurisdicciones quieren diferentes formatos, frecuencias y datos de respaldo. Tu sistema debe hacer lo siguiente:

• Generar informes listos para presentar y personalizados según los requisitos locales.
  
• Mantener un cronograma claro de plazos para cada región.
  
• Ofrecer alertas cuando las presentaciones venzan o falten datos.
  
• Idealmente, admitan la presentación electrónica o la transferencia a un socio de presentación.
  

Los mejores sistemas reducen el período de declaración de impuestos a una serie de clics.

Registros de auditoría y visibilidad compartida

Necesitas saber cómo se calcularon los impuestos, y los auditores también necesitan saber esto.

Tu sistema debe mantener un registro completo de cada decisión impositiva, con lo siguiente:

• Datos fuente (qué se vendió, dónde y a quién).
  
• Normas aplicadas (la tasa utilizada, la categoría de producto y la lógica de exención).
  
• Marcas de tiempo y actividad del usuario (quién hizo qué y cuándo).
  

Agrega controles de acceso según la función, informes que puedan exportarse y dashboards que muestren la responsabilidad y los cumplimiento de la normativa de un vistazo, y tendrás una herramienta que brinde a todos lo que necesitan, desde equipos financieros y de cuestiones legales hasta auditores.

Soporte y escalabilidad

Tu sistema debe crecer contigo. Eso significa que debe ofrecer lo siguiente:

• Alta capacidad de volumen de transacciones sin degradación.
  
• Fácil onboarding para nuevas jurisdicciones, tipos de productos y unidades comerciales.
  
• Tarifas transparentes que no alcancen su punto máximo con cada región agregada o umbral superado.
  
• Soporte confiable cuando ocurran fallas, cuando te encuentres con casos extremos o cuando necesites orientación durante la implementación.
  

Algunos sistemas incluso ofrecen ayuda con los registros del IVA o del impuesto sobre las ventas en nuevas regiones o conexiones con asesores. Estos aspectos adicionales pueden marcar una gran diferencia a medida que te expandes.

¿Cómo se implementa con éxito un sistema de gestión de impuestos?

La implementación de un sistema de gestión de impuestos es un proyecto multifuncional que conecta las finanzas, los impuestos, las operaciones y la tecnología de la información (TI). Cuando se hace de forma correcta, puede cambiar la forma en que una empresa maneja el cumplimiento de la normativa a gran escala.

Antes de comenzar, responde las siguientes preguntas:

• ¿En qué jurisdicciones operamos?
  
• ¿Qué tipos de impuestos cobramos o pagamos?
  
• ¿Dónde están las brechas del proceso hoy en día? ¿Qué necesitamos que el sistema solucione?
  

Resolver esto desde el principio te ayuda a evitar desajustes más adelante, por ejemplo, descubrir durante la implementación que omitiste ciertos flujos de trabajo relacionados con el IVA u olvidaste tener en cuenta las normas correspondientes a los facilitadores de marketplaces.

Una vez que hayas sentado las bases, esto es lo que necesitas para una implementación exitosa.

Integración del sistema

El sistema debe conectarse con tu pila de software tecnológico existente. Las implementaciones exitosas implican lo siguiente:

• Revisar tu arquitectura de cobro, ERP y facturación con anticipación.
  
• Planificar con exactitud cómo fluirán los datos dentro y fuera del sistema fiscal.
  
• Involucrar al equipo de ingeniería o TI desde el principio para desarrollar los conectores adecuados.
  

Cuando la integración funciona, los impuestos se calculan en el momento adecuado, se registran automáticamente y se reflejan en informes posteriores sin ninguna intervención manual.

Implementaciones por fases

Tratar de activar la lógica fiscal global en decenas de países al mismo tiempo puede ser complejo. Una implementación por fases es el mejor enfoque. Comienza con una región, línea de productos o entidad, resuelve los casos extremos, genera confianza y, luego, escala.

Cada jurisdicción viene con sus propios matices fiscales, flujos de trabajo de aprobación y peculiaridades en la presentación de declaraciones. Los equipos que realizan una implementación gradual pueden adaptarse más rápido y evitar complicar demasiado las cosas al principio.

Sólida gestión de proyectos

Hay muchas piezas en juego que se deben tener en cuenta: migración de datos, configuración, permisos de usuario, entornos de prueba y ejecuciones paralelas.

Los equipos que cumplen con los objetivos suelen tener lo siguiente:

• Un líder de proyecto especializado (interno o externo) que actúa como coordinador.
  
• Controles regulares entre todos los equipos.
  
• Responsabilidad clara sobre las tareas y comunicación abierta para informar impedimentos.
  

Cuando la comunicación es fluida, la implementación tiende a ser más rápida.

Lógica fiscal precisa

Los sistemas tributarios hacen lo que tú les dices que hagan. Eso significa que debe configurarlos con la lógica correcta, que incluye lo siguiente:

• Qué productos están sujetos a impuestos (y cómo).
  
• Qué exenciones o umbrales se aplican.
  
• Cómo tratar las ventas transfronterizas, las ventas transfronterizas,los ingresos recurrentes o las ofertas agrupadas.
  

Tu equipo de impuestos interno desempeña una función importante en este sentido. Trabaja en estrecha colaboración con el socio de implementación para garantizar que el software refleje a la empresa con precisión. Si la configuración es incorrecta, los cálculos también lo serán.

Pruebas exhaustivas

Antes de pasar a modo activo, debes estar seguro de que tu nuevo sistema funcione.

Eso significa realizar lo siguiente:

• Pruebas de transacciones de ejemplo en todas las jurisdicciones.
  
• Ejecución de presentaciones en paralelo para comparar resultados.
  
• Comprobación de casos extremos, como reembolsos, exenciones y estructuras de facturación inusuales.
  

La capacitación es igual de importante. Las mejores implementaciones garantizan que los equipos que usarán el sistema todos los días, desde los empleados de cuentas por pagar hasta los controladores, sepan cómo usarlo, solucionar problemas y basarse en la extracción lo que necesitan.

¿Cómo puede un sistema de gestión de impuestos respaldar el cumplimiento de la normativa y la presentación de declaraciones fiscales?

El valor real de un sistema de gestión impuestos aparece con el tiempo. Maneja, de forma silenciosa, las demandas recurrentes de cumplimiento de la normativa, período tras período, jurisdicción por jurisdicción.

Así es como el sistema adecuado lo hace posible.

Mantiene actualizadas tus normas fiscales

Las normas fiscales pueden cambiar a mitad de año, trimestre o, incluso, campaña. Un sistema eficiente se encarga de estas actualizaciones sin intervención manual:

• Actualiza y aplica los cambios en las tasas impositivas de forma automática.
  
• Rastrea y marca los umbrales de IVA revisados.
  
• Ajusta las definiciones de lo que está sujeto a impuestos en segundo plano.
  

No tienes que monitorear la legislación en 20 jurisdicciones porque el sistema lo hace por ti. Debido a que aplica la lógica correcta en tiempo real, cada factura refleja las normas más recientes sin intervención manual.

Realiza un seguimiento de tu actividad en todas las jurisdicciones

A medida que tu empresa crece, comienzas a estar sujeto a nuevas obligaciones, a veces antes de darte cuenta. Un sistema de gestión de impuestos realiza lo siguiente:

• Controla tu actividad de ventas por región.
  
• Te informa cuando te acercas a los umbrales de registro o los superas.
  
• Te ayuda a adelantarte a los nuevos requisitos de presentación o cobro.
  

Stripe Tax, por ejemplo, monitorea, de forma automática, el volumen de transacciones con respecto a los umbrales locales y te avisa cuando es el momento de registrarse en un nuevo estado o país.

Convierte las presentaciones en un flujo de trabajo

Sin un sistema, la presentación de declaraciones de impuestos puede ser un proceso arduo de búsqueda de datos, verificación de tasas, corrección de errores y preparación de declaraciones en el formato adecuado.

Con un sistema implementado, puedes obtener lo siguiente:

• Informes completados previamente que se personalizan según los requisitos de presentación de cada jurisdicción.
  
• Vistas de pasivos consolidados para que sepas lo que vence y cuándo.
  
• Alertas sobre los próximos plazos y cualquier dato faltante.
  
• Integraciones opcionales con socios de presentación o funcionalidades de presentación electrónica.
  

Algunos sistemas admiten la presentación directa a las autoridades fiscales o generan declaraciones listas para enviar. En lugar de pasar semanas recopilando información, tu equipo puede dedicar unas pocas horas a la revisión y aprobación.

Proporciona un registro de auditoría claro

Cuando se realizan auditorías fiscales, necesitas un registro completo de cómo se tomó cada decisión impositiva.

Un sistema sólido te brinda lo siguiente:

• Registros línea por línea de transacciones, tasas y normas fiscales aplicadas.
  
• Documentación clara de exenciones, inversión del sujeto pasivo y tratamientos especiales.
  
• Registros de búsqueda que indican cuándo se crearon, revisaron y enviaron las declaraciones.
  

Este tipo de trazabilidad mitiga el riesgo de auditorías.

Se adapta a medida que tu empresa cambia

Los impuestos no son estáticos, y tu empresa tampoco lo es. Puedes lanzar una nueva línea de productos, expandirte a una nueva región o cambiar de transacciones business-to-consumer (B2C) a business-to-business (B2B). Un sistema eficiente realiza lo siguiente:

• Aplica una nueva lógica fiscal sin necesidad de reconstrucción.
  
• Permite configurar cambios con facilidad, como la actualización de las categorías de impuestos de los productos y el ajuste de las normas de facturación.
  
• Escala a medida que creces, sin convertirse en un obstáculo.
  

Stripe Tax puede adaptarse fácilmente a medida que cambian las necesidades de tu empresa. Calcula y aplica los impuestos de manera automática según el producto, la ubicación del comprador y las leyes locales en más de 100 países. Puede validar las identificaciones fiscales, gestionar inversiones del sujeto pasivo y generar informes específicos de la región.