Una factura con impuesto al valor agregado (IVA) es una factura que se emite cuando se aplica el IVA a una venta, la cual detalla los bienes o servicios que se proporcionaron junto con el IVA cobrado. Países de todo el mundo, incluidos los de la Unión Europea (UE) y China, utilizan el IVA, con tasas estándar que varían del 4.5 % al 27.0 %. Las empresas deben emitir facturas con IVA cuando este se aplique a sus bienes o servicios, y deben hacerlo de forma correcta para mantener la confianza de los clientes y evitar problemas de cumplimiento de la normativa. Ya sea que manejes ventas internacionales, gestiones diferentes tasas de IVA o simplemente intentes cumplir con la normativa, hay algunos principios básicos que debes recordar sobre las facturas con IVA.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura con IVA?
  
• ¿Cuándo necesitas una factura con IVA?
  
• ¿Qué información se debe incluir en una factura con IVA?
  
• Cómo dar formato a una factura con IVA para cumplir con la normativa
  
• Ejemplo de factura con IVA
  
• Cómo emitir facturas con IVA para transacciones internacionales
  
• Próximos requisitos de facturación electrónica y declaración digital
  
• ¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar en una factura con IVA?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es una factura con IVA?

Una factura con IVA es una factura que las empresas emiten cuando están registradas a efectos del IVA. Es un registro detallado de lo que se vendió y del monto del IVA que se cobró, y sirve como documento necesario para la declaración del IVA. Las empresas registradas deben crear facturas con IVA para hacer un seguimiento de sus obligaciones fiscales. Los clientes deben obtener facturas con IVA si desean reclamar el IVA de sus compras.

¿Cuándo se necesita una factura con IVA?

Las facturas con IVA son necesarias cuando se cobra el IVA en una transacción entre empresas, o entre una empresa y un cliente que desea reclamar el IVA que pagó por una compra. A continuación, te mostramos algunos escenarios relevantes:

• Una empresa registrada a efectos del IVA vende bienes o servicios sujetos a impuestos a otra. El vendedor debe emitir una factura con IVA para sus registros y el cliente necesita una factura para reclamar el IVA de su compra.

• Una empresa registrada a efectos del IVA de un país de la UE vende bienes o servicios a un cliente de otro país de la UE. Las facturas con IVA son obligatorias para la mayoría de las transacciones Business to business (B2B) de esta naturaleza y para ciertas transacciones de empresa a consumidor (B2C), en especial en los artículos de alto valor que requieren su propio medio de transporte. Sin embargo, para muchas otras ventas B2C, los vendedores no tienen la obligación de emitir una factura con IVA completa, a menos que el cliente la solicite de manera específica.

• A partir de 2025, las pequeñas empresas que operan a través de las fronteras de la UE tienen una nueva opción: un régimen transfronterizo de exención del IVA que permite a las pequeñas empresas que reúnen los requisitos aplicar una exención en estados miembros de la UE distintos al suyo, no solo en su país de origen como ocurría con las reglas anteriores. Es posible que las empresas que califiquen y se registren en este régimen no necesiten cobrar el IVA —ni emitir facturas con IVA— en las ventas que cubre.

¿Qué información se debe incluir en una factura con IVA?

Si emites una factura con IVA más simple (por lo general, para ventas por debajo de un determinado límite), es posible que solo necesites los detalles más importantes, como el nombre del vendedor y el número de IVA, las partidas o servicios vendidos, la fecha de la factura, la tasa del IVA y el precio con el IVA incluido.

Además de este formato simplificado, existen otros tipos de facturas con IVA. Cada uno se adapta a un escenario de transacción diferente y tiene sus propios requisitos:

• Facturas completas: El formato estándar y más detallado.

• Facturas de autofacturación: Emitidas por el cliente en lugar del proveedor, previo acuerdo

• Facturas de inversión del sujeto pasivo: Se utilizan cuando el cliente, y no el proveedor, contabiliza el IVA.

• Facturas del régimen de margen: Se utilizan para ciertos bienes de segunda mano, arte o servicios de viaje en los que el IVA se calcula solo sobre el margen de ganancia del vendedor, en lugar de hacerlo sobre el precio de venta total.

En los demás casos, una factura con IVA adecuada debe incluir lo siguiente:

• Información del proveedor: El nombre de la empresa, la dirección y el número de registro del IVA del proveedor.

• Número de factura: Un número único y secuencial que identifica la factura.

• Fecha de la factura: La fecha en la que se emite la factura

• Punto impositivo: También llamado momento de suministro, es la fecha en la que se debe pagar el IVA de la transacción. Por lo general, es igual a la fecha de la factura, pero debes incluirlo por separado siempre que difiera —por ejemplo, si los bienes o servicios se suministraron mucho antes de que se emitiera la factura—.

• Información del cliente: El nombre de la empresa, la dirección y el número de registro del IVA del cliente (si corresponde).

• Descripción de los bienes o servicios: Detalles de lo que se proporcionó, que incluyen las cantidades y los costos detallados

• Monto total (neto): El costo total de los bienes o servicios antes de que se aplique el IVA.

• Tasa y monto del IVA: La tasa del IVA que se aplica a cada partida o servicio (p. ej., 20 %, 5 %) y el monto del IVA correspondiente para cada uno

• Monto total por pagar (con el IVA incluido): El total general con el IVA incluido

Cómo formatear una factura con IVA para el cumplimiento de la normativa

Tu factura con IVA debe estar organizada de manera que muestre claramente la información que tu cliente y las autoridades fiscales necesitan. A continuación, se ofrecen consejos sobre cómo dar formato a este documento:

Información del encabezado

Incluye el logotipo de tu empresa, un título que marque el documento como una factura con IVA, el número de factura y la fecha de emisión en el encabezado de tu factura.

Información de tu empresa

Indica el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal directamente debajo del encabezado.

Datos del cliente

A continuación, incluye el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal de tu cliente, si corresponde.

Lista pormenorizada de bienes o servicios

A continuación, incluya una lista pormenorizada de los bienes y servicios proporcionados, incluida la cantidad, el precio unitario y el subtotal de cada artículo.

Detalles de IVA

Al lado de cada elemento, especifica la tasa del IVA y el monto total de la línea.

Sección de totales

En la parte inferior de la factura, incluye un subtotal (el total antes de IVA) y el monto total adeudado.

Notas adicionales (si corresponde)

Debajo del monto total, puedes incluir cualquier información adicional, como la fecha de vencimiento y las opciones de pago. Puedes agregar una nota para explicar cualquier otra cosa, como la inversión del sujeto pasivo del IVA.

Ejemplo de factura con IVA

Nota: El ejemplo a continuación utiliza USD, pero tu factura debe mostrar los montos en la moneda de la transacción real, como euros o libras en el caso de las ventas en la UE o en El Reino Unido.

[El logotipo de tu empresa]
Factura con IVA
N.º de factura: 12345
Fecha: DD/MM/AAAA

Información de tu empresa

Nombre de la empresa
Dirección
Número de registro de IVA

Información del cliente

Nombre de la empresa del cliente
Dirección del cliente
Número de registro de IVA del cliente

Desglose de bienes y servicios

Totales

Total neto: $350.00
IVA Total: $70.00
Total general (con el IVA incluido): USD 420.00

Cómo emitir facturas con IVA para transacciones internacionales

La emisión de facturas con IVA para transacciones internacionales requiere hacer ajustes según el lugar en el que se encuentren el cliente y el vendedor. A continuación, te mostramos algunas consideraciones para manejar facturas con IVA para transacciones internacionales:

• Moneda: Especifica la moneda que se utiliza en la transacción.

• Tasa de cambio: Incluye la tasa de cambio, en especial si presentas la declaración fiscal en una moneda diferente.

• Condiciones de envío: Define las condiciones de envío y especifica quién asume los costos y riesgos en las ventas transfronterizas de bienes.

• Prueba de exportación: Algunas jurisdicciones no cobran el IVA sobre las exportaciones (p. ej., las reglas del IVA de la UE no se aplican a los bienes que se exportan desde la UE). Conserva la documentación de envío de los bienes exportados, ya que es posible que las autoridades fiscales soliciten pruebas de que los bienes salieron del país.

• Bienes y servicios digitales: Según las normativas locales, es posible que debas registrarte y cobrar el IVA en el país del cliente por los bienes y servicios digitales.

• Mecanismo de inversión del sujeto pasivo: Si vendes a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país, es posible que debas aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Esto significa que no cobras el IVA, ya que el cliente lo contabiliza en su país.

Próximos requisitos de facturación electrónica y declaración digital

Las reglas de facturación con IVA están cambiando hacia formatos digitales obligatorios en varias jurisdicciones:

• UE: El paquete VAT in the Digital Age (ViDA), adoptado por el Consejo de la UE en marzo de 2025, exigirá la facturación electrónica y la declaración digital casi en tiempo real para las transacciones B2B transfronterizas, con una implementación gradual hasta 2030.

• El Reino Unido: El gobierno del Reino Unido se ha comprometido con la facturación electrónica estructurada obligatoria para las transacciones B2B y B2G a partir del 1 de abril de 2029. En junio de 2026, el His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) confirmó a Peppol como la red principal de interoperabilidad (un modelo descentralizado de cuatro esquinas, sin declaración en tiempo real al HMRC en esta fase inicial). Para obtener más información sobre lo que las empresas registradas en el Reino Unido deben incluir en las facturas hoy en día, consulta nuestra guía.

Las empresas que emiten facturas con IVA en estos mercados deben planificar estos cambios ahora, ya que los formatos de facturación electrónica y los requisitos de transmisión difieren de las facturas impresas o en PDF estándar.

¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar en una factura con IVA?

Cuando emitas facturas con IVA, revísalas y usa un software de facturación confiable como Stripe Invoicing para minimizar los errores comunes. A continuación, te indicamos algunos errores a los que debes prestar atención:

• Omitir detalles obligatorios: Las facturas con IVA deben incluir información específica. Omitir cualquier detalle importante puede invalidar la factura.

• Aplicar la tasa de IVA incorrecta: Aplicar la tasa de IVA incorrecta es un error frecuente. Asegúrate de usar la tasa correcta para el tipo de bienes o servicios proporcionados y el país de destino, si se trata de una transacción internacional.

• Usar el número de IVA incorrecto: Debes incluir el número de IVA del proveedor y, en ciertos casos, del cliente. Esto es especialmente importante para las transacciones transfronterizas dentro de la UE. Verifica que estos números sean exactos y estén actualizados.

• Cometer errores de cálculo: Pueden ocurrir errores de cálculo en los montos de IVA, especialmente cuando trabajas con tasas variables. Revisa tus cálculos o usa un software de contabilidad para garantizar la precisión.

• No separar los montos de IVA: Debes indicar claramente el monto de IVA separado del monto total. De lo contrario, la factura podría incumplir con la normativa y ser difícil de procesar para los clientes.

• Usar la moneda incorrecta: Para las transacciones transfronterizas, las facturas con IVA a menudo deben mostrar los montos en la moneda local o a una tasa de cambio acordada. Verifica los requisitos de moneda para evitar discrepancias.

• Omitir las condiciones de pago: Aunque no siempre son obligatorias por ley, las condiciones de pago aclaran las expectativas de ambas partes y ayudan a prevenir disputas. Incluir las condiciones para los pagos de IVA también es útil para los registros del cliente.

• Usar el formato de fecha incorrecto: Usar el formato de fecha incorrecto puede causar malentendidos, especialmente en contextos internacionales. Usa un formato claro y coherente para garantizar una contabilidad exacta.

• No incluir exenciones o artículos con tasa cero: Si hay artículos en la factura que tienen tasa cero o están exentos de IVA, debes identificarlos para garantizar que todo quede claro.

• Emitir una factura cuando el pago no ha vencido: Para ciertos esquemas de IVA, como la contabilidad de caja del Reino Unido, el IVA se debe en función de cuándo se recibe el pago, no de cuándo se emite la factura. Emitir una factura prematuramente puede generar complicaciones.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un límite de registro fiscal en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las declaraciones fiscales internacionales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplifica la declaración fiscal: Stripe Tax automatiza las declaraciones fiscales en EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las declaraciones fiscales internacionales, Stripe Tax se integra de manera fluida con socios de declaraciones fiscales, por lo que tus declaraciones fiscales internacionales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio. Las declaraciones fiscales en EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

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