ประเทศต่างๆ ทั่วโลก รวมถึงประเทศในสหภาพยุโรป (EU) และจีนใช้ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยมีอัตราภาษีตั้งแต่ 4.5% ถึง 27.0% ธุรกิจต่างๆ จะต้องออกใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อภาษีมูลค่าเพิ่มมีผลกับสินค้าหรือบริการของตน และธุรกิจเหล่านี้ต้องดําเนินการอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับลูกค้าหรือการปฏิบัติตามข้อกําหนด ไม่ว่าคุณจะจัดการการขายระหว่างประเทศ จัดการอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มแบบต่างๆ หรือแค่พยายามปฏิบัติตามข้อกําหนด มีหลักการพื้นฐานเกี่ยวกับใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ควรตระหนักถึงอยู่สองสามข้อ

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร มีข้อมูลอะไรบ้าง ข้อผิดพลาดทั่วไป และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการภาษีมูลค่าเพิ่มข้ามพรมแดน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร
  
• คุณต้องใช้ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อใด
  
• ควรมีข้อมูลใดบ้างในใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• วิธีจัดรูปแบบใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนด
  
• วิธีออกใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับธุรกรรมต่างประเทศ
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ควรหลีกเลี่ยงมีอะไรบ้าง
  

ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร

ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มคือใบแจ้งหนี้ที่ธุรกิจออกเมื่อพวกเขาจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นบันทึกโดยละเอียดของสินค้าที่ขายและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ และเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ธุรกิจที่จดทะเบียนต้องสร้างใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อติดตามภาระหน้าที่ทางภาษีของตน ลูกค้าจะต้องขอใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มก่อนจึงจะขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มจากการซื้อสินค้าได้

คุณต้องใช้ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อใด

ต้องใช้ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อระบบเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากธุรกรรมระหว่างธุรกิจหรือระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ที่ต้องการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายไปสำหรับการซื้อ ตัวอย่างสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องมีดังนี้

• ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแห่งหนึ่งขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีให้กับอีกแห่งหนึ่ง ผู้ขายจะต้องออกใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเก็บไว้เป็นบันทึกของตนเอง และลูกค้าต้องการใบแจ้งหนี้เพื่อขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับการซื้อของตนเอง

• ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจากประเทศในสหภาพยุโรปแห่งหนึ่งขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าในประเทศอื่นในสหภาพยุโรป จําเป็นต้องใช้ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับธุรกรรมจากธุรกิจถึงธุรกิจ (B2B) ส่วนใหญ่ในลักษณะนี้และธุรกรรมที่ลูกค้าต้องชําระเงินจากธุรกิจถึงผู้บริโภค (B2C) โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงซึ่งต้องใช้วิธีการขนสงของตัวเอง

ควรมีข้อมูลใดบ้างในใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากคุณออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบง่ายๆ (โดยทั่วไปสำหรับการขายที่ต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด) คุณอาจต้องใช้เพียงรายละเอียดที่สำคัญเท่านั้น ได้แก่ ชื่อผู้ขายและหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่ม สินค้าหรือบริการที่ขาย วันที่ใบแจ้งหนี้ อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม และราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว หรือใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้องจะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• ข้อมูลซัพพลายเออร์: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของซัพพลายเออร์

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: หมายเลขที่ระบุถึงใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นหมายเลขเรียงตามลำดับที่ไม่ซ้ำกัน

• วันที่ในใบแจ้งหนี้: วันที่ออกใบแจ้งหนี้

• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า (หากมี)

• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ: รายละเอียดของสิ่งที่จัดหาให้ รวมถึงจํานวนและค่าใช้จ่ายที่แยกเป็นรายการ

• ยอดรวม (สุทธิ): ค่าใช้จ่ายรวมของสินค้าหรือบริการก่อนคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม

• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและจํานวน: อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับแต่ละรายการหรือบริการ (เช่น 20%, 5%) และยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้องสําหรับแต่ละรายการ

• ยอดรวมที่ต้องชําระ (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม): ยอดรวมทั้งหมดที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

วิธีจัดรูปแบบใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนด

คุณควรจัดเตรียมใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มในลักษณะที่แสดงข้อมูลที่ลูกค้าและหน่วยงานด้านภาษีต้องการอย่างชัดเจน ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบเอกสารนี้

ข้อมูลส่วนหัว

ใส่โลโก้ธุรกิจของคุณ หัวเรื่องที่ทำเครื่องหมายเอกสารเป็นใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่ออกในส่วนหัวใบแจ้งหนี้

ข้อมูลธุรกิจของคุณ

ระบุชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของคุณไว้ใต้ส่วนหัวโดยตรง

รายละเอียดลูกค้า

ด้านล่างส่วนนี้ ให้ระบุชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้าด้วย หากมี

รายการสินค้าหรือบริการแบบแยกรายการ

ถัดมา ให้ระบุรายการรายละเอียดของสินค้าและบริการที่ให้บริการ ซึ่งรวมถึงปริมาณ ราคาต่อหน่วย และยอดรวมย่อยสำหรับแต่ละรายการ

รายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม

ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและยอดรวมของบรรทัดด้านข้างแต่ละรายการ

ส่วนผลรวม

ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ ให้ระบุยอดรวม (ยอดรวมก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม) และยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ

หมายเหตุเพิ่มเติม (หากมี)

ด้านล่างยอดรวม คุณสามารถรวมข้อมูลเพิ่มเติม เช่น วันครบกำหนดและตัวเลือกการชำระเงิน คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุที่อธิบายข้อมูลอื่นๆ เช่น การเรียกเก็บเงินปรับคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้

เค้าโครงตัวอย่าง

[โลโก้ธุรกิจของคุณ]
ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
หมายเลขใบแจ้งหนี้: 12345
วันที่: วว/ดด/ปปปป

ข้อมูลธุรกิจของคุณ

ชื่อธุรกิจ
ที่อยู่
หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

ข้อมูลลูกค้า

ชื่อธุรกิจของลูกค้า
ที่อยู่ของลูกค้า
หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า

รายละเอียดของสินค้าและบริการ

ยอดรวม

ยอดรวมสุทธิ: $350.00
ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม: $70.00
ยอดรวมทั้งหมด (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม): $420.00

วิธีออกใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับธุรกรรมต่างประเทศ

การออกใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับธุรกรรมต่างประเทศต้องมีการปรับเปลี่ยนตามสถานที่ตั้งของลูกค้าและผู้ขาย ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาบางประการในการจัดการใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับธุรกรรมระหว่างประเทศ

• สกุลเงิน: ระบุสกุลเงินที่ใช้ในธุรกรรม

• อัตราแลกเปลี่ยน: ระบุอัตราแลกเปลี่ยน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณยื่นภาษีในสกุลเงินอื่น

• ข้อกําหนดการจัดส่ง: กําหนดข้อกําหนดในการจัดส่ง พร้อมทั้งระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบต่อค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงในการขายสินค้าข้ามพรมแดน

• หลักฐานการส่งออก: เขตอํานาจศาลบางแห่งจะไม่เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากการส่งออก (เช่น กฎภาษีมูลค่าเพิ่มของสหภาพยุโรปจะไม่มีผลกับสินค้าที่ส่งออกจากสหภาพยุโรป) เก็บรักษาเอกสารการจัดส่งสินค้าส่งออกไว้ เนื่องจากหน่วยงานด้านภาษีอาจขอหลักฐานว่าสินค้าได้ออกจากประเทศไปแล้วหรือยัง

• สินค้าและบริการดิจิทัล: คุณอาจต้องจดทะเบียนและเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มในประเทศของลูกค้าสําหรับสินค้าและบริการดิจิทัล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระเบียบข้อบังคับของท้องถิ่น

• กลไกการเรียกเก็บเงินปรับคืน: หากคุณจําหน่ายสินค้าหรือบริการให้แก่ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในประเทศอื่น คุณอาจต้องใช้กลไกการเรียกเก็บเงินปรับคืน ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ลูกค้าจะต้องเป็นผู้ชำระภาษีในประเทศของตนเอง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ควรหลีกเลี่ยงมีอะไรบ้าง

เมื่อคุณออกใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่ม โปรดตรวจสอบใบแจ้งหนี้อีกครั้งและใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่เชื่อถือได้ เช่น Stripe Invoicing เพื่อลดข้อผิดพลาด ต่อไปนี้เป็นภาพรวมข้อผิดพลาดที่ระมัดระวัง

• ข้ามรายละเอียดที่กําหนด: ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มต้องระบุข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง หากไม่ระบุรายละเอียดสําคัญ อาจทําให้ใบแจ้งหนี้ถูกยกเลิกได้

• ใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ไม่ถูกต้อง: การใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ไม่ถูกต้องเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้อัตราที่ถูกต้องสําหรับประเภทสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้และประเทศปลายทาง หากเป็นธุรกรรมระหว่างประเทศ

• การใช้หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ไม่ถูกต้อง: คุณต้องระบุหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของซัพพลายเออร์และลูกค้าในบางกรณี ซึ่งมีความสําคัญอย่างยิ่งต่อธุรกรรมข้ามพรมแดนในสหภาพยุโรป โปรดตรวจสอบอีกครั้งว่าตัวเลขเหล่านี้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

• ข้อผิดพลาดในการคํานวณ: การคํานวณจํานวนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้องอาจเกิดขึ้นได้ ตรวจสอบการคำนวณของคุณอีกครั้งหรือใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีเพื่อความถูกต้อง

• ไม่แยกยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม: คุณควรระบุยอดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหากจากยอดรวมทั้งหมด การไม่ดำเนินการดังกล่าวอาจทำให้ใบแจ้งหนี้ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และทำให้ลูกค้าดำเนินการได้ยาก

• การใช้สกุลเงินที่ไม่ถูกต้อง: สําหรับธุรกรรมข้ามเขตแดน ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มมักจะต้องแสดงจํานวนเงินในสกุลเงินท้องถิ่นหรือในอัตราแลกเปลี่ยนที่ตกลงกันไว้ ตรวจสอบยืนยันข้อกําหนดสกุลเงินเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อมูลคลาดเคลื่อน

• ไม่ได้ระบุเงื่อนไขการชําระเงิน: ถึงแม้ว่าข้อกําหนดเหล่านี้จะไม่ได้เป็นข้อบังคับทางกฎหมายเสมอไป แต่ข้อกําหนดการชําระเงินจะช่วยชี้แจงถึงความคาดหวังของทั้งสองฝ่ายและช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงิน การระบุเงื่อนไขการชำระภาษีมูลค่าเพิ่มยังมีประโยชน์ต่อบันทึกของลูกค้าด้วย

• การใช้รูปแบบวันที่ที่ไม่ถูกต้อง: การใช้รูปแบบวันที่ผิดอาจทําให้เข้าใจผิด โดยเฉพาะในบริบทระหว่างประเทศ ใช้รูปแบบที่ชัดเจนและสอดคล้องกันเพื่อให้มั่นใจว่าการทําบัญชีมีความถูกต้องแม่นยํา

• ไม่ระบุการยกเว้นหรือรายการที่จัดอัตราเป็นศูนย์: หากมีรายการในใบแจ้งหนี้ที่อัตราศูนย์หรือได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณควรระบุรายการดังกล่าวเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดชัดเจน

• การออกใบแจ้งหนี้ขณะที่ยังไม่ครบกำหนดการชําระเงิน: สําหรับแผนภาษีมูลค่าเพิ่มบางแบบ (เช่น แผนการทําบัญชีเงินสดของสหราชอาณาจักร) จะมีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มโดยอิงตามวันที่ได้รับการชําระเงิน ไม่ใช่เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ การออกใบแจ้งหนี้ก่อนกําหนดอาจทําให้เกิดความซับซ้อนได้