I Paesi di tutto il mondo, compresi quelli dell'Unione Europea (UE) e la Cina, applicano l'imposta sul valore aggiunto (IVA), con aliquote comprese tra il 4,5% e il 27,0%. Le attività sono tenute a emettere fatture con IVA per i beni o servizi soggetti a tale imposta, e devono farlo in modo corretto per evitare problemi con i clienti e contestazioni fiscali. Se si tratta di gestire vendite internazionali, diverse aliquote IVA o di cercare semplicemente di mantenere la conformità, ci sono alcuni principi di base da prendere in considerazione.

Questa guida spiega cos'è una fattura con IVA, i suoi elementi essenziali, le insidie comuni e le migliori pratiche per la gestione dell'IVA nelle transazioni internazionali.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura con IVA?
  
• Quando è necessaria una fattura con IVA?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una fattura con IVA?
  
• Come formattare una fattura con IVA per la conformità
  
• Come emettere fatture con IVA per transazioni internazionali
  
• Quali sono gli errori comuni da evitare in una fattura con IVA?
  

Che cos'è una fattura con IVA?

La fattura con IVA è il documento fiscale che le attività emettono quando sono registrate ai fini dell'IVA. È un registro dettagliato delle vendite e dell'IVA addebitata, essenziale per la rendicontazione fiscale. Le attività registrate devono creare fatture con IVA per tenere traccia dei propri obblighi fiscali. I clienti devono acquisire fatture con IVA per richiedere il rimborso dell'IVA sui loro acquisti.

Quando è necessaria una fattura con IVA?

Le fatture con IVA sono necessarie quando l'IVA viene addebitata su una transazione tra più attività o tra un'attività e un cliente che desidera recuperare l'IVA pagata su un acquisto. Ecco alcuni scenari:

• Un'attività con partita IVA vende beni/servizi imponibili a un'altra. Il venditore deve emettere una fattura con IVA per i propri archivi e il cliente ha bisogno di una fattura per recuperare l'IVA sull'acquisto.

• Un'attività registrata ai fini IVA di un Paese dell'UE vende beni/servizi a un cliente in un altro Paese dell'UE. Le fatture con IVA sono richieste per la maggior parte delle transazioni business-to-business (B2B) di questo tipo e per alcune transazioni business-to-consumer (B2C), in particolare per gli articoli ad alto costo che richiedono un proprio mezzo di trasporto.

Quali informazioni devono essere incluse in una fattura con IVA?

Se emetti una fattura con IVA più semplice (in genere per vendite inferiori a una certa soglia), sono sufficienti poche informazioni essenziali: nome e partita IVA del venditore, descrizione di beni o servizi, data di emissione, aliquota IVA e prezzo IVA inclusa. In caso contrario, una fattura IVA più complessa deve includere:

• Informazioni sui fornitori: Ragione sociale, indirizzo e numero di partita IVA del fornitore

• Numero della fattura: Un numero univoco e sequenziale che identifica la fattura

• Data della fattura: La data di emissione della fattura

• Informazioni sul cliente: La ragione sociale, l'indirizzo e il numero di partita IVA del cliente (se applicabile)

• Descrizione dei beni/servizi: Dettagli di ciò che è stato fornito, incluse quantità e costi dettagliati

• Importo totale (netto): Costo totale di beni/servizi al lordo dell'IVA

• Aliquota e importo dell'IVA: L'aliquota IVA applicata a ciascun articolo o servizio (ad esempio 20%, 5%) e l'importo IVA corrispondente

• Importo totale dovuto (IVA inclusa): Il totale generale con IVA inclusa

Come formattare una fattura con IVA per la conformità

La fattura con IVA deve essere predisposta in modo da assolvere pienamente alla sua funzione informativa per cliente e autorità competenti. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come formattare il documento:

Informazioni sull'intestazione

Includi il logo della tua attività, un titolo che contrassegni il documento come fattura con IVA, il numero della fattura e la data di emissione nell'intestazione della fattura.

Informazioni sulla tua attività

Elenca la ragione sociale, l'indirizzo e il numero di partita IVA dell'attività subito sotto l'intestazione.

Dettagli del cliente

In basso, includi la ragione sociale, l'indirizzo e la partita IVA del cliente, se applicabile.

Elenco dettagliato di beni e servizi

Poi includi un elenco dettagliato dei beni e servizi forniti, tra cui la quantità, il prezzo unitario e il subtotale per ciascun articolo.

Dettagli IVA

Accanto a ciascuna voce, specifica l'aliquota IVA e l'importo totale della voce riga.

Sezione Totali

Includi nella parte inferiore della fattura un subtotale (il totale al netto dell'IVA) e l'importo totale dovuto.

Note aggiuntive (se applicabili)

Sotto l'importo totale puoi aggiungere qualsiasi informazione aggiuntiva come la data di scadenza e le opzioni di pagamento. Puoi aggiungere una nota che spieghi qualsiasi altra cosa, ad esempio l'inversione contabile.

Layout di esempio

[Il logo della tua attività]
Fattura con IVA
Fattura n.: 12345
Data: GG/MM/AAAA

Informazioni sulla tua attività

Ragione sociale
Indirizzo
Numero di partita IVA

Informazioni sul cliente

Ragione sociale del cliente
Indirizzo del cliente
Numero di partita IVA del cliente

Dettaglio di beni e servizi

Totali

Totale netto: 350,00 $
IVA totale: 70,00 $
Totale complessivo (IVA inclusa): 420,00 $

Come emettere fatture con IVA per transazioni internazionali

L'emissione di fatture con IVA per transazioni internazionali richiede rettifiche in base alla sede del cliente e del venditore. Di seguito sono riportate alcune considerazioni per la gestione delle fatture con IVA per le transazioni internazionali:

• Valuta: Specifica la valuta utilizzata nella transazione.

• Tasso di cambio: Includi il tasso di cambio, in particolare se effettui la dichiarazione in una valuta diversa.

• Termini di spedizione: Definisci i termini di spedizione e specifica chi si fa carico di costi e rischi per le vendite transfrontaliere di merci.

• Prova dell'esportazione: Alcune giurisdizioni non applicano l'IVA sulle esportazioni. Ad esempio, le norme UE sull'IVA non si applicano alle merci esportate dall'UE. Conserva la documentazione di spedizione delle merci esportate, in quanto le autorità fiscali potrebbero richiedere la prova che le merci hanno lasciato il Paese.

• Beni e servizi digitali: A seconda delle normative locali, potresti dover effettuare la registrazione e addebitare l'IVA nel Paese del cliente per i beni e servizi digitali.

• Meccanismo di inversione contabile: Se effettui delle vendite a un'attività registrata ai fini IVA in un altro Paese, potresti dover applicare il meccanismo dell'inversione contabile. In tal caso, tu non addebiti l'IVA, che sarà invece gestita dal cliente nel proprio Paese.

Quali sono gli errori comuni da evitare in una fattura con IVA?

Quando emetti fatture con IVA, assicurati di controllarle attentamente e utilizza un software di fatturazione affidabile come Stripe Invoicing per ridurre al minimo gli errori comuni. Ecco una panoramica degli errori da evitare:

• Saltare i dettagli obbligatori: Le fatture con IVA devono includere informazioni specifiche. Se ometti dettagli importanti, la ricevuta potrebbe non essere valida.

• Applicazione dell'aliquota IVA errata: L'applicazione di un'aliquota IVA errata è un errore frequente. Se si tratta di una transazione internazionale, assicurati di utilizzare l'aliquota corretta per il tipo di beni o servizi forniti e per il Paese di destinazione.

• Utilizzo di un numero di partita IVA errato: È necessario includere il numero di partita IVA del fornitore e, in alcuni casi, del cliente. Ciò è particolarmente importante per le transazioni transfrontaliere all'interno dell'UE. Verifica che questi dati siano accurati e aggiornati.

• Commettere errori di calcolo: Errori di calcolo IVA possono verificarsi, soprattutto con aliquote variabili. Per sicurezza, ricontrolla i tuoi calcoli o usa un software di contabilità.

• Non separare gli importi dell'IVA: È necessario indicare chiaramente l'importo IVA separatamente dall'importo totale. In caso contrario, la fattura potrebbe risultare non conforme e difficile da elaborare per i clienti.

• Utilizzo della valuta errata: Per le transazioni transfrontaliere, le fatture con IVA spesso devono mostrare gli importi nella valuta locale o a un tasso di cambio concordato. Verifica i requisiti valutari per evitare discrepanze.

• Omettere i termini di pagamento: Sebbene non siano sempre obbligatori per legge, i termini di pagamento chiariscono le aspettative di entrambe le parti e aiutano a prevenire contestazioni. Includere i termini per il pagamento dell'IVA è utile anche per i record del cliente.

• Utilizzo di un formato di data errato: L'uso di un formato di data sbagliato può portare a fraintendimenti, soprattutto in contesti internazionali. Utilizza un formato chiaro e coerente per garantire una contabilità accurata.

• Esclusione di esenzioni o voci con aliquota zero: Se sulla fattura sono presenti voci con aliquota zero o esenti da IVA, è necessario identificarle per assicurarsi che tutto sia chiaro.

• Emissione di una fattura in caso di mancato pagamento: Per determinati regimi IVA (come il Cash Accounting Scheme del Regno Unito), l'IVA è dovuta in funzione del momento in cui il pagamento viene ricevuto, non del momento dell'emissione della fattura. L'emissione anticipata di una fattura può causare problemi.