Des pays du monde entier, y compris ceux de l’Union européenne (UE) et de la Chine, appliquent la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), avec des taux compris entre 4,5 % et 27 %. Les entreprises doivent émettre des factures avec TVA dès lors que cette taxe s’applique à leurs biens ou services. Elles doivent le faire avec exactitude pour éviter tout problème avec les clients ou avec la réglementation fiscale. Que vous effectuiez des ventes internationales, que vous gériez différents taux de TVA ou que vous essayiez simplement de respecter les règles, il faut retenir quelques principes de base pour les factures avec TVA.

Vous trouverez ci-dessous ce qu’est une facture avec TVA, ce qu’elle contient, les pièges les plus courants et les bonnes pratiques pour gérer la TVA transfrontalière.

Que contient cet article?

• Présentation d’une facture avec TVA
  
• Circonstances d’émission d’une facture avec TVA
  
• Renseignements à faire figurer sur une facture avec TVA
  
• Format à respecter pour une facture avec TVA
  
• Émission de factures avec TVA pour les transactions internationales
  
• Erreurs courantes à éviter dans une facture avec TVA
  

Présentation d’une facture avec TVA

Les entreprises émettent des factures avec TVA lorsqu’elles sont inscrites pour collecter la TVA. Ce type de facture, qui doit fournir le détail de ce qui a été vendu et du montant de la TVA facturée, est un document nécessaire pour la déclaration de la TVA. Les entreprises inscrites doivent créer des factures avec TVA pour respecter leurs obligations fiscales. Les clients doivent payer des factures avec TVA s’ils souhaitent récupérer la TVA sur leurs achats.

Circonstances d’émission d’une facture avec TVA

Les factures avec TVA sont requises lorsque la TVA est facturée sur une transaction entre entreprises ou entre une entreprise et un client qui souhaite récupérer la TVA qu’il a payée sur un achat. Découvrez quelques exemples de scénarios :

• Une entreprise assujettie à la TVA vend des biens ou des services taxables à une autre. Le vendeur doit émettre une facture avec TVA pour sa comptabilité, et le client a besoin d’une facture pour récupérer la TVA sur son achat.

• Une entreprise assujettie à la TVA dans un pays de l’UE vend des biens ou des services à un client situé dans un autre pays de l’UE. Les factures avec TVA sont requises pour la plupart des transactions interentreprises de cette nature et pour certaines transactions entre entreprises et consommateurs pour les articles à prix élevé qui nécessitent leur propre moyen de transport.

Renseignements à faire figurer sur une facture avec TVA

Si vous émettez une facture avec TVA simplifiée (généralement pour des ventes inférieures à un certain seuil), vous n’aurez peut-être besoin que des principaux renseignements : le nom et le numéro de TVA du vendeur, les articles ou services vendus, la date de la facture, le taux de TVA et le prix incluant la TVA. Dans le cas contraire, une facture avec TVA en bonne et due forme doit comporter les éléments suivants :

• Renseignements sur le fournisseur : Le nom d’entreprise, l’adresse et le numéro d’inscription à la TVA du fournisseur.

• Numéro de facture : Un numéro qui identifie la facture. Il doit être unique et séquentiel.

• Date de la facture : La date d’émission de la facture.

• Renseignements sur le client : Le nom, l’adresse et le numéro d’inscription à la TVA (le cas échéant) de l’entreprise du client.

• Description des biens ou services : La description des marchandises ou des services fournis, y compris les quantités et les coûts détaillés.

• Montant total (net) : Le coût total des biens ou services avant application de la TVA.

• Taux et montant de la TVA : Le taux de TVA appliqué à chaque article ou service (par exemple, 20 %, 5 %) et le montant de TVA correspondant pour chaque article ou service.

• Montant total à payer (TVA comprise) : Le total général incluant la TVA.

Format à respecter pour une facture avec TVA

Votre facture avec TVA doit présenter clairement les renseignements dont votre client et les autorités fiscales ont besoin. Conseils pour mettre en forme ce document :

Renseignements à placer dans l’en-tête

Mettez dans l’en-tête de votre facture le logo de votre entreprise, un titre qui indique que le document est une facture avec TVA, le numéro de facture et la date d’émission.

Renseignements concernant votre entreprise

Indiquez le nom, l’adresse et le numéro de TVA de votre entreprise directement sous l’en-tête.

Coordonnées du client

En dessous, précisez le nom, l’adresse et le numéro de la TVA de votre client, le cas échéant.

Liste détaillée des biens ou services

Ensuite, dressez la liste détaillée des biens et services fournis, y compris la quantité, le prix unitaire et le sous-total pour chaque article.

Détails de la TVA

En regard de chaque article, indiquez le taux de TVA qui s’applique et le montant total de la ligne.

Section des totaux

Au bas de la facture, indiquez le sous-total (le total hors TVA) et le montant total dû.

Remarques supplémentaires (le cas échéant)

En dessous du montant total, vous pouvez apporter d’autres renseignements, tels que la date d’échéance et les options de paiement. Vous pouvez ajouter une remarque concernant autre chose, par exemple une explication des taxes au preneur.

Exemple de mise en page

[Le logo de votre entreprise]
Facture avec TVA
N° de facture : 12345
Date : JJ/MM/AAAA

Renseignements sur votre entreprise

Nom de l’entreprise
Adresse
Numéro d’inscription à la TVA

Renseignements sur le client

Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Numéro d’inscription à la TVA du client

Détail des biens et services

Totaux

Total net : 350,00 $
Total de la TVA : 70,00 $
Total général (TVA comprise) : 420,00 $

Émission de factures avec TVA pour les transactions internationales

L’émission de factures avec TVA pour les transactions internationales nécessite des ajustements en fonction de l’adresse du client et du vendeur. Voici quelques éléments à prendre en compte pour le traitement des factures avec TVA en cas de transactions internationales :

• Devise : Indiquez la devise utilisée dans la transaction.

• Taux de change : Incluez le taux de change, en particulier si vous faites la déclaration dans une autre devise.

• Modalités d’expédition : Définissez les modalités d’expédition et précisez qui assume les coûts et les risques liés aux ventes transfrontalières de marchandises.

• Preuve d’exportation : Certaines régions ne facturent pas la TVA sur les exportations (par exemple, les règles de l’UE en matière de TVA ne s’appliquent pas aux marchandises exportées à partir de l’UE). Conservez les documents d’expédition des marchandises exportées, car les autorités fiscales pourraient vous demander la preuve que les marchandises ont quitté le pays.

• Biens et services numériques : En fonction de la réglementation locale, vous devrez peut-être vous inscrire et facturer la TVA dans le pays du client pour les biens et services numériques.

• Mécanisme de taxe au preneur : Si vous vendez à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre pays, vous devrez peut-être appliquer le mécanisme de taxe au preneur. Cela signifie que vous ne facturez pas de TVA et il appartient au client d’en faire la déclaration dans son pays.

Erreurs courantes à éviter dans une facture avec TVA

Lorsque vous émettez des factures avec TVA, vérifiez-les et utilisez un logiciel de facturation fiable tel que Stripe Invoicing afin d’éviter les erreurs courantes. Assurez-vous de ne pas commettre les erreurs suivantes :

• Ignorer les renseignements requis : Les factures avec TVA doivent contenir des renseignements précis. L’omission de détails importants peut faire en sorte que la facture ne soit pas conforme.

• Appliquer un taux de TVA erroné : L’application d’un mauvais taux de TVA est une erreur fréquente. Assurez-vous d’utiliser le bon taux en fonction du type de biens ou de services fournis et du pays de destination, s’il s’agit d’une transaction internationale.

• Utilisation d’un numéro de TVA erroné : Vous devez indiquer le numéro d’inscription à la TVA du fournisseur et, dans certains cas, du client. Ce renseignement est particulièrement important pour les transactions transfrontalières au sein de l’UE. Vérifiez que ces chiffres sont exacts et à jour.

• Faire des erreurs de calcul : Des erreurs de calcul sur les montants de TVA peuvent survenir, surtout lorsque vous travaillez avec des taux variables. Revérifiez vos calculs ou utilisez un logiciel de comptabilité pour en vérifier l’exactitude.

• Ne pas séparer les montants de TVA : Vous devez indiquer clairement le montant de la TVA séparément du montant total. Si vous ne le faites pas, la facture peut être non conforme et difficile à traiter pour les clients.

• Utiliser la mauvaise devise : Pour les transactions transfrontalières, les factures avec TVA doivent souvent indiquer les montants dans la devise locale ou à un taux de change convenu. Vérifiez les exigences en matière de devises pour éviter les erreurs.

• Oublier les modalités de paiement : Bien qu’elles ne soient pas toujours obligatoires, les modalités de paiement clarifient les attentes des deux parties et permettent d’éviter les litiges. Il peut être également utile pour les dossiers du client d’indiquer les modalités de paiement de la TVA.

• Utiliser un format de date erroné : L’utilisation d’un format de date erroné peut entraîner des malentendus, en particulier dans des contextes internationaux. Utilisez un format clair et cohérent pour garantir l’exactitude de la comptabilité.

• Ne pas préciser les exonérations ou les articles détaxés : Si certains articles de la facture sont détaxés ou exonérés de TVA, vous devez les mentionner pour que tout soit clair.

• Émission d’une facture alors qu’aucun paiement n’est dû : Pour certains systèmes de TVA (tels que le régime de la comptabilité de trésorerie) du Royaume-Uni, la TVA est due en fonction de la date de réception du paiement, et non de l’émission de la facture. L’émission prématurée d’une facture peut entraîner des complications.