Los países de todo el mundo, incluidos los de la Unión Europea (UE) y China, utilizan el impuesto sobre el valor añadido (IVA), con tipos que oscilan entre el 4.5 % y el 27.0 %. Las empresas deben emitir facturas con IVA cuando el IVA se aplica a sus bienes o servicios, y deben hacerlo correctamente para evitar problemas con los clientes o el cumplimiento de la normativa. Ya sea que estés manejando ventas internacionales, administrando diferentes tasas de IVA o simplemente tratando de cumplir con la normativa, hay algunos principios básicos que debes recordar sobre las facturas de IVA.

A continuación, explicaremos qué es una factura con IVA, qué incluye, los inconvenientes más comunes y las prácticas recomendadas para gestionar el IVA más allá de las fronteras.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura con IVA?
  
• ¿Cuándo se necesita una factura con IVA?
  
• ¿Qué información se debe incluir en una factura con IVA?
  
• Cómo formatear una factura con IVA para cumplir con la normativa
  
• Cómo emitir facturas con IVA para transacciones internacionales
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar en una factura con IVA?
  

¿Qué es una factura con IVA?

Una factura con IVA es una factura que emiten las empresas cuando se registran para IVA. Es un registro detallado de lo que se vendió y el monto del IVA que se cobró, y sirve como documento necesario para la declaración del IVA. Las empresas registradas deben crear facturas con IVA para hacer un seguimiento de sus obligaciones fiscales. Los clientes deben adquirir facturas con IVA si quieren reclamar la devolución del IVA de sus compras.

¿Cuándo se necesita una factura con IVA?

Las facturas son obligatorias cuando se cobra el IVA en una transacción entre empresas o entre una empresa y un cliente que quiere reclamar la devolución del IVA que pagó en una compra. Estos son algunos escenarios relevantes:

• Una empresa inscrita en IVA vende bienes o servicios sujetos a impuestos a otra. El vendedor debe emitir una factura con IVA para sus registros, y el cliente necesita una factura para reclamar el IVA de su compra.

• Una empresa registrada a efectos del IVA de un país de la UE vende bienes o servicios a un cliente de otro país de la UE. Las facturas de IVA son obligatorias para la mayoría de las transacciones entre empresas (B2B) de esta naturaleza y para ciertas transacciones entre empresas y consumidores (B2C), especialmente para artículos de alto precio que requieren su propio medio de transporte.

¿Qué información se debe incluir en una factura con IVA?

Si emites una factura con IVA más simple (por lo general, para ventas por debajo de un determinado umbral), es posible que solo necesites los datos importantes: el nombre y el número de IVA del vendedor, los artículos o servicios vendidos, la fecha de la factura, la tasa de IVA y el precio con IVA incluido. De lo contrario, una factura con IVA adecuada debe incluir lo siguiente:

• Información del proveedor: el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal del proveedor;

• Número de factura: un número único y secuencial que identifica la factura;

• Fecha de la factura: la fecha de emisión de la factura;

• Información del cliente: el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal del cliente (si corresponde);

• Descripción de bienes o servicios: detalles de lo que se proporcionó, incluidas las cantidades y los costos pormenorizados;

• Importe total (neto): el costo total de los bienes o servicios antes de aplicar el IVA;

• Tipo e importe del IVA: la tasa de IVA aplicada a cada artículo o servicio (p. ej., 20 %, 5 %) y el monto del IVA correspondiente a cada uno,

• Importe total a pagar (IVA incluido): el total general con IVA incluido.

Cómo formatear una factura con IVA para el cumplimiento de la normativa

Tu factura con IVA debe estar organizada de manera que muestre claramente la información que tu cliente y las autoridades fiscales necesitan. A continuación, se ofrecen consejos sobre cómo dar formato a este documento:

Información del encabezado

Incluye el logotipo de tu empresa, un título que marque el documento como una factura con IVA, el número de factura y la fecha de emisión en el encabezado de tu factura.

La información de tu empresa

Indica el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal directamente debajo del encabezado.

Datos del cliente

A continuación, incluye el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal de tu cliente, si corresponde.

Lista pormenorizada de bienes o servicios

A continuación, incluya una lista pormenorizada de los bienes y servicios proporcionados, incluida la cantidad, el precio unitario y el subtotal de cada artículo.

Detalles de IVA

Al lado de cada elemento, especifica la tasa del IVA y el monto total de la línea.

Sección de totales

En la parte inferior de la factura, incluye un subtotal (el total antes de IVA) y el monto total adeudado.

Notas adicionales (si corresponde)

Debajo del monto total, puedes incluir cualquier información adicional, como la fecha de vencimiento y opciones de pago. Puedes agregar una nota en la que expliques cualquier otra cosa, como el IVA inversión del sujeto pasivo.

Diseño de muestra

[El logotipo de tu empresa]
Factura con IVA
N.º de factura: 12345
Fecha: DD/MM/AAAA

La información de tu empresa

Nombre de la empresa
Domicilio
Número de registro de IVA

Información del cliente

Nombre de la empresa del cliente
Dirección del cliente
Número de registro de IVA del cliente

Desglose de bienes y servicios

Totales

Total neto: $350.00
IVA Total: $70.00
Total general (IVA incluido): $420.00

Cómo emitir facturas con IVA para transacciones internacionales

La emisión de facturas con IVA para transacciones internacionales requiere ajustes según la ubicación del cliente y el vendedor. A continuación, te dejamos algunas consideraciones para gestionar facturas con IVA para transacciones internacionales:

• Moneda: especifica la moneda utilizada en la transacción.

• Tipo de cambio: incluye el tipo de cambio, especialmente si presentas la declaración en una moneda diferente.

• Condiciones de envío: define las condiciones de envío y especifica quién asume los costos y riesgos en las ventas transfronterizas de bienes.

• Comprobante de exportación: algunas jurisdicciones no cobran el IVA a las exportaciones (p. ej., las normativas del IVA de la UE no se aplican a los bienes exportados desde la UE). Conserva la documentación de envío de los bienes exportados, ya que las autoridades fiscales pueden solicitar pruebas de que los bienes salieron del país.

• Bienes y servicios digitales: según la normativa local, es posible que tengas que registrarte y cobrar el IVA en el país del cliente por los bienes y servicios digitales.

• Mecanismo de inversión del sujeto pasivo: si le vendes a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país, es posible que tengas que aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Esto significa que no cobras IVA; el cliente lo registra en su país.

¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar en una factura con IVA?

Cuando emitas facturas de IVA, compruébalas dos veces y utiliza un software de facturación fiable como Stripe Invoicing para minimizar los errores comunes. A continuación, encontrarás una descripción general de los errores que tener en cuenta:

• Omitir los datos obligatorios: las facturas con IVA deben incluir información específica. Omitir cualquier detalle importante puede invalidar la factura.

• Aplicar un tipo de IVA incorrecto: aplicar un tipo de IVA incorrecto es un error frecuente. Asegúrate de utilizar la tarifa correcta para el tipo de bienes o servicios que ofreces y el país de destino, si se trata de una transacción internacional.

• Utilizar un número de IVA incorrecto: debes incluir el número de identificación fiscal del proveedor y, en determinados casos, del cliente. Esto es especialmente importante en el caso de las transacciones transfronterizas dentro de la UE. Verifica que estos números sean precisos y estén actualizados.

• Cometer errores de cálculo: pueden producirse errores de cálculo en los montos del IVA, sobre todo cuando se trabaja con tipos variables. Vuelve a revisar tus cálculos o usa un software de contabilidad para verificar la precisión.

• No separar los montos del IVA: debes indicar claramente el monto del IVA por separado del monto total. Si no lo haces, la factura puede no cumplir con los requisitos y ser difícil de procesar para los clientes.

• Usar la moneda incorrecta: en el caso de las transacciones transfronterizas, las facturas con IVA suelen mostrar los montos en la moneda local o al tipo de cambio acordado. Verifica los requisitos de moneda para evitar discrepancias.

• Omitir las condiciones de pago: aunque no siempre son obligatorias por ley, las condiciones de pago aclaran las expectativas de ambas partes y ayudan a evitar disputas. Incluir las condiciones para el pago del IVA también es útil para los registros del cliente.

• Usar un formato de fecha incorrecto: el uso de un formato de fecha incorrecto puede dar lugar a malentendidos, especialmente en contextos internacionales. Utiliza un formato claro y coherente para garantizar una contabilidad precisa.

• Sin incluir exenciones o artículos con tasa cero: si hay artículos en la factura que tienen tasa cero o están exentos de IVA, debes identificarlos para asegurarte de que todo esté claro.

• Emitir una factura cuando el pago no está vencido: en el caso de determinados regímenes de IVA (como el United Kingdom's Cash Accounting Scheme), el IVA se devenga en función del momento en que se recibe el pago, no del momento en que se emite la factura. La emisión prematura de una factura puede crear complicaciones.