Een factuur voor belasting toegevoegde waarde (btw) is een factuur die wordt verstrekt wanneer btw van toepassing is op een verkoop. Hierop staan de geleverde goederen of diensten gespecificeerd, samen met de in rekening gebrachte btw. Landen over de hele wereld, waaronder die in de Europese Unie (EU) en China, gebruiken btw, met standaardtarieven variërend van 4,5% tot 27,0%. Ondernemingen moeten btw-facturen verstrekken wanneer btw van toepassing is op hun goederen of diensten, en ze moeten dit correct doen om het vertrouwen van klanten te behouden en complianceproblemen te voorkomen. Of je nu internationale verkopen afhandelt, verschillende btw-tarieven beheert, of gewoon probeert compliant te blijven, er zijn een paar basisprincipes om te onthouden over btw-facturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-factuur?
  
• Wanneer heb je een btw-factuur nodig?
  
• Welke informatie moet op een btw-factuur staan?
  
• Een btw-factuur opmaken voor compliance
  
• Voorbeeld van een btw-factuur
  
• Btw-facturen verstrekken voor internationale transacties
  
• Aankomende vereisten voor e-facturering en digitale rapportage
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten om te vermijden op een btw-factuur?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is een btw-factuur?

Een btw-factuur is een factuur die ondernemingen verstrekken wanneer ze zijn geregistreerd voor de btw. Het is een gedetailleerd overzicht van wat is verkocht en het in rekening gebrachte btw-bedrag, en het dient als een noodzakelijk document voor de btw-aangifte. Geregistreerde ondernemingen moeten btw-facturen maken om hun belastingverplichtingen bij te houden. Klanten moeten btw-facturen bemachtigen als ze btw op hun aankopen willen terugvragen.

Wanneer heb je een btw-factuur nodig?

Btw-facturen zijn vereist wanneer btw in rekening wordt gebracht voor een transactie tussen ondernemingen, of tussen een onderneming en een klant die de btw op een aankoop wil terugvragen. Hier zijn een paar relevante scenario's:

• De ene onderneming met een btw-registratie verkoopt belastbare goederen of diensten aan de andere. De verkoper moet een btw-factuur verstrekken voor de eigen administratie, en de klant heeft een factuur nodig om de btw over de aankoop terug te vragen.

• Een onderneming met een btw-registratie uit het ene EU-land verkoopt goederen of diensten aan een klant in een ander EU-land. Btw-facturen zijn vereist voor de meeste business-to-business (b2b) transacties van deze aard en voor bepaalde business-to-consumer (b2c) transacties, in het bijzonder voor dure items die een eigen transportmiddel vereisen. Voor veel andere b2c-verkopen zijn verkopers echter niet verplicht om een volledige btw-factuur te verstrekken, tenzij de klant hier specifiek om vraagt.

• Vanaf 2025 hebben kleine ondernemingen die over EU-grenzen heen opereren een nieuwe optie: een grensoverschrijdende btw-vrijstellingsregeling waarmee in aanmerking komende kleine ondernemingen een vrijstelling kunnen toepassen in andere EU-lidstaten dan hun eigen land, in plaats van alleen in hun thuisland zoals onder de eerdere regels het geval was. Ondernemingen die in aanmerking komen en zich hiervoor registreren, hoeven mogelijk geen btw in rekening te brengen, of btw-facturen te verstrekken, voor de verkopen die hieronder vallen.

Welke gegevens moet op worden btw-factuur opgenomen?

Als je een eenvoudigere btw-factuur verstrekt (meestal voor verkopen onder een bepaalde drempel), heb je mogelijk alleen de belangrijkste gegevens nodig, zoals de naam en het btw-nummer van de verkoper, de verkochte items of diensten, de factuurdatum, het btw-tarief en de prijs inclusief btw.

Naast deze vereenvoudigde opmaak bestaan er verschillende andere typen btw-facturen, elk geschikt voor een ander transactiescenario en met eigen vereisten:

• Volledige facturen: De standaard, meest gedetailleerde opmaak.

• Facturen voor self-billing: Verstrekt door de klant in plaats van de leverancier, na voorafgaande afspraak.

• Facturen met verleggingsregeling: Worden gebruikt wanneer de klant in plaats van de leverancier verantwoordelijk is voor de btw.

• Facturen met margeregeling: Worden gebruikt voor bepaalde tweedehands goederen, kunst of reisdiensten waarbij btw alleen wordt berekend over de winstmarge van de verkoper in plaats van over de volledige verkoopprijs.

Anders moet een correcte btw-factuur de volgende gegevens bevatten:

• Informatie over de leverancier: De bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van de leverancier.

• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer ter identificatie van de factuur.

• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is verstrekt.

• Belastingpunt: Dit wordt ook wel het tijdstip van levering genoemd en is de datum waarop btw verschuldigd is over de transactie. Dit is meestal gelijk aan de factuurdatum, maar je moet dit afzonderlijk opnemen wanneer het verschilt – bijvoorbeeld als goederen of diensten ruim voordat de factuur is verstrekt zijn geleverd.

• Klantinformatie: De bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van de klant (indien van toepassing).

• Beschrijving van goederen of diensten: Details van wat er is geleverd, inclusief hoeveelheden en gespecificeerde kosten.

• Totale (netto) bedrag: De totale kosten van de goederen of diensten voordat de btw in rekening wordt gebracht.

• Btw-tarief en bedrag: Het btw-tarief dat op elk item of dienst wordt toegepast (bijv. 20%, 5%) en het bijbehorende btw-bedrag voor elk item of dienst.

• Totaal te betalen bedrag (inclusief btw): Het eindtotaal inclusief de btw.

Een btw-factuur opmaken volgens de vereisten

Je btw-factuur moet zo worden opgesteld dat de gegevens die je klant en belastingdienst nodig hebben, duidelijk worden weergegeven. Hieronder volgen tips voor het opmaken van dit document:

Koptekstgegevens

Voeg je bedrijfslogo, een titel die het document als btw-factuur benadrukt, het factuurnummer en de uitgiftedatum toe aan de koptekst van je factuur.

Je bedrijfsgegevens

Vermeld je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer direct onder de koptekst.

Klantgegevens

Vermeld daaronder de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van je klant (indien van toepassing).

Gespecificeerde lijst van goederen of diensten

Voeg vervolgens een gespecificeerde lijst toe van de geleverde goederen en diensten, inclusief de hoeveelheid, eenheidsprijs en subtotaal voor elk item.

Btw-gegevens

Vermeld naast elk item het btw-tarief en het totale regelbedrag.

Sectie met totalen

Neem onderaan je factuur een subtotaal op (het totaal vóór btw) en het totale verschuldigde bedrag.

Aanvullende opmerkingen (indien van toepassing)

Onder het totale bedrag kun je aanvullende informatie opnemen, zoals de vervaldatum en betaalopties. Je kunt een notitie toevoegen met verdere uitleg, zoals de btw-verleggingsregeling.

Voorbeeld van een btw-factuur

Opmerking: in het onderstaande voorbeeld wordt USD gebruikt, maar op jouw factuur moeten de bedragen staan in de valuta van de daadwerkelijke transactie, zoals euro's of ponden voor verkopen in de EU of het Verenigd Koninkrijk.

[Logo van jouw onderneming]
Btw-factuur
Factuurnummer: 12345
Datum: DD/MM/JJJJ

Je bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam
Adres
Btw-nummer

Klantinformatie

Bedrijfsnaam van de klant
Klantadres
Btw-nummer van de klant

Specificatie van goederen en diensten

Totalen

Netto totaal: $ 350,00
Totaal btw: $ 70,00
Eindtotaal (inclusief btw): $ 420,00

Btw-facturen uitgeven voor internationale transacties

Btw-facturen verstrekken voor internationale transacties vereist het maken van aanpassingen op basis van de locatie van de klant en de verkoper. Hier zijn enkele overwegingen voor het afhandelen van btw-facturen voor internationale transacties:

• Valuta: Specificeer de valuta die is gebruikt voor de transactie.

• Wisselkoers: Neem de wisselkoers op, vooral als je aangifte doet in een andere valuta.

• Verzendvoorwaarden: Definieer de verzendvoorwaarden en specificeer wie de kosten en risico's draagt bij grensoverschrijdende verkoop van goederen.

• Bewijs van export: Sommige jurisdicties brengen geen btw in rekening op de export (bijv. de EU-btw-regels zijn niet van toepassing op goederen die worden geëxporteerd vanuit de EU). Bewaar de verzenddocumentatie voor geëxporteerde goederen, omdat de belastingdienst om bewijs kan vragen dat de goederen het land hebben verlaten.

• Digitale goederen en diensten: Afhankelijk van lokale regelgeving moet je je mogelijk registreren en btw in rekening brengen in het land van de klant voor digitale goederen en diensten.

• Verleggingsregeling: Als je aan een onderneming met een btw-registratie in een ander land verkoopt, moet je mogelijk de verleggingsregeling toepassen. Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt, omdat de klant dit in het eigen land afhandelt.

Aankomende vereisten voor e-facturering en digitale rapportage

De regels voor btw-facturatie verschuiven in verschillende jurisdicties naar verplichte digitale opmaak:

• EU: Het pakket VAT in the Digital Age (ViDA), dat in maart 2025 door de Raad van de EU is aangenomen, vereist e-facturatie en bijna realtime digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-transacties, met een gefaseerde implementatie tot 2030.

• Verenigd Koninkrijk: De regering van het Verenigd Koninkrijk heeft zich gecommitteerd aan verplichte gestructureerde e-facturatie voor B2B- en B2G-transacties vanaf 1 april 2029. In juni 2026 bevestigde His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) Peppol als het belangrijkste interoperabiliteitsnetwerk (een gedecentraliseerd vierhoekenmodel, zonder realtime rapportage aan HMRC in deze beginfase). Voor een beter beeld van wat in het Verenigd Koninkrijk geregistreerde ondernemingen momenteel op facturen moeten vermelden, bekijk je onze gids.

Ondernemingen die in deze markten btw-facturen uitgeven, moeten zich nu op deze wijzigingen voorbereiden, aangezien de indelingen en verzendvereisten van e-facturatie afwijken van standaard pdf- of papieren facturen.

Wat zijn veelgemaakte te vermijden fouten op een btw-factuur?

Wanneer je btw-facturen uitgeeft, controleer deze dan zorgvuldig en gebruik betrouwbare facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing om veelvoorkomende fouten tot een minimum te beperken. Dit zijn enkele fouten om op te letten:

• Vereiste gegevens overslaan: Btw-facturen moeten specifieke informatie bevatten. Het weglaten van belangrijke gegevens kan de factuur ongeldig maken.

• Het verkeerde btw-tarief toepassen: Het toepassen van het verkeerde btw-tarief is een veelvoorkomende fout. Zorg dat je het juiste tarief gebruikt voor het type geleverde goederen of diensten en het land van bestemming, als het een internationale transactie is.

• Het verkeerde btw-nummer gebruiken: Je moet het btw-nummer van de leverancier en, in bepaalde gevallen, van de klant vermelden. Dit is vooral belangrijk voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Controleer of deze nummers juist en actueel zijn.

• Rekenfouten maken: Foutieve berekeningen van btw-bedragen komen voor, vooral als je met verschillende tarieven werkt. Controleer je berekeningen of gebruik boekhoudsoftware voor nauwkeurigheid.

• Btw-bedragen niet apart vermelden: Je moet het btw-bedrag duidelijk apart van het totaalbedrag vermelden. Als je dit niet doet, voldoet de factuur mogelijk niet aan de regelgeving en is deze moeilijk te verwerken voor de klant.

• De verkeerde valuta gebruiken: Bij grensoverschrijdende transacties moeten op btw-facturen de bedragen vaak in de lokale valuta of tegen een overeengekomen wisselkoers worden weergegeven. Controleer de valutavereisten om verschillen te voorkomen.

• Betalingsvoorwaarden weglaten: Hoewel ze niet altijd wettelijk verplicht zijn, verduidelijken betalingsvoorwaarden de verwachtingen voor beide partijen en helpen ze geschillen te voorkomen. Het opnemen van voorwaarden voor btw-betalingen is ook nuttig voor de administratie van de klant.

• De verkeerde datumnotatie gebruiken: Het gebruik van een verkeerde datumnotatie kan tot misverstanden leiden, vooral in internationale contexten. Gebruik een duidelijke, consistente notatie om een nauwkeurige boekhouding te garanderen.

• Vrijstellingen of nultarief-items niet opnemen: Als de factuur items bevat die onder het nultarief vallen of zijn vrijgesteld van btw, moet je deze identificeren om ervoor te zorgen dat alles duidelijk is.

• Een factuur uitgeven wanneer de betaling niet verschuldigd is: Voor bepaalde btw-regelingen, zoals de regeling voor boekhouding op kasbasis van het Verenigd Koninkrijk, is btw verschuldigd op basis van wanneer de betaling wordt ontvangen, niet wanneer de factuur wordt uitgegeven. Het voortijdig uitgeven van een factuur kan complicaties opleveren.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het monitoren van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempelwaarde voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan zich in de VS ook namens jou registreren om belasting te berekenen, Amerikaanse aangiftes in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiftes via vertrouwde partners beheren. Stripe Tax berekent automatisch omzetbelasting, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiftes in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiftes integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiftes nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiftes beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Amerikaanse belastingaangiftes kunnen worden geautomatiseerd in het Stripe-dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.