Landen over de hele wereld, waaronder de Europese Unie (EU) en China, gebruiken belasting toegevoegde waarde (btw), met tarieven variërend van 4,5% tot 27,0%. Bedrijven moeten btw-facturen uitgeven wanneer btw van toepassing is op hun goederen of diensten. Ze moeten dit correct doen om problemen met klanten of compliance te voorkomen. Of je nu te maken hebt met internationale verkopen, verschillende btw-tarieven moet beheren of gewoon probeert te voldoen aan de vereisten, er zijn een paar basisprincipes die je moet onthouden over btw-facturen.

Hieronder leggen we uit wat een btw-factuur is, wat is inbegrepen, wat veelvoorkomende valkuilen zijn en wat best practices voor internationaal omgaan met btw zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-factuur?
  
• Wanneer heb je een btw-factuur nodig?
  
• Welke gegevens moeten op worden btw-factuur opgenomen?
  
• Een btw-factuur opmaken volgens de vereisten
  
• Btw-facturen uitgeven voor internationale transacties
  
• Wat zijn veelgemaakte te vermijden fouten op een btw-factuur?
  

Wat is een btw-factuur?

Een btw-factuur is een factuur die bedrijven uitgeven wanneer ze zijn geregistreerd voor btw. Het is een gedetailleerd document van wat er is verkocht en het btw-bedrag dat in rekening is gebracht. Het dient als een noodzakelijk document voor btw-aangifte. Geregistreerde bedrijven moeten btw-facturen maken om hun belastingverplichtingen bij te houden. Klanten moeten btw-facturen opvragen als ze de btw op hun aankopen willen terugvorderen.

Wanneer heb je een btw-factuur nodig?

Facturen zijn verplicht wanneer btw in rekening wordt gebracht op een transactie tussen bedrijven of tussen een bedrijf en een klant die de btw wil terugvorderen die bij een aankoop is betaald. Hieronder vind je enkele relevante scenario's:

• Een bedrijf met een btw-registratie verkoopt belastbare goederen of diensten aan een ander bedrijf. De verkoper moet een btw-factuur opstellen voor zijn administratie en de klant heeft een factuur nodig om de btw van zijn aankoop terug te vorderen.

• Een bedrijf met een btw-registratie uit een EU-land verkoopt goederen en diensten aan een klant in een ander EU-land. Btw-facturen zijn verplicht voor de meeste (business-to-business) en voor bepaalde B2C-transacties (business-to-consumer), met name voor dure items waarvoor eigen transport vereist is.

Welke gegevens moet op worden btw-factuur opgenomen?

Als je een eenvoudigere btw-factuur uitgeeft (meestal voor verkopen onder een bepaalde drempel), heb je misschien alleen de belangrijke gegevens nodig: de naam en het btw-nummer van de verkoper, de verkochte artikelen of diensten, de factuurdatum, het btw-tarief en de prijs inclusief btw. Zo niet, dan moet een echte btw-factuur het volgende bevatten:

• Leveranciersgegevens: de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van de leverancier.

• Factuurnummer: een uniek, opeenvolgend nummer waarmee de factuur wordt geïdentificeerd.

• Factuurdatum: de datum waarop de factuur is uitgegeven.

• Klantgegevens: de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van de klant (indien van toepassing).

• Beschrijving van de goederen of diensten: gegevens van wat is verstrekt, inclusief aantallen en gespecificeerde kosten.

• Totaal (netto)bedrag: de totale kosten van goederen en diensten vóór toepassing van btw.

• Btw-tarief en -bedrag: het btw-tarief dat op elk item of elke dienst wordt toegepast (bijvoorbeeld 20%, 5%) en het bijbehorende btw-bedrag voor elk item of elke dienst.

• Totaal te betalen bedrag (inclusief btw): het totaalbedrag inclusief btw.

Een btw-factuur opmaken volgens de vereisten

Je btw-factuur moet zo worden opgesteld dat de gegevens die je klant en belastingdienst nodig hebben, duidelijk worden weergegeven. Hieronder volgen tips voor het opmaken van dit document:

Koptekstgegevens

Voeg je bedrijfslogo, een titel die het document als btw-factuur benadrukt, het factuurnummer en de uitgiftedatum toe aan de koptekst van je factuur.

Je bedrijfsgegevens

Vermeld je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer direct onder de koptekst.

Klantgegevens

Vermeld daaronder de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van je klant (indien van toepassing).

Gespecificeerde lijst van goederen of diensten

Voeg vervolgens een gespecificeerde lijst toe van de geleverde goederen en diensten, inclusief de hoeveelheid, eenheidsprijs en subtotaal voor elk item.

Btw-gegevens

Vermeld naast elk item het btw-tarief en het totale regelbedrag.

Sectie met totalen

Neem onderaan je factuur een subtotaal op (het totaal vóór btw) en het totale verschuldigde bedrag.

Aanvullende opmerkingen (indien van toepassing)

Onder het totaalbedrag kun je eventuele aanvullende gegevebs toevoegen, zoals de vervaldatum en betaalopties. Je kunt een opmerking toevoegen met uitleg over andere zaken, zoals de verleggingsregeling voor btw.

Voorbeeldlay-out

[Je bedrijfslogo]
Btw-factuur
Factuurnummer: 12345
Datum: DD/MM/JJJJ

Je bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam
Adres
Btw-nummer

Klantgegevens

Bedrijfsnaam van de klant
Adres van de klant
Btw-nummer van de klant

Overzicht van goederen en diensten

Totalen

Netto totaal: $ 350,00
Totaal btw: $ 70,00
Totaalbedrag (inclusief btw): $ 420,00

Btw-facturen uitgeven voor internationale transacties

Het uitgeven van btw-facturen voor internationale transacties vereist aanpassingen op basis van de locatie van de klant en de verkoper. Hieronder volgen enkele overwegingen voor het verwerken van btw-facturen voor internationale transacties:

• Valuta: vermeld de valuta die voor de transactie is gebruikt.

• Wisselkoers: neem de wisselkoers op, vooral als je de aangifte in een andere valuta indient.

• Verzendvoorwaarden: definieer verzendvoorwaarden en vermeld wie de kosten en risico's draagt bij de internationale verkoop van goederen.

• Bewijs van export: In sommige rechtsgebieden wordt geen btw in rekening gebracht bij export (bijvoorbeeld de btw-regels van de EU zijn niet van toepassing op goederen die uit de EU worden geëxporteerd). Bewaar documentatie van verzending voor geëxporteerde goederen omdat belastingautoriteiten kunnen vragen om bewijs dat de goederen het land hebben verlaten.

• Digitale goederen en diensten: afhankelijk van de lokale regelgeving moet je je voor digitale goederen en diensten mogelijk registreren en btw in rekening brengen in het land van de klant.

• Verleggingsregeling: Als je verkoopt aan een bedrijf met een btw-registratie in een ander land, moet je mogelijk de verleggingsregeling toepassen. Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt, de klant is hier verantwoordelijk voor in zijn land.

Wat zijn veelgemaakte te vermijden fouten op een btw-factuur?

Wanneer je btw-facturen uitgeeft, controleer deze dan en gebruik betrouwbare facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing om veelvoorkomende fouten tot een minimum te beperken. Hieronder vind je een overzicht van fouten om op te letten:

• Verplichte gegevens overslaan: Btw-facturen moeten specifieke gegevens vermelden. Als je belangrijke gegevens weglaat, kan de factuur ongeldig zijn.

• Verkeerde btw-tarief toepassen: Het verkeerde btw-tarief toepassen is een veelgemaakte fout. Zorg ervoor als het een internationale transactie is dat je het juiste tarief gebruikt voor het type goederen of diensten dat wordt geleverd en het land van bestemming.

• Het verkeerde btw-nummer gebruiken: Je moet het btw-nummer van de leverancier en, in bepaalde gevallen, de klant opnemen. Dit is vooral belangrijk voor internationale transacties binnen de EU. Controleer zorgvuldig of deze nummers juist en up-to-date zijn.

• Rekenfouten maken: Verkeerde berekeningen van btw-bedragen kunnen voorkomen, vooral wanneer je met verschillende tarieven werkt. Controleer je berekening opnieuw of gebruik boekhoudsoftware voor nauwkeurigheid.

• Btw-bedragen niet opslitsen: Vermeld duidelijk het btw-bedrag apart van het totaalbedrag. Als je dit niet doet, voldoet de factuur mogelijk niet aan de vereisten en kan deze moeilijk te verwerken zijn voor klanten.

• De verkeerde valuta gebruiken: Bij internationale transacties moeten btw-facturen vaak bedragen in de lokale valuta of tegen een overeengekomen wisselkoers vermelden. Verifieer de valutavereisten om verschillen te voorkomen.

• Weglaten van betalingsvoorwaarden: De betalingsvoorwaarden zijn niet altijd wettelijk verplicht, maar ze maken de verwachtingen voor beide partijen duidelijk en helpen chargebacks te voorkomen. Het opnemen van voorwaarden voor btw-betalingen is ook nuttig voor de administratie van de klant.

• Een onjuiste datumnotatie gebruiken: Het gebruik van een onjuiste datumnotatie kan tot misverstanden leiden, vooral in internationale contexten. Gebruik een duidelijk, consistent formaat voor een nauwkeurige boekhouding.

• Vrijstellingen of items met een nultarief niet opnemen: als er items op de factuur staan waarvoor een nultarief of een btw-vrijstelling geldt, moet je deze identificeren om er zeker van te zijn dat alles duidelijk is.

• Het uitgeven van een factuur wanneer betaling niet verschuldigd is: Voor bepaalde btw-regelingen (zoals de kasboekhoudregeling van het Verenigd Koninkrijk) is de btw verschuldigd op basis van het tijdstip van ontvangst van de betaling, niet op het moment waarop de factuur wordt uitgegeven. Het voortijdig uitgeven van een factuur kan voor complicaties zorgen.