Als je een bedrijf runt, is het omzetten van een offerte naar een factuur een dagelijkse taak die je cashflow kan maken of breken. Je hebt de kosten geschetst en instemming van je klant verkregen. Het is tijd om die offerte om te zetten in een factuur, zodat je betaald kunt worden.

De meeste processen voor het maken van offertes en facturen vinden plaats online, en de samengestelde jaarlijkse groei (CAGR) van de markt voor digitale facturatie zal naar verwachting 22% overschrijden van 2023 tot 2031. Hieronder leggen we uit hoe je offertes kunt omzetten in officiële facturen, of je dat nu zelf doet of met facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
  
• Wanneer moet je een offerte omzetten naar een factuur?
  
• Hoe converteer je een offerte naar een factuur?
  
• Hoe je factureringssoftware kunt gebruiken om de conversie van offerten te automatiseren
  
• Wat op de factuur moet staan na het converteren van een offerte
  
• Hoe om te gaan met prijswijzigingen tussen offerte en factuur
  
• Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het converteren van offertes naar facturen
  

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Een offerte is een voorproefje van de mogelijke uitgaven voor een goed of dienst voordat het werk begint. Het is bedoeld om klanten te helpen beslissen of ze het product willen door te laten zien wat ze ervoor zouden kunnen betalen. Je kunt offerten aanpassen als de omvang van het project verandert.

Een factuur is een betalingsverzoek dat wordt verzonden zodra het werk is voltooid of de goederen zijn geleverd. Hierin worden de uiteindelijke kosten beschreven, inclusief belastingen of kortingen, en worden de betaalvoorwaarden (bijv. vervaldatums, betaalmethoden) vermeld. Zie het als de officiële rekening die de transactie sluit.

Wanneer moet je een offerte omzetten naar een factuur?

Je moet een offerte omzetten in een factuur zodra het werk is voltooid of de goederen klaar zijn om te worden geleverd. Als je een service verleent, wacht dan tot het werk klaar is en is goedgekeurd door de klant. Voor fysieke producten moet je wachten tot de artikelen zijn ingepakt en klaar zijn voor verzending of afhaling. Bevestig vervolgens eventuele aanpassingen aan de oorspronkelijke offerte, zodat de uiteindelijke kosten op de factuur nauwkeurig worden weergegeven.

Een offerte omzetten naar een factuur

Als je een offerte wilt omzetten naar een factuur, moet je eerst de artikelen, diensten, hoeveelheden en kosten op de offerte controleren, zodat je zeker weet dat ze overeenkomen met wat er is geleverd. Als er tijdens het project wijzigingen zijn aangebracht, werk deze gegevens dan bij. Controleer vervolgens of alle kosten op de offerte kloppen en inclusief belastingen, kortingen of extra kosten zijn.

Als de cijfers geverifieerd zijn, werk je de titel van het document bij van 'Schatting' naar 'Factuur' en voeg je een uniek factuurnummer toe. Voeg de betaalvoorwaarden toe (bijv. vervaldatum, betaalmethoden) zodat de klant weet hoe en wanneer hij moet betalen. Lever de factuur vervolgens aan via de methode van je voorkeur, of dat nu e-mail, een facturatieplatform of je boekhoudsoftware is. Follow-up met instructies voor betaling indien nodig.

Als je een facturatietool of -platform gebruikt, wordt het proces meestal geautomatiseerd. Klik gewoon op 'converteren naar factuur', bekijk de details en verzend.

Software voor facturatie gebruiken om conversie van offerteen te automatiseren

Met facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing kun je een offerte eenvoudiger omzetten in een factuur. Dit doet je als volgt:

• Gebruik Stripe om een offerte te maken die je klant vooraf de kosten laat zien. Dit is je offerte - hierin staat alles wat ze moeten weten over prijzen voordat ze zich vastleggen.

• Zodra je klant zich heeft gecommitteerd, kun je de offerte afronden in je Stripe Dashboard. Hiermee worden de gegevens vergrendeld, zodat je klaar bent voor de volgende stap zonder dat je informatie opnieuw hoeft in te voeren.

• Zet je definitieve offerte in Stripe om naar een factuur door op 'converteren naar factuur' te klikken.

• Stuur de factuur via e-mail naar je klant. Ze krijgen de factuur en de betalingsinstructies te zien.

Wat moet er op de factuur staan na het converteren van een offerte

Nadat je een offerte hebt omgezet in een factuur, is het goed om deze nogmaals te controleren en het volgende op te nemen:

• Factuurnummer: Wijs een uniek factuurnummer toe. Dit helpt jou en de klant om de transactie te volgen.

• Klantgegevens: Controleer of de naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), adres en contactgegevens van de klant kloppen.

• Gespecificeerde lijst van producten of diensten: Vermeld elk product of elke dienst naast beschrijvingen, aantallen en individuele prijzen.

• Totaal verschuldigd bedrag Tel de kosten bij elkaar op, inclusief toepasselijke belastingen, toeslagen of kortingen.

• Betalingstermijnen: Vermeld duidelijk de betalingstermijnen, inclusief de vervaldatum en kosten voor te late betaling, indien van toepassing.

• Geaccepteerde betaalmethoden: Vermeld de beschikbare betalingsopties (bijv. creditcard, bankoverschrijving) zodat je klanten weten hoe ze moeten betalen.

• Opmerkingen of speciale instructies: Zijn er laatste gegevens of herinneringen, zoals instructies voor levering en links om bestanden te downloaden, voeg deze dan toe.

Omgaan met prijswijzigingen tussen offerte en factuur

Bedrijven moeten prijswijzigingen tussen offertes en facturen duidelijk communiceren. Ga als volgt om met prijswijzigingen om te gaan:

• Houd de klant vroegtijdig op de hoogte: Zodra je weet dat een prijswijziging nodig is, hetzij vanwege wijzigingen in omvang, materialen of andere factoren, neem je contact op met de klant. Leg uit waarom de kosten afwijken van de offerte, zodat ze niet verbaasd zijn als ze de factuur zien.

• Herzie de offerte: Als het werk nog niet is begonnen, kun je de oorspronkelijke offerte aanpassen aan de nieuwe kosten. Op deze manier zal de offerte nog steeds accuraat zijn en kan deze dienen als een duidelijke referentie voor de uiteindelijke factuur.

• Documentwijzigingen in de factuur: Voeg een korte opmerking over de wijzigingen toe bij het maken van de factuur, zoals 'bijgewerkte prijzen op basis van extra aangevraagde materialen' en 'kostenaanpassing voor extra uren'.

• Voeg een regel "wijzig volgorde" of "aanpassing" toe: Als slechts een deel van de offerte is gewijzigd, overweeg dan om een regelitem met het label 'Correctie' of 'Bestelling wijzigen' toe te voegen aan de factuur. Hiermee kunnen de extra kosten afzonderlijk van de oorspronkelijke items worden weergegeven om te verduidelijken wat er is toegevoegd of gewijzigd.

• Bevestig goedkeuring voor verzending: Als de prijsverhoging aanzienlijk is, bevestig dan dat de klant akkoord gaat met het nieuwe totaal voordat je de eindfactuur verstuurt. Zo kun je geschillen later voorkomen.

• Wees transparant over kortingen of kwijtgescholden kosten: Als je hebt besloten geen kosten in rekening te brengen om de verandering te compenseren, vermeld deze dan als kortingen op de factuur. Dit helpt het proces transparant te houden en toont goodwill.

Veelgemaakte fouten bij het omzetten van offertes naar facturen

Bij het omzetten van offertes naar facturen kunnen fouten leiden tot verwarring, betalingsachterstanden of gespannen klantrelaties. Hier zijn veelvoorkomende fouten die je kunt vermijden:

• Belangrijke details weglaten: Zorg ervoor dat alle informatie uit de offerte wordt overgedragen naar de factuur. Ontbrekende details, zoals itembeschrijvingen, aantallen en overeengekomen prijzen, kunnen de klant in verwarring brengen en leiden tot betalingsvertragingen.

• Niet bijwerken voor wijzigingen in de scope: Als de omvang of het tarief van het project zijn gewijzigd, werk de factuur dan bij zodat deze aanpassingen duidelijk zichtbaar zijn. Als je dit nalaat, kan dit leiden tot discrepanties en geschillen wanneer de klant de factuur beoordeelt.

• Goedkeuring van de klant overslaan bij aanpassingen: Voordat je een offerte met extra kosten converteert, moet je ervoor zorgen dat je de expliciete goedkeuring van de klant heeft. Dit voorkomt onverwachte kosten op de factuur, die het vertrouwen van de klant kunnen schaden en de betaling kunnen vertragen.

• Met hetzelfde documentnummer: Wijs altijd een uniek factuurnummer toe. Het gebruik van hetzelfde nummer als dat van de offerte kan aan beide kanten problemen opleveren met het bijhouden en bijhouden van gegevens. Het gebruik van unieke nummers helpt ook bij nauwkeurige rapportage en auditing.

• Weglaten van betalingstermijnen: Als de betaalvoorwaarden niet in de offerte zijn opgenomen, zorg er dan voor dat deze duidelijk op de factuur zijn vermeld. Ontbrekende informatie zoals vervaldatums, kosten voor te late betaling en geaccepteerde betaalmethoden kan de verwerking vertragen.

• Niet controleren op nauwkeurigheid: Simpele fouten zoals typefouten in prijzen, onjuiste hoeveelheden en verkeerde belastingberekeningen kunnen leiden tot heen-en-weer met de klant. Controleer alles op de factuur voordat je deze verzendt.

• Vergeten kortingen of credits toe te voegen: Als je kortingen hebt aangeboden, geen kosten hebt gegeven of kredieten hebt toegepast, zorg er dan voor dat deze aanpassingen op de factuur worden vermeld. Hiermee laat je zien dat je de afspraken die je tijdens de ramingsfase hebt gemaakt, bent nagekomen.