Lorsque vous dirigez une entreprise, la conversion d'un devis en facture est une tâche quotidienne qui peut faire ou défaire votre flux de trésorerie. Vous avez présenté les coûts à votre client qui les a validés. Il est temps de transformer ce devis en facture pour vous faire payer.

La plupart des processus de création de devis et de factures s'effectuent désormais en ligne, et le taux de croissance annuel composé (TCAC) du marché de la facturation numérique devrait dépasser 22 % de 2023 à 2031. Nous allons vous montrer comment convertir un devis en factures formelles, que vous le fassiez vous-même ou à l'aide d'un logiciel de facturation comme Stripe Invoicing.

Sommaire

• Quelle est la différence entre un devis et une facture ?
  
• Quel est le bon moment pour convertir un devis en facture ?
  
• Convertir un devis en facture
  
• Utiliser un logiciel de facturation pour automatiser la conversion des devis
  
• Éléments à inclure dans la facture issue de la conversion d'un devis
  
• Gérer les différences tarifaires entre le devis et la facture
  
• Erreurs courantes à éviter lors de la conversion d'un devis en facture
  

Quelle est la différence entre un devis et une facture ?

Un devis est un document qui donne un aperçu des coûts potentiels liés à un bien ou un service et remis avant sa fourniture. Il permet d'aider les clients à décider s'ils veulent le produit en leur fournissant une évaluation de la contrepartie financière. Vous pouvez modifier un devis si la portée du projet évolue.

Une facture est une demande de paiement qui est envoyée après le commencement d'une prestation ou la fourniture de biens. Elle détaille les coûts finaux, y compris les taxes ou les réductions, et énonce les conditions de paiement (p. ex., les dates d'échéance et les moyens de paiement). C'est une sorte de facture officielle qui conclut la transaction.

Quel est le bon moment pour convertir un devis en facture ?

Vous devez convertir un devis en facture une fois que le travail est terminé ou que les marchandises sont prêtes à être livrées. Si vous fournissez un service, attendez que le travail soit terminé et approuvé par le client. Pour les produits physiques, attendez que les articles soient emballés et prêts à être expédiés ou enlevés. Confirmez ensuite toute modification apportée au devis initial afin que la facture reflète fidèlement les coûts finaux.

Convertir un devis en facture

Pour convertir un devis en facture, vérifiez d'abord les articles ou services, les quantités et les coûts du devis pour vous assurer qu'ils correspondent à ce qui a été livré. Si des modifications ont été apportées en cours de projet, tenez-en compte dans la facture. Vérifiez ensuite que tous les coûts figurant sur le devis sont exacts et incluent les taxes, les réductions ou les frais supplémentaires.

Une fois les chiffres vérifiés, remplacez le nom du document « Devis » par « Facture » et ajoutez un numéro de facture unique. Ajoutez les conditions de paiement (p. ex., la date d'échéance et les moyens de paiement) afin que le client sache quand et comment payer. Ensuite, envoyez la facture par le moyen de votre choix : e-mail, plateforme de facturation, logiciel de comptabilité, etc. Transmettez ensuite des instructions de paiement, si nécessaire.

Si vous utilisez un outil ou une plateforme de facturation, le processus est généralement automatisé. Il vous suffit de cliquer sur « convertir en facture », de vérifier les détails et d'envoyer.

Utiliser un logiciel de facturation pour automatiser la conversion des devis

Les logiciels de facturation tels que Stripe Invoicing peuvent faciliter la conversion d'un devis en facture. Voici comment procéder :

• Utilisez Stripe pour établir un devis qui indique à votre client les coûts à l'avance. Il s'agit de votre devis : il indique au client toutes les informations dont il a besoin au sujet des tarifs avant de s'engager.

• Une fois que votre client accepte les conditions, vous pouvez finaliser le devis dans votre Dashboard Stripe. Les informations étant enregistrées, vous pouvez passer à l'étape suivante sans avoir à saisir à nouveau les informations.

• Convertissez votre devis finalisé en facture dans Stripe en cliquant sur « Convertir en facture ».

• Envoyez la facture à votre client par e-mail. Votre client aura accès à la facture et aux instructions de paiement.

Éléments à inclure dans la facture issue de la conversion d'un devis

Après avoir converti un devis en facture, vous devez vérifier et inclure les éléments suivants :

• Numéro de facture : attribuez un numéro de facture unique. Cela vous permet, à vous et au client, d'assurer un suivi de la transaction.

• Informations client : vérifiez si le nom, le nom de l'entreprise (le cas échéant), l'adresse et les coordonnées du client sont exacts.

• Liste détaillée des produits ou services : indiquez chaque produit ou service ainsi que sa description, sa quantité et son tarif propres.

• Montant total dû : additionnez les coûts, y compris les taxes, frais et réductions applicables.

• Conditions de paiement : énoncez clairement les modalités de paiement, y compris la date d'échéance et les frais de retard, le cas échéant.

• Moyens de paiement acceptés : indiquez les options de paiement disponibles (p. ex., carte de crédit, virement bancaire) afin que vos clients sachent comment payer.

• Remarques ou instructions spéciales : ajoutez les éventuels détails finaux ou rappels nécessaires, p. ex. des instructions de livraison et des liens pour télécharger des fichiers.

Gérer les différences tarifaires entre le devis et la facture

Les entreprises doivent communiquer avec clarté les différences tarifaires entre les devis et les factures. Voici comment les gérer :

• Informer le client à l'avance : dès que vous savez qu'un changement de tarif est nécessaire, que ce soit en raison d'un changement de portée ou de matériaux, ou d'autres facteurs, contactez le client. Expliquez-lui pourquoi le coût est différent du devis afin d'éviter qu'il soit surpris en recevant la facture.

• Réviser le devis : si les travaux n'ont pas commencé, vous pouvez modifier le devis initial pour tenir compte nouveaux coûts. De cette façon, le devis sera toujours exact et pourra servir de référence fiable pour la facture finale.

• Documenter les modifications apportées à la facture : ajoutez à la facture une remarque succincte concernant les modifications, p. ex. « mise à jour de la tarification en fonction des matériaux supplémentaires demandés » et « ajustement des coûts du fait des heures supplémentaires ».

• Ajouter une ligne « ordre de modification » ou « ajustement » : si seule une partie du devis a changé, vous pouvez ajouter un poste intitulé « Ajustement » ou « Ordre de modification » dans la facture. Cela permet d'afficher les frais supplémentaires séparément des éléments d'origine afin de préciser ce qui a été ajouté ou modifié.

• Confirmer l'approbation avant d'envoyer : si l'augmentation de tarif est importante, assurez-vous que le client accepte le nouveau total avant d'envoyer la facture finale. Vous éviterez ainsi d'éventuels litiges.

• Faire preuve de transparence au sujet des réductions ou des frais offerts : si vous avez décidé de renoncer à certains frais pour compenser la modification, indiquez-les sous forme de réductions sur la facture. Ce geste permet de maintenir la transparence du processus et de démontrer votre bonne volonté.

Erreurs courantes à éviter lors de la conversion d'un devis en facture

Lors de la conversion d'un devis en facture, certaines erreurs peuvent donner lieu à des malentendus, à des retards de paiement ou à des relations tendues avec les clients. Voici les erreurs courantes à éviter :

• Omettre des détails importants : assurez-vous que toutes les informations du devis sont reportées sur la facture. Des détails manquants, tels que la description des articles, les quantités et les prix convenus, peuvent semer la confusion chez le client et entraîner des retards de paiement.

• Omettre une mise à jour liée à une modification de portée : si la portée ou la tarification du projet a changé, mettez à jour la facture pour refléter clairement ces ajustements. Si vous oubliez de le faire, des divergences et des litiges risquent de survenir lors de la vérification de la facture par le client.

• Ignorer l'approbation du client lors des ajustements : avant de convertir un devis avec des frais supplémentaires, assurez-vous d'avoir l'accord explicite du client. Vous éviterez ainsi de faire une mauvaise surprise à vos clients, ce qui peut éroder leur confiance et retarder le paiement.

• Utiliser le même numéro de document : attribuez toujours un numéro de facture unique. L'utilisation du même numéro que celui du devis peut créer des problèmes de suivi et de comptabilité des deux côtés. L'utilisation de numéros uniques permet également de renforcer la précision des rapports et des vérifications.

• Oublier les modalités de paiement : si les modalités de paiement ne figuraient pas dans le devis, assurez-vous qu'elles sont clairement définies sur la facture. Des informations manquantes telles que les dates d'échéance, les frais de retard et les moyens de paiement acceptés peuvent retarder le traitement.

• Ne pas vérifier l'exactitude : de simples erreurs telles que des fautes de frappe dans les tarifs, des quantités incorrectes et des erreurs liées au calcul des taxes peuvent entraîner des échanges inutiles avec le client. Vérifiez tous les éléments de la facture avant de l'envoyer.

• Oublier d'ajouter des réductions ou des avoirs : si vous avez proposé des réductions ou des frais gratuits, ou appliqué des avoirs, assurez-vous que ces ajustements figurent sur la facture. Cela montre que vous avez respecté les accords conclus lors de la phase de devis.