ビジネスを運営している場合、見積書を請求書に変換することは日常的な作業であり、キャッシュフローに大きく影響する可能性があります。費用の概要を提示し、クライアントから了承を得たら、その見積書を請求書に変換して、支払いを受けられるようにします。

見積書や請求書作成のほとんどのプロセスがオンラインに移行しており、デジタル請求書市場の年平均成長率 (CAGR) は 2023 年から 2031 年にかけて 22% を超えると予想されています。以下では、見積書を正式な請求書に変換する方法について、ご自身で行う場合と、Stripe Invoicing などの請求ソフトウェアを使用する場合とに分けて説明します。

この記事の内容

• 見積書と請求書の違いは何ですか？
  
• 見積書を請求書に変換するタイミングは？
  
• 見積書を請求書に変換する方法
  
• 請求書作成ソフトウェアを使用して見積書の変換を自動化する方法
  
• 見積書から変換した後の請求書に含める内容
  
• 見積書と請求書との間における価格の違いを処理する方法
  
• 見積書を請求書に変換する際に避けるべき一般的な間違い
  

見積書と請求書の違い

見積書は、作業開始前の、商品またはサービスに関する潜在的な費用の概要です。顧客が商品に支払うことになる金額を示すことで、商品を購入したいかどうかを判断できるようにすることを目的としています。プロジェクトの範囲が変わった場合は、見積書を調整できます。

請求書は、支払いを求めるものであり、作業が完了した後、または商品が配達された後に送信されます。税金や割引を含む最終的な費用の詳細と、支払い条件 (期日、支払い方法など) が記載されています。これは、取引を完了させる正式な請求書と考えてください。

見積書を請求書に変換するタイミング

作業が完了した後、または商品を納入する準備ができたら、見積書を請求書に変換する必要があります。サービスを提供する場合は、作業が完了し、顧客が承認するまで待ちます。物理的な商品の場合は、商品が梱包され、配送または集荷の準備が整うまで待ちます。次に、元の見積書の調整内容を確認して、請求書に最終的な費用が正確に反映されるようにします。

見積書を請求書に変換する方法

見積書を請求書に変換するには、まず見積書の品目またはサービス、数量、および費用を再確認して、納品内容と一致していることを確かめます。プロジェクト中に変更が加えられた場合は、これらの詳細を更新します。次に、見積書のすべての費用が正確であり、税金、割引、または追加手数料が含まれていることを確認します。

番号を確認したら、書類のタイトルを「見積書」から「請求書」に更新し、一意の請求書番号を追加します。支払い条件 (期日、支払い方法など) を追加して、顧客が支払い方法と支払い時期を把握できるようにします。その後、メール、請求プラットフォーム、会計ソフトウェアなど、任意の方法で請求書を配信します。必要に応じて、支払いの手順をフォローアップします。

請求ツールやプラットフォームを使用している場合は、通常、プロセスが自動化されます。「請求書に変換」をクリックし、詳細を確認して送信するだけです。

請求書作成ソフトウェアを使用して見積書の変換を自動化する方法

Stripe Invoicing などの請求書作成ソフトウェアを使用すると、見積書を請求書に簡単に変換できます。方法は次のとおりです。

• Stripe を使用して、顧客に事前に費用を提示する見積書を作成します。この見積書には、顧客が購入を決定する前に知っておくべき価格に関するすべての情報が含まれます。

• 顧客が購入を決定したら、Stripe ダッシュボードで見積書を確定できます。これにより詳細が固定されるため、情報を再入力しなくても次のステップに進むことができます。

• 「請求書に変換」をクリックして、確定した見積書を Stripe の請求書に変換します。

• 請求書をメールで顧客に送信します。請求書と支払い手順が表示されます。

見積書から変換した後の請求書に記載する内容

見積書を請求書に変換した後、内容を再確認して以下を含める必要があります。

• 請求書番号: 一意の請求書番号を割り当てます。これは、貴社と顧客が取引を追跡するのに役立ちます。

• 顧客情報: 顧客の名前、ビジネス名 (該当する場合)、住所、連絡先情報が正確であることを確認してください。

• 商品またはサービスの項目別リスト: 商品またはサービスごとに説明、数量、個別の価格を加えて記載します。

• 総額: 適用される税金、手数料、割引などの費用を合計します。

• 支払い条件: 該当する場合は、期日や延滞料など、支払い条件を明確に記載します。

• 利用可能な支払い方法: 利用可能な支払いオプション (クレジットカード、銀行振込など)を記載して、顧客が支払い方法を把握できるようにします。

• 注意事項または特別な説明: 最終的な詳細や注意事項 (納品に関する説明やファイルのダウンロードリンクなど) がある場合は、追加します。

見積書と請求書との間における価格の違いを処理する方法

事業者は、見積書と請求書の間における価格の違いを明確に伝える必要があります。価格の変更を管理する方法は次のとおりです。

• 早めに顧客に最新情報を伝える: 対象範囲、材料、その他の要因の変更により、価格の変更が必要であることがわかったら、すぐに顧客に連絡します。費用が見積書と異なる理由を説明し、請求書を見ても驚かないようにします。

• 見積書を修正する: 作業が開始されていない場合は、新しい費用を反映するように元の見積書を調整できます。こうすることで、見積書は正確な内容を維持することができ、最終的な請求書の参考として役立ちます。

• 請求書に変更内容を記載する: 請求書の作成時に、「要求された材料に基づいて価格を更新」や「追加時間の発生に伴う費用調整」など、変更に関する簡単なメモを含めます。

• 「注文変更」または「調整」の行を追加する: 見積書の一部のみが変更された場合は、請求書に「調整」または「変更注文」という項目でラインアイムを追加することを検討します。これにより、元のアイテムとは別に追加料金を表示し、何が追加または変更されたかを明確にすることができます。

• 送信前に承認を確認する: 値上げ幅が大きい場合は、最終的な請求書を送信する前に、顧客が新しい合計金額に同意していることを確認します。これにより、不審請求の申請の発生を防ぐことができます。

• 割引や手数料の免除を明確にする: 変更の相殺のために手数料を免除する場合は、請求書に割引として表示します。これにより、プロセスの透明性が保たれ、善意を示すことができます。

見積書を請求書に変換する際に避けるべきよくある間違い

見積書を請求書に変換する際、間違いがあると混乱、支払いの遅延、または顧客関係の悪化につながる可能性があります。回避すべき一般的なエラーは次のとおりです。

• 重要な詳細を省略する: 見積書のすべての情報が請求書に引き継がれるようにします。アイテムの説明、数量、合意された価格などの詳細が不足していると、クライアントを混乱させ、支払いの遅延につながる可能性があります。

• 対象範囲が変更されたにもかかわらず、内容を更新していない: プロジェクトの範囲や価格が変更された場合は、これらの調整を明確に反映するように請求書を更新します。これを怠ると、クライアントが請求書を確認する際に食い違いや不審請求の申請が発生する可能性があります。

• 調整に関するクライアントの承認を省略する: 追加料金を含む見積書を変換する前に、必ずクライアントから明確な承認を得ます。これにより、請求書に予期しない料金が加わることを避け、クライアントの信頼に影響を与えたり、支払いが遅れたりすることを防げます。

• 同じ文書番号を使用する: 必ず一意の請求書番号を割り当てます。見積書と同じ番号を使用すると、両者で追跡と記録管理に関する問題が発生する可能性があります。一意の番号を使用すると、正確なレポートと監査にも役立ちます。

• 支払い条件を省略する: 支払い条件が見積書にない場合は、請求書で明確に定義する必要があります。期日、延滞料、利用可能な支払い方法などの情報が不足していると、処理が遅れる可能性があります。

• 内容が正確か確認していない: 価格の誤字脱字、数量の誤り、税金の計算ミスなどの単純なミスがあると、クライアントと何度もやり取りしなければならなくなる可能性があります。請求書を送信する前に、請求書の内容をすべて確認します。

• 割引やクレジットの追加を忘れる: 割引、手数料の免除、またはクレジットを適用した場合は、これらの調整が請求書に含まれていることを確認します。こうすることで、見積もり段階で合意した内容を遵守したことが伝わります。