請求書はビジネスの運営においてほんの一部のように思えるかもしれませんが、詳細を適正にしておくことは、顧客を満足させ、会計業務をスムーズにするために重要です。経験豊富な財務担当者も、新しいビジネスオーナーも、請求書に何を記載すべきかを把握しておけば、誤解を避け、支払いをスピーディーにし、顧客とのやり取りを最小限に抑えるのに役立ちます。

以下では、請求書の詳細について説明します。「送信済み」から「支払い済み」までの時間を短縮するためのヒント、調整、戦術、またその途中で生じる疑問など、テンプレートにとどまらない内容をご紹介します。タイムリーな支払いを促す柔軟な条件の設定から、税金や割引情報の追加まで、あらゆることをカバーします。

この記事の内容

• どの請求書にも記載するべき基本情報
  
• アイテムの説明とラインアイテムを明記する方法
  
• 請求書に支払い条件を表示する方法
  
• 請求書に税金と割引情報を追加する方法
  
• 請求書に連絡先情報を記載するべき理由
  
• 請求書に注記または備考を追加する方法
  
• 請求書で避けるべきよくある誤り
  

どの請求書にも記載するべき基本情報

どの請求書にも、以下の詳細を含めるべきです。

• 請求書番号: 追跡を簡単にするための一意の識別番号です。

• 発行日: 請求書を作成した日付です。

• 期日: 支払いが見込まれる日付です。

• 売り手の情報: ビジネス名、住所、連絡先情報、納税者番号 (該当する場合) です。

• 買い手の情報: 受取人のビジネス名または個人名、住所、連絡先情報です。

• 製品・サービスのアイテム別リスト: 各種商品・サービスのリストと、簡単な説明、数量、料金、合計額です。

• 小計: 課税前または割引前のすべての商品・サービスの合計額です。

• 税金: 税率や税額など、適用される税金です。

• 割引または調整: 小計に適用される割引や追加料金です。

• 合計請求額: 最終的な請求額です。

• 支払い条件: 支払い方法、延滞料、罰則に関する情報 (該当する場合) です。

アイテムの説明とラインアイテムを明記する方法

請求書に説明と具体的なアイテムを明記すると、顧客に請求額をすばやく確認してもらうのに役立ちます。この追加情報を記載しておくことで、照会を求められることが減り、より迅速に支払いを受け取れます。ここでは、請求書をできるだけ分かりやすいものにするためのヒントを、いくつかご紹介します。

• 具体的に説明する: 曖昧な言葉は避けてください。簡潔明瞭に、それでいて詳しく説明します。たとえば、「コンサルティング」と書く代わりに、「広告キャンペーン計画のためのマーケティングコンサルティング 2 時間」と書きます。

• 一貫性のある命名規則を使用する: リピーターがいる場合は、どの請求書でも製品名・サービス名に一貫性を持たせてください。これにより、顧客は追跡と照合を容易に行えます。

• 単位と数量を追加する: 各アイテムの数量と単位 (時間、個数、パックなど) を指定します。たとえば、「ウェブ開発 5 時間」や「文房具 10 パック」などと書きます。

• 日付またはサービス期間を含める: 時間ベースのサービスの場合は、日付範囲または期間を記載します (例: 「サービス設計 2024 年 10 月 1 日～ 15 日」)。

• 複雑なサービスは細分化する: サービスに複数のステップが含まれる場合は、「初回相談 (1 時間)」、「設計ドラフトの作成」、「最終改訂」など、複数のラインアイテムに分けることを検討してください。

• アイテムコードを使用する (任意): アイテムコードまたは商品番号を用いるシステムがある場合は、簡単に相互参照できるようにそのコード・番号を記載します。

請求書に支払い条件を表示する方法

顧客が知っておくべき支払い条件を請求書に記載します。合計請求額の近くに別のセクションを設けて、「支払い条件」または「規約」というタイトルを付けてください。このセクションに、以下を記載します。

• 正確な支払期日 (例: 「支払い期限 2024 年 11 月 30 日まで」)。「Net 30」などの曖昧な用語は、顧客が必ず理解できると分かっている場合を除き、避けてください。

• 利用可能な支払い方法 (銀行振込、クレジットカード、デジタルウォレットなど)。特定の支払い方法に追加料金が発生する場合は、その旨も明記します。

• 延滞料または罰則 (利率および適用される時期)(例: 「期日を超過した未払い残高には、月額 1.5% の延滞料が適用されます」)。

• 早期支払い割引 (例: 10 日以内に支払われた場合は 2% 割引)。

• 支払いに関する問題や質問を担当する連絡先の情報 (メールアドレスや電話番号など)。

• 最少金額や関連手数料など、分割払いのポリシー。

請求書に税金と割引情報を追加する方法

すべての請求書に、税率と適用される割引に関する情報を記載するべきです。これを適正に行う方法は、以下のとおりです。

• 小計のすぐ後に割引を表示する: 割引を提供する場合は、小計のすぐ下に「10% 割引」や「リピーター割引」などの簡単な説明を付けて表示します。顧客は最終的な合計を見る前に、どれだけ節約できたかを知ることができます。

• 税金の内訳を表示する: 税金が適用される場合は、「売上税 (10%)」のように、特定の税率と金額の行を追加します。顧客が税金の計算方法を確認するのに役立ちます。

• 非課税アイテムを明記する (必要に応じて): 一部の商品が課税対象とならない場合 (ある場所でのサービスなど) は、これらの商品に「非課税」のマークを付けるか、個別に表示します。

• 合計請求額を目立たせる: 割引と税金を組み入れた後、最後に合計請求額をはっきりと目立せます。これは最も重要な数値です。

• 納税者番号を記載する (必要に応じて): 自身または顧客の記録に納税者番号を含める必要がある場合は、納税者番号を税務情報の近くに記載してください。これは、公式文書の場合に役立ちます。

• 海外の税金を含める: 海外の顧客に請求する場合は、付加価値税 (VAT)、物品サービス税 (GST)、またはその他の地方税の行を追加することを検討してください。

請求書に連絡先情報を記載するべき理由

顧客によっては、料金、割引、税金についてちょっと確認したいという問い合わせがあるかもしれません。請求書に連絡先情報を記載しておけば、問い合わせ方がはっきり分かりますので、疑問を迅速に解決できます。

また、特定の連絡先 (名前、メールアドレス、電話番号など) が記載された請求書は、より完成度が高く、顧客にとって使いやすいものです。つまりサポートの準備が整っており、何か問題があっても対応可能であることが分かるため、顧客は安心します。

請求書に注記または備考を追加する方法

請求書に注記または備考を追加すると、特に詳細について念を押したり、気配りを演出したりという必要がある場合に役立ちます。これを効果的に行う方法は、以下のとおりです。

• 専用セクションを作成する: 合計請求額の後、請求書の下部に「注記」または「備考」とラベル付けした小セクションを追加します。ここなら顧客の目に触れやすく、メインの請求内容からは離れています。

• 親しみやすい語句を使う: 備考を記載する場合は、親しみやすく分かりやすい口調で記述してください。たとえば、「上記の内訳について不明な点がございましたらお問い合わせください」や「お取引ありがとうございます。またのご利用をお待ちしております」などです。

• 支払い手順を追加する (必要に応じて): 特定の支払い手順がある場合 (推奨される方法または銀行口座の詳細など) は、ここに記載できます。

• プロジェクトやサービスの経過について言及する: 請求書が特定のプロジェクトの経過やフェーズに関連する場合は、このセクションにその要約を記載します。たとえば、「本書はフェーズ 1: 初期計画と設計に対応する請求書になります」などです。

• 割引や延滞料を含める: 早期支払いの割引や支払い遅れの延滞料がある場合は、分かりやすいリマインダーをここに追加できます。たとえば、「10 日以内に支払うと 5% の割引が適用されます」や「期日を過ぎた支払いには延滞料がかかる場合がありますのでご注意ください」などです。

• 気配りで仕上げる: 必要に応じて、短いお礼や感謝のメッセージを追加します。たとえば、「弊社をご用命くださいましてありがとうございました。今後もお仕事をご一緒させていただけましたら幸いです」などと記します。

請求書で避けるべきよくある誤り

請求書の詳細に誤りがあると、支払いが遅れ、顧客を苛立たせる可能性があります。ここでは、ビジネスの請求書を作成する際に注意すべきよくある誤りをいくつか紹介します。

• 請求日の記載がない: 請求書に日付を記載することで、顧客は支払い期間がいつ開始するかを把握できます。

• 期日の記載がない: 期日を記載することで、顧客は支払うべきタイミングを正確に知ることができます。

• 料金の説明が曖昧である: 「提供したサービス」や「物品」といった説明では、顧客が混乱する可能性があります。やり取りを最小限に抑えるため、具体的に記します。

• 連絡先情報の記載がないまたは正しくない: 質問があるのに問い合わせできない場合、顧客からの支払いが遅れる可能性があります。連絡先情報が正確で、請求書を見てすぐに分かるかを確認します。

• 支払い情報の記載がない: 受け付ける支払いの種類や請求する延滞料を記載しないと、顧客を混乱させる可能性があります。前もって支払い情報を明確にすることで、後で受ける質問を減らすことができます。

• 計算のエラー: 計算に誤りがあると、支払い不足になったり、請求書の再発行が必要になったりする可能性があります。これらの数値を見直して、記載されている金額を確認してください。

• 番号体系が紛らわしい: 請求書番号が無作為である、または番号付けに一貫性がない場合、あなたもあなたの顧客にとっても追跡が困難になります。シンプルな採番システム (INV-001、INV-002など) を用いると、すべての整理に役立ちます。