Als je een bedrijf voert, lijken facturen misschien maar een klein onderdeel van de bedrijfsvoering. Om de details juist te krijgen is het belangrijk om je klanten tevreden te houden en de boekhouding makkelijker te maken. Of je nu een doorgewinterde financiële professional bent of een nieuwe bedrijfseigenaar, als je uitzoekt wat er op een factuur moet staan, kun je misverstanden voorkomen, betalingen versnellen en het heen-en-weer met klanten tot een minimum beperken.

Hieronder bespreken we factuurgegevens die verder gaan dan sjablonen, met tips, tweaks en tactieken die de tijd tussen 'verzonden' en 'betaald' kunnen verkorten en het aantal vragen kunnen verlagen. We behandelen alles, van het opstellen van flexibele voorwaarden die tijdige betaling aanmoedigen tot het toevoegen van belasting- en kortingsinformatie.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke basisgegevens moeten op elk factuur worden opgenomen?
  
• Duidelijke itembeschrijvingen en regelitems opnemen
  
• Betalingsvoorwaarden op een factuur weergeven
  
• Belasting- en kortingsinformatie toevoegen aan factuurgegevens
  
• Waarom contactgegevens opnemen voor facturen
  
• Opmerkingen of speciale instructies toevoegen aan factuurgegevens
  
• Te vermijden veelvoorkomende fouten in facturen
  

Welke basisgegevens moeten op elk factuur worden opgenomen?

Op elke factuur moet de volgende gegevens zijn opgenomen:

• Factuurnummer: een unieke identificatiecode voor eenvoudig volgen.

• Uitgiftedatum: wanneer de factuur is gegenereerd.

• Vervaldatum: de datum waarop de betaling wordt verwacht.

• Informatie van de verkoper: je bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en belasting-ID, indien van toepassing.

• Informatie van de koper: de naam, het adres en de contactgegevens van het bedrijf van de ontvanger of de particulier.

• Gespecificeerde lijst van producten of diensten: een lijst van elk item of elke dienst met een korte beschrijving, hoeveelheid, tarief en totaalprijs.

• Subtotaal: het totaal van alle items of diensten, vóór belastingen of kortingen.

• Belastingen: alle van toepassing zijnde belastingen, inclusief belastingtarieven en -bedragen.

• Kortingen of aanpassingen: eventuele kortingen of extra kosten die op het subtotaal worden toegepast.

• Totaal verschuldigd bedrag het uiteindelijk te betalen bedrag.

• Betalingstermijnen: informatie over betaalmethoden, kosten voor te late betaling of boetes, indien van toepassing.

Duidelijke itembeschrijvingen en regelitems opnemen

Gebruik duidelijke beschrijvingen en specifieke regelitems op je factuur zodat klanten snel inzicht krijgen in de kosten. Door deze extra gegevens te verstrekken, hoef je geen verduidelijking meer te geven en word je betaald. Hieronder vind je enkele tips om je factuur zo volledig mogelijk te maken:

• Wees specifiek met beschrijvingen: Vermijd vage termen. Geef in plaats daarvan beknopte maar gedetailleerde uitleg. In plaats van 'consulting' te schrijven, vermeld je bijvoorbeeld '2 uur marketingadvies voor het plannen van advertentiecampagnes'.

• Gebruik consistente naamgevingsconventies: Als je terugkerende klanten hebt, zorg er dan voor dat de namen van producten of diensten consistent blijven op alle facturen. Dit maakt het volgen en matchen voor klanten gemakkelijker.

• Voeg eenheden en hoeveelheden toe: Geef hoeveelheden en eenheden (bijvoorbeeld uren, stuks, pakken) op voor elk item. Schrijf bijvoorbeeld '5 uur webontwikkeling' of '10 pakken briefpapier'.

• Vermeld datum of dienstperiode: neem voor op tijd gebaseerde diensten het datumbereik of de periode op (bijvoorbeeld 'ontwerpdiensten van 1 tot 15 oktober 2024').

• Splits complexe diensten op: als een dienst uit meerdere stappen bestaat, kun je overwegen deze op te splitsen in regelitems, bijvoorbeeld 'eerste consult (1 uur)', 'ontwerpconcept maken' en 'eindrevisies'.

• Gebruik een itemcode (optioneel): als je een systeem hebt met itemcodes of productnummers, voeg deze dan toe om kruisverwijzingen gemakkelijker te maken.

Betalingsvoorwaarden op een factuur weergeven

Neem alle betalingsvoorwaarden op je factuur op die je klanten moeten kennen. Vermeld ze in een aparte sectie met de titel 'Betalingsvoorwaarden' of 'Algemene voorwaarden'. nabij het totale verschuldigde bedrag. Dit is wat deze sectie zou moet bevatten:

• De exacte vervaldatum (bijvoorbeeld 'Betaling verschuldigd op 30 november 2024'). Vermijd vage termen zoals "netto 30 dagen", tenzij je zeker weet dat de klant het zal begrijpen.

• Geaccepteerde betaalmethoden (bijvoorbeeld bankoverschrijving, creditcard, digitale wallet). Geef aan of er extra kosten in rekening worden gebracht voor bepaalde betaalmethoden.

• Eventuele kosten of boetes voor te late betaling, inclusief het tarief en wanneer het van toepassing is (bijvoorbeeld 'Kosten voor te late betaling van 1,5% per maand is van toepassing op elk uitstaand saldo na de vervaldatum').

• Eventuele kortingen voor vroegtijdige betaling (bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen).

• Contactgegevens, zoals een e-mailadres of telefoonnummer, voor problemen met of vragen over betalingen.

• Eventueel beleid inzake gedeeltelijke betalingen, met inbegrip van minimumbedragen of bijbehorende kosten.

Belasting- en kortingsinformatie toevoegen aan factuurgegevens

Elke factuur moet informatie bevatten over belastingtarieven en toegepaste kortingen. Hieronder lees je de juiste manier:

• Vermeld kortingen direct na het subtotaal: Als je een korting aanbiedt, geef deze dan direct onder het subtotaal weer met een eenvoudige beschrijving zoals '10% korting' of 'korting voor terugkerende klanten'. Op die manier weet de klant hoeveel men bespaart voordat men het eindtotaal ziet.

• Splits de belasting uit: Als er belasting van toepassing is, voeg dan een regel toe met het specifieke tarief en het bedrag, zoals 'omzetbelasting (10%)'. Zo kunnen klanten zien hoe de belasting wordt berekend.

• Specificeer niet-belastbare items, indien nodig: als bepaalde items niet belastbaar zijn (zoals diensten in sommige plaatsen), markeer deze items dan als 'Vrijgesteld van belasting' of vermeld ze afzonderlijk.

• Verduidelijk het totale verschuldigde bedrag: Na rekening te hebben gehouden met kortingen en belasting, moet je ervoor zorgen dat het totale verschuldigde bedrag aan het einde duidelijk opvalt. Dit is het getal dat er het meest toe doet.

• Vermeld indien nodig je belasting-ID: Als je een belasting-ID-nummer moet opnemen voor je administratie of die van de klant, vermeld dit dan in de buurt van de belastinggegevens. Dit is handig voor officiële documentatie.

• Neem eventuele internationale belastingen op:Aals je een internationale klant factureert, overweeg dan om een regel toe te voegen over belasting toegevoegde waarde (btw), goods and services tax (GST) of andere lokale belastingen.

Waarom contactgegevens opnemen voor facturen

Sommige klanten hebben misschien snel opheldering nodig over bepaalde kosten, korting of belasting. Door contactgegevens op je factuur op te nemen, weten ze precies hoe ze contact met je kunnen opnemen, zodat vragen snel kunnen worden opgelost.

Een factuur met een specifiek contact (zoals een naam, e-mailadres en telefoonnummer) voelt ook gepolijster en klantvriendelijker aan. Het laat zien dat je klaar staat om te helpen en beschikbaar bent als er iets hersteld moet worden, wat klanten geruststelt.

Opmerkingen of speciale instructies toevoegen aan factuurgegevens

Het kan handig zijn om opmerkingen of speciale instructies aan een factuur toe te voegen, vooral als je gegevens wilt verduidelijken of een persoonlijk tint wilt toevoegen. Hieronder lees je hoe je dit effectief kunt doen:

• Maak een speciale sectie: Voeg onderaan de factuur een kleine sectie toe met het label 'Opmerkingen' of 'Speciale instructies' na het totaalbedrag. Dit maakt het gemakkelijk voor klanten om het te herkennen en houdt het gescheiden van de hoofdkosten.

• Gebruik vriendelijke taal: Als je speciale instructies toevoegt, schrijf ze dan op een vriendelijke, duidelijke manier. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: "Laat het ons weten als u vragen heeft over het bovenstaande overzicht!" of "Bedankt voor uw bestelling! We kijken ernaar uit om weer met u samen te werken."

• Voeg indien nodig betaalinstructies toe: Als je specifieke betaalstappen hebt (zoals een voorkeursmethode of bankrekeninggegevens), kun je die hier opnemen.

• Noem mijlpalen van het project of de dienst: Als de factuur betrekking heeft op specifieke mijlpalen of fasen van een project, kun je in deze sectie een overzicht opgeven. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 'Deze factuur heeft betrekking op fase 1: initiële planning en ontwerp."

• Vermeld eventuele kortingen of kosten voor te late betaling: Als er een korting is voor vroegtijde betaling of kosten voor te late betaling, kun je hier een vriendelijke herinnering toevoegen, zoals: "Profiteer van 5% korting als u binnen 10 dagen betaalt!" of "Houd er rekening mee dat er kosten voor te late betaling in rekening kunnen worden gebracht voor betalingen die na de vervaldatum worden gedaan."

• Rond af met een persoonlijke tint: Voeg indien nodig een kort bedankboodschap of een bericht van waardering toe. Er kan bijvoorbeeld staan: "We waarderen uw vertrouwen in ons en kijken ernaar uit om ons werk samen voort te zetten!"

Te vermijden veelvoorkomende fouten in facturen

Fouten in je factuurgegevens kunnen betalingen vertragen en klanten frustreren. Hieronder vind je enkele veelgemaakte fouten waar je op moet letten als je facturen maakt voor je bedrijf:

• Geen factuurdatum: door de datum op een factuur op te nemen, weten klanten wanneer het venster voor betaling begint.

• Geen vervaldatum: door de vervaldatum op te nemen, weten je klanten precies wanneer ze moeten betalen.

• Vage kostenbeschrijvingen: Omschrijvingen als 'geleverde diensten' en 'materialen' kunnen klanten in verwarring brengen. Wees specifiek om het heen-en-weer te minimaliseren.

• Ontbrekende of onjuiste contactgegevens: Als klanten geen contact met je kunnen opnemen met vragen, kunnen betalingen vertraging oplopen. Zorg ervoor dat je contactgegevens juist zijn en gemakkelijk te vinden zijn op de factuur.

• Geen betalingsinformatie: Het niet vermelden van de betalingstypen die je accepteert of eventuele kosten voor te late betalingen die je in rekening brengt, kan de klant in verwarring brengen. Verduidelijk betalingsinformatie van tevoren, zodat er later minder vragen worden gesteld.

• Berekeningsfouten: Eventuele fouten in je berekeningen kunnen leiden tot onderbetaling of de noodzaak om de factuur opnieuw uit te geven. Controleer de getallen nogmaals, zodat je zeker bent van het vermelde bedrag.

• Verwarrend nummeringssysteem: Willekeurige factuurnummers of inconsistente nummering kunnen het volgen voor jou en je klant moeilijk maken. Een eenvoudig, opeenvolgend systeem (bijvoorbeeld FACTUUR-001, FACTUUR-002) helpt om alles overzichtelijk te houden.