Rechnungen mögen wie ein kleiner Teil des Geschäftsbetriebs erscheinen, doch die richtigen Details sind wichtig, um Ihre Kundinnen und Kunden zufrieden zu stellen und die Buchhaltung zu vereinfachen. Gleich, ob Sie ein erfahrener Finanzexperte/eine erfahrene Finanzexpertin oder ein/e neue/r Geschäftsinhaber/in sind – wenn Sie wissen, was auf einer Rechnung stehen muss, können Sie Missverständnisse vermeiden, Zahlungen beschleunigen und das Hin und Her mit Kundinnen/Kunden möglichst gering halten.

Im Folgenden behandeln wir Rechnungsdetails, die über Vorlagen hinausgehen, mit Tipps, Optimierungen und Taktiken, die die Zeit zwischen „gesendet“ und „bezahlt“ verkürzen können, sowie die Fragen, die auf dem Weg dorthin gestellt werden. Wir behandeln alles, von der Festlegung flexibler Bedingungen, die eine rechtzeitige Zahlung fördern, bis hin zum Hinzufügen von Steuer- und Rabattinformationen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche grundlegenden Details muss jede Rechnung enthalten?
  
• So fügen Sie klare Artikelbeschreibungen und Einzelposten hinzu
  
• So weisen Sie Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung aus
  
• So fügen Sie Steuer- und Rabattinformationen zu Rechnungsdetails hinzu
  
• Warum Sie Kontaktinformationen für Rechnungen angeben müssen
  
• So fügen Sie Notizen oder spezielle Anweisungen in Rechnungsdetails hinzu
  
• Häufige Fehler, die in Rechnungen vermieden werden sollten
  

Welche grundlegenden Details muss jede Rechnung enthalten?

Folgende Angaben sollte jede Rechnung enthalten:

• Rechnungsnummer: Eine eindeutige Kennung für die einfache Nachverfolgung.

• Ausstellungsdatum: Wann die Rechnung erstellt wurde.

• Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Zahlung erwartet wird.

• Angaben zu Verkäufer/Verkäuferin: Der Name Ihres Unternehmens, Ihre Adresse, Ihre Kontaktinformationen und gegebenenfalls Ihre Steueridentifikationsnummer.

• Angaben zu Käufer/Käuferin: Der Name, die Adresse und die Kontaktdaten des Unternehmen des Empfängers/der Empfängerin oder der Einzelperson.

• Detaillierte Aufstellung der Produkte oder Dienstleistungen: Eine Liste aller Artikel oder Dienstleistungen mit einer kurzen Beschreibung, Menge, Preis und Gesamtpreis.

• Zwischensumme: Die Summe aller Artikel oder Dienstleistungen vor Steuern oder Rabatten.

• Steuern: Alle anfallenden Steuern, einschließlich Steuersätze und -beträge.

• Rabatte oder Anpassungen: Auf die Zwischensumme angewendete Rabatte oder zusätzliche Gebühren.

• Fälliger Gesamtbetrag: Der zu zahlende Endbetrag.

• Zahlungsbedingungen: Informationen zu Zahlungsmethoden, gegebenenfalls Säumniszuschlägen oder Strafen.

So fügen Sie klare Artikelbeschreibungen und Einzelposten hinzu

Genaue Beschreibungen und konkrete Rechnungsposten helfen Kundinnen und Kunden, die Belastungen schnell zu verstehen. Die Angabe dieses zusätzlichen Details kann den Klärungsbedarf verringern, sodass Sie schneller bezahlt werden können. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Rechnung so umfassend wie möglich gestalten können:

• Seien Sie bei den Beschreibungen spezifisch: Vermeiden Sie vage Formulierungen. Geben Sie stattdessen prägnante, aber detaillierte Erklärungen. Anstatt beispielsweise „Beratung“ zu schreiben, schreiben Sie „2 Stunden Marketingberatung für die Planung von Werbekampagnen“.

• Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen: Wenn Sie Stammkundschaft haben, sollten die Namen von Produkten und Dienstleistungen auf allen Rechnungen einheitlich sein. Dies erleichtert den Kundinnen/Kunden die Nachverfolgung und den Abgleich.

• Einheiten und Mengen hinzufügen: Geben Sie für jeden Artikel Mengen und Einheiten (z. B. Stunden, Stücke, Pakete) an. Schreiben Sie zum Beispiel „5 Stunden Webentwicklung“ oder „10 Pakete Briefpapier“.

• Datum oder Leistungszeitraum angeben: Geben Sie bei zeitbasierten Diensten den Datumsbereich oder Zeitraum an (z. B. „Design-Dienstleistungen vom 1. bis 15. Oktober 2024“).

• Aufschlüsselung komplexer Dienstleistungen: Wenn eine Dienstleistung aus mehreren Schritten besteht, sollten Sie sie in mehrere Posten aufteilen, z. B. „Erstberatung (1 Stunde)“, „Erstellung von Designentwürfen“ und „Abschließende Überarbeitung“.

• Artikelcode verwenden (optional): Wenn Sie ein System mit Artikelcodes oder Produktnummern haben, fügen Sie diese hinzu, um Querverweise zu erleichtern.

Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung anzeigen

Fügen Sie alle Zahlungsbedingungen, die Ihre Kundinnen und Kunden kennen müssen, in Ihre Rechnung ein. Führen Sie diese in einem separaten Abschnitt mit der Überschrift „Zahlungsbedingungen“ oder „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ in der Nähe des fälligen Gesamtbetrags auf. Folgendes sollte dieser Abschnitt enthalten:

• Das genaue Fälligkeitsdatum (z. B. „Zahlung fällig bis zum 30. November 2024“). Vermeiden Sie vage Formulierungen „Netto 30“, es sei denn, Sie sind sicher, dass der Kunde/die Kundin es versteht.

• Akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte, Digital Wallet). Geben Sie an, ob für bestimmte Zahlungsmethoden zusätzliche Gebühren anfallen.

• Säumnisgebühren oder Strafen, einschließlich des Zinssatzes und wann er anfällt (z. B. „Für jeden ausstehenden Saldo nach dem Fälligkeitsdatum wird eine Verzugsgebühr von 1,5 % pro Monat erhoben“).

• Etwaige Skonti (z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen).

• Kontaktinformationen wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bei Zahlungsproblemen oder Fragen.

• Richtlinien für Teilzahlungen, einschließlich Mindestbeträgen oder damit verbundener Gebühren.

So fügen Sie Steuer- und Rabattinformationen zu Rechnungsdetails hinzu

Jede Rechnung sollte Informationen über Steuersätze und angewendete Rabatte enthalten. Hier erfahren Sie, wie Sie dabei richtig vorgehen:

• Rabatte direkt nach der Zwischensumme aufführen: Wenn Sie einen Rabatt anbieten, zeigen Sie diesen direkt unter der Zwischensumme mit einer einfachen Beschreibung wie „10 % Rabatt“ oder „Rabatt für wiederkehrende Kundinnen/Kunden“ an. Auf diese Weise weiß der Kunde/die Kundin, wie viel er/sie spart, bevor er/sie die endgültige Summe sieht.

• Steuern aufschlüsseln: Wenn Steuern anfallen, fügen Sie eine Zeile mit dem spezifischen Steuersatz und dem Dollarbetrag hinzu, z. B. „Sales Tax (10 %)“. Auf diese Weise können Kundinnen und Kunden nachvollziehen, wie die Steuer berechnet wird.

• Geben Sie bei Bedarf nicht steuerpflichtige Posten an: Wenn einige Artikel nicht steuerpflichtig sind (wie z. B. Dienstleistungen an manchen Orten), kennzeichnen Sie diese Artikel als „Steuerbefreit“ oder führen Sie sie separat auf.

• Klären Sie den fälligen Gesamtbetrag: Achten Sie nach Berücksichtigung von Rabatten und Steuern darauf, dass der fällige Gesamtbetrag am Ende deutlich hervorsticht. Das ist die Zahl, die am wichtigsten ist.

• Geben Sie bei Bedarf Ihre Steueridentifikationsnummer an: Wenn Sie eine Steueridentifikationsnummer für Ihre Unterlagen oder die des Kunden/der Kundin angeben müssen, geben Sie diese in der Nähe der Steuerinformationen an. Dies ist für die offizielle Dokumentation hilfreich.

• Berücksichtigen Sie alle internationalen Steuern: Wenn Sie internationalen Kundinnen/Kunden Rechnungen ausstellen, sollten Sie eine Zeile für die Umsatzsteuer (USt.), Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) oder andere lokale Steuern hinzufügen.

Warum Sie bei Rechnungen Kontaktinformationen angeben müssen

Einige Kundinnen/Kunden benötigen möglicherweise eine schnelle Klärung einer Zahlung, eines Rabatts oder einer Steuer. Wenn Ihre Rechnung Kontaktinformationen enthält, wissen sie genau, wie sie Sie kontaktieren können, sodass Fragen schnell geklärt werden können.

Eine Rechnung mit einem bestimmten Kontakt (z. B. Name, E-Mail und Telefonnummer) wirkt zudem ausgefeilter und kundenfreundlicher. Sie zeigt, dass Sie bereit sind zu helfen und verfügbar sind, wenn ein Problem behoben werden muss. Dies beruhigt die Kundschaft.

So fügen Sie Notizen oder spezielle Anweisungen in Rechnungsdetails hinzu

Das Hinzufügen von Notizen oder speziellen Anweisungen zu einer Rechnung kann hilfreich sein, insbesondere wenn Sie Details klären oder eine persönliche Note hinzufügen müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie dies effektiv tun können:

• Erstellen Sie einen eigenen Bereich: Fügen Sie unten auf der Rechnung nach dem Gesamtbetrag einen kleinen Abschnitt mit der Bezeichnung „Hinweise“ oder „Spezielle Anweisungen“ hinzu. Dadurch ist der Bereich für die Kundinnen/Kunden leicht zu erkennen und wird von der Hauptzahlung getrennt.

• Verwenden Sie eine freundliche Sprache: Wenn Sie spezielle Anweisungen einfügen, schreiben Sie sie freundlich und unkompliziert. Sie können zum Beispiel schreiben: „Bitte lassen Sie es uns wissen, wenn Sie Fragen zu der oben genannten Aufschlüsselung haben!“ oder „Vielen Dank für Ihr Vertrauen! Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

• Fügen Sie bei Bedarf Zahlungsanweisungen hinzu: Wenn Sie bestimmte Zahlungsschritte haben (z. B. eine bevorzugte Zahlungsmethode oder Bankkontodaten), können Sie diese hier aufnehmen.

• Erwähnen Sie Projekt- oder Service-Meilensteine: Wenn sich die Rechnung auf bestimmte Projektmeilensteine oder -phasen bezieht, fassen Sie diese in diesem Abschnitt zusammen. Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Diese Rechnung deckt Phase 1 ab: Anfängliche Planung und Entwurf.“

• Nehmen Sie alle Rabatte oder Verzugsgebühren auf: Wenn es einen Rabatt für vorzeitige Zahlung oder eine Verzugsgebühr für verspätete Zahlung gibt, können Sie hier eine freundliche Erinnerung hinzufügen, z. B. „Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen erhalten Sie 5 % Rabatt!“ oder „Bitte beachten Sie, dass für Zahlungen nach dem Fälligkeitsdatum eine Verzugsgebühr anfallen kann.“

• Schließen Sie mit einer persönlichen Note: Fügen Sie gegebenenfalls ein kurzes Dankesschreiben oder eine Botschaft der Wertschätzung hinzu. So kann es zum Beispiel heißen: „Wir schätzen Ihr Vertrauen in uns und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!“

Zu vermeidende Fehler in Rechnungen

Fehler in Ihren Rechnungsdetails können Zahlungen verzögern und Kundinnen/Kunden frustrieren. Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten, wenn Sie Rechnungen für Ihr Unternehmen erstellen:

• Kein Rechnungsdatum: Durch die Angabe des Datums auf einer Rechnung wissen Kundinnen/Kunden, wann das Zeitfenster für die Zahlung beginnt.

• Kein Fälligkeitsdatum: Durch die Angabe des Fälligkeitsdatums wissen Ihre Kundinnen und Kunden genau, wann sie bezahlen müssen.

• Vage Zahlungsbeschreibungen: Beschreibungen wie „erbrachte Dienstleistungen“ und „Materialien“ könnten Kundinnen und Kunden verwirren. Seien Sie spezifisch, um das Hin und Her zu minimieren.

• Fehlende oder falsche Kontaktangaben: Wenn Kundinnen/Kunden Sie bei Fragen nicht kontaktieren können, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen korrekt und auf der Rechnung leicht zu finden sind.

• Keine Zahlungsinformationen: Wenn Sie die akzeptierten Zahlungsarten oder die von Ihnen erhobenen Säumnisgebühren nicht auflisten, kann dies die Kundinnen und Kunden verwirren. Klären Sie die Zahlungsinformationen im Voraus, damit später weniger Fragen gestellt werden.

• Rechenfehler: Rechenfehler können zu Unterzahlungen oder einer Neuausstellung der Rechnung führen. Überprüfen Sie die Zahlen, damit Sie sicher sind, dass der angegebene Betrag stimmt.

• Verwirrendes Zahlensystem: Zufällige Rechnungsnummern oder eine inkonsistente Nummerierung können Ihnen und Ihren Kundinnen/Kunden die Nachverfolgung erschweren. Ein einfaches, sequentielles System (z. B. INV-001, INV-002) hilft bei der Organisation.