Les factures peuvent sembler être une petite partie de la gestion d’une entreprise, mais il est important de bien définir les détails pour satisfaire vos clients et vous faciliter la tâche en ce qui concerne la comptabilité. Que vous soyez un professionnel chevronné de la finance ou un nouveau chef d’entreprise, déterminer ce qui doit figurer sur une facture vous permet d’éviter les malentendus, d’accélérer les paiements et de réduire les allers-retours avec les clients.

Ci-dessous, nous aborderons les détails de la facture qui vont au-delà des modèles, et suggérerons des conseils, des ajustements et des tactiques qui peuvent réduire le délai entre l'envoi et le paiement ainsi que les questions concernant la facture. Nous couvrirons tous les sujets, de l’établissement de conditions flexibles qui encouragent le paiement dans les délais à l’ajout d’informations sur les taxes et les remises.

Sommaire de cet article

• Quelles informations de base une facture doit-elle inclure ?
  
• Comment inclure des descriptions d’articles et des postes clairs ?
  
• Comment afficher les conditions de paiement sur une facture ?
  
• Comment ajouter des informations sur les taxes et les remises aux détails de la facture ?
  
• Pourquoi inclure vos coordonnées pour les factures ?
  
• Comment ajouter des notes ou des instructions spéciales dans les détails d’une facture ?
  
• Erreurs courantes à éviter dans les factures
  

Quelles informations de base une facture doit-elle inclure ?

Chaque facture doit comporter les informations suivantes :

• Numéro de facture : un identifiant unique permettant de faciliter le suivi.

• Date d’émission : date de génération de la facture.

• Date d’échéance : date à laquelle le paiement est dû.

• Informations sur le vendeur : le nom, l’adresse, les coordonnées et le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, si nécessaire.

• Informations sur l’acheteur : le nom, l’adresse et les coordonnées de l’entreprise ou du particulier destinataire.

• Liste détaillée des produits ou services : une liste de chaque article ou service avec une brève description, la quantité, le tarif et le prix total.

• Sous-total : le total de tous les articles ou services avant taxes ou remises.

• Taxes : toutes les taxes en vigueur, y compris leurs taux et leurs montants.

• Remises ou ajustements : l'ensemble des remises ou frais supplémentaires appliqués au sous-total.

• Montant total dû : le montant final à payer.

• Conditions de paiement : informations sur les moyens de paiement, les frais de retard ou les pénalités, le cas échéant.

Comment inclure des descriptions d’articles et des postes clairs ?

Utiliser des descriptions claires et des postes spécifiques sur votre facture permet à vos clients de comprendre rapidement les paiements. En fournissant ces détails supplémentaires, vous pouvez réduire le besoin de clarifications et être payé plus rapidement. Voici quelques conseils pour que votre facture soit aussi complète que possible :

• Soyez précis dans les descriptions : évitez les termes vagues. Privilégiez plutôt les explications concises, mais détaillées. Par exemple, au lieu d’écrire « consultation », écrivez « 2 heures de consultation marketing pour la planification de campagnes publicitaires ».

• Utilisez des conventions de nommage cohérentes : si vous avez des clients récurrents, veillez à ce que les noms des produits ou services soient cohérents d’une facture à l’autre. Cela facilite le suivi et la mise en correspondance pour les clients.

• Ajoutez des unités et des quantités : précisez les quantités et les unités (p. ex., heures, pièces, lots) pour chaque article. Par exemple, indiquez « 5 heures de développement web » ou « 10 lots de papeterie ».

• Indiquez la date ou la période de service : pour les tâches au temps passé, indiquez la plage de dates ou la période (p. ex., « services de conception du 1er au 15 octobre 2024 »).

• Décomposez les services complexes : si un service comporte plusieurs étapes, envisagez de le décomposer sur plusieurs lignes, par exemple « consultation initiale (1 heure) », « création d’ébauche de conception » et « révisions finales ».

• Utilisez un code d’article (facultatif) : si vous disposez d’un système avec des codes d’articles ou des numéros de produits, incluez-les pour faciliter les références croisées.

Comment afficher les conditions de paiement sur une facture ?

Indiquez sur votre facture toutes les conditions de paiement que vos clients doivent connaître. Indiquez-les dans une section distincte intitulée « Modalités de paiement » ou « Conditions générales » à côté du montant total dû. Voici ce que cette section doit inclure :

• La date d’échéance exacte (p. ex., « Paiement dû le 30 novembre 2024 »). Évitez les termes vagues comme « le 30 », sauf si vous êtes sûr que le client comprendra.

• Les moyens de paiement acceptés (p. ex., virement bancaire, carte de crédit, portefeuille numérique). Indiquez si certains moyens de paiement entraîneront des frais supplémentaires.

• Tous les frais de retard ou pénalités, y compris le taux et le moment à partir duquel il s’applique (p. ex., « Des frais de retard de 1,5 % par mois s’appliqueront à tout solde impayé après la date d’échéance »).

• Toute remise pour paiement anticipé (par exemple, 2 % de remise si le paiement est effectué dans les 10 jours).

• Des coordonnées (par exemple, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone) pour les problèmes de paiement ou les questions.

• Toute politique de paiement partiel, y compris les montants minimums ou les frais associés.

Comment ajouter des informations sur les taxes et les remises aux détails de la facture ?

Chaque facture doit inclure des informations sur les taux de taxe et les remises appliquées. Voici quelques conseils pour ne pas se tromper.

• Listez les remises juste après le sous-total : si vous proposez une remise, affichez-la immédiatement sous le sous-total avec une description simple telle que « 10 % de réduction » ou « Remise de fidélité ». De cette façon, le client sait combien il économise avant de voir le total final.

• Décomposer la taxe : si une taxe s’applique, ajoutez une ligne avec le taux spécifique et le montant en dollars, par exemple « Taxe de vente (10 %) ». Cela aidera les clients à voir comment la taxe est calculée.

• Précisez les articles exonérés, au besoin : si certains articles sont exonérés (comme les services fournis dans certains endroits), marquez-les comme « Exonérés de taxe » ou listez-les séparément.

• Précisez le montant total dû : après avoir pris en compte les remises et les taxes, assurez-vous que le montant total dû ressort clairement à la fin. C’est le chiffre le plus important.

• Indiquez votre numéro d’identification fiscale, si nécessaire : si vous devez inclure un numéro d’identification fiscale pour vos dossiers ou ceux du client, indiquez-le à côté des informations fiscales. Ceci est utile pour les documents officiels.

• Incluez toutes les taxes internationales : si vous facturez un client international, pensez à ajouter une ligne sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), taxe sur les produits et services (TPS) ou d’autres taxes locales.

Pourquoi inclure vos coordonnées pour les factures ?

Certains clients peuvent avoir besoin d’éclaircissements rapides au sujet d’un paiement, d’une remise ou d’une taxe. Inclure vos coordonnées sur votre facture permet à vos clients de vous contacter afin que les questions puissent trouver une réponse rapidement.

Une facture avec un contact spécifique (nom, adresse e-mail et numéro de téléphone) semble également plus soignée et conviviale aux yeux du client. Cela montre que vous êtes prêt et disposé à aider si un élément doit être corrigé, ce qui est rassurant pour les clients.

Comment ajouter des notes ou des instructions spéciales dans les détails d’une facture ?

Il peut être opportun d’ajouter des notes ou des instructions spéciales à une facture, surtout si vous avez besoin de clarifier des détails ou d’ajouter une touche personnelle. Voici comment le faire efficacement :

• Créez une section dédiée : ajoutez une petite section intitulée « Remarques » ou « Instructions spéciales » au bas de la facture après le montant total. Cela permet aux clients de la repérer facilement et de le séparer des frais principaux.

• Utilisez un langage cordial : si vous incluez des instructions spéciales, écrivez-les d’une manière simple et cordiale. Par exemple, vous pouvez écrire : « N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions » ou bien « Merci pour votre confiance. Nous sommes impatients de travailler à nouveau avec vous. ».

• Ajoutez des instructions de paiement, si nécessaire : si vous avez des étapes de paiement spécifiques (comme un moyen de paiement préféré ou des coordonnées bancaires), vous pouvez l'indiquer ici.

• Mentionnez les étapes importantes du projet ou du service : si la facture se rapporte à des étapes ou à des phases spécifiques du projet, utilisez cette section pour les résumer. Par exemple, vous pourriez écrire : « Cette facture concerne la phase 1 : Planification et conception initiales ».

• Incluez les remises ou les frais de retard : si vous proposez une réduction pour paiement anticipé ou imposez des frais de retard de paiement, vous pouvez inclure une mention comme « Profitez d’une réduction de 5 % si vous payez sous 10 jours ! » ou « Veuillez noter que des frais de retard peuvent s’appliquer pour les paiements effectués après la date d’échéance ».

• Terminez avec une touche personnelle : si cela est opportun, ajoutez une courte note de remerciement ou un message d’appréciation. Par exemple, vous pourriez écrire : « Nous vous remercions de votre confiance et nous réjouissons de cette collaboration ».

Erreurs courantes à éviter dans les factures

Des erreurs dans les détails de vos factures peuvent retarder le paiement et frustrer les clients. Voici quelques erreurs courantes à éviter lorsque vous créez des factures pour votre entreprise :

• Oublier la date de facturation : inclure la date sur une facture permet aux clients de savoir quand la fenêtre de paiement commence.

• Omettre la date d’échéance : indiquer la date d’échéance permet à vos clients de savoir exactement quand ils doivent payer.

• Fournir une description vague des frais : des descriptions telles que « services rendus » et « matériel » pourraient semer le doute dans l'esprit des clients. Soyez précis pour éviter les échanges superflus.

• Coordonnées manquantes ou incorrectes : si les clients ne peuvent pas vous contacter pour vous poser des questions, les paiements risquent d'être retardés. Vérifiez que vos coordonnées sont exactes et faciles à trouver sur la facture.

• Informations de paiement manquantes : omettre d'indiquer les types de paiement que vous acceptez ou les frais de retard que vous pourriez facturer peut semer la confusion chez le client. Clarifiez les informations de paiement dès le départ afin d'éviter les questions par la suite.

• Erreurs de calcul : si vos calculs sont inexacts, vous risquez de ne pas être payé suffisamment ou d'avoir à envoyer une autre facture. Vérifiez les calculs pour être certain du montant indiqué.

• Système de numération peu clair : des numéros de facture aléatoires ou une numérotation incohérente peuvent rendre le suivi difficile pour vous et votre client. Un système simple et séquentiel (p. ex., FAC-001, FAC-002) permet d'y voir plus clair.