ใบแจ้งหนี้อาจดูเหมือนเป็นส่วนเล็กๆ ในการดําเนินธุรกิจ แต่การได้รับรายละเอียดที่ถูกต้องมีความสําคัญต่อการทำให้ลูกค้ามีความสุขและช่วยให้การทําบัญชีง่ายขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินมากประสบการณ์หรือเจ้าของธุรกิจหน้าใหม่ การทราบว่าใบแจ้งหนี้ต้องประกอบด้วยข้อมูลใดบ้างจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ลดระยะเวลารอคอยการชําระเงิน และลดจํานวนการโต้ตอบกับลูกค้าได้อย่างมาก

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงรายละเอียดใบแจ้งหนี้นอกเหนือจากเทมเพลต พร้อมทั้งเคล็ดลับ วิธีการปรับแต่ง และกลยุทธ์ที่สามารถร่นระยะเวลาในการรอการ "ชำระเงิน" หลังจาก "ส่งใบแจ้งหนี้" และตอบคําถามที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการ เนื้อหาในบทความจะครอบคลุมทุกด้าน ตั้งแต่การสร้างข้อกําหนดที่ยืดหยุ่นเพื่อกระตุ้นให้ชําระเงินตามกำหนดเวลา ไปจนถึงการเพิ่มข้อมูลภาษีและส่วนลด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรระบุรายละเอียดพื้นฐานอะไรบ้าง
  
• วิธีระบุคําอธิบายรายการและบรรทัดรายการที่ชัดเจน
  
• วิธีแสดงข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินในใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเพิ่มข้อมูลภาษีและส่วนลดลงในรายละเอียดใบแจ้งหนี้
  
• เหตุใดคุณจึงต้องระบุข้อมูลติดต่อในใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเพิ่มหมายเหตุหรือคำแนะนำพิเศษในรายละเอียดใบแจ้งหนี้
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยงในใบแจ้งหนี้
  

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรระบุรายละเอียดพื้นฐานอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: รหัสระบุที่ไม่ซ้ำกันเพื่อให้ติดตามได้สะดวก

• วันที่ออก: วันที่สร้างใบแจ้งหนี้

• วันครบกําหนดชําระ: วันที่คาดว่าจะได้รับการชําระเงิน

• ข้อมูลของผู้ขาย: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของคุณ (หากมี)

• ข้อมูลของผู้ซื้อ: ชื่อธุรกิจหรือชื่อบุคคลทั่วไปของผู้รับ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของผู้รับ

• รายการสินค้าหรือบริการ: รายการสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ พร้อมคําอธิบายอย่างคร่าวๆ จํานวน ราคาและอัตราค่าบริการ และราคารวม

• ยอดรวมย่อย: ยอดรวมของสินค้าหรือบริการทุกรายการก่อนหักภาษีหรือส่วนลด

• ภาษี: ภาษีที่เกี่ยวข้อง รวมถึงอัตราภาษีและยอดภาษี

• ส่วนลดหรือการปรับยอด: ส่วนลดหรือการเรียกเก็บเงินเพิ่มจากยอดรวม

• ยอดรวมที่ต้องชำระ: จํานวนสุดท้ายที่จะต้องชําระ

• ข้อกําหนดการชําระเงิน: ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการชําระเงิน ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า หรือค่าปรับ (หากมี)

วิธีระบุคําอธิบายรายการและบรรทัดรายการที่ชัดเจน

การระบุคําอธิบายอย่างชัดเจนและแจกแจงบรรทัดรายการอย่างเฉพาะเจาะจงในใบแจ้งหนี้จะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจการเรียกเก็บเงินได้อย่างรวดเร็ว รายละเอียดเพิ่มเติมนี้จะช่วยลดความจําเป็นในการให้คำชี้แจง ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับชําระเงินเร็วขึ้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางส่วนสําหรับทําให้ใบแจ้งหนี้ของคุณครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• ระบุคำอธิบายอย่างเฉพาะเจาะจง: หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่คลุมเครือ แต่ควรระบุคำอธิบายอย่างละเอียดและกระชับรัดกุม ตัวอย่างเช่น แทนที่จะระบุว่า "การให้คําปรึกษา" ให้ระบุว่า "การให้คําปรึกษาด้านการตลาด 2 ชั่วโมงเพื่อการวางแผนแคมเปญโฆษณา"

• ชื่อต้องสอดคล้องกัน: หากคุณมีลูกค้าประจำ โปรดระบุชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการให้เหมือนกันในใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ เพราะจะช่วยให้ลูกค้าติดตามและตรวจเทียบได้ง่ายขึ้น

• ระบุหน่วยนับและปริมาณ: ระบุปริมาณและหน่วยนับ (เช่น ชั่วโมง ชิ้น บรรจุภัณฑ์) สําหรับแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น ระบุว่า "การพัฒนาเว็บ 5 ชั่วโมง" หรือ "เครื่องเขียน 10 ลัง"

• ระบุวันหรือระยะเวลาให้บริการ: สําหรับบริการแบบอิงตามเวลา ให้ระบุช่วงวันที่หรือระยะเวลา (เช่น "บริการออกแบบตั้งแต่วันที่ 1-15 ตุลาคม 2024")

• แยกย่อยบริการที่มีความซับซ้อนออกเป็นหลายรายการ: หากบริการมีขั้นตอนหลายขั้นตอน ให้ลองแบ่งเป็นบรรทัดรายการ ตัวอย่างเช่น "การให้คําปรึกษาเบื้องต้น (1 ชั่วโมง)" "การสร้างผลงานฉบับร่าง" และ "การแก้ไขขั้นสุดท้าย"

• ใช้รหัสสินค้า (ระบุหรือไม่ก็ได้): ถ้าคุณมีระบบที่มีการใช้รหัสสินค้าหรือหมายเลขผลิตภัณฑ์ ให้ระบุรหัสเหล่านี้เพื่อให้อ้างอิงได้ง่ายขึ้น

วิธีแสดงข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินในใบแจ้งหนี้

ระบุข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินที่ลูกค้าของคุณจําเป็นต้องทราบในใบแจ้งหนี้ โดยระบุไว้ในหัวข้อแยกต่างหากที่ชื่อว่า "ข้อกําหนดการชําระเงิน" หรือ "ข้อกําหนดและเงื่อนไข" ใกล้กับยอดรวมที่ต้องชําระ ต่อไปนี้คือข้อมูลที่ควรระบุไว้ในส่วนนี้

• วันครบกําหนดชําระที่แน่นอน (เช่น "ครบกําหนดชําระเงินภายในวันที่ 30 พ.ย. 2024") หลีกเลี่ยงการใช้คำคลุมเครือ เช่น "สุทธิ 30" เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าลูกค้าเข้าใจ

• วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต กระเป๋าเงินดิจิทัล) พร้อมระบุว่าจะมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสําหรับวิธีการชําระเงินบางวิธีหรือไม่

• ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือค่าปรับ รวมถึงอัตราและช่วงเวลาที่บังคับใช้ (เช่น "ยอดค้างชําระหลังจากวันครบกําหนดต้องเสียค่าธรรมเนียมล่าช้า 1.5% ต่อเดือน")

• ส่วนลดการชําระเงินล่วงหน้า (เช่น ส่วนลด 2% หากชําระภายใน 10 วัน)

• ข้อมูลติดต่อ เช่น อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ สำหรับใช้ติดต่อในกรณีที่มีปัญหาหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการชำระเงิน

• นโยบายการชําระเงินบางส่วน รวมถึงยอดขั้นต่ำหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง

วิธีเพิ่มข้อมูลภาษีและส่วนลดลงในรายละเอียดใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรระบุข้อมูลเกี่ยวกับอัตราภาษีและส่วนลด ดูวิธีการดําเนินการอย่างถูกต้องด้านล่าง

• ระบุส่วนลดหลังจากคิดยอดรวมย่อย: หากคุณมอบส่วนลด ให้แสดงส่วนลดทันทีใต้ยอดรวมย่อยพร้อมคําอธิบายอย่างง่ายๆ เช่น "ส่วนลด 10%" หรือ "ส่วนลดสําหรับลูกค้าประจำ" วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากเพียงใดก่อนที่จะเห็นยอดรวมสุดท้าย

• แจกแจงภาษี: หากมีการเรียกเก็บภาษี ให้เพิ่มบรรทัดข้อมูลสําหรับอัตราภาษีและยอดเงิน เช่น "ภาษีการขาย" (10%)" ข้อมูลนี้จะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจวิธีคํานวณภาษี

• ระบุรายการที่ไม่ต้องเสียภาษี หากจําเป็น: หากบางรายการไม่ต้องเสียภาษี (เช่น บริการในบางสถานที่) ให้เขียนกำกับรายการเหล่านี้ว่า "ยกเว้นภาษี" หรือแจกแจงรายการแยกกัน

• ชี้แจงยอดรวมที่ต้องชําระ: หลังจากคำนวณส่วนลดและภาษีแล้ว ควรระบุยอดรวมที่ต้องชําระอย่างชัดเจนในตอนท้าย นี่คือตัวเลขที่สําคัญที่สุด

• ระบุหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของคุณ (หากจําเป็น): หากคุณต้องการระบุหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของตัวเองเพื่อบันทึกเป็นหลักฐานหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า ให้ใส่หมายเลขนี้ใกล้ข้อมูลภาษี การทำแบบนี้มีประโยชน์สําหรับเอกสารประกอบทางราชการ

• รวมภาษีต่างประเทศทั้งหมด: หากคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าต่างประเทศ คุณสามารถระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีสินค้าและบริการ (GST) หรือภาษีท้องถิ่นอื่นๆ แยกอีกบรรทัดหนึ่ง

เหตุใดคุณจึงต้องระบุข้อมูลติดต่อในใบแจ้งหนี้

ลูกค้าบางรายอาจต้องการคําชี้แจงคร่าวๆ เกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน ส่วนลด หรือภาษี การระบุข้อมูลติดต่อไว้ในใบแจ้งหนี้จะช่วยให้ลูกค้าทราบวิธีติดต่อคุณเพื่อสอบถามข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลติดต่อชัดเจน (เช่น ชื่อ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์) ยังดูน่าเชื่อถือและเป็นมิตรกับลูกค้ามากกว่าด้วย เพราะแสดงว่าคุณพร้อมช่วยเหลือและติดต่อได้เสมอหากมีปัญหาที่ต้องแก้ไข ซึ่งช่วยสร้างความมั่นใจให้ลูกค้า

วิธีเพิ่มหมายเหตุหรือคำแนะนำพิเศษในรายละเอียดใบแจ้งหนี้

การเพิ่มหมายเหตุหรือคําแนะนําพิเศษลงในใบแจ้งหนี้มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะในกรณีที่คุณจําเป็นต้องชี้แจงรายละเอียดหรือเพิ่มข้อความสร้างความประทับใจ ดูวิธีการเพิ่มหมายเหตุหรือคําแนะนําพิเศษอย่างมีประสิทธิภาพด้านล่าง

• สร้างหัวข้อขึ้นมาโดยเฉพาะ: เพิ่มหัวข้อย่อยที่กํากับว่า "หมายเหตุ" หรือ "คําแนะนําพิเศษ" ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ใต้ยอดรวม วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้ามองเห็นและจำแนกหมายเหตุหรือคำแนะนำพิเศษออกการเรียกเก็บเงินหลักได้ง่าย

• ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย: หากคุณระบุคําแนะนําพิเศษ ให้เขียนด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายและตรงไปตรงมา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "โปรดแจ้งให้เราทราบ หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับรายการข้างต้น" หรือ "ขอบคุณที่ทำธุรกิจร่วมกับเรา! เราหวังว่าจะได้ทํางานร่วมกับคุณอีกครั้ง"

• ระบุวิธีการชําระเงิน (หากจําเป็น): หากคุณมีขั้นตอนการชําระเงินที่เจาะจง (เช่น วิธีที่ต้องการใช้หรือรายละเอียดบัญชีธนาคาร) คุณสามารถระบุขั้นตอนดังกล่าวได้ที่นี่

• ให้ข้อมูลความคืบหน้าของโครงการหรือบริการ: หากใบแจ้งหนี้อิงตามความคืบหน้าหรือระยะการดำเนินงานของโครงการ ให้ใช้ส่วนนี้เพื่อสรุปข้อมูลดังกล่าว ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "ใบแจ้งหนี้ใบนี้สำหรับการดำเนินงานระยะที่ 1: การวางแผนและการออกแบบเบื้องต้น"

• ระบุส่วนลดหรือค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า: หากมีส่วนลดสําหรับการชําระเงินล่วงหน้าหรือค่าธรรมเนียมล่าช้าสําหรับการชําระเงินล่าช้า คุณสามารถระบุข้อความเตือนอย่างสุภาพไว้ตรงนี้ได้ เช่น "รับส่วนลด 5% หากชําระเงินภายใน 10 วัน"" หรือ "โปรดทราบว่าการชําระเงินล่าช้าอาจมีค่าธรรมเนียมหลังวันครบกําหนดชำระเงิน"

• ปิดท้ายด้วยข้อความสร้างความประทับใจ: หากเห็นว่าเหมาะสม คุณสามารถเพิ่มคำขอบคุณหรือข้อความแสดงความขอบคุณสั้นๆ ตัวอย่างเช่น อาจจะระบุว่า "เราขอขอบคุณที่ไว้วางใจและหวังว่าจะได้ทํางานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง"

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยงในใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในรายละเอียดใบแจ้งหนี้อาจทําให้ลูกค้าชําระเงินล่าช้าและรู้สึกไม่พอใจ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจที่คุณควรหลีกเลี่ยง

• ไม่ระบุวันที่ใบแจ้งหนี้: การระบุวันที่ในใบแจ้งหนี้จะทําให้ลูกค้าทราบว่าระยะเวลาชําระเงินเริ่มต้นขึ้นเมื่อใด

• ไม่ระบุวันครบกําหนดชําระเงิน: การระบุวันครบกําหนดชำระเงินทําให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าต้องชําระเงินเมื่อไหร่

• คําอธิบายการเรียกเก็บเงินไม่ชัดเจน: คําอธิบายอย่างเช่น "บริการที่ผ่านมา" และ "วัสดุ" อาจทําให้ลูกค้าสับสน ดังนั้น ควรระบุอย่างเจาะจงเพื่อลดจำนวนการติดต่อสอบถาม

• ไม่มีข้อมูลติดต่อหรือข้อมูลติดต่อไม่ถูกต้อง: หากลูกค้าติดต่อคุณไม่ได้เมื่อมีข้อสงสัย อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการชําระเงินได้ ดังนั้น โปรดตรวจสอบว่าข้อมูลติดต่อของคุณถูกต้องและค้นหาได้ง่ายในใบแจ้งหนี้

• ไม่มีข้อมูลการชําระเงิน: การไม่ระบุประเภทการชําระเงินที่คุณยอมรับหรือค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าอาจทําให้ลูกค้าเกิดความสับสน ดังนั้นควรชี้แจงข้อมูลการชําระเงินให้ชัดเจนเพื่อช่วยลดการสอบถามข้อมูลในภายหลัง

• การคํานวณผิดพลาด: การคำนวณตัวเลขผิดพลาดอาจทําให้ลูกค้าชำระเงินน้อยกว่าที่ควรหรือจําเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้อีกครั้ง คุณควรตรวจสอบตัวเลขอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นจํานวนเงินที่ถูกต้อง

• ระบบหมายเลขที่สับสน: หมายเลขใบแจ้งหนี้แบบสุ่มหรือการกําหนดหมายเลขที่ไม่สอดคล้องกันอาจทําให้คุณและลูกค้าติดตามสถานะได้ยาก แนะนำให้ใช้ระบบที่เรียบง่ายและเป็นตัวเลขเรียงต่อกัน (เช่น INV-001, INV-002) เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ