Las facturas pueden parecer una parte pequeña de la gestión de un negocio, pero tener los detalles correctos es importante para que tus clientes estén conforme y para facilitar la contabilidad. Si eres un profesional de las finanzas experimentado o propietario de una nueva empresa, averiguar qué debe figurar en una factura te ayuda a evitar malentendidos, a acelerar los pagos y a evitar confusiones con los clientes.
A continuación, hablaremos de los detalles de las facturas que trascienden las plantillas, con consejos, ajustes y tácticas que pueden reducir el tiempo entre «enviado» y «pagado» y las preguntas que surjan en el camino. Abordaremos todo, desde el establecimiento de condiciones flexibles que fomenten el pago puntual hasta la adición de información fiscal y de descuentos.
¿Qué información encontrarás en este artículo?
- ¿Qué datos básicos debe incluir toda factura?
- Cómo incluir descripciones claras de los artículos y las partidas
- Cómo mostrar los términos y condiciones de pago en una factura
- Cómo agregar información sobre impuestos y descuentos a los detalles de la factura
- Por qué es necesario incluir información de contacto en las facturas
- Cómo agregar notas o instrucciones especiales en los detalles de la factura
- Errores comunes que se deben evitar en las facturas
¿Qué detalles básicos debe incluir cada factura?
Cada factura debe incluir los siguientes detalles:
Número de factura: un identificador único para facilitar el seguimiento.
Fecha de emisión: cuándo se generó la factura.
Fecha de vencimiento: la fecha en la que se espera el pago.
Información del vendedor: el nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto y la identificación fiscal, si corresponde.
Información del comprador: el nombre y dirección del destinatario, ya sea una empresa o un particular, así como su información de contacto.
Lista detallada de los productos o servicios: una lista de cada artículo o servicio con una breve descripción, cantidad, tarifa y precio total.
Subtotal: el total de todos los artículos o servicios antes de impuestos o descuentos.
Impuestos: todos los impuestos correspondientes, incluidos los tipos impositivos y los importes.
Descuentos o ajustes: cualquier descuento o cargo adicional aplicado al subtotal.
Importe total adeudado: el importe final a pagar.
Condiciones de pago: información sobre métodos de pago, cargos por pago atrasado o sanciones, si corresponde.
Cómo incluir descripciones claras de los artículos y las partidas
Aplicar descripciones claras y partidas específicas en tu factura ayuda a los clientes a entender rápidamente los cargos. Proporcionar este detalle adicional puede reducir la necesidad de aclarar para que puedas cobrar más rápido. Estos son algunos consejos para que tu factura sea lo más completa posible:
Sé específico con las descripciones: evita los términos ambiguos. En su lugar, proporcione explicaciones concisas y detalladas. Por ejemplo, en lugar de escribir «consultoría», escribe «2 horas de consultoría de marketing planificar campañas publicitarias».
Utiliza convenciones de nomenclatura coherentes: si tienes clientes habituales, mantén la coherencia entre los nombres de los productos o servicios en todas las facturas. Esto hace que el seguimiento y la coincidencia sean más fáciles para los clientes.
Añade unidades y cantidades: especifique cantidades y unidades (por ejemplo, horas, piezas, paquetes) para cada artículo. Por ejemplo, escribe «5 horas de desarrollo web» o «10 paquetes de papelería».
Incluye la fecha o el período de servicio: en el caso de los servicios basados en el tiempo, incluye el intervalo de fechas o el período (por ejemplo, «servicios de diseño del 1 al 15 de octubre de 2024»).
Desglosa servicios complejos: si un servicio consta de varios pasos, considera la posibilidad de dividirlo en líneas de pedido, por ejemplo, «consulta inicial (1 hora)», «creación de un borrador de diseño» y «revisiones finales».
Usa un código de artículo (opcional): si tienes un sistema con códigos de artículo o números de producto, inclúyelos para facilitar las referencias cruzadas.
Cómo mostrar los términos y condiciones de pago en una factura
Incluye en tu factura todos los términos y condiciones de pago que tus clientes necesiten saber. Enuméralos en una sección separada con el título «Términos de pago» o «Términos y condiciones» cerca del monto total adeudado. Esto es lo que debe incluir esta sección:
La fecha exacta de vencimiento (p. ej., «El pago vence el 30 de noviembre de 2024»). Evita términos ambiguos como «30 netos» a menos que estés seguro de que el cliente lo entenderá.
Métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito, billetera digital). Especifica si determinados métodos de pago incurrirán en comisiones adicionales.
Cualquier cargo o multa por pago atrasado, incluida la tasa y cuándo se aplica (p. ej., «Por el pago atrasado, se aplicará un cargo del 1.5 % mensual a cualquier saldo pendiente después de la fecha de vencimiento»).
Cualquier descuento por pago anticipado (por ejemplo, 2 % de descuento si se paga dentro de los 10 días).
Información de contacto, como un correo electrónico o un número de teléfono, para problemas o preguntas sobre pagos.
Cualquier política de pago parcial, incluidos los importes mínimos o las comisiones asociadas.
Cómo agregar información de impuestos y descuentos a los detalles de la factura
Todas las facturas deben incluir información sobre los tipos impositivos y los descuentos aplicados. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.
Enumera los descuentos justo después del subtotal: si ofreces un descuento, muéstralo inmediatamente debajo del subtotal con una descripción simple como «10 % de descuento» o «descuento para clientes recurrentes». De esa manera, el cliente sabe cuánto ahorra antes de ver el total final.
Desglosa el impuesto: si se aplica un impuesto, agrega una línea con la tasa específica y el importe en dólares, como «Impuesto sobre las ventas (10 %)». Esto ayudará a los clientes a ver cómo se calcula el impuesto.
Especifique los artículos que no están sujetos a impuestos, si es necesario: si algunos artículos no están sujetos a impuestos (como los servicios en algunos lugares), márcalos como «Exentos de impuestos» o enuméralos por separado.
Aclara el monto total adeudado: después de tener en cuenta los descuentos y los impuestos, asegúrate de que el importe total adeudado se destaque claramente al final. Este es el número más importante.
Incluye tu número de identificación fiscal, si es necesario: si necesitas incluir un número de identificación fiscal para tus registros o los de tu cliente, inclúyelo cerca de la información fiscal. Esto es útil para la documentación oficial.
Incluye los impuestos internacionales: si le facturas a un cliente internacional, considera agregar una partida sobre el impuesto al valor agregado (IVA), impuesto sobre bienes y servicios (GST) u otros impuestos locales.
¿Por qué es necesario incluir información de contacto en las facturas?
Es posible que algunos clientes necesiten una aclaración rápida sobre un cargo, descuento o impuesto. Incluir la información de contacto en tu factura significa que saben exactamente cómo comunicarse contigo para que las preguntas se puedan resolver rápidamente.
Una factura con un contacto específico (como un nombre, correo electrónico y número de teléfono) también transmite una imagen más profesional y amigable para el cliente. Demuestra que estás dispuesto a ayudar y a solucionar algún problema, lo que tranquiliza a los clientes.
Cómo agregar notas o instrucciones especiales en los detalles de la factura
Agregar notas o instrucciones especiales a una factura puede ser útil, especialmente si necesitas aclarar detalles o darle una impronta personal. A continuación, te explicaremos cómo hacerlo de manera efectiva:
Diseña una sección específica: agrega una pequeña sección con la etiqueta «Notas» o «Instrucciones específicas» en la parte inferior de la factura después del importe total. Esto hace que sea fácil de detectar para los clientes y lo mantiene separado de los cargos principales.
Utiliza un lenguaje amigable: si vas a incluir instrucciones específicas, escríbelas de una manera amigable y directa. Por ejemplo, puedes escribir «¡Avísanos si tienes alguna pregunta sobre el desglose anterior!», « ¡Gracias por tu transacción!» o «Esperamos volver a trabajar contigo».
Agrega instrucciones de pago, si es necesario: si tienes pasos de pago específicos (como un método preferido o los datos de una cuenta bancaria), puedes incluirlos aquí.
Menciona los hitos del proyecto o servicio: si la factura se refiere a hitos o fases específicas del proyecto, utiliza esta sección para resumirlos. Por ejemplo, podrías escribir «Esta factura cubre la Fase 1: planificación y diseño inicial».
Incluye cualquier descuento o cargo por pago atrasado: si hay un descuento por pago anticipado o un cargo por pago atrasado, puedes agregar un recordatorio amistoso aquí, como «¡Disfruta de un descuento del 5 % si pagas dentro de los 10 días!» o «Ten en cuenta que es posible que se aplique un cargo por pago atrasado a los pagos realizados después de la fecha de vencimiento».
Termina con una impronta personal: si corresponde, agrega una breve nota o mensaje de agradecimiento. Por ejemplo, puedes decir: «¡Apreciamos tu confianza en nosotros y esperamos continuar trabajando juntos!».
Errores comunes que se deben evitar en las facturas
Los errores en los datos de tu factura pueden retrasar el pago y generar molestias a los clientes. A continuación, te indicamos algunos errores comunes a los que debes prestar atención al emitir facturas para tu empresa:
Factura sin fecha: incluir la fecha en una factura permite a los clientes saber cuándo comienza la ventana de pago.
Sin fecha de vencimiento: incluir la fecha de vencimiento permite a tus clientes saber con exactitud cuándo tienen que pagar.
Descripciones imprecisas de los cargos: descripciones como «servicios prestados» y «materiales» podrían confundir a los clientes. Sé específico para evitar las confusiones.
Información de contacto faltante o incorrecta: si los clientes no pueden contactarse contigo para hacer preguntas, los pagos pueden demorarse. Asegúrate de que tu información de contacto sea correcta y fácil de encontrar en la factura.
Falta de información de pago: no enumerar los tipos de pago que aceptas o cualquier cargo por pago atrasado que puedas cobrar puede confundir al cliente. Aclara la información de pago desde el principio para evitar las preguntas más adelante.
Errores de cálculo: cualquier error en tus cálculos puede generar un pago insuficiente o la necesidad de volver a emitir la factura. Verifica esos números para asegurarte de la cantidad indicada.
Sistema numérico confuso: los números de factura aleatorios o la numeración incoherente pueden dificultar el seguimiento para ti y tu cliente. Un sistema simple y secuencial (por ejemplo, INV-001, INV-002) ayuda a mantener todo organizado.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.