Förklaring av fakturauppgifter: Här är vad du ska inkludera

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing är en global programvaruplattform för fakturering utformad för att spara tid för dig och se till att du får betalt snabbare. Det tar bara några minuter att skapa och skicka en faktura till dina kunder – ingen kodning krävs.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vilka grundläggande uppgifter ska varje faktura innehålla?
  3. Hur man inkluderar tydliga artikelbeskrivningar och radposter
  4. Hur man visar betalningsvillkor på en faktura
  5. Hur man lägger till uppgifter om skatter och rabatter
  6. Varför man ska ha med kontaktuppgifter på fakturor
  7. Hur man lägger till meddelanden eller särskilda instruktioner på fakturan
  8. Vanliga fel att undvika på fakturan

Fakturor kan tyckas vara en liten del av att driva ett företag, men att få uppgifterna rätt är viktigt för att hålla dina kunder nöjda och göra bokföringen enklare. Oavsett om du är en erfaren ekonom eller en nybliven företagsägare kan du undvika missförstånd, få betalt snabbare och minimera kommunikation fram och tillbaka med kunderna genom att ta reda på vad som måste stå på en faktura.

Nedan går vi igenom fakturadetaljer som går utöver mallarna samt tips, justeringar och taktik som kan minska tiden mellan "skickat" och "betalt” – och frågorna på vägen. Vi täcker allt från att upprätta flexibla villkor som uppmuntrar till betalning i tid till att lägga till uppgifter om skatter och rabatter.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vilka grundläggande uppgifter ska varje faktura innehålla?
  • Hur man inkluderar tydliga artikelbeskrivningar och radposter
  • Hur man visar betalningsvillkor på en faktura
  • Hur man lägger till uppgifter om skatter och rabatter
  • Varför man ska ha med kontaktuppgifter på fakturor
  • Hur man lägger till meddelanden eller särskilda instruktioner på fakturan
  • Vanliga fel att undvika på fakturan

Vilka grundläggande uppgifter ska varje faktura innehålla?

Varje faktura ska innehålla följande uppgifter:

  • Fakturanummer: En unik identifierare för att enkelt kunna spåra fakturan.

  • Datum för utfärdande: När fakturan genererades.

  • Förfallodag: Förväntat datum för betalning.

  • Information om säljaren: Ditt företagsnamn, din adress, dina kontaktuppgifter och ditt skatte-ID, om tillämpligt.

  • Information om köparen: Mottagarens företagsnamn eller personnamn, adress och kontaktuppgifter.

  • Specificerad lista över produkter eller tjänster: En lista över varje artikel eller tjänst med en kort beskrivning, kvantitet, pris och totalt pris.

  • Delsumma: Summan av alla varor eller tjänster före skatter eller rabatter.

  • Skatter: Eventuella tillämpliga skatter, inklusive skattesatser och skattebelopp.

  • Rabatter eller justeringar: Eventuella rabatter eller extra avgifter som tillämpas på delsumman.

  • Totalt belopp att betala: Det slutliga belopp som ska betalas.

  • Betalningsvillkor: Information om betalningsmetoder, förseningsavgifter eller straffavgifter, i förekommande fall.

Hur man inkluderar tydliga artikelbeskrivningar och radposter

Tydliga beskrivningar och specifika radposter på din faktura hjälper kunderna att snabbt förstå kostnaderna. Genom att ange denna extra information kan du minska behovet av förtydliganden, så att du kan få betalt snabbare. Här är några tips på hur du kan göra din faktura så heltäckande som möjligt:

  • Var specifik med beskrivningar: Undvik tvetydiga villkor. Ge i stället kortfattade men detaljerade förklaringar. Istället för att skriva ”konsulttjänster” kan du t.ex. skriva "2 timmars marknadsföringskonsultation för planering av annonskampanjer".

  • Var konsekvent med namn på produkter och tjänster: Om du har återkommande kunder bör du se till att produkt- eller tjänstenamnen är konsekventa på alla fakturor. Det gör det lättare för kunderna att hålla koll på dem.

  • Lägg till enheter och antal: Ange antal och enhet (t.ex. timmar, delar, förpackningar) för varje artikel. Skriv till exempel "5 timmars webbutveckling" eller "10 paket skrivmaterial".

  • Inkludera datum eller tjänsteperiod: För tidsbaserade tjänster ska du inkludera datumintervallet eller perioden (t.ex. "designtjänster från 1–15 oktober 2024").

  • Dela upp komplexa tjänster: Om en tjänst omfattar flera steg bör du överväga att dela upp den i radposter, till exempel "inledande konsultation (1 timme)", ”utkast av design" och "slutliga revisioner".

  • Använd ett artikelnummer (valfritt): Om du har ett system med artikel- eller produktnummer, inkludera dem för att göra korsreferenser enklare.

Hur man visar betalningsvillkor på en faktura

Inkludera eventuella betalningsvillkor som dina kunder behöver känna till på din faktura. Lista dem i ett separat avsnitt med titeln "Betalningsvillkor" eller "Villkor" nära det totala belopp som ska betalas. Det här avsnittet ska innehålla:

  • Exakt förfallodatum (t.ex. ”Betalas senast den 30 november 2024"). Undvik vaga termer som ”30 dagar" om du inte är säker på att kunden förstår.

  • Godkända betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, kreditkort, digital plånbok). Ange om extra avgifter tillkommer för vissa betalningsmetoder.

  • Eventuella förseningsavgifter eller straffavgifter, inklusive avgiften och när den gäller (t.ex. "En förseningsavgift på 1,5 % per månad kommer att tillämpas på alla utestående saldon efter förfallodagen").

  • Eventuella rabatter vid tidig betalning (t.ex. 2 % rabatt vid betalning inom 10 dagar).

  • Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress eller telefonnummer, för frågor gällande betalningen.

  • Eventuella policyer för delbetalningar, inklusive minimibelopp eller tillhörande avgifter.

Hur man lägger till uppgifter om skatter och rabatter

Varje faktura ska innehålla information om skattesatser och tillämpade rabatter. Så här gör du för att göra det rätt:

  • Ange rabatter direkt efter delsumman: Om du erbjuder en rabatt visar du den direkt under delsumman med en enkel beskrivning som ”10 % rabatt" eller "Rabatt för återkommande kunder". På så sätt vet kunden hur mycket de sparar innan de ser den slutliga summan.

  • Förklara skatten: Om skatt betalas på artikeln lägger du till en rad med den specifika satsen och beloppet i rätt valuta, till exempel ”Omsättningsskatt (10 %)." Detta hjälper kunderna att se hur skatten beräknas.

  • Ange vid behov artiklar som inte är skattepliktiga: Om vissa varor inte är skattepliktiga (t.ex. tjänster på vissa ställen) markerar du dem som "Skattebefriade" eller listar dem separat.

  • Förtydliga det totala belopp som ska betalas: Efter att ha tagit hänsyn till rabatter och skatt, se till att det totala belopp som ska betalas syns tydligt längst ned. Det är den viktigaste siffran.

  • Bifoga ditt skatteregistreringsnummer om det behövs: Om du behöver inkludera ett skatteregistreringsnummer för dina eller kundens uppgifter, inkludera det nära skatteinformationen. Detta är användbart för officiell dokumentation.

  • Inkludera eventuella internationella skatter: Om du fakturerar en internationell kund bör du överväga att lägga till en rad om mervärdesskatt (moms), skatt på varor och tjänster (GST) eller andra lokala skatter.

Varför man ska ha med kontaktuppgifter på fakturor

Vissa kunder kan behöva ett snabbt förtydligande om en avgift, rabatt eller skatt. Om du inkluderar kontaktuppgifter på din faktura vet kunderna exakt hur de ska kontakta dig, så att frågor kan besvaras snabbt.

En faktura med specifika kontaktuppgifter (t.ex. namn, e-postadress och telefonnummer) känns också mer professionell och kundvänlig. Det visar att du är redo att hjälpa till om något behöver åtgärdas, vilket lugnar kunderna.

Hur man lägger till meddelanden eller särskilda instruktioner på fakturan

Att lägga till meddelanden eller särskilda instruktioner på en faktura kan vara till hjälp om du t.ex. behöver förtydliga detaljer eller vill lägga till en personlig touch. Så här gör du det på ett effektivt sätt:

  • Skapa ett särskilt avsnitt: Lägg till ett litet avsnitt märkt ”Meddelande" eller "Särskilda instruktioner" längst ner på fakturan efter det totala beloppet. Detta gör det lätt för kunderna att upptäcka och håller det åtskilt från huvudavgifterna.

  • Ha en vänlig ton: Om du skriver speciella instruktioner bör du göra det tydligt och med en vänlig ton. Du kan till exempel skriva: ”Hör av dig om du har några frågor om uppdelningen ovan" eller "Tack för ett trevligt samarbete! Vi ser fram emot att arbeta med er igen."

  • Lägg till betalningsinstruktioner om det behövs: Om du har specifika betalningssteg (t.ex. önskad metod eller bankkontouppgifter) kan du inkludera dem här.

  • Nämn milstolpar i projekt eller tjänster: Om fakturan relaterar till specifika projektmilstolpar eller faser kan du använda det här avsnittet för att sammanfatta dem. Du kan till exempel skriva: "Den här fakturan omfattar fas 1: Inledande planering och design."

  • Inkludera eventuella rabatter eller förseningsavgifter: Om det finns en rabatt för tidig betalning eller en förseningsavgift för försenad betalning kan du lägga till en vänlig påminnelse här, till exempel "Få 5 % rabatt om du betalar inom 10 dagar!" eller "Observera att en förseningsavgift kan tillkomma för betalningar som görs efter förfallodagen."

  • Avsluta med en personlig touch: Om det passar kan du lägga till ett kort tack eller ett personligt meddelande. Det kan till exempel stå: "Vi uppskattar ert förtroende för oss och ser fram emot att fortsätta vårt arbete tillsammans!"

Vanliga fel att undvika på fakturan

Fel i dina fakturauppgifter kan försena betalningen och göra kunderna frustrerade. Här är några vanliga misstag att vara uppmärksam på när du skapar fakturor för ditt företag:

  • Inget fakturadatum: Genom att inkludera datumet på fakturan får kunderna veta när betalningsperioden börjar.

  • Inget förfallodatum: Genom att inkludera förfallodatum kan dina kunder veta exakt när de behöver betala.

  • Otydliga beskrivningar: Beskrivningar som "utförda tjänster" och "material" kan förvirra kunderna. Var specifik för att minimera onödig kommunikation fram och tillbaka.

  • Kontaktuppgifter saknas eller är felaktiga: Om kunderna inte kan kontakta dig med frågor kan betalningarna försenas. Se till att dina kontaktuppgifter är korrekta och lätta att hitta på fakturan.

  • Ingen betalningsinformation: Att inte lista de betalningsmetoder du accepterar eller tydligt ange eventuella förseningsavgifter kan förvirra kunden. Tydliggör betalningsinformationen i förväg för att minska antalet frågor senare.

  • Räknefel: Eventuella fel i dina uträkningar kan leda till underbetalning eller att du måste utfärda fakturan på nytt. Dubbelkolla dessa siffror så att du är säker på det angivna beloppet.

  • Förvirrande siffersystem: Slumpmässiga fakturanummer eller inkonsekvent numrering kan göra spårningen svår för dig och din kund. Ett enkelt, sekventiellt system (t.ex. FAKT-001, FAKT-002) hjälper till att hålla allt organiserat.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Invoicing

Invoicing

Skapa en faktura och skicka den till dina kunder på bara några minuter – ingen kod krävs.

Dokumentation om Invoicing

Skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar med Stripe Invoicing.